CONCEPTO 5534 DE 2005
(Abril 15)
<Archivo: Superintendencia Bancaria>
SUPERINTENDENCIA BANCARIA
8201
Bogotá, D.C.
Doctor
JESÚS ARNOLDO CORREA LONDOÑO
Presidente
Mercurio Internacional S.A.
Casa de Cambios
Carrera 15 No. 101 -09, Piso 7
Edificio Vanguardia 101
Ciudad
Referencia: 2005005534-0
454- Solicitud de información Esporádica.
39- Respuesta Final
Sin anexos
Apreciado doctor:
De manera atenta damos respuesta a su comunicación radicada en esta Superintendencia bajo el número citado, mediante la cual formula una consulta sobre la obligación legal que tienen las casas de cambio de exigir a sus clientes y usuarios-beneficiarios el diligenciamiento o no de la declaración de origen de fondos.
Los puntos de la consulta son los siguientes:
“1. En qué norma se encuentra establecida y reglamentada la Declaración de Origen de Fondos.
“2. En las operaciones de pago de giros en Colombia por parte de la Casa de Cambio, existe la obligación de exigir el diligenciamiento de la Declaración de Origen de Fondos.
3. De ser afirmativa la respuesta a la pregunta número dos (2), en que casos debe exigir la Declaración de Origen de Fondos.
“4.- En las operaciones de compra y venta de divisas, se debe exigir la Declaración de Origen de Fondos.
“5. De ser afirmativa la respuesta a la pregunta número cuatro (4), en que casos debe exigirse la Declaración de Origen de Fondos.
“6. En las demás operaciones autorizadas a la casa de cambio, en cuáles debe exigirse el diligenciamiento de la Declaración de origen de Fondos.
“7. De ser afirmativa la respuesta a la pregunta número seis (6), en que casos debe exigirse la declaración de Origen de Fondos”.
Al respecto, se procede a dar respuesta a su petición en el siguiente orden:
En relación con el primer punto de su petición cabe señalar que desde 1992 se impuso a las entidades que conforman el sector financiero, la obligación de implementar medidas tendientes a evitar el lavado de activos. En efecto, con el Decreto 1872 de ese año se obligó a las instituciones financieras a adoptar medidas de control orientadas a evitar que en la realización de sus operaciones pudieran ser utilizadas para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento de dineros u otros bienes provenientes de actividades delictivas, dentro de las cuales sobresale la obligación de conocer adecuadamente a su cliente.
Dicho decreto fue incorporado en su totalidad en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993) [1 -EOSF-, en su capítulo XVI, parte tercera. Es así como el artículo 102 consagra en su numeral 2)10 siguiente:
“2. Mecanismos de control. Para los efectos del numeral anterior, esas instituciones deberán adoptar mecanismos y reglas de conducta que deberán observar sus representantes legales, directores, administradores y funcionarios, con los siguientes propósitos:
“a) Conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan sus clientes, su magnitud, las características básicas de las transacciones en que se involucran corrientemente y, en particular, la de quienes efectúan cualquier tipo de depósitos a la vista, a término o de ahorro, o entregan bienes en fiducia o encargo fiduciario; o los depositan en cajillas de seguridad;
“b) Establecer la frecuencia, volumen y características de las transacciones financieras de sus usuarios;
c) Establecer que el volumen y movimientos de fondos de sus clientes guarde relación con la actividad económica de los mismos; (…)”.
Así mismo, esta Superintendencia expidió la Circular Externa No. 034 del 2004, la cual fue incorporada en el Capítulo Undécimo del Título Primero de la Circular Básica Jurídica en la que se impartieron nuevas instrucciones a nuestras entidades vigiladas sobre las reglas relativas a la prevención y control del lavado de activos, tales como la forma de conocer al cliente, la detección de operaciones inusuales, reporte de operaciones y el reporte de transacciones en efectivo, entre otros.
En punto al conocimiento del cliente dispuso en el numeral 2.3.1.1 lo siguiente:
“2.3.1.1.1. Concepto de cliente
“Para los propósitos de las instrucciones contenidas en este capítulo, son clientes de una entidad vigilada, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y mantiene una relación de origen legal o contractual para la prestación de algún servicio o el suministro de cualquier producto propio de su actividad.
“2.3.1.1.2. Condiciones mínimas de los procedimientos de conocimiento del cliente
El SIPLA debe contar con procedimientos adecuados que le permitan a la entidad conocer a las personas que aspiran a ser vinculadas como clientes así como de sus clientes vigentes.
“a. Para los efectos del presente capítulo, el conocimiento del cliente supone conocer de manera permanente, cuando menos, los siguientes datos de las personas que se señalan en el inciso anterior:
a.1 Su identificación.
a.2 Su actividad económica.
”a.3 Las características y montos de sus ingresos y egresos.
”a.4 Respecto de clientes vigentes, las características y montos de sus transacciones y operaciones en la respectiva entidad.
“b. El mecanismo de conocimiento del cliente debe servir cuando menos al propósito de:
“b.1 Suministrarle a la entidad información que le permita comparar las características de sus transacciones con las de su actividad económica.
“b.2 Monitorear continuamente las operaciones de los clientes.
”b.3 Contar con elementos objetivos que permitan evaluar si amerita entablar vínculos comerciales con personas que no pueden ser identificadas.
”b.4 Contar con elementos de juicio y soportes documentales que permitan analizar las transacciones inusuales de esos clientes y determinar la existencia de operaciones sospechosas.
“Para efectos de lo señalado en el presente numeral, las entidades deben diseñar y adoptar formularios de vinculación de clientes que contengan cuando menos la información señalada en el Anexo 1 del presente capítulo, los cuales deben diligenciarse de acuerdo con las instrucciones allí indicadas” (se resalta).
Concordante con lo anterior el numeral 2.3.1.1.3, en su literal a) de la mencionada circular dispone:
“2.3.1.1.3. Parámetros mínimos de los procedimientos de conocimiento del cliente.
“Los procedimientos establecidos con el objetivo conocer al cliente serán adecuados si en su diseño se tienen en cuenta los siguientes parámetros mínimos:
“a. El conocimiento del cliente comienza desde e] momento en que una persona solicita su vinculación como cliente en los términos indicados en el numeral 2.3.1.1.1 del presente capítulo. Para ello la entidad, salvo en los casos expresamente exceptuados, debe verificar y asegurarse de que el formulario de vinculación de clientes a que hace referencia el Anexo 1 del presente Capítulo, esté adecuadamente diligenciado (...)”.
Por su parte, el anexo 1 del Capítulo en mención consagra en el numeral 1 los requisitos mínimos que deben contener los formularios de vinculación del cliente, encontrándose dentro de ellos la declaración voluntaria de origen de los bienes y/o fondos.
Como se observa, el instructivo en comento propende por que las instituciones vigiladas implementen los mecanismos de control y reglas de conducta que conlleven a conocer adecuadamente la actividad económica que desarrollan sus clientes, su magnitud, las características, la frecuencia y el volumen de la transacción, de ahí que se incluya dentro del formulario de vinculación de clientes como requisito mínimo la información relacionada con la declaración de fondos.
En relación con los interrogantes 2) y 3) de su comunicación importa destacar que tratándose de giros del exterior para pagarse a través de casas de cambio, el numeral 1.2.2 del anexo 1 dispone que: “Los intermediarios del mercado cambiario autorizados para pagar giros del exterior, deben exigir, al momento de efectuar el pago de un giro, el diligenciamiento del formulario de vinculación que tengan diseñado para el efecto a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias del mismo. Con todo, se considera que basta con exigir como anexo la fotocopia del documento de identificación de la persona o su representante. Si el beneficiario ya es cliente de la entidad (en los términos indicados en el numeral 2.3.1.1.1. del presente capítulo) no se debe diligenciar el formulario” (se resalta).
Como se desprende de lo anotado, los intermediarios del mercado cambiario -categoría de la cual gozan las casas de cambio- deben exigir al momento de efectuar el pago de un giro el diligenciamiento del formulario de vinculación que tengan diseñado para el efecto a las personas que sin ser clientes sean beneficiarias del mismo, dentro del cual se encuentra la declaración del origen de los fondos. Así mismo, prevé que si dicho beneficiario ya es cliente de la entidad y por lo tanto ya cuenta con el formulario debidamente diligenciado por parte del mismo, tan sólo es procedente procurar la actualización de los datos dentro de los parámetros que tenga establecido la entidad para el efecto.
En torno a los puntos 4) y 5) de la consulta, sobre si en las operaciones de compra y venta de divisas se debe exigir la declaración del origen de los fondos cabe señalar que si la persona lo realiza de forma permanente, dado su carácter de cliente, será necesario el diligenciamiento del formulario de vinculación del cliente, el cual, recordemos, exige como requisito mínimo la declaración del origen de los fondos. En tanto que si la compra o venta de divisas se realiza de forma esporádica,[2]se estima que no es necesario el diligenciamiento del formulario de vinculación del cliente puesto que no se enmarca dentro de tal concepto, aunque sí se le daría el tratamiento de usuario debiendo seguirse los lineamientos contenidos en la circular sobre el monitoreo de sus movimientos (numeral 2.3.1.1.6 del Capítulo Once de la Circular en mención).
Lo anterior sin perjuicio del diligenciamiento de la respectiva declaración de cambios en los términos de la Resolución 8 de 2000 [3 de la Junta Directiva del Banco de la República y de la información que debe reportarse a la UIAF, por parte de los intermediarios del mercado cambiario sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas consagrada en el numeral 3.2.6 [4 del Capítulo Undécimo de la Circular en mención, en consonancia con el anexo 5 de dicho capítulo (Circular Externa No. 040 del 2004).
Por otro lado, en relación con las preguntas 6) y 7) de su escrito, recordemos que las medidas de lavado de activos están encaminadas a evitar que en la realización de las operaciones desarrolladas por las entidades vigiladas éstas puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión, o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas.
Por ello, es importante advertir que el marco legal existente en Colombia sobre el tema de prevención y control del lavado tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía protegerse adecuadamente para prevenir que dineros u otros activos provenientes de actividades delictivas permeen las finanzas de empresas y se confundan entre recursos que han sido legítimamente obtenidos.
Así mismo, el rol del supervisor en esta materia es el de verificar que las entidades vigiladas cumplan lo establecido en dicho marco legal, es decir, consiste en velar porque las entidades adopten sistemas do prevención y control del lavado y que tales sistemas operen adecuadamente. Para tal fin, el supervisor efectúa un análisis global de los sistemas adoptados por las entidades vigiladas y establece la efectividad general de los mismos.
En tal sentido, la Circular anotada estableció las reglas mínimas que deben observar las entidades vigiladas en el diseño e implantación de sus propios sistemas de prevención del lavado de activos, que son las que deben acreditarse ante la Superintendencia Bancaria de Colombia quien efectúa un análisis de las mismas a fin de determinar si cumplen o no con la función de protección. Ello, sin perjuicio de que las instituciones puedan implementar, con base en los parámetros diseñados en el instructivo, unos mayores controles que permitan prevenir que en el desarrollo de sus operaciones sean utilizados como vehículos para la realización de actividades delictivas.
En consecuencia, es deber del ente vigilado, en el desarrollo de sus operaciones o en la prestación del servicio, efectuar en cada caso en concreto el correspondiente análisis a fin de establecer la exigencia o no de tal requisito, conforme a los lineamientos contenidos en la circular.
De todas formas, es necesario reiterar que en caso de encontrarse frente a la vinculación de un cliente será necesario el diligenciamiento del formulario que debe contener como mínimo la declaración del origen de los bienes o fondos.
En estos términos hemos dado respuesta a su consulta, precisando que el alcance de los mismos es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
Cordialmente,
ANA MARIA HINCAPIE CASTRO
Coordinadora Grupo de Consultas Uno
1 En este estatuto se compendian las principales normas que regulan la actividad de las vigiladas por la Superintendencia Bancaria de Colombia y puede ser consultado en la página web: www.superbancaria.gov,co icono normativa.
2 El instructivo anterior (Circular Externa No. 046 del 2003), en su numeral 5º del anexo 1 consagraba en forma expresa el diligenciamiento del formulario, incluida la declaración voluntaria del origen de los fondos, en el caso de la compra y venta de divisas no permanente, así:
“5. En las casas de cambio
”Además de la información que deben obtener de quienes son catalogados como clientes, las casas de cambio, deberán exigir a la persona beneficiaria del pago del giro y a quien le compran o venden divisas de manera no permanente, la información general y la relativa a las operaciones Internacionales enunciada en los numerales 1 y 3 citados para la apertura de cuentas de ahorro, incluida la Declaración voluntaria de origen do fondos y la fotocopie del documento de identificación del beneficiario, o de su representante” (negrita no pertenece al texto).
3 Artículo 1. Definición. Los residentes en el país y los residentes en el exterior que efectúen en Colombia una operación de cambio, deberán presentar una declaración de cambio en los términos de la presente resolución.
“La declaración de cambio por operaciones realizadas a través de los intermediarios del mercado cambiario deberá presentarse en esas entidades. Cuando se trate de operaciones realizadas a través del mecanismo de compensación previsto en esta resolución, se presentará directamente en el Banco de a República”.
“Artículo 66. Obligaciones. Las casas de cambio y sus administradores están sometidos al cumplimiento de las siguientes obligaciones especiales:
“(…)
“9. Exigir la presentación de la declaración de cambio en todas las operaciones de cambio que realicen y suministrar la información que establezca el Banco de la República sobre tales operaciones en los términos en que esta entidad así lo señale y en cualquier caso, dentro de los tres días siguientes a la realización de la operación” (se resalta).
4 “Dicho numeral reza: ”3.2.6. Reporte de los intermediarios del mercado cambiario sobre operaciones de transferencia, remesa, compra y venta de divisas.
“Los intermediarios del mercado cambiario vigilados por la SBC deben remitir a la UIAF un reporte de les operaciones transferencia, remesa, compra y venta de divisas que hayan sido realizadas durante el mes inmediatamente anterior, de acuerdo con lo establecido en el instructivo de la respectiva proforma (Anexo 5)”.
