CONCEPTO ESPECIAL 61011 DE 2001
(julio 4)
Diario Oficial No. 44.479, del 7 de julio de 2001
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES - DIAN -
CONCEPTO ESPECIAL SOBRE EL REGIMEN SIMPLIFICADO Y LA EXPEDICION DE LA BOLETA FISCAL
De conformidad con el artículo 11 del Decreto 1265 de 1999, este Despacho es competente para actuar como autoridad doctrinal sobre interpretación y aplicación de las normas tributarias nacionales; en tal sentido, se emite el presente concepto con el fin de dar a conocer el alcance de las disposiciones de la Ley 633 de 2000 que modificaron el régimen simplificado del impuesto sobre las ventas e impusieron la obligación de expedir boleta fiscal; asimismo, para señalar pautas para la aplicación de las normas relativas a estos dos temas.
DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO.
1. QUIENES PERTENECEN AL REGIMEN SIMPLIFICADO
La Ley 633 de 2000, artículos 34 y siguientes, modificó los artículos 499, 506 y 508-2 del Estatuto Tributario, principalmente en lo concerniente a los requisitos para pertenecer al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas. Al efecto, dispuso que pueden inscribirse en este régimen los comerciantes minoristas o detallistas de artículos gravados y quienes presten servicios gravados, que reúnan la totalidad de las siguientes condiciones:
Ser persona natural.
Haber obtenido durante el año anterior ingresos brutos inferiores a cuarenta y dos millones de pesos ($42.000.000), año base 2000.
Tener un solo establecimiento de comercio, oficina, sede, local o negocio donde ejerzan su actividad.
1.1 Quiénes no pertenecen al régimen simplificado
Es, pues, claro que no pueden pertenecer al régimen simplificado las sociedades de cualquier clase y naturaleza jurídica, ni las personas naturales cuyos ingresos brutos en el año anterior hayan sido de cuarenta y dos millones de pesos, ($42.000.000), o más, tomando como año base el 2000, ni quienes tengan más de un establecimiento de comercio, local, consultorio, oficina, o sede donde ejerzan su actividad, los cuales deben inscribirse en el Régimen Común del Impuesto sobre las Ventas.
1.2 Monto de los ingresos brutos para el régimen simplificado
Para el cálculo de los ingresos, atendiendo al hecho de que la calidad de responsables del régimen simplificado se concreta por la comercialización de bienes y/o la prestación de servicios susceptibles de ser gravados con el impuesto sobre las ventas, considera este despacho que el monto de ingresos del año anterior, como referencia para pertenecer a este régimen, es únicamente el proveniente de las mismas operaciones.
En consecuencia deben tomarse todos los ingresos provenientes de la actividad económica que de suyo está sujeta al impuesto sobre las ventas.
1.3 Presunciones que permiten inferir la obtención de ingresos de cuarenta y dos millones de pesos ($42.000.000) o más
Para la valuación de los ingresos brutos, la ley estableció ciertos hechos económicos como presunciones de derecho, lo cual implica que, si se configura alguno de ellos, se presume que la persona natural obtuvo un monto de ingresos superior al que legalmente le permite pertenecer al régimen simplificado y, en consecuencia debe inscribirse como responsable dentro del régimen común del impuesto sobre las ventas.
Los hechos que hacen presumir que la persona natural obtuvo en el año anterior ingresos brutos de cuarenta y dos millones de pesos ($42.000.000), o más, (año base 2000), son uno cualquiera de los siguientes:
1. Que haya tenido 8 o más trabajadores a su servicio; o
2. Que haya cancelado por servicios públicos en el año un valor equivalente a más de 20 salarios mínimos legales mensuales, smlm, que para el año 2000 equivalen a cinco millones doscientos dos mil pesos ($5.202.000); o
3. Que haya cancelado en el año por concepto de arrendamiento del local, negocio, establecimiento, oficina o sede, un valor superior a 35 smlm, equivalentes a nueve millones ciento tres mil quinientos pesos ($9.103.500), valor año 2000; o
4. Que dicha sede, negocio, local, establecimiento, etc., sean propios del contribuyente, salvo cuando coincidan con su vivienda de habitación; o
5. Que haya efectuado en el año consignaciones superiores a setenta millones de pesos ($70.000.000), valor año 2000, en cuentas de ahorro o corrientes.
