CONCEPTO 69110 DE 2000

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Ref.: Elaboración de actas de asamblea general y junta directiva.

Aviso recibo de su escrito, remitido vía internet, el pasado 4 de septiembre, mediante el cual solicita información acerca de los requisitos para la elaboración de los documentos citados en la referencia.

En cuanto a las actas correspondientes a reuniones del máximo órgano social, es preciso indicarle que mediante la Circular D-001 de 1991, esta Superintendencia impartió instrucciones precisas al respecto. Dicho documento podrá ser adquirido, en fotocopia, en el Grupo de Publicaciones, o consultado en la biblioteca de esta Entidad, segundo piso. No está por demás comunicarle que el mismo se encuentra publicado en el Código de Comercio, Ediciones Legis.

En cuanto a las formalidades exigidas para la elaboración de las actas de junta directiva, vale la pena traer a colación apartes del Oficio 220-34568 del 27 de abril de 1999, mediante el cual esta Entidad, después de hacer un análisis de los preceptos legales sobre la materia expresó:

"... para la elaboración de las actas, la ley comercial establece en los artículos en los artículos 189 y 431 lo que debe contener dicho documento, formalidades que solo se refieren a reuniones del máximo órgano social, y son aplicables a cualquier tipo de sociedad, mas no proceden en tratándose de reuniones de junta directiva, aspecto sobre el cual guardó silencio el legislador, sin que sea posible presumir de su estricta aplicación analógica, dado el carácter procedimental de las normas referidas.

Respecto del procedimiento que debe utilizar la compañía –elaboración de acta, constancia o anotación en la siguiente reunión-, cuando debidamente convocada la junta directiva, no puede llevarse a cabo por falta de quórum es del caso comunicarle que no existe disposición legal que lo reglamente; por tal razón el Despacho considera que queda al criterio del ente social, de acuerdo con la organización interna de la compañía, determinar el mecanismo que considere más adecuado para dejar constancia de tal circunstancia".

En los anteriores términos se ha dado respuesta a su consulta, no sin antes manifestarle que los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.