CONCEPTO 18780 DE 2004

28 de abril de 2004

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Ref: Procedimiento para insertar en los libros de comercio, actas anteriores a la inscripción del libro correspondiente en la Cámara de Comercio.

Me refiero a su comunicación radicada en esta Entidad con el número 2004-01-054284, mediante la cual solicita asesoría sobre la forma como deben proceder a transcribir los libros oficiales de comercio, registrados en forma tardía. Al respecto, pide se le informe cuál es el procedimiento legal a seguir, dado que algunas personas ya no pertenecen a la sociedad y existe documentación firmada por ellos que compromete a la compañía.

Sobre el particular, me permito manifestarle que el tema del registro mercantil de los libros, así como el procedimiento para insertar documentos anteriores a la fecha del registro de los mismos, por ser una consulta propia de un trámite de las Cámaras de Comercio, vigiladas por la Superintendencia de industria y Comercio, es a ese organismo al que debe dirigir el interrogante planteado.

Ahora bien, en cuanto a las firmas de las actas que deben insertarse en los libros oficiales, es preciso anotarle que tal dificultad debe resolverse localizando a las personas que actuaron en dichas reuniones, a fin de que el acta, cumpla con las especificaciones previstas en el artículo 189 del Código de Comercio en concordancia con el artículo 431 del mismo Estatuto, para servir como prueba de los hechos que en ella constan.

En el evento en que lo anterior no sea posible lograrlo, se sugiere convalidar las decisiones, presupuesto que implica reunir al máximo órgano social, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 186 ibidem.