CONCEPTO 15059 DE 1998

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Referencia: Alcances del artículo 20 de la Ley 222 de 1.995.

Me refiero a su escrito remitido a este Despacho vía fax y radicado con el número 257,841-0, por medio del cual consulta la posibilidad de dar aplicación al artículo 20 de la ley 222 de 1.995, con respecto a la junta de socios y asambleas de accionistas en las sociedades denominadas "cerradas", en particular respecto a la celebración de asambleas ordinarias con base en la citada disposición, así como la fecha límite de la que goza el representante legal de la sociedad para enviar las comunicaciones.

A fin de ocuparnos de los interrogantes por usted expuestos, el Despacho estima pertinente efectuar algunas consideraciones previa la transcripción del artículo 20 de la ley 222 de 1.995.

Artículo 20: "Otro mecanismo para la toma de decisiones. Serán válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto. En este evento la mayoría respectiva se computará sobre el total de los aportes de interés, cuotas o acciones en circulación o de los miembros de la junta directiva, según el caso. Si los socios o miembros hubieren expresado su voto en documentos separados, estos deberán recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación recibida.

El representante legal informará a los socios o miembros de junta el sentido de la decisión, dentro de los cinco días siguientes a la recepción de los documentos en los que se exprese el voto".

Uno de los grandes aportes que trae la mencionada ley 222, es el de adecuar las reuniones de las sociedades comerciales a las nuevas exigencias tecnológicas, así como a las necesidades de los empresarios y accionistas con respecto al manejo de sus agendas ya que en muchas oportunidades difícilmente coincidirán en el mismo espacio y en el mismo tiempo para concretar una reunión del máximo órgano social.

Esos aportes los encontramos en los artículos 19 y 20 de la referida ley, que se refieren a las reuniones no presenciales y otros mecanismos para la toma de decisiones. Por ser materia de la consulta únicamente lo atinente el artículo 20, nos ocuparemos únicamente de él, poniendo ya de presente que se trata de un mecanismo o instrumento para la adopción de decisiones diferente a la reunión propiamente dicho del máximo órgano social, constituido como asamblea o junta de socios. A esta conclusión se llega con la lectura del título de la disposición: "otros mecanismos para la toma de decisiones", y el calificativo de "otros" supone como lo contempla la definición del Diccionario de la Real Academia Española de la lengua "Aplícase a la persona o cosa distinta de aquella que se habla", una institución diferente a la constitución del máximo órgano social y a la reunión que pueda llevarse a cabo para el efecto.

Por lo dicho, no resulta viable entender que bajo el mecanismo del artículo 20 pueda celebrarse una reunión ordinaria, pues tal como atrás se expuso la norma no se encarga de regular la conformación del máximo órgano social como tal, razón por la cual mal podría hablarse de clases o tipos de reuniones. En resumen, el artículo 20 consagra un mecanismo para la adopción de las decisiones, pero en modo alguno comporta la conformación del órgano de que se trate.

FILOSOFÍA DEL ARTÍCULO 20 DE LA LEY 222 DE 1.995.

Que todos y cada uno de las personas naturales o jurídicas que integran el capital social de una determinada compañía, puedan opinar sobre todos los aspectos que competen al desarrollo del ente moral, sin la premura de reuniones concertadas y rígidas, que cada día, en nuestra época, son más difíciles de lograr concretar y reunir en un mismo sitio y hora. Además, la norma pretende en forma casi exclusiva en las denominadas "actuaciones por consentimiento escrito de los asociados o miembros del órgano colegiado" que se logre la opinión del cien por ciento de sus asociados y que para cada punto motivo de votación se cuente con la constancia por escrito en la forma en que cada interesado dirigió su voto correspondiente.

NO REQUIERE CONVOCATORIA.

Como consecuencia de que no hay reunión del órgano respectivo, no habrá lugar a la convocatoria, pues ella de acuerdo con el artículo 186 del código de comercio, es un requisito esencial para la conformación y funcionamiento del máximo órgano social de las sociedades comerciales de acuerdo con lo prescrito en la ley o en los estatutos, máxime cuando del contenido del artículo 20 se concluye que debe existir un "quórum universal".

QUORUM.

Cuando la norma dice textualmente que serán "válidas las decisiones del máximo órgano social o de la junta directiva cuando por escrito, todos los socios o miembros expresen el sentido de su voto", se entiende que el legislador contempló un "quórum universal", el cual no obstante, deja en libertad a los asociados para que voten las propuestas en el sentido que lo consideren oportuno.

ACTAS.

No obstante que es cierto que en la toma de decisiones queda como constancia escrita la dirección que cada accionista le dio a su voluntad con respecto al hecho específico puesto a consideración, la nueva ley en el artículo 21 no exoneró a la sociedad de la elaboración de la respectiva acta que deberá levantarse con los resultados de las decisiones adoptadas, la cual deberá llevar la firma del representante legal y el secretario designado para tal efecto, en caso de no existir el cargo de secretario para esos eventos o que no haya sido nombrado para cumplir esas funciones especificas con respecto al acta, deberá suplirlo un miembro de los asociados ( artículo 189 del Estatuto Mercantil ). La respectiva acta, deberá asentarse en el correspondiente libro inscrito en la cámara de comercio del domicilio social, dentro de los treinta días siguientes a aquel en que concluyo el acuerdo.

VOTACION.

Para todos los casos, como el de las elecciones (junta directiva, administradores, revisor fiscal); presentación de estados financieros etc., se seguirán los derroteros trazados por el código de comercio, la ley 222 de 1.995 y normas complementarias.

INEFICACIA.

Es necesario advertir que en caso de que no se exprese el sentido del voto por escrito o que su remisión se haga por fuera del plazo de un mes que otorga la ley para este tipo de decisiones, se considera ineficaz lo actuado.

INEXISTENCIA.

En caso de no presentarse el cien por ciento de los asociados que conforman el quórum, la reunión se considerará inexistente, debido a la falta de uno de los elementos esenciales de esta figura como es el quórum del 100% para deliberar, como imperativamente lo exige la norma.

OTROS ASPECTOS RELEVANTES.

Es importante recalcar ciertos apartes de la norma en estudio, como es que en caso de que las votaciones se realicen en documentos por separado, es de riguroso cumplimiento que los mismos se reciban en la sede de la administración de la sociedad un término máximo de un mes, que empieza a correr desde el momento en que se allegue la primera comunicación. A su vez el representante legal, se encuentra en la obligación imperiosa a cada uno de los asociados, o miembros colegiados, el resultado de las votaciones, dentro de los cinco días hábiles siguientes al recibo de la última comunicación recibida por el representante legal.

En el anterior orden de ideas, el artículo 20 de la ley 222 de 1.9995, se puede aplicar a toda clase de sociedades (abierta o cerrada) o todo tipo societario ( anónimas, limitadas etc.), y en cuanto a la adopción de las decisiones la ley no restringió o limitó las mismas, razón por la cual resulta procedente que se adopten las determinaciones propias de una reunión ordinaria, lo cual no significa que exista reunión tal como atrás se expresó.