CONCEPTO 8106 DE 2002

(4 de marzo)

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Ref: Firma del presidente y del secretario en las actas.

Se recibió su comunicación radicada con el número 2002-01-007250, mediante la cual consulta, que ocurre en los casos en que las actas de juntas de socios no se encuentren firmadas conforme a lo establecido por el artículo 189 del Código de Comercio, por Presidente y Secretario, pues el máximo órgano social no efectuó tales designaciones en la reunión respectiva.

Sea lo primero advertir que el legislador en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil, clasificó los documentos en públicos y privados y definió como documento público aquél que es "...otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es otorgado por notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública" En cuanto a los documentos privados, se limitó a observar que dentro de ésta categoría se encuentran los que no reúnen los requisitos para ser documento público.

A su vez, el legislador previó la autenticidad de los documentos públicos, salvo que mediante tacha de falsedad se compruebe lo contrario; no así respecto de los documentos privados, respecto de los cuales previó dos grandes sistemas para establecer su autenticidad: El reconocimiento y la presunción de autenticidad, en los eventos taxativamente enumerados en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil.

En efecto, el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, dispone: "se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma, y los demás documentos privados a los cuales la ley otorgue tal presunción"; a su vez, el artículo 49 del Código de Comercio establece: "Para los efectos legales cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos."

A su vez, el artículo 195 del Código de Comercio, establece: "la sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios."

De otra parte, el Código de Comercio en su artículo 189, señala que "Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso. La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas", precepto que reitera el artículo 431 ibídem, cuando señala: "lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal."

Del análisis de las normas anteriormente citadas, se desprende lo siguiente:

1. En los casos en que el presidente y el secretario de la reunión, no se hubieren designado estatutariamente, le corresponde al máximo órgano social al tiempo de la reunión nombrar las personas que han de actuar en tal condición.

2. La firma del presidente y del secretario, conforme a lo previsto por el artículo 431 del Código de Comercio puede suplirse con la firma del Revisor Fiscal, previsión legal, que aplica solo para las sociedades por acciones, pero que se hace extensiva a aquellas que por virtud de lo dispuesto por el parágrafo 2 del artículo 13 de la ley 43 de 1990, tengan a 31 de diciembre activos brutos equivalentes a cinco mil salarios mínimos y/o cuyos ingresos brutos sean o excedan al equivalente a tres mil salarios mínimos, y general a sociedades que cuentan con revisoría fiscal.

Ahora bien, los referidos preceptos legales, todos de carácter especial, fueron concebidos para dotar las relaciones económicas que este ordenamiento regula, de una mayor movilidad, practicidad y seguridad, en aras a facilitar la realización de la actividad mercantil.

En este sentido, el legislador presume la autenticidad de los libros de comercio registrados y llevados en legal forma, presupuesto que en torno al valor probatorio de las actas, debe concretarse necesariamente en establecer con certeza que el documento elaborado corresponde a la voluntad social, expresada por el máximo órgano social, circunstancia que de suyo implica el cumplimiento de unos requisitos de forma, los que en este caso coinciden con los previstos en los artículos 189 y 431 del Código de Comercio.

Así pues, de la previsión contenida en el artículo 189 ibídem, se desprende que la intención del legislador fue la de conferirle el carácter de prueba suficiente a las copias de las actas que cumplan con la totalidad de las formalidades legales con la sola exigencia de la autorización que de ellas emita "el secretario o algún representante de la sociedad", presupuesto del que se deriva que resulta innecesaria la presentación del libro de actas para verificar su correspondencia con el acta original.

De acuerdo con lo expresado, los documentos que carecen de la firma del presidente y secretario de la reunión o en su defecto del revisor fiscal, no tiene el carácter de actas del máximo órgano social y por tanto, no pueden ser esgrimidas como tales.

En los anteriores términos considero haber atendido su inquietud, no sin antes advertirle que el presente oficio tiene los efectos previstos por el artículo 25 del Código Contenciosos Administrativo.