Para clasificarse como responsable del régimen común del impuesto sobre las ventas, basta que la persona natural responsable del impuesto haya incurrido en alguna de las situaciones previstas en la ley, como presunciones de derecho, que hacen inferir que obtuvo ingresos superiores a los exigidos para pertenecer al régimen simplificado.
Dado que los hechos mencionados debieron configurarse en el año anterior, el monto correspondiente al número de salarios mínimos mensuales legales debe establecerse tomando el salario vigente para el año de referencia, esto es, el anterior.
1.3.1 Número de trabajadores
Para determinar el número de trabajadores, se suma el número de los vinculados por el responsable en el último día de cada mes del año anterior y se divide por doce (12) o por el número de meses en que se haya ejercido la actividad susceptible de ser gravada con IVA, cuando ésta se haya iniciado durante el año. Si el resultado es menor que ocho (8), la presunción no se configura; pero si es ocho o mayor de ocho, la presunción está configurada y en consecuencia la persona natural debe clasificarse como responsable del régimen común.
1.3.2 Monto de pagos por servicios públicos
Para establecer el valor total pagado durante el año anterior por servicios públicos, se toman los pagos mensuales o acumulados, hechos por cada uno de los servicios de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, gas natural o propano, y teléfono, advirtiendo que los pagos hechos por fuera de los plazos fijados en facturas deben computarse al año calendario al que corresponda el consumo pagado.
2. OBLIGACIONES DE LOS RESPONSABLES DEL RÉGIMEN SIMPLIFICADO
Los responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado están obligados a:
2.1 Inscribirse oportunamente como responsables del régimen simplificado en el Registro Unico Tributario, RUT, ante la Administración de Impuestos Nacionales que corresponda al lugar donde ejerzan habitualmente su actividad, profesión, ocupación u oficio, y obtener el Número de Identificación Tributaria, NIT, para ser impreso en la boleta fiscal o documento equivalente, y para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
Esta inscripción, de conformidad con los artículos 507 y 508 del Estatuto Tributario, debe hacerse dentro de los dos meses siguientes al inicio de sus actividades.
Es del caso recordar que la inscripción extemporánea para las personas del régimen simplificado causa una sanción de cincuenta y nueve mil pesos ($59.000) por cada año o fracción de año, la cual se incrementará ciento veinte mil pesos ($120.000) cuando la inscripción la haga la Administración oficiosamente. Estos valores están vigentes durante el año 2001 y se reajustan para cada año.
2.2 Expedir la boleta fiscal
Como documento equivalente a la factura se establece la obligación de expedir Boleta Fiscal, con los requisitos señalados en el Decreto reglamentario respectivo. Las características de esta boleta y todos los aspectos relacionados con ella se tratan en el Capítulo Segundo de este concepto.
2.3 Cumplir con los sistemas técnicos de control que determine el Gobierno Nacional
El artículo 684-2 del Estatuto Tributario, faculta a la DIAN para implantar sistemas técnicos de control de las actividades productoras de renta, los cuales servirán de base para la determinación de las obligaciones tributarias. Agrega la ley que la no adopción de dichos controles luego de tres (3) meses de haber sido dispuestos, o su violación, dará lugar a la sanción de clausura del establecimiento en los términos del artículo 657 del Estatuto Tributario.
