CONCEPTO 220-278029 DE 2026

(abril 28)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Me refiero a su comunicación radicada con el número de la referencia, mediante la cual formula consulta referida a la conservación de libros y papeles de comercio en el marco del SAGRILAFT.

Previamente a responder su consulta debe señalarse que la competencia de esta entidad es eminentemente reglada y sus atribuciones se hayan enmarcadas en los términos del numeral 24 del artículo 189 de la Constitución Política, en concordancia con los artículos 82, 83, 84, 85 y 86 de la Ley 222 de 1995 y el Decreto 1736 de 2020, modificado por el Decreto 1380 de 2021.

Así, al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1736 de 2020, es función de la Oficina Asesora Jurídica de esta entidad absolver las consultas jurídicas externas en los temas de competencia de la Superintendencia de Sociedades, salvo las que correspondan a actuaciones específicas adelantadas por las dependencias de la Entidad y, en esa medida, emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto que como tal no es vinculante ni compromete su responsabilidad.

Con el alcance indicado, esta Oficina procede a responder su consulta en los siguientes términos:

¿Respecto al tiempo durante el