CONCEPTO ESPECIAL 53022 DE 2001
(junio 21)
Diario Oficial No. 44.469, del 28 de junio de 2001
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -
CONCEPTO ESPECIAL SOBRE EL REGIMEN SIMPLIFICADO DEL IVA Y LA EXPEDICION DE LA BOLETA FISCAL
De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, este Despacho es competente para actuar como autoridad doctrinal sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales; en tal sentido, se emite el presente concepto con el fin de dar a conocer el alcance de las disposiciones de la Ley 633 de 2000 que modificaron el régimen simplificado del impuesto sobre las ventas e impusieron la obligación de expedir boleta fiscal; así mismo, para señalar pautas para la aplicación de las normas relativas a estos dos temas.
DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO DEL IVA
1. ¿Quiénes pueden pertenecer al régimen simplificado?
La Ley 633 de 2000, artículos 34 y siguientes, modificó los artículos 499, 506 y 508-2 del Estatuto Tributario, principalmente en lo concerniente a los requisitos para pertenecer al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas. Al efecto, dispuso que pueden inscribirse en este régimen los comerciantes minoristas o detallistas de artículos gravados y quienes presten servicios gravados, que reúnan la totalidad de las siguientes condiciones:
Ser persona natural.
Haber obtenido durante el año anterior ingresos brutos inferiores a $42.000.000 (año base 2000).
Tener un solo establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio dond e ejerzan su actividad.
1.1 ¿Quiénes no pueden pertenecer al régimen simplificado?
Es, pues, claro que no pueden pertenecer al régimen simplificado del IVA las sociedades de cualquier clase y naturaleza jurídica, ni las personas naturales cuyos ingresos brutos en el año anterior hayan sido de $42.000.000 o más, tomando como año base el 2000, ni quienes tengan más de un establecimiento de comercio, local, consultorio, oficina, o sede donde ejerzan su actividad.
1.2 Monto de los ingresos brutos para el régimen simplificado.
Para el cálculo de los ingresos, atendiendo al hecho de que la calidad de responsables del régimen simplificado se concreta por la comercialización de bienes y/o la prestación de servicios susceptibles de ser gravados con el impuesto sobre las ventas, considera este despacho que el monto de ingresos del año anterior como referencia para pertenecer a este régimen es únicamente el proveniente de las mismas operaciones.
En consecuencia deben tomarse todos los ingresos provenientes de la actividad económica que de suyo está sujeta al impuesto sobre las ventas.
1.3 Presunciones que permiten inferir la obtención de ingresos de $42.000.000 o más.
Para la valuación de los ingresos brutos, la ley estableció ciertos hechos económicos como presunciones de derecho, lo cual implica que, si se configura alguno de ellos, se presume que la persona natural obtuvo un monto de ingresos superior al que legalmente le permite pertenecer al régimen simplificado y, en consecuencia debe inscribirse como responsable dentro del régimen común del impuesto sobre las ventas.
Los hechos que hacen presumir que la persona natural obtuvo en el año anterior ingresos brutos de $42.000.000 o más, (año base 2000), son uno cualquiera de los siguientes:
1. Que haya tenido 8 o más trabajadores a su servicio; o
2. Que haya cancelado por servicios públicos en el año un valor equivalente a más de 20 salarios mínimos legales mensuales, slmm, que para el año 2000 equivalen a $5.202.000; o
3. Que haya cancelado en el año por concepto de arrendamiento del local, negocio, establecimiento, oficina o sede, un valor superior a 35 smlm, equivalentes a $9.103.500; o
4. Que dicha sede, negocio, local, establecimiento, etc., sean propios del contribuyente, salvo cuando coincidan con su vivienda de habitación; o
5. Que haya efectuado en el año consignaciones superiores a $72.000.000, (valor año 2000), en cuentas de ahorro o corrientes.
Para clasificarse como responsable del régimen común del impuesto sobre las ventas, basta que la persona natural responsable del impuesto haya incurrido en alguna de las situaciones previstas en la ley, como presunciones de derecho, que hacen inferir que obtuvo ingresos superiores a los exigidos para pertenecer al régimen simplificado.
Dado que los hechos mencionados debieron configurarse en el año anterior, el monto correspondiente al número de salarios mínimos mensuales legales debe establecerse tomando el salario vigente para el año de referencia, esto es, el anterior.
1.3.1 Número de trabajadores.
Para determinar el número de trabajadores, se suma el número de los vinculados por el responsable en el último día de cada mes del año anterior y se divide por doce (12) o por el número de meses en que se haya ejercido la actividad susceptible de ser gravada con IVA, cuando ésta se haya iniciado durante el año. Si el resultado es menor que ocho (8), la presunción no se configura; pero si es ocho o mayor de ocho, la presunción está configurada y en consecuencia la persona natural debe clasificarse como responsable del régimen común.
1.3.2 Monto de pagos por servicios públicos.
Para establecer el valor total pagado durante el año anterior por servicios públicos, se toman los pagos mensuales o acumulados, hechos por cada uno de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, gas natural o propano, y teléfono, advirtiendo que los pagos hechos por fuera de los plazos fijados en facturas deben computarse al año calendario al que corresponda el consumo pagado.
2. Obligaciones de los responsables del régimen simplificado.
Los responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado están obligados a:
2.1 Inscribirse oportunamente como responsables del régimen simplificado en el Registro Unico Tributario, RUT, ante la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesión, ocupación u oficio y obtener la tarjeta con el Número de Identificación Tributaria, NIT, para ser impreso en la boleta fiscal o documento equivalente, y para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
Esta inscripción, de conformidad con los artículos 507 y 508 del Estatuto Tributario, debe hacerse dentro de los dos meses siguientes al inicio de sus actividades, o, a más tardar, dentro del mes siguiente a la finalización del primer periodo b imestral gravable.
Es del caso recordar que la inscripción extemporánea causa una sanción de $59.000 por cada año o fracción de año de extemporaneidad en la inscripción para las personas del régimen simplificado, la cual se aumentará a $120.000 cuando la inscripción la haga oficiosamente la Administración. Estos valores están vigentes durante el año 2001 y se reajustan para cada año.
2.2 Inscribirse oportunamente en la Cámara de Comercio de su jurisdicción, si son comerciantes.
2.3 Expedir la boleta fiscal.
Como documento equivalente a la factura se establece la obligación de expedir Boleta Fiscal, con los requisitos señalados en el Decreto reglamentario respectivo. Las características de esta boleta y todos los aspectos relacionados con ella se tratan en el Capítulo segundo de este concepto.
2.4 Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el Gobierno Nacional.
El artículo 684-2 del Estatuto Tributario, adicionado por la Ley 6 de 1992, faculta a la DIAN para implantar sistemas técnicos de control de las actividades productoras de renta, los cuales servirán de base para la determinación de las obligaciones tributarias. Agrega la ley que la no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos, o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657 del Estatuto Tributario.
De conformidad con el artículo 22 del Decreto 406 de 2001, vigente desde el 18 de marzo de 2001, los responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, como sistemas de control, deben:
2.4.1 Llevar el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias previsto en el artículo 616 del Estatuto Tributario. En este Libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificación completa del responsable y, además:
a) Anotar diariamente las operaciones realizadas, en forma global o discriminada, de conformidad con las boletas fiscales expedidas;
b) Anotar al finalizar cada mes, y dentro de los cinco (5) primeros días del siguiente:
El valor total pagado por los bienes y servicios adquiridos, diferentes de servicios públicos, según facturas.
El número de trabajadores a su servicio el último día del mes.
El valor total pagado por servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, gas natural o propano y teléfono, discriminando lo correspondiente a cada servicio.
El valor total pagado por arrendamiento del local, establecimiento, negocio, oficina, o sede.
El valor total de las consignaciones bancarias en cuentas de ahorro o corrientes.
Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del día 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.
2.4.2 El establecimiento de comercio, oficina, negocio o sede del responsable del régimen simplificado deberá estar identificado con un distintivo que será diseñado y dado a conocer oportunamente por la DIAN, y será colocado en lugar visible del establecimiento, sede, negocio, local u oficina en el que se ejerza la actividad económica.
2.5 Presentar declaración del impuesto sobre la renta y complementarios.
Los responsables del régimen simplificado del IVA estarán obligados a presentar declaración anual del impuesto sobre la renta y complementarios cuando respecto de un año gravable no cumplan en su totalidad los requisitos previstos en los artículos 592, 593, 594-1 del Estatuto Tributario y en el correspondiente Decreto reglamentario de plazos para declarar.
2.6 Paso del régimen simplificado al común.
La Ley 633 de 2000 modificó el artículo 508-2 del Estatuto Tributario, y ordena que cuando los ingresos de una persona perteneciente al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas superen en el transcurso del año los $42.000.000, (valor año 2000), pasará al régimen común del impuesto a partir del periodo bimestral siguiente. A este propósito, es importante advertir que para efectos del cómputo de estos ingresos sí deben aplicarse las presunciones consagradas al respecto por la ley, referidas al monto de ingresos provenientes de la actividad comercial o de servicios sujetos al impuesto.
2.7 Cambio del régimen común al simplificado.
Los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas sólo podrán acogerse al régimen simplificado cuando demuestren que en los tres años fiscales anteriores se cumplieron por cada año las condiciones establecidas para pertenecer al régimen simplificado.
DE LA BOLETA FISCAL
1. Naturaleza
La boleta fiscal es un documento equivalente a la factura, según la prescripción del artículo 35 de la Ley 633 de 2000, que modificó el artículo 506 del Estatuto Tributario; como tal, le son aplicables las normas relativas a los documentos equivalentes a la factura.
2. Fecha a partir de la cual se debe empezar a expedir la boleta fiscal.
De conformidad con el artículo 23 del Decreto 406 de marzo de 2001, todos los obligados a expedir la boleta fiscal para efectos tributarios, deben hacerlo a partir de julio 1o. de 2001, entregando el original de la misma.
3. Obligados a expedirla
Los artículos 23 y 24 del Decreto 406 de 2001, señalan a las personas obligadas a expedir boleta fiscal como documento equivalente a la factura, a saber:
1. Los responsables del Impuesto sobre las Ventas que pertenecen al Régimen simplificado.
A partir del 1o. de julio de 2001, estos responsables deberán expedir Boleta Fiscal como documento equivalente a la factura. Este documento no requiere autorización alguna de la Administración Tributaria.
Por lo tanto, las personas pertenecientes al régimen simplificado del IVA no deben expedir Factura, sino Boleta Fiscal. Como estaba previsto antes de la expedición de la Ley 633 de 2000, los responsables del régimen simplificado estaban eximidos del deber de expedir factura y, en su reemplazo, solamente debían llevar el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias. A partir de la vigencia de la referida Ley, se les impone la obligación de expedir Boleta Fiscal, como documento equivalente a la factura, y la de llevar el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias como medio técnico de control.
Las personas naturales del régimen simplificado que han venido expidiendo factura con base en la Resolución de autorización de la numeración expedida por la Administración de Impuestos Nacionales correspondiente, podrán seguir utilizando dichas facturas hasta agotarlas, con el fin de evitarles mayores costos en su operación. En todo caso, a partir del momento en que se les agoten las referidas facturas, les será exigible con carácter obligatorio la expedición de Boleta Fiscal con los requisitos establecidos para ella. Por el contrario, las personas del régimen simplificado que no tenían autorización de numeración de facturas, deben expedir Boleta Fiscal desde el día 1o. de julio del año 2001.
2. Las personas naturales no responsables del Impuesto sobre las Ventas cuyos ingresos brutos del año inmediatamente anterior hayan sido inferiores a $42.000.000, (año base 2000), monto máximo de ingresos exigido para los responsables del régimen simplificado. Debe recordarse que para este efecto no se aplican las presunciones de derecho consagradas por el artículo 34 de la Ley 633 de 2000.
Entre estas personas pueden estar, por ejemplo, profesionales del sector de la salud humana, comerciantes de bienes excluidos del IVA exclusivamente (frutas, legumbres, leche, etc.), personas que únicamente presten servicios excluidos del IVA, en general, etc.
Por el contrario, si la persona natural pertenece al régimen común del IVA, u obtuvo en el año anterior ingresos brutos superiores al límite fijado para los del régimen simplificado, deberá expedir factura en debida forma, esto es, con el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Es, pues, claro que ninguna persona obligada a expedir boleta fiscal debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
4. Requisitos de la boleta fiscal
El artículo 23 del Decreto 406 de 2001, dispone que la expedición de la boleta fiscal consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos mínimos:
1. Denominarse "Boleta Fiscal".
2. Contener el nombre y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. El nombre comercial no reemplaza la identificación personal del responsable, pero puede imprimirse en la boleta.
3. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo de boleta fiscal.
4. Fecha de expedición.
5. Breve descripción de los artículos vendidos o servicios prestados.
6. Valor total de la operación.
Es de resaltar que los tres primeros requisitos deberán estar preimpresos mediante sistemas litográficos, tipográficos, industrial o similar, y que no se requiere de autorización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para la utilización de la numeración. La impresión de la boleta fiscal también requiere del cumplimiento de lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario por parte del impresor.
4.1 La boleta fiscal podrá presentar numeración con prefijos alfabéticos, numéricos, o alfanuméricos, si así lo requieren las varias operaciones del obligado a expedirla, y debe ser expedida como mínimo en original y copia. El original debe ser entregado al adquirente del bien o al destinatario del servicio. La copia sirve de soporte a los registros contables pertinentes de quien la expide.
4.2 Si los obligados a expedir boleta fiscal llevan contabilidad conforme con las disposiciones legales sobre la materia, deben soportar las ventas con la copia de la boleta fiscal expedida.
4.3 Es del caso agregar que la boleta fiscal, como documento equivalente a la factura, sustituye las cuentas de cobro y la "nota de contabilidad" mencionada en el artículo 4o. del Decreto 380 de 1996, como soporte de la operación del responsable del régimen común con la persona del régimen simplificado.
5. Documentos equivalentes a la boleta fiscal
Según el parágrafo del artículo 23 del Decreto 406 de 2001, los únicos documentos que se consideran equivalentes a la boleta fiscal, son los tiquetes expedidos por máquina registradora o por computador, siempre que reúnan los requisitos indicados en el punto anterior. En este evento, quienes lo hagan mediante máquina registradora o computador, deberán cumplir con los requisitos de preimpresión relacionados con la denominación de la boleta, de la identificación del vendedor o prestador del servicio y del número consecutivo. En todo caso la expedición de la Boleta fiscal por computador implica un sistema que cumpla con las previsiones contenidas en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996.
6. Monto mínimo para expedición de la boleta fiscal.
Según el artículo 25 del Decreto 406 de 2001, las personas obligadas a expedir boleta fiscal, sea que pertenezcan al Régimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas, o no, deben hacerlo cuando el valor de cada operación de venta o prestación de servicios exceda la suma de diez mil pesos ($10.000), año base 2001. Si el obligado a expedirla lo considera necesario, podrá expedir la boleta fiscal o documento equivalente por operaciones inferiores a ese monto, por ejemplo en el caso de comerciantes que utilicen máquinas registradoras o computador, con el fin de llevar el control de las operaciones.
Cuando no se expida boleta fiscal o documento equivalente por operaciones cuyo monto no supere la suma de diez mil pesos ($10.000), valor año 2001, el soporte de los costos y deducciones para el adquirente se debe realizar conforme con el siguiente punto.
