CONCEPTO 21511 DE 2001

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Asunto: Validez de las decisiones adoptadas por la junta directiva.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 501.590, por medio de la cual solicita plantea la siguiente inquietud:

“Un acta de Junta Directiva fue suscrita por el Presidente y Secretario de la reunión pero no se manifiesta en dicho documento si las decisiones adoptadas fueron aprobadas por la mayoría o la unanimidad de los asistentes, en esta condiciones la decisión de dicho órgano societario es válida?”.

Sobre el particular y con el fin de dilucidar su inquietud, se considera pertinente realizar las siguientes consideraciones de orden temático y jurídico:

1.- El Código de Comercio en cuanto a la elaboración de las actas, se refiere sólo a las que se levantan con ocasión de las reuniones que adelante la asamblea general de accionistas o la junta de socios. Es así como el artículo 431 y 372 ibídem, en concordancia con el artículo 189, fija la información que es indispensable que ellas contengan, existiendo una completa libertad en cuanto a la forma de su construcción.     

En efecto, es claro que conforme con las normas citadas, lo ocurrido en las sesiones del máximo órgano social, debe constar en un acta, firmada por las personas que sean designada como presidente y secretario de la reunión respectiva y asentado dicho documento en el libro de actas que lleve la compañía.

2.- En lo que concierne a las actas que se levantan con ocasión de una reunión de la junta directiva, es preciso tener en cuenta que si bien es cierto la legislación mercantil no contempló nada relacionado con su elaboración y requisitos, no menos es que la construcción de ellas es obligatoria y éstas deben ser el fiel reflejo de lo acontecido en el transcurso de la sesión respectiva.

La obligatoriedad de su existencia tiene su fundamento legal en el numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, al consagrarse que “Deberán inscribirse en el registro mercantil…7) Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y junta de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles

3.- Respecto a la elaboración de las actas de Junta Directiva, tenemos que analizadas las diferentes disposiciones que sobre las actas contempla el Código de Comercio, no se encuentra ninguna que señale en particular sus requisitos, ni se especifica qué datos deben contener, pero no hay duda alguna que para la construcción de las mismas se aplica respecto de ellas lo dispuesto en el artículo 431 ibídem.

Vemos como el citado artículo, amén de otros requisitos que se exigen para la elaboración de los mencionados documentos, consagra que ellas contendrán “los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor, o en contra, o en blanco;…”.

Es así como, esta Superintendencia ha considerado que si bien el artículo 431 “no ordena en forma expresa incluir en las actas las deliberaciones de los diferentes puntos del orden del día, si exige dejar constancias en ellas de lo ocurrido en las reuniones. De acuerdo con esto, no bastaría la simple mención de la aprobación o rechazo del punto en consideración”.

“…El nivel de detalle de las deliberaciones, salvo la existencia de disposición estatutaria o del reglamento del órgano social de que se trate, estará dado por la prudencia y la finalidad misma del acta, la cual no es otra que dejar la constancia histórica de todo lo tratado en la respectiva reunión, con la claridad y precisión suficientes, de suerte que en un futuro, próximo o remoto, dicho documento resulte idóneo y bastante para despejar eventuales dudas o encontrar los rastros que antecedieron a una determinada decisión”.

“Estos criterios también son útiles en punto de determinar si se hace transcripción literal o sólo una síntesis de los principales comentarios o argumentos de los asistentes…” (Oficio 220-39035 del 6 de mayo de 1999).  

4.- Respecto a la aprobación de las actas de Junta Directiva, esta Entidad ha conceptuado que “se trata de un requisito procedimental ordenado expresamente para las de asambleas o juntas de socios (artículo 189 del C. de Co.) mas no para las de junta directiva en todos los casos. En efecto, rigurosamente solo se encuentra consagrada esa exigencia para los eventos de inscripción en el registro mercantil de las designaciones de representantes legales en el artículo 441 del Código de Comercio en donde se lee: “En el Registro Mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea, en su caso, una vez aprobada y firmada por el presidente y el secretario, o en su defecto, por el revisor fiscal. La apreciación anterior permite afirmar que no es aplicable la analogía consagrada en el artículo 1 del Código de Comercio frente a la aprobación de las actas de junta directiva” (Doctrinas y Conceptos Jurídicos –1997– Superintendencia de Sociedades, pagina 78).

COLORARIO

En este orden de ideas, refiriéndonos concretamente a su inquietud y partiendo de la base de que la Junta Directiva, se haya reunido conforme las normas legales y estatutarias pertinentes, en cuanto a convocatoria y quórum, resultaría claro que las decisiones tomadas en dicha sesión son válidas, en tanto se hayan aprobado con el voto de la mayoría de los miembros para ese fin exigida y de la aprobación de cuenta el acta, no obstante que no haya quedado constancia en el acta de la forma que se adoptó la decisión. De darse tal situación, lo procedente es elaborar un acta adicional suscrita por las personas que actuaron en su debida oportunidad como presidente y secretario, en donde se indique el número de votos con que se aprobaron las diversas decisiones adoptadas.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo