CONCEPTO 29595 DE 2000

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Ref: Convocatoria

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 435.648-0, por medio de la cual previa descripción de la actual situación de la sociedad de la cual usted es representante legal, solicita concepto acerca de la convocatoria para una reunión extraordinaria realizada al máximo órgano social de la compañía y para ese fin anexa copia de la misma.

Al respecto y partiendo de la base de que este Despacho no cuenta con los elementos de juicio suficientes para determinar la legalidad de la convocatoria efectuada, como quiera que entre otras, se desconoce lo que sobre el particular establecen los estatutos de esa sociedad y la fecha en que se realizó la misma, es pertinente frente al tema que nos ocupa realizar de manera general las siguientes consideraciones:

Teniendo en cuenta que el fin primordial de toda convocatoria, es permitir que los asociados de una compañía, tengan la posibilidad de concurrir a las reuniones del máximo órgano social, la legislación mercantil de manera clara y concreta, estableció determinadas condiciones que es indispensable cumplir, en aras de lograr que la misma produzca plenos efectos.

Es así como los artículos 181, 422 y 423 del Código de Comercio, se refieren expresamente a las reuniones ordinarias y extraordinarias y el artículo 424, en concordancia con el 182 ibídem, contemplan los requisitos esenciales que ha de contener la convocatoria, según sea el carácter de la reunión, a saber:

Que la citación sea realizada por las personas debidamente facultadas para ello, como son los administradores, el revisor fiscal o la entidad que ejerza control sobre la sociedad.

Que la convocatoria se efectúe por el medio pactado en los estatutos sociales, y en silencio de ellos deberá publicarse en un diario de amplia circulación en el domicilio principal de la compañía, en el cual se indicará la fecha de la misma, la hora, el lugar y los temas a considerar, siempre y cuando que la reunión sea extraordinaria.

Que el aviso se realice con la antelación prevista en los estatutos, teniendo en cuenta en todo caso que en tratándose de sociedad por acciones, debe hacerse cuando menos con quince (15) días hábiles de anticipación, si en la reunión se van a considerar los estados financieros de fin de ejercicio, término durante el cual se ha de permitir el ejercicio del derecho de inspección; en caso contrario, basta la antelación de cinco (5) días comunes.

Para efectos del conteo de los días, no se tendrá en cuenta el de convocatoria, ni el de la correspondiente reunión.

En este orden de ideas para los fines de su inquietud, habrá de verificarse si la convocatoria referida se realizó cumpliendo en su totalidad los requisitos mencionados, en cuyo caso estaría llamada a producir plenos efectos.

Valga anotar que el hecho de haberse mencionado en el aviso de convocatoria la Circular Externa 011 de la Superintendencia de Sociedades, como expedida el 22 de julio de 1999, cuando el año correcto es 1997, no le resta eficacia al acto, pues en modo alguno esa circunstancia alteraría el contenido de la misma.

En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Rad. 435.648-0