CONCEPTO 31711 DE 2004
12 de julio de 2004
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
REF.: Consecuencias jurídicas y responsabilidad por no llevar actas de junta de socios y procedimiento para elaborarlas.
Me refiero a su escrito radicado en esta Superintendencia con el número 2004-01-074879, mediante el cual solicita se le indique cuales son las consecuencias jurídicas y la responsabilidad que acarrearía el no llevar actas de las reuniones del máximo órgano social y las sanciones por no cumplir con dicha obligación legal.
Sobre el particular me permito manifestarle, de manera preliminar, que de conformidad con lo dispuesto por el artículo 19, numeral 2º del Código de Comercio, es obligación de todo comerciante inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; y concordante con ello, el artículo 28, numeral 7º señala que deben inscribirse, entre otros libros, los de actas de juntas de socios, así como los de juntas directivas.
Igualmente, de acuerdo con lo establecido por el artículo 189 del citado código, las decisiones de la junta de socios deberán hacerse constar en actas aprobadas por ella, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y por el secretario de la misma, en las cuales, además, se indicarán los aspectos exigidos por la norma en comento.
Así las cosas, en el evento que los socios, constituidos en junta de socios, hubieren delegado la representación y la administración de la sociedad en un gerente, tal como lo permite el artículo 358 del Estatuto Mercantil, compete a él, en su calidad de tal, el cumplimiento de las obligaciones anotadas, y por ende sobre él recaerá la responsabilidad por la omisión anotada. En cambio, si dicha representación no hubiere sido delegada, serán los socios los responsables del incumplimiento de las obligaciones propias de todo comerciante, pues en tal caso, de acuerdo con lo establecido por el mencionado artículo, en principio, la representación de la sociedad y la administración de los negocios sociales corresponde a todos y cada uno de los socios, a menos que ellos la hubieren delegado en un gerente.
En cuanto a las consecuencias jurídicas que conlleva para la sociedad el desconocimiento de las susodichas obligaciones, ellas son, principalmente, las descritas en el artículo 67 del Código de Comercio, esto es, en cuanto al valor probatorio de los libros y papeles del comerciante, pues si él no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para esos hechos es admisible la confesión; y, en el mejor de los casos, la compañía carecerá del documento idóneo con base en el cual pueda inscribir en la Cámara de Comercio los nombramientos que la sociedad requiera registrar, puesto que, de conformidad con lo establecido por el segundo inciso del artículo 189 del Estatuto Mercantil, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.
Ahora bien, si, contrario a la pérdida o destrucción de las actas, lo que sucede es que estas nunca se han elaborado, pues el procedimiento para extenderlas es el que se emplea para el efecto desde el momento de ocurrencia de la reunión, esto es, el secretario que lo fue de la misma procederá a redactar el acta y a suscribirla conjuntamente con quien se desempeñó como presidente, dejando constancia de su aprobación por parte de la comisión nombrada para ello o por los socios que participaron en la reunión.
Ello es factible en efecto, sí en su momento los socios participantes de la reunión aprobaron el contenido de dicho documento y, si por el contrario, hubieren deferido su aprobación a una comisión, se dejará constancia de ello, y en el evento de no haberse aprobado aún, pues se someterá a su consideración. En todo caso, para la elaboración de las actas deberán seguirse las instrucciones contenidas en la Circular Externa D-001 de 1991, y emplearse todas aquellas herramientas que sirvan para tales fines, como pueden ser los testimonios de los socios asistentes, los documentos que valgan para su preparación y, en general, todas aquellas herramientas que se enuncian para la reconstrucción de los libros, las cuales son aplicables al caso en cuestión, por la analogía que existe entre este y la pérdida o destrucción de los libros (artículo 135 del Decreto 2649 de 1993).
En materia de sanciones, la Entidad Gubernamental que ejerza inspección, vigilancia o control sobre la sociedad, podrá imponer las multas por incumplimiento o violación, si la ley le hubiere asignado tal facultad (num. 3, art. 86 de la Ley 222/95)
En los términos anteriores he dado respuesta a su inquietud, no sin antes manifestarle que el alcance de la misma es el previsto por el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
