CONCEPTO 80762 DE 1999
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Asunto: Actas aprobadas por una comisión (artículo 189 del Código de Comercio).
Aprobación de actas, partiendo del supuesto de una reunión de asamblea general de accionistas en la que se designó una comisión, compuesta por tres personas, para la aprobación del acta correspondiente, pero una ellas, al no estar de acuerdo con las decisiones que se tomaron se rehusa a firmar.
En torno al caso pregunta:
"1. Si la comisión aprobatoria es para efectos de aprobar que el acta que allí se firma es transcripción de lo sucedido en la reunión, no tiene por qué negarse a firmar tal aprobación, pues es para efectos formales únicamente y no de fondo que se nombra la comisión.
2. La decisión de aprobación del acta por parte de la comisión es unánime o por mayorías?.
3. Puede registrarse el acta en la Cámara de Comercio con la constancia de negación de firma por parte del disidente?.
4. El no firmar la aprobación del acta hace que ésta no esté aprobada en su totalidad?.
5. Por la no aprobación unánime del acta por parte de la comisión, debe convocarse a asamblea nuevamente para efectos de aprobar el acta?".
Con el fin de absolver las inquietudes, en primer lugar es necesario precisar el significado de los términos "acta" y "aprobación", entendiéndose por el primero de ellos, la "Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado en una junta", y por el segundo, la "Acción y efecto de aprobar", siendo ésta última equivale de prueba, que no es otra cosa que el "...medio o instrumento con que se pretende mostrar y hacer patente la verdad" (Diccionario de la Lengua Española, vigésima edición, 1984).
En segundo lugar, como el legislador no previó la forma, términos, ni reglas especiales para la aprobación de las actas, ha sido a través del análisis de las normas que regulan la materia, que la Superintendencia los ha precisado, pues lo que sí es claro es el valor probatorio de las mismas, como se infiere de la simple lectura del artículo 189 del C. de Co., según el cual éstas constituyen plena prueba siempre y cuando se encuentren debidamente aprobadas por el máximo órgano social o por la comisión designada para tal fin y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario en la respectiva reunión. Tanto es así que la misma ley determina que lo sucedido en las reuniones no puede probarse por medio diferente al acta o copia auténtica de ésta, cuando expresamente manifiesta que la misma "...será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad...".
Adicionalmente, vale la pena traer a colación el Oficio 220- 49438 del 21 de agosto de 1998, mediante el cual esta Entidad con fundamento en el análisis de los preceptos legales contenidos en los artículos 189 ibídem, que establece que las decisiones de la asamblea general o junta de socios se harán constar en actas aprobadas por la misma o por la comisión designada para el efecto y firmadas por quienes actuaron como presidente y secretario de la misma; del artículo 431 que contiene los requisitos mínimos que ellas deben contener y del artículo 195, sobre la obligatoriedad de llevar libros de actas, debidamente registrado y asentadas en orden cronológico, concluye que las formalidades señaladas por el legislador para tales documentos, como son la firma del presidente y secretario y la aprobación del mismo, tienen como fin "... dotarlos de idoneidad para servir de medio probatorio..., formalidades sin las cuales los mismos no alcanzan la plenitud de su valor y por lo cual los hechos allí consignados no pueden entenderse suficientemente probados..." sin el cumplimiento de las mismas.
En el aludido concepto se expresa que "... cuando es la asamblea quien cumple la función, se ha de estar a las reglas aplicables a la adopción de las decisiones en general en cuanto a mayorías, a menos que estatutariamente se hayan estipulado condiciones especiales, al paso que cuando se delega la aprobación en otras personas, todas y cada una de ellas deben expresar su consentimiento sobre la veracidad del acta, toda vez que en ese caso no se trata de un cuerpo colegiado, sino que la delegación se entiende hecha en cada una de las personas, de suerte tal que para la aprobación se requiere la anuencia de todos los designados.
Sin embargo es importante precisar que al no existir previsión legal que determine la forma de surtir la aprobación, ni tampoco un término dentro del cual deba cumplirse esa formalidad, es discrecional en el caso de las personas comisionadas tomarse el tiempo que estime cada uno necesario para efectuar la verificación del documento que el encargo supone y proponer las modificaciones que a su juicio procedan hasta lograr que el texto se adecue fielmente a los hechos sucedidos en la respectiva sesión....
En ese orden de ideas es preciso tener en cuenta que en el evento de considerarse injustificada la demora en la aprobación por parte de alguna de las personas encargadas o que la naturaleza de las decisiones de que deba dar cuenta el acta respectiva, impusieren la necesidad de adelantar actuaciones urgentes que no den espera, los administradores o el revisor fiscal están facultados para convocar la asamblea a reunión extraordinaria a fin de que se ocupe ella de impartir la correspondiente aprobación, de manera que por ningún motivo puede constituirse ese hecho en obstáculo para el debido cumplimiento de sus funciones, ni para el normal desenvolvimiento de la sociedad, pues no debe perderse de vista que en todo caso es esa una atribución que de preferencia le corresponde al mencionado órgano social...." (Oficio 220- 49438 del 21 agosto de 1998, subrayados fuera del texto).
Con base en lo antes indicado, se da respuesta a las inquietudes en el mismo en que fueron presentadas, a saber:
1º La firma de los comisionados designados para aprobar el acta, junto con las del presidente y secretario, son requisitos indispensables para que el documento sirva de prueba de que los hechos allí consignados son ciertos y en consecuencia puedan ser utilizados como instrumento para ejecutar las acciones a que haya lugar o exigir las obligaciones allí consignadas. Así las cosas, las firmas y aprobación requeridas son requisitos de fondo sin los cuales el documento no sirve de medio probatorio idóneo de lo que allí contiene.
2º De conformidad con lo antes expuesto, las firmas de todos los comisionados deben constar en el acta en señal de que su contenido es fiel relación escrita de lo sucedido en la respectiva sesión, sin que ello suponga la expresión de la voluntad por parte del comisionado en cuanto a que esté o no de acuerdo con las decisiones adoptadas, puesto que el temario objeto de la reunión ya fue votado en el seno de la misma. Ahora, si la aprobación es de la asamblea directamente, se requerirá como mínimo, de la mayoría común prevista en los estatutos o en la ley.
Para los interrogantes 3 y 5, basta con reiterar que la falta de alguna de las firmas tiene como consecuencia que el documento carezca de idoneidad para todos los efectos legales. Por tanto, si todos o algunos de los delegados para aprobar el acta se resiste a firmar, corresponderá a los administradores o al revisor fiscal, si lo hubiere, convocar a una reunión extraordinaria del órgano rector para que imparta la aprobación respectiva, pero si el asunto da espera, en la siguiente sesión del órgano rector, podrá incluirse como uno de los puntos del orden día.
Finalmente, con relación al punto 4º, es pertinente aclarar que no es viable admitir que la falta de alguna de las firmas implique que el documento se encuentre parcialmente aprobado, por cuanto el documento es uno solo, y la fuerza probatoria se predica respecto del documento en sí mismo y no sobre parte de él, puesto que su valor probatorio depende de que se encuentre aprobado por el órgano rector o por la comisión y firmado por el presidente y el secretario de la misma. En consecuencia si se omite cualquiera de los requisitos exigidos, no será útil para lo que se pretende reclamar o exigir, Vr Gr. cobro judicial de los dividendos o utilidades decretadas –art. 156 C. de Co-.
Para finalizar cabe reiterar que dada la importancia que el legislador le ha otorgado a las actas, y con el fin de evitar posibles traumatismos que afectan el desarrollo normal del ente jurídico, lo conveniente es que al terminar la reunión de asamblea o junta de socios, se elabore inmediatamente el documento, para que sea dicho órgano social el que imparta la aprobación correspondiente, y dejar como alternativa última su delegación.
