CONCEPTO 18570 DE 2005
22 de abril de 2005
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Ref.: El carácter de ordinaria de una reunión obedece a factores de tiempo y temario exclusivamente.
Me refiero a su escrito radicado con el número 2005-01-053248, por medio del cual consulta si es viable que la reunión ordinaria de junta de socios pueda efectuarse con posterioridad al 31 de marzo.
Para información e ilustración sobre la viabilidad del asunto en consulta, me permito transcribir algunos apartes del Oficio 220- 044078 de 9 septiembre de 2004, cuyo texto en su integridad podrá ser consultado en el Libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos 2000 - 2004, Pág. 474 y ss., publicado por la Entidad, que al analizar el tema de la reunión por derecho propio incluyó la posición del Despacho acerca de la posibilidad de realizar reuniones ordinarias por fuera de los tres primeros meses de cada año.
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Para facilitar el desarrollo del asunto, es preciso la trascripción del siguiente articulado:
Artículo 110. Contenido de la Escritura de Constitución. "La sociedad comercial se constituirá por escritura pública en la cual se expresará:
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7. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o extraordinarias....".
Artículo 181. Reuniones Ordinarias y Extraordinarias. "Los socios de toda compañía se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los estatutos....".
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Artículo 422. Reuniones Ordinarias "Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.
Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad....".
Artículo 424. Convocatoria a las Reuniones de la Asamblea General de Accionistas. "Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el aviso se insertará el orden del día.
Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco días comunes".
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En primer lugar, el análisis de la preceptiva citada –Arts. 110, 181, 422 (parcial).... colige el carácter obligatorio de las reuniones ordinarias, cuya finalidad está circunscrita a "...examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social", cuando la referida normatividad utiliza expresiones como "se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria"; "se efectuarán por lo menos una vez al año", acepciones que no tienen otro sentido que la orden imperativa de llevar a cabo la sesión ordinaria (Diccionario Enclicopedico Larousse, 1998), al tiempo que también determina la celebración de una reunión como mínimo durante el año.
Paralelamente al carácter imperativo de la citada normatividad, el legislador reconoce la autonomía de la voluntad de los asociados para que atendiendo las necesidades propias de la sociedad a la que pertenecen, precisen en el contrato social la época para llevar a cabo la reunión para tratar los temas relacionados con la administración, gestión y funcionamiento de la sociedad, bien dentro de los tres primeros meses, una vez terminado el período contable, o en cualquier época del año. Sin embargo, por la importancia y trascendencia que para los socios o accionistas constituye la reunión ordinaria, en forma supletiva previó que frente al silencio de los estatutos, los asociados deberán reunirse dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio social, previa convocatoria en la forma y términos previstos en los estatutos o, en su defecto, en la ley (Art. 424 ibidem).
No obstante agregó que si por cualquier circunstancia la asamblea no fuera convocada, ella podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad (inciso 2º del artículo 422 del C. de Co.), solucionando el problema en que estarían los asociados ante la ausencia de norma estatutaria en tal sentido, o por el contrario, cuando pese a estar determinada la época de las sesiones ordinarias en los estatutos sociales, dentro de los tres primeros meses del año, la persona facultada para ello, omite el acto de la convocatoria.
Es evidente entonces, al examinar el tema de la reunión por derecho propio, que el legislador pretendió garantizar a los asociados el derecho a reunirse, como mínimo una vez al año cuando no fueren convocados, de forma que no quedaran indefensos, sometidos a la voluntad de un administrador que, deliberada o involuntariamente, no convoca al máximo órgano social para examinar la situación de la empresa, haciendo nugatorios algunos de los derechos que le otorga la ley a quienes ostentan la calidad de socios o accionistas, como bien podrían destacarse el de conocer las cuentas y el balance de fin de ejercicio; enterarse de la gestión de los administradores; efectuar las designaciones que por ley o estatutos les corresponde; repartir los dividendos etc.
Dicho en otras palabras, es una citación contemplada en la ley, de una parte, para garantizar y asegurar que los asociados puedan reunirse, como mínimo, una vez al año, a efecto de que ejerzan los derechos políticos y económicos que legalmente les corresponde, de otra, como medida correctiva a fin de subsanar la omisión en que incurre el administrador del ente jurídico al no convocar a la reunión ordinaria.
