CONCEPTO 17743 DE 2025

(abril 14)

<Fuente: Archivo Ministerio de Trabajo>

MINISTERIO DE TRABAJO

Bogotá, Colombia,

Señor

Asunto: Respuesta Radicado No. 02EE2025410600000035647

Uso de biométricos - Descuento hora de almuerzo -

En atención a su solicitud, damos respuesta mediante el cual requiere concepto Jurídico referente a:

"(...) Consulta sobre Implicaciones Legales de Implementación de Huella dactilar para Registro de Horarios

Quisiera consultar sobre las implicaciones legales de implementar un sistema de huella dactilar para el registro de los horarios de llegada y salida de los empleados en nuestra empresa. Estoy interesado en conocer si esta práctica cumple con las normativas laborales vigentes y qué consideraciones legales debemos tener en cuenta al implementarla.

Además, agradecería si pudieras indicarnos las normas específicas que debemos cumplir en relación con la privacidad de los empleados, el manejo de sus datos biométricos y cualquier otra regulación pertinente.

2. Consulta sobre Descuento de Tiempo de Almuerzo y Acumulación de Horas para Docentes

a) Descuento de tiempo de almuerzo: Actualmente, no se ha estado descontando el tiempo de almuerzo dentro de la jornada laboral de los docentes. Nos gustaría saber si es legal implementar esta práctica, con el fin de ajustarnos a la reducción de jornada laboral establecida por la normativa vigente.

. (...)"

Esta oficina se permite informarle lo siguiente:

Alcance de los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica:

De Acuerdo con lo dispuesto por el artículo 486 del del Código Sustantivo Trabajo este Ministerio y en especial esta oficina Asesora Jurídica no ostenta la competencia de dirimir controversias ni declarar derechos, por cuanto dicha competencia corresponde a los Jueces de la República; así mismo "la emisión de un concepto de la Administración no lo obliga a actuar de conformidad con lo que en él se expresa. Por lo tanto, no puede admitirse que el concepto tenga una fuerza igual a la ley, simplemente contiene la expresión de una opinión sobre la forma como ésta debe ser entendida o interpretada...Los conceptos emitidos por las entidades públicas en respuesta a un derecho de petición... son orientaciones, puntos de vista, consejos y cumplen tanto una función didáctica como una función de comunicación fluida y transparente. (sentencia C-542 de 2000)

De la misma manera, es importante dejar claro al consultante que el derecho de petición de rango constitucional supone para el Estado la obligación de responder las peticiones que se formulen, pero no obliga a hacerlo en el sentido que quiera el interesado, por lo que el derecho de petición no implica que la Administración deba acceder a lo pedido, tal y como lo ha mencionado reiteradamente la Corte Constitucional en extensa jurisprudencia, la respuesta a las consultas están al margen de que la respuesta sea favorable o no al consultante, pues no necesariamente se debe acceder a lo pedido. (Sentencia T-139/17), así como "la emisión de un concepto de la Administración no lo obliga a actuar de conformidad con lo que en él se expresa. Por lo tanto, no puede admitirse que el concepto tenga una fuerza igual a la ley, simplemente contiene la expresión de una opinión sobre la forma como ésta debe ser entendida o interpretada." (Sentencia C-487 de 1996)

Frente al caso en concreto:

Sea lo primero mencionar que las funciones de esta Oficina son las de absolver de modo general las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas laborales de la legislación colombiana sin que le sea posible pronunciarse de manera particular y concreta sobre casos puntales como el planteado en su escrito.

Con respecto a sus inquietudes cabe manifestar que:

Quisiera consultar sobre las implicaciones legales de implementar un sistema de huella dactilar para el registro de los horarios de llegada y salida de los empleados en nuestra empresa. Estoy interesado en conocer si esta práctica cumple con las normativas laborales vigentes y qué consideraciones legales debemos tener en cuenta al implementarla.

Además, agradeceria si pudieras indicarnos las normas especificas que debemos cumplir en relación con la privacidad de los empleados, el manejo de sus datos biométricos y cualquier otra regulación pertinente.

Ahora bien, respecto a su cuestionamiento, hay que tener presente que en ninguna parte del Código Sustantivo del Trabajo, se establece el uso o la prohibición de sistemas biométricos de huella digital, con el fin de controlar el horario de trabajo de las personas que laboran al servicio de un empleador; por lo cual al no existir prohibición alguna, se podría implementar su uso con la restricción normada en la Ley 1266 de 2008 "Por la cual se dictan las disposiciones Generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la Financiera, crediticia, comercial, de Servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones", la cual, en su Artículo 2o refiere lo siguiente:

"ARTÍCULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. La presente ley se aplica a todos los datos de información personal registrados en un banco de datos, sean estos administrados por entidades de naturaleza pública o privada.

Esta ley se aplicará sin perjuicio de normas especiales que disponen la confidencialidad o reserva de ciertos datos o información registrada en bancos de datos de naturaleza pública, para fines estadísticos, de investigación o sanción de delitos o para garantizar el orden público.

Se exceptúan de esta ley las bases de datos que tienen por finalidad producir la Inteligencia de Estado por parte del Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, y de la Fuerza Pública para garantizar la seguridad nacional interna y externa.

Los registros públicos a cargo de las cámaras de comercio se regirán exclusivamente por las normas y principios consagrados en las normas especiales que las regulan.

Igualmente, quedan excluidos de la aplicación de la presente ley aquellos datos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico y aquellos que circulan internamente, esto es, que no se suministran a otras personas jurídicas o naturales.

Cabe resaltar que el uso que haga el empleador debe ceñirse estrictamente al manejo que del mismo se encuentre dentro del reglamento de trabajo, el mismo que por mandato del Código Sustantivo del Trabajo, hace parte del contrato, como lo señala el artículo 107:

"ARTÍCULO 107. EFECTO JURIDICO. El reglamento hace parte del contrato individual de trabajo de cada uno de los trabajadores del respectivo establecimiento, salvo estipulación en contrato, que, sin embargo, solo puede set favorable al trabajador."

Por lo cual, para que el sistema biométrico pueda implementarse como mecanismo para controlar el horario de Los trabajadores y las sanciones por incumplimiento a horarios de trabajo, debe estar debidamente definido dentro del reglamento de trabajo El artículo 108 del CST señala lo siguiente:

"ARTÍCULO 108. CONTENIDO. El reglamento debe contener disposiciones normativas de los siguientes puntos:

4. Horas de entrada y salida de los trabajadores, horas en que principia y termina cada turno si el trabajose efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y periodos de descanso durante la jornada

(...)

16 Escala de faltas y procedimientos para su comprobación, escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas."

Ahora bien, la Ley 1266 de 2008, señala que el usuario de la información, que en este caso es el empleador, deberá tener en cuenta las restricciones establecidas en el Literal d) del Artículo 4o referente a los Principios del manejo de la información, quien debe sujetarse al cumplimiento de deberes y responsabilidades previsto para la protección de los derechos del titular de los datos.

Para el caso que nos ocupa, el empleador sería el usuario quien deberá sujetarse a lo establecido en el Literal d) del Artículo 4o de la Ley 1266 de 2008, el mismo que a la letra dice:

d) Usuario, El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la presente ley, pueda acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la, fuente, a directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

Así mismo, deberá sujetarse a los principios consagrados en el Artículo 4o en comento, en cuanto a la circulación restringida de estos datos del trabajador. La mencionada disposición a la letra dice:

"Artículo 4o

"c) Principio de circulación restringida. La administración de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de las disposiciones de la presente ley y de los principios de la administración de datos personales especialmente de los principios de temporalidad de la información y la finalidad del banco de datos.

De la misma manera, deberá sujetarse al cumplimiento de los deberes que le impone la norma, conforme a lo dispuesto en el Artículo 9o:

"ARTÍCULO 9o. Deberes de los usuarios. Sin perjuicio del cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente ley y demás que rijan su actividad, los usuarios de la información deberán:

1. Guardar reserva sobre la información que les sea suministrada por los operadores de los bancos de datos, por las fuentes o los titulares de la información y utilizar la información únicamente para los fines para los que le fue entregada, en los términos de la presente ley.

2. Informar a los titulares, a su solicitud, sobre la utilización que le está dando a la información.

3. Conservar con las debidas seguridades la información recibida para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento.

4. Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control, en relación con el cumplimiento de la presente ley.

5. Los demás que se deriven de la Constitución o de la presente ley."

En conclusión, no habiendo norma expresa que prohíba la utilización de la huella digital como medio biométrico para el control del horario de trabajo y cuestiones de tipo disciplinario de los trabajadores, se podrá implementar su uso, siempre y cuando el mismo esté inmerso en el reglamento de trabajo y se comunique al trabajador el uso del mismo y para los fines que se persiguen, así como también se le impone por ello al empleador las normas de restricción en su manejo, correspondiente al Derecho de Habeas Data, cuya vigilancia corresponde a la Superintendencia de industria y Comercio de acuerdo a lo preceptuado por el Artículo 17, que a la letra dice:

"ARTÍCULO 17. FUNCIÓN DE VIGILANCIA. <Artículo CONDICIONALMENTE exequible> La Superintendencia de Industria y Comercio ejercerá la función de vigilancia de los operadores, las fuentes y los usuarios de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, en cuanto se refiere a la actividad de administración de datos personales que se regula en la presente ley."

2. Consulta sobre Descuento de Tiempo de Almuerzo y Acumulación de Horas para Docentes

a) Descuento de tiempo de almuerzo: Actualmente, no se ha estado descontando el tiempo de almuerzo dentro de la jornada laboral de los docentes. Nos gustaria saber si es legal implementar esta práctica, con el fin de ajustarnos a la reducción de jornada laboral establecida por la normativa vigente.

La forma en que se distribuye la jornada laboral diaria está dada en el artículo 167 del Código Sustantivo del Trabajo, que señala:

"ARTÍCULO 167. DISTRIBUCIÓN DE LAS HORAS DE TRABAJO

Las horas de trabajo durante cada jornada deben distribuirse al menos en dos secciones, con un intermedio de descanso que se adapte racionalmente a la naturaleza del trabajo y a las necesidades de los trabajadores. El tiempo de este descanso no se computa en la jornada» Negrilla fuera de texto.''

Con fundamento en lo anterior, durante la jornada de trabajo es permitido distribuir el horario en dos tiempos, con el fin de conceder un intermedio de descanso al trabajador, generalmente de una hora o según las necesidades de las partes, pero este tiempo de interrupción NO forma parte de las horas laborales y NO se remunera por parte del empleador, es decir, resulta adicional a las 7, 66 horas de la jornada máxima legal.

Los demás descansos que se quieran conceder dentro de la jornada de trabajo dependerán de lo que en el Reglamento de Trabajo se haya establecido, de conformidad con el numeral 4) del Artículo 108 del Código Sustantivo del Trabajo, el cual señala:

''ARTÍCULO 108. CONTENIDO.

El Reglamento debe contener disposiciones normativas de los siguientes puntos:

4) Horas de entrada y salida de los trabajadores: horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos: tiempo destinado para las comidas y períodos de descenso durante la jornada.''

En consecuencia, considera esta Oficina que el empleador se encuentra obligado a distribuir las horas de trabajo diarias en al menos dos secciones, otorgando con esto un intermedio de descanso al trabajador para que pueda consumir sus alimentos y descansar según el tipo de actividades que desarrolle.

En este sentido, respecto de la reducción de la jornada a la hora de almuerzo cabe manifestar que la exposición de motivos de la Ley 2101 de 2021 Por medio de la cual se reduce la jornada laboral semanal de manera gradual, sin disminuir el salario de los trabajadores y se dictan otras disposiciones, tal como la denominada ley lo menciona, su finalidad es reducir la jornada laboral máxima legal de cuarenta y ocho horas (48) semanales, a cuarenta y dos (42) horas semanales, fue clara cuando planteó la finalidad de la misma, expresando que con ella se busca aumentar la productividad de las empresas motivando a los trabajadores a bien invertir su tiempo, de manera que las mismas funciones que tienen asignadas, sean realizadas en menor tiempo, para de ésta manera disfrutar más tiempo con sus familias, acceder a capacitación, educación o recreación, fomentando de ésta manera el salario emocional, pues la posibilidad de que un trabajador tenga esa reducción de horas laborales es que primero haya más oportunidades de trabajo y segundo acompañar la vida personal, familiar y de atención en actividades personales del trabajador.

Así las cosas, si el empleador o empresa empleadora decide implementar la reducción de la jornada laboral aumentando el horario de almuerzo no estaría(n) cumpliendo con la finalidad de la Ley 2101 de 2021.

Por último, reiteramos, que el Ministerio del Trabajo, tiene competencia para realizar labores de inspección, vigilancia y control del cumplimiento de normas laborales y de seguridad social, pero carece de competencia para declarar derechos individuales y dirimir controversias laborales, propia de los Jueces de la República de manera exclusiva y excluyente, vedada a los funcionarios de esta Cartera Ministerial.

Finalmente, resaltamos que el Ministerio del Trabajo, tiene competencia para realizar labores de inspección, vigilancia y control del cumplimiento de normas laborales y de seguridad social, pero carece de competencia para declarar derechos individuales y dirimir controversias laborales, propia de los Jueces.

Para más información, se invita a consultar nuestra página web www.mintrabajo.gov.co,en donde entre otros aspectos de interés, se encuentra tanto la normatividad laboral como los conceptos institucionales, los cuales servirán de guía para solventar sus dudas en esta materia.

La presente consulta se absuelve en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1o de la Ley 1755 de 2015, en virtud del cual los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas no serán de obligatorio cumplimiento, constituyéndose simplemente en un criterio orientador.

Atentamente,

MARISOL PORRAS MENDEZ

Coordinadora

Grupo de Atención de Consultas en Materia Laboral Oficina Asesora Jurídica