CONCEPTO 34016 DE 2002

(31 de julio)

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Asunto: Elaboración de Actas

Con toda atención se refiere el despacho a la consulta formulada mediante comunicación radicada con el número 2002-01-078623 relacionada con la forma

de llevar el libro de actas y particularmente con la pregunta que se transcribe:

Es ajustado a la ley llevar los libros oficiales de actas de Asambleas de Accionistas y de Juntas Directivas escribiendo solamente en la página frontal de cada hoja (precisamente en las páginas que aparecen selladas y foliadas por la Cámara de Comercio), dejando en blanco las páginas de reverso o vuelto de los mismos libros?”

Sobre el particular, esta oficina se permite señalar que respecto de Libro de Actas, los artículos 189 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993, establecen los requisitos generales tales como: lo que debe contener, por quien deben ser firmadas, la necesidad de identificar el órgano de administración o dirección, la obligación de tener numeración sucesiva y continua; requisitos éstos que conducen al establecimiento de parámetros que permitan tener certeza sobre lo que en ellas consta, sin que se haga referencia alguna a que las hojas que deben ser utilizadas sean únicamente las principales.

Por lo tanto, si la compañía estima pertinente utilizar únicamente el folio principal y no el vuelto, esto entraña simplemente una decisión de organización pero no un mandato legal. Desde luego, debe tenerse en cuenta que los libros del comerciante son plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente, razón que obliga a utilizar en su elaboración las medidas que eviten equívocos o distorsiones en la información, y que respondan a directrices establecidas por la compañía y sus órganos de administración.