En ese orden de ideas, en aplicación al principio contemplado en el artículo 27 del C. C., según el cual "Cuando el sentido de la norma sea claro, no se desatenderá su tenor literal a pretexto de consultar su espíritu...", la normativa objeto de análisis, particularmente del inciso 2º del mencionado artículo 422, advierte que lejos de tratarse de una norma vaga o confusa, resuelve la situación jurídica de los asociados que no son convocados a la reunión ordinaria dentro de los tres primeros meses del año, para analizar, entre otros asuntos, la situación financiera de la empresa a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, como lo disponen los precitados artículos 34 y 46 de la Ley 222 y 445 del C. de Co, que obliga a los entes societarios a preparar y difundir estados financieros con el corte de cuentas antes mencionado.
Determinada la procedencia, la finalidad e imperatividad de las reuniones por derecho propio, no hay duda en afirmar que la misma solo procede en la fecha, día, hora y lugar establecidos por el legislador, presupuestos que no admiten modificación alguna, ni siquiera por pacto estatutario, lo que de plano excluye que pueda llevarse a cabo en condiciones diferentes a las señaladas en la ley o en fecha distinta a la contemplada en el ordenamiento positivo, luego si vía estatutaria fijan fecha para las reuniones ordinarias por fuera de los tres primeros meses del año, el Despacho entiende que los asociados voluntariamente prescinden, para el período en curso, de la reunión de que trata el precitado inciso 2º, puesto que en los términos de ley sólo procede cuando vía estatutaria o legal la reunión ordinaria debe llevarse a cabo dentro de los tres primeros meses del año.
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En efecto, si estatutariamente el máximo órgano social debe sesionar ordinariamente en fecha posterior a los tres primeros meses del año, no sería dable desplazar la realización de la reunión por derecho propio, en primer lugar, porque la convocatoria de carácter legal fue concebida para cuando no sea convocada dentro de los tres primeros meses de cada año y, en segundo lugar, porque lo que pretendió el legislador es que los asociados al terminar cada período contable -primero de enero al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior- sesionen en asamblea ordinaria y aprueben los estados financieros, las cuentas del ejercicio y el informe de gestión de sus administradores, entre otros (Arts. 34, 46 y 445 Ibidem).
En ese orden de ideas, con los argumentos antes expresados, y dado el carácter imperativo del inciso 2º del artículo 422 antes trascrito, debe concluirse que la reunión por derecho propio sólo procede cuando por ley o por estatutos, la reunión ordinaria debe celebrarse dentro de los tres primeros meses del año y quien estando legalmente facultado para convocar, la omite, evento que otorga a los socios o accionistas el derecho de sesionar y decidir validamente con un número plural de asociados, cualquiera que sea el número de acciones o cuotas que esté representado, al tenor de lo dispuesto en el artículo 429 C. de Co., siempre que la misma se lleve a cabo el primer día hábil del mes de abril, a las diez (10) de la mañana, en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
Apartándonos de la procedibilidad de las reuniones por derecho propio, los argumentos antes expuestos y su conclusión imponen hacer referencia a la doctrina de la Superintendencia de Sociedades en materia de reuniones ordinarias del máximo órgano social.
En efecto, aunque la práctica ha generalizado la realización de las reuniones ordinarias de la asamblea general de accionistas o junta de socios dentro de los tres primeros meses del año, conforme con el principio de la autonomía de la voluntad, las partes dentro del contrato social pueden convenir éste tipo de sesiones por fuera de tal período, lo que permite colegir, sin mayor análisis, que será ordinaria la reunión llevada a cabo dentro de los meses de enero, febrero y marzo de cada año; la celebrada por fuera del primer trimestre de cada período contable, conforme lo establezcan los estatutos; como la supletiva, llamada por derecho propio, lo que significa que el carácter de ordinaria obedece a factores de tiempo y temario exclusivamente (....)" (el resaltado no es del texto).
De los argumentos y consideraciones expuestos tenemos que en las sociedades en las que por estatutos no este determinada la fecha o época de la reunión ordinaria, salvo que los asociados se hubieren reunido por derecho propio en los términos antes indicados, la referida sesión deberá ser convocada en el menor tiempo posible, siendo extraordinaria por la época – fuera de los tres primeros meses-, pero con carácter de ordinaria por el temario, lo que implica, además de que deben observarse las formalidades propias para la convocatoria a reuniones extraordinarias y con sujeción al medio y antelación previstos en los estatutos o en la ley para tales fines.
No obstante lo anterior, es oportuno recordarle al representante legal como administrador de la compañía (artículo 22 de la Ley 222/95), que en el ejercicio de las funciones que el cargo impone, debe "Velar por el estrito cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias" (Num. 2, Art. 23 Ley 222 Cit), so pena de responder solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que por dolo o culpa, cause a la sociedad, a los asociados o a terceros en general (Art. 200 del C. de Co., modificado por el 24 de la mencionada Ley 222).
En los anteriores términos queda absuelta su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