De conformidad con el artículo 22 del Decreto 406 de 2001, vigente desde el 18 de marzo de 2001, los responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, como sistemas de control, deben:
2.3.1 Llevar el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias previsto en el artículo 616 del Estatuto Tributario. En este Libro, que debe estar foliado, debe anotarse la identificación completa del responsable y, además:
a) Anotar diariamente los ingresos obtenidos por las operaciones realizadas, en forma global o discriminada, de conformidad con las boletas fiscales expedidas. Sin embargo, el hecho de no estar obligado a expedirlas respecto de operaciones con valor inferior a cuarenta mil pesos ($40.000), no los exime de la obligación de llevar a dicho Libro el total de sus ingresos por operaciones realizadas;
b) Anotar diariamente los egresos por costos y gastos;
c) Anotar por cada mes concluido, y dentro de los cinco (5) primeros días del siguiente:
El valor total de los ingresos del período.
El valor total pagado por los bienes y servicios adquiridos, diferentes de servicios públicos, según facturas.
El número de trabajadores a su servicio el último día del mes.
El valor total pagado por servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo, energía eléctrica, gas natural o propano y teléfono, discriminando lo correspondiente a cada servicio.
El valor total pagado por arrendamiento del local, establecimiento, negocio, oficina, o sede.
El valor total de las consignaciones bancarias en cuentas de ahorro o corrientes.
Los soportes del Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias que correspondan a los registros anteriores, deben conservarse a disposición de la Administración Tributaria durante 5 años a partir del día 1o. de enero del año siguiente al de su elaboración.
2.3.2 El establecimiento de comercio, oficina, negocio o sede del responsable del régimen simplificado deberá estar identificado con un distintivo que será diseñado y dado a conocer oportunamente por la DIAN, y será colocado en lugar visible del establecimiento, sede, negocio, local u oficina en el que se ejerza la actividad económica.
NOTA: Es importante señalar que los responsables del régimen simplificado estarán obligados a presentar declaración anual del impuesto sobre la renta y complementarios por un año gravable, cuando respecto del mismo no se cumplan en su totalidad los requisitos de cuantía previstos en los artículos 592, 593, 594-1 del Estatuto Tributario y en el correspondiente Decreto reglamentario de plazos para declarar.
2.4 Paso del régimen simplificado al común
La Ley 633 de 2000 modificó el artículo 508-2 del Estatuto Tributario, y ordena que cuando los ingresos de una persona perteneciente al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas superen en el transcurso del año los cuarenta y dos millones de pesos ($42.000.00 0), valor año 2000, pasará al régimen común del impuesto a partir del período bimestral siguiente. A este propósito, es importante advertir que para efectos del cómputo de estos ingresos deben aplicarse las presunciones consagradas al respecto por el artículo 499 del Estatuto Tributario, referidas al monto de ingresos provenientes sólo de la actividad comercial o de servicios, sujeta al impuesto.
2.5 Cambio del régimen común al simplificado
Los responsables del régimen común del impuesto sobre las ventas sólo podrán acogerse al régimen simplificado cuando demuestren que en los tres años fiscales anteriores se cumplieron por cada año las condiciones establecidas para pertenecer al régimen simplificado.
DE LA BOLETA FISCAL.
La boleta fiscal es un documento equivalente a la factura, según la prescripción del artículo 35 de la Ley 633 de 2000, que modificó el artículo 506 del Estatuto Tributario; como tal, le son aplicables las normas relativas a los documentos equivalentes a la factura.
2. FECHA A PARTIR DE LA CUAL SE DEBE EMPEZAR A EXPEDIR LA BOLETA FISCAL
De conformidad con el artículo 23 del Decreto 406 de marzo de 2001 y el artículo 1o. del Decreto 1245 de 2001, todos los obligados a expedir la boleta fiscal para efectos tributarios, deben hacerlo por cada operación que realicen en cuantía superior a cuarenta mil pesos ($40.000.oo) a partir de julio 1o. de 2001, entregando el original de la misma.
Los artículos 23 y 24 del Decreto 406 de 2001, señalan las personas obligadas a expedir boleta fiscal como documento equivalente a la factura, a saber:
- Los responsables del Impuesto sobre las Ventas que pertenecen al Régimen simpli-ficado.
A partir del 1o. de julio de 2001, los responsables del régimen simplificado deben expedir Boleta Fiscal como documento equivalente a la factura, por cada operación que realicen en cuantía superior a cuarenta mil pesos ($40.000.oo). Este documento no requiere autorización alguna de la Administración Tributaria. Además, deben llevar el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias como medio técnico de control.
Las personas naturales del régimen simplificado que han venido expidiendo factura con base en la Resolución de autorización de la numeración expedida por la Administración de Impuestos Nacionales correspondiente, podrán seguir utilizando dichas facturas hasta agotarlas, con el fin de evitarles mayores costos en su operación. En todo caso, a partir del momento en que se les agoten las referidas facturas, les será exigible con carácter obligatorio la expedición de Boleta Fiscal con los requ isitos establecidos para ella. Por el contrario, las personas del régimen simplificado que no tenían autorización de numeración de facturas, deben expedir Boleta Fiscal desde el día 1o. de julio del año 2001.
- Las personas naturales no responsables del Impuesto sobre las Ventas cuyos ingresos brutos del año inmediatamente anterior hayan sido inferiores a $42.000.000, (año base 2000), monto máximo de ingresos exigido para los responsables del régimen simplificado. Debe recordarse que para este efecto no se aplican las presunciones de derecho consagradas por el artículo 34 de la Ley 633 de 2000.
Entre estas personas pueden estar, por ejemplo, profesionales del sector de la salud humana, comerciantes de bienes excluidos del IVA exclusivamente (frutas, legumbres, leche, etc.), personas que únicamente presten servicios excluidos del IVA, en general, etc.
Por el contrario, si la persona natural pertenece al régimen común del IVA, u obtuvo en el año anterior ingresos brutos superiores al límite fijado para los del régimen simplificado, deberá expedir factura en debida forma, esto es, con el cumplimiento de los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario.
Es, pues, claro que ninguna persona obligada a expedir boleta fiscal debe cobrar el impuesto sobre las ventas.
4. REQUISITOS DE LA BOLETA FISCAL
El artículo 23 del Decreto 406 de 2001, dispone que la expedición de la boleta fiscal consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos mínimos:
1. Denominarse "Boleta Fiscal".
2. Contener el nombre y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. El nombre comercial no reemplaza la identificación personal del responsable, pero puede imprimirse en la boleta.
3. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo de boleta fiscal.
4. Fecha de expedición.
5. Breve descripción de los artículos vendidos o servicios prestados.
6. Valor total de la operación.
Es de resaltar que los tres primeros requisitos deberán estar preimpresos. Esta preimpresión, podrá realizarse mediante sistemas litográficos, tipográficos, o industriales, o, en lo correspondiente al nombre y al NIT solamente, también podrá hacerse mediante la imposición de un sello en forma manual por la persona obligada. No se requiere de autorización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales para la utilización de la numeración.
4.1 La boleta fiscal debe ser expedida como mínimo en original y copia. El original debe ser entregado al adquirente del bien o al destinatario del servicio. La copia sirve de soporte a los registros contables pertinentes de quien la expide.
4.2 Si los obligados a expedir boleta fiscal llevan contabilidad conforme con las disposiciones legales sobre la materia, deben soportar las ventas con la copia de la boleta fiscal expedida.
4.3 Es del caso agregar que la boleta fiscal, como documento equivalente a la factura, sustituye las cuentas de cobro y la "nota de contabilidad" mencionada en el artículo 4o. del Decreto 380 de 1996, como soporte de la operación del responsable del régimen común con la persona del régimen simplificado.
5. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA BOLETA FISCAL
Según el parágrafo del artículo 23 del Decreto 406 de 2001, los únicos documentos que se consideran equivalentes a la boleta fiscal, son los tiquetes expedidos por máquina registradora o por computador, siempre que reúnan los requisitos indicados en el punto anterior.
Quienes lo hagan mediante computador, deberán utilizar un software que realice la impresión de los tres primeros requisitos y controle la numeración consecutiva.
El tiquete de máquina registradora es documento equivalente a la boleta fiscal aunque la registradora no esté habilitada para imprimir los datos que deben estar preimpresos en los tiquetes que expida. Con todo, en esta eventualidad, se requiere que la persona que comercializa los bienes o presta los servicios, numere los rollos que va utilizando y registre por su número, en el Libro Fiscal de Registro de Operaciones, los que van entrando en uso, indicando la fecha y la registradora en la que los instale.
6. MONTO MÍNIMO PARA EXPEDICIÓN DE LA BOLETA FISCAL
Según el artículo 1o. del Decreto 1245 de 2001, las personas obligadas a expedir boleta fiscal, sea que pertenezcan al Régimen Simplificado del Impuesto sobre las Ventas, o no, deben hacerlo cuando el valor de cada operación de venta o prestación de servicios exceda la suma de cuarenta mil pesos ($40.000). Si el obligado a expedirla lo considera necesario, podrá expedir la boleta fiscal o documento equivalente por operaciones inferiores a ese monto, por ejemplo en el caso de comerciantes que utilicen máquinas registradoras o computador, con el fin de llevar el control de las operaciones, o porque sus clientes así se lo soliciten.
Cuando no se expida boleta fiscal o documento equivalente por operaciones cuyo monto no supere la suma de cuarenta mil pesos ($40.000), el soporte de los costos y deducciones para el adquirente se debe realizar de conformidad con el siguiente punto.
7. SOPORTE DE COSTOS Y DEDUCCIONES
Las declaraciones tributarias, al igual que la información suministrada a la Administración de Impuestos, deben basarse en pruebas y hechos ciertos que respalden dicha información, ya sea registrados en los libros de contabilidad, libro de registro de operaciones diarias o en documentos públicos y privados. Los mismos deben estar a disposición de la DIAN, de conformidad con lo señalado en el artículo 632 del Estatuto Tributario.
La boleta fiscal y sus documentos equivalentes, expedidos con el cumplimiento de los requisitos legales, no sólo por su carácter de medio de prueba de conformidad con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, sino por expresa disposición del artículo 25 del Decreto 406 de 2001 y del artículo 2o. del Decreto 1245 del mismo año, constituyen el soporte obligatorio para los registros contables correspondientes a los costos y gastos derivados de operaciones realizadas con las personas legalmente obligadas a su expedición, trátese de responsables del régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, o de otras personas que vendan bienes o presten servicios que no causen ese impuesto.
Ahora bien, cuando la operación no supere el monto mínimo para expedir obligatoriamente la boleta fiscal, los adquirentes de bienes o de servicios pueden soportar el costo o la deducción con el comprobante de que trata el artículo 3o. del Decreto 3050 de 1997. Este documento deberá ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:
1. Apellidos, nombre y NIT de la persona beneficiaria del pago o abono.
2. Fecha de la transacción.
3. Concepto.
4. Valor de la operación.
Cuando se expida este documento como soporte de los costos y deducciones, no se deberá atender lo dispuesto en el numeral 5o. del artículo 3o. del Decreto 3050 de 1997, referente a la discriminación del IVA generado en la operación, porque, como se infiere de lo anteriormente expuesto, las personas obligadas a expedir boleta fiscal no deben cobrar en ningún caso el Impuesto sobre las Ventas.
8. OBLIGACIONES ADICIONALES DE LOS OBLIGADOS A EXPEDIR BOLETA FISCAL
Si se trata de personas naturales que no son responsables del régimen simplificado del IVA, deben Inscribirse oportunamente en el Registro Unico Tributario, RUT, y obtener el Número de Identificación Tributaria, NIT, para ser impreso en la boleta fiscal o documento equivalente y para el cumplimiento de sus obligaciones tributarias.
9. NO OBLIGADOS A EXPEDIR BOLETA FISCAL
Este despacho considera oportuno manifestar que, de conformidad con lo dispuesto en Decretos anteriores, no están obligados a expedir factura ni documento equivalente, (la boleta fiscal es documento equivalente a factura), las siguientes personas:
9.1 Las personas vinculadas por contrato laboral o por relación legal y reglamentaria.
9.2 Las personas naturales productoras de bienes agrícolas y/o pecuarios, cuando el valor de sus ventas no superen el valor establecido para cada año por el Gobierno Nacional, de conformidad con el artículo 616-2 del Estatuto Tributario. Este valor, para el año 2001, es de cuatro millones seiscientos mil pesos ($4.600.000), según el Decreto 2661 de 2000. Por lo tanto, los simples comercializadores de los mismos bienes sí deben expedir por sus operaciones factura o boleta fiscal, según sea su situación frente al deber fiscal de facturar.
9.3 Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano.
9.4 Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo o gas comprimido, en relación con esta actividad, sin perjuicio del deber de expedirla cuando el adquirente lo solicite, con información del IVA implícito en el precio de cada unidad de medida de combustibles derivados del petróleo, para el manejo del impuesto descontable.
9.5 Las personas que perciban dividendos, participaciones o rendimientos financieros.
9.6 Las personas que realizan operaciones de distribución masiva y ambulante de bienes, cuyas operaciones continúan regidas por el artículo 1o. del Decreto 1514 de 1998.
9.7 Las personas no comerciantes que vendan sus activos fijos. Igualmente, las personas no comerciantes que arrienden bienes muebles o inmuebles cuando los mismos constituyan sus activos fijos.
9.8 Los miembros de juntas directivas, en relación con los honorarios que devenguen como tales, establecidos por la asamblea de accionistas o juntas generales de socios.
Es oportuno recordar que la boleta fiscal es calificada por la ley como documento equivalente a la factura, razón por la que se le aplican las normas pertinentes, también en relación con el régimen de sanciones, tal como están previstas en los artículos 652 y siguientes del Estatuto Tributario. En consecuencia, las infracciones que se cometan al respecto serán sancionadas con cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio, o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, según el artículo 657 del Estatuto mencionado, cuando se configuren los siguientes hechos:
No expedir la boleta fiscal o el documento equivalente.
No llevar el sistema técnico de control referente al Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias con el lleno de los requisitos previstos en el artículo 22 del Decreto 406 de 2001.
Quienes incurran en alguna de las irregularidades mencionadas, se harán acreedores a la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde se ejerza la actividad, profesión u oficio, la cual se impondrá previo traslado de pliego de cargos por diez (10) días para responderlo, y se aplicará clausurando por tres (3) días el sitio o sede respectiva, mediante la imposición de sellos of iciales que contendrán la leyenda "CERRADO POR EVASIÓN".
Si el lugar fuere adicionalmente casa de habitación, se permitirá el acceso a las personas que allí habitan, pero se impondrá el sello "cerrado por evasión" y allí no podrán efectuarse operaciones mercantiles o el desarrollo de la actividad, profesión u oficio, mientras dure la sanción.
En caso de reincidencia, la sanción de clausura se aumentará a diez (10) días calendario y además, se impondrá una multa equivalente al medio por ciento (0.5%) del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin que pueda exceder de $294.100.000, para el año gravable 2001, según el Decreto 2661 del 22 de diciembre de 2000.
Habrá reincidencia siempre que el sancionado por acto administrativo en firme dentro de la vía gubernativa, cometiere una infracción del mismo tipo, dentro de los dos (2) años siguientes a la comisión del hecho sancionado, es decir que será necesario que se trate de la misma omisión o acción sancionada.
El presente Concepto Especial revoca y sustituye íntegramente el expedido el día 21 de junio de 2001, identificado con el número 053022.
El Jefe Oficina Jurídica DIAN (A.),
Hernando Gallo Bernal.