7. Soporte de costos y deducciones.
Las declaraciones tributarias, al igual que la información suministrada a la Administración de Impuestos, deben basarse en pruebas y hechos ciertos que respalden la información suministrada, ya sean registrados en los libros de contabilidad o en documentos públicos y privados. Los mismos deben estar a disposición de la DIAN, de conformidad con lo señalado en el artículo 632 del Estatuto Tributario.
La boleta fiscal y sus documentos equivalentes expedidos con el cumplimiento de los requisitos legales, surten las exigencias para la aceptación de los costos y gastos contenidos en ellas, no sólo por su carácter de medio de prueba de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, sino por expresa disposición del artículo 25 del Decreto 406 de 2001.
Ahora bien, cuando la operación no supere el monto mínimo para expedir la boleta fiscal, los adquirentes de bienes o de servicios pueden soportar el costo o la deducción con el comprobante de que trata el artículo 3o. del Decreto 3050 de 1997. Este documento deberá ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:
1. Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transacción.
3. Concepto.
4.Valor de la operación.
Cuando se expida este documento como soporte de los costos y deducciones, no se deberá atender lo dispuesto en el numeral 4o. del artículo 3o. del Decreto 3050/97, referente a la discriminación del IVA generado en la operación, porque, como se infiere de lo anteriormente expuesto, las personas obligadas a expedir boleta fiscal no deben cobrar en ningún caso el Impuesto sobre las Ventas.
8. Obligaciones adicionales de los obligados a expedir boleta fiscal.
8.1 Si se trata de personas naturales que no son responsables del régimen simplificado del IVA, deben:
8.1.1 Inscribirse oportunamente en el Registro Unico Tributario, RUT, y obtener la tarjeta con el Número de Identificación Tributaria, NIT, para ser impreso en la boleta fiscal o documento equivalente y para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
8.1.2 Inscribirse en la Cámara de Comercio de su jurisdicción, si son comerciantes.
9. Régimen sancionatorio.
Es oportuno recordar que la boleta fiscal es calificada por la Ley como documento equivalente a la factura, razón por la que se le aplican las normas pertinentes, también en relación con el régimen de sanciones, tal como están previstas en los artículos 652 y siguientes del Estatuto Tributario. En consecuencia, las infracciones que se cometan al respecto serán sancionadas así:
9.1 Con cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, según el artículo 657 del Estatuto mencionado, cuando se configuren los siguientes hechos:
No expedir la boleta fiscal o el documento equivalente.
No llevar el sistema técnico de control referente al Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias con el lleno de los requisitos previstos en el artículo 22 del Decreto 406 de 2001.
Quienes incurran en alguna de las irregularidades mencionadas, se harán acreedores a la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, la cual se impondrá previo traslado de pliego de cargos, con diez (10) días para responder, y se aplicará clausurando por tres (3) días el sitio o sede respectiva, mediante la imposición de sellos oficiales que contendrán la leyenda "CERRADO POR EVASION".
Si el lugar fuere adicionalmente casa de habitación, se permitirá el acceso a las personas que allí habitan, pero se impondrá el sello "cerrado por evasión" y allí no podrán efectuarse operaciones mercantiles o el desarrollo de la actividad, profesión u oficio, mientras dure la sanción.
En caso de reincidencia, la sanción de clausura se aumentará a diez (10) días calendario y además, se impondrá una multa equivalente al medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin que pueda exceder de $294.100.000, para el año gravable 2001, según el Decreto 2661 del 22 de diciembre de 2000.
Habrá reincidencia siempre que el sancionado por acto administrativo en firme dentro de la vía gubernativa, cometiere una infracción del mismo tipo, dentro de los dos (2) años siguientes a la comisión del hecho sancionado, es decir que será necesario que se trate de la misma omisión o acción sancionada.
La Jefe Oficina Jurídica,
Carmen Teresa Ortiz de Rodríguez.
