CONCEPTO 129252 DE 2016
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
Bogotá D.C.,
Asunto: Radicación: 16-129252- -00001-0000
Trámite: 113
Evento: 0
Actuación: 440
Folios: 1
Respetado(a) Señor (a):
[Datos personales eliminados en virtud de la Ley 1581 de 2012]
De conformidad con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, por la cual se sustituye el Título II del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, fundamento jurídico sobre el cual se funda la consulta objeto de la solicitud, procede la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a emitir un pronunciamiento, en los términos que a continuación se pasan a exponer:
1. OBJETO DE LA CONSULTA
Atendiendo a la solicitud por usted radicada ante esta Entidad a través de su comunicación de fecha 17 de mayo de 2016, en la cual señala que reitera su consulta 16-20111, relacionada con el Registro Nacional de Bases de Datos por parte de empresas extranjeras que no tiene registro en la cámara de comercio pero que realizan tratamiento de datos personales en el país, pregunta:
"Como responsable de tratamiento de datos personales en Colombia, la empresa tiene la obligación de registrar cada una de sus bases de datos de acuerdo los artículos 2 y 3 del Decreto 886 de 2014. Sin embargo, actualmente la plataforma tecnológica del Registro Nacional de Bases de Datos no permite el registro de sociedades que no estén inscritas en el registro mercantil."
¿Cómo puede esta sociedad cumplir con su obligación si el sistema de RNBD no permite su registro?"
"Cuándo podrán las sociedades extranjeras cumplir con su obligación?" "Están las sociedades extranjeras exentas de esta Obligación?"
Nos permitimos realizar las siguientes precisiones:
2. CUESTIÓN PREVIA
Reviste de gran importancia precisar en primer lugar que la SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO a través de su Oficina Asesora Jurídica no le asiste la facultad de dirimir situaciones de carácter particular, debido a que, una lectura en tal sentido, implicaría la flagrante vulneración del debido proceso como garantía constitucional.
Al respecto, la Corte Constitucional ha establecido en la Sentencia C-542 de 2005:
"Los conceptos emitidos por las entidades en respuesta a un derecho de petición de consulta no constituyen interpretaciones autorizadas de la ley o de un acto administrativo. No pueden reemplazar un acto administrativo. Dada la naturaleza misma de los conceptos, ellos se equiparan a opiniones, a consejos, a pautas de acción, a puntos de vista, a recomendaciones que emite la administración pero que dejan al administrado en libertad para seguirlos o no".
Ahora bien, una vez realizadas las anteriores precisiones, se suministrarán las herramientas de información y elementos conceptuales necesarios que le permitan absolver las inquietudes por usted manifestadas, como sigue:
3. FACULTADES DE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
La Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con el artículo 21 de la Ley 1581 de 2012 cuenta, entre otras, con las siguientes funciones en materia de protección de datos personales:
- " Velar por e I cumplimiento de la legislación en materia (de protección (de datos personales;
- Adelantar las investigaciones del caso, de oficio o a petición de parte y, como resultado de ellas, ordenar las medidas que sean necesarias para hacer efectivo el derecho de hábeas data.
- Disponer el bloqueo temporal de los datos cuando, de a solicitud y de as pruebas aportadas por el Titular, se identifique un riesgo cierto de vulneración de sus derechos fundamentales, y dicho bloqueo sea necesario para protegerlos mientras se adopta una decisión definitiva.
- Promover y divulgar os derechos de !as personas en i^M^c^n con el Tratamiento de datos personales e implementar campañas pedagógicas para capacitar e informar a los ciudadanos acerca del ejercicio y garantía del derecho fundamental a la protección de datos.
- Impartir instrucciones sobre las medidas y procedimientos necesarios para la adecuación de las operaciones de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento a las disposiciones previstas en la presente ley.
- Solicitar a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento la información que sea necesaria para el ejercicio efectivo de sus funciones”
En ese orden de ideas, se procederá en primer lugar al desarrollo constitucional, legal, doctrinal y jurisprudencial que corresponda realizar en torno al objeto de la petición como eje central.
3.1. Ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012
La Ley 1581 de 2012, en su artículo 2, señala el ámbito de aplicación de la siguiente manera:
"Ámbito de aplicación. Los principios y disposiciones contenidas en la presente ley serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
La presente ley aplicará al Tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación Colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
(...)
La precitada ley aplica al tratamiento, es decir, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, de datos personales registrados en cualquier base de datos o archivos por parte de entidades públicas o privadas efectuado en el territorio colombiano o cuando al responsable del Tratamiento ubicado en el extranjero se le aplique la legislación colombiana en virtud de los tratados internacionales.
3.2 Territorialidad de la Ley 1581 de 2012
Sobre el tema de la territorialidad de la Ley 1581 de 2012, la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, señaló lo siguiente:
"[E]l inciso segundo indica que la ley se aplicará al tratamiento de datos personales (i) efectuado en el territorio colombiano o (ii) que tiene lugar fuera del territorio, pero es llevado a cabo por un responsable o encargado del tratamiento al que le es aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.
Para la Sala, esta disposición se ajusta a la Carta, pues amplía el ámbito de protección a algunos tratamientos de datos personales que ocurren fuera del territorio nacional, en virtud del factor subjetivo. En un mundo globalizado en el que el flujo transfronterizo de datos es constante, la aplicación extraterritorial de los estándares de protección es indispensable para garantizar la protección adecuada de los datos personales de los residentes en Colombia, pues muchos de los tratamientos, en virtud de las nuevas tecnologías, ocurren precisamente fuera de las fronteras. Por tanto, para la Sala se trata de una medida imperiosa para garantizar el derecho al habeas data. Esta disposición debe además leerse en conjunto con los artículos sobre transferencia de datos a terceros países, de los cuales se ocupará la Sala más adelante". (subrayado fuera de texto)
En tal sentido, la Ley 1581 de 2012 también tiene aplicación cuando el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio nacional le sea aplicable la legislación Colombiana en virtud de normas y Tratados internacionales, con el fin de proteger los datos personales de los residentes colombianos, cuando se realice el tratamiento, esto es, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión de los datos personales.
3.3 Registro Nacional de Bases de Datos Personales
El artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, señala lo siguiente:
"Definición. El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.
El registro será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos.
Para realizar el registro de bases de datos, los interesados deberán aportar a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes. Las políticas de Tratamiento en ningún caso podrán ser inferiores a los deberes contenidos en la presente ley.
Parágrafo. El Gobierno Nacional reglamentará, dentro del año siguiente a la promulgación de la presente Ley, la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste los Responsables del Tratamiento."
Dicho artículo fue reglamentado mediante el artículo 2.2.2.26.1.2., del Decreto 1074 de 2015, que incorpora el Decreto 886 de 2014 y en el que se determina que todas las bases que sean reguladas por la Ley 1581 de 2012 deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos, sin importar si el Responsable o Encargado del Tratamiento son entidades de naturaleza pública o privada y personas naturales o jurídicas, deben ser objeto de inscripción en el Registro.
Por otra parte, respecto de la información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos el artículo 2.2.2.26.2.1., del Decreto 1074 de 2015 establece:
"Información mínima del Registro Nacional de Bases de Datos. La información mínima que debe contener el Registro Nacional de Bases de Datos es la siguiente:
1. Datos de identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base de datos;
2. Datos de identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de la base de datos;
3. Canales para que los titulares ejerzan sus derechos;
4. Nombre y finalidad de la base de datos;
5. Forma de Tratamiento de la base de datos (manual y/o automatizada), y
6. Política de Tratamiento de la información.
La Superintendencia de Industria y Comercio, como autoridad de protección de datos personales, podrá establecer dentro del Registro Nacional de Bases de Datos información adicional a la mínima prevista en este artículo, acorde con las facultades que le atribuyó la Ley 1581 de 2012 en el literal h) del artículo 21."
En concordancia con lo anterior, esta Superintendencia expidió la Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015 en la que se imparten instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos para personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta. Cabe aclarar que en el 2016 se habilitará la inscripción en el RNBD de las bases de datos de las personas naturales, las entidades públicas, diferentes a las sociedades de economía mixta, y las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, previa publicación de las instrucciones que para el efecto impartirá esta Superintendencia.
Ahora bien, el artículo 2.2.2.26.3.1. del Decreto 1074 de 2015 establece lo siguiente:
"Plazo de inscripción. Los Responsables del Tratamiento deberán inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos dentro del año siguiente a la fecha en que la Superintendencia de Industria y Comercio habilite dicho registro, de acuerdo con las instrucciones que para el efecto imparta esa entidad. Las bases de datos que se creen con posterioridad a ese plazo, deberán inscribirse dentro de los dos (2) meses siguientes a partir de su creación."
De acuerdo con lo cual, existirán dos plazos para la inscripción de una base de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos:
- Para las bases de datos que existen al momento de la habilitación del mismo por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, será dentro del año siguiente a la fecha de la entrada en funcionamiento del Registro.
- Para las bases de datos creadas luego de la entrada en funcionamiento del Registro serán dos (2) meses desde su creación.
Conforme a lo anterior, lo invitamos a consultar en nuestra página web www.sic.gov.co / Noramtiva / Circulares Externas, la Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015 en la que se imparten instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos
4. CONSIDERACIONES FINALES EN TORNO A LA CONSULTA PRESENTADA.
En línea con lo anterior, y teniendo en cuenta que a este punto se ha logrado la exposición de las consideraciones de orden constitucional, legal, jurisprudencial y doctrinal, en el marco de los interrogantes planteados en la solicitud formulada, nos permitimos manifestar:
En primer lugar, esta Oficina Asesora Jurídica reitera en su totalidad la respuesta radicada 16-20111-1 del 10 de marzo de 2016.
En segundo lugar, frente a su primer interrogante, los Responsables o Encargados que tengan bases de datos sujetas a tratamiento, esto es, la recolección, uso, almacenamiento, circulación y/o supresión de datos personales, deberán proceder a su inscripción en el RNBD, siguiendo las instrucciones que para el efecto dio esta Superintendencia en la Circular 002 de 2015.
La Circular Externa 002 del 3 de noviembre de 2015 imparte instrucciones sobre el Registro Nacional de Bases de Datos para personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta.
En consecuencia, dado que la empresa a la que usted se refiere no se encuentra dentro de los responsables del tratamiento de datos personales de los que trata la Circular 002 de 2015, lo invitamos a revisar periódicamente las instrucciones que sobre el particular expida esta Entidad para el registro de las bases de datos de las personas naturales, las entidades públicas, diferentes a las sociedades de economía mixta, y las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, a través de nuestra página web www.sic.gov.co
Respecto de su segunda inquietud, toda vez que a la fecha esta Superintendencia no ha habilitado la inscripción en el RNBD de las bases de datos de sociedades extranjeras, ni de las personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, ni ha impartido instrucciones al respecto, no es posible indicar un plazo para dar cumplimiento a esta obligación, por lo que reiteramos la invitación a estar pendiente de las instrucciones que sobre el particular expida oportunamente esta Entidad.
Frente a su tercera y última inquietud, la remitimos a nuestras respuestas anteriores y le reiteramos que todas las bases que contengan datos personales sujetos a tratamiento deben ser inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos, siguiendo las instrucciones que para el efecto imparta esta Superintendencia.
Finalmente le informamos que algunos conceptos de interés general emitidos por la Oficina Jurídica, así como las resoluciones y circulares proferidas por ésta Superintendencia, las puede consultar en nuestra página web http://www.sic.gov.co/drupal/Doctrina-1
En ese orden de ideas, esperamos haber atendido satisfactoriamente su consulta, reiterándole que la misma se expone bajo los parámetros del artículo 28 de la ley 1755 de 2015, esto es, bajo el entendido que las mismas no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia ni son de obligatorio cumplimiento ni ejecución.
Atentamente,
JAZMIN ROCIO SOACHA PEDRAZA
JEFE OFICINA ASESORA JURíDICA (E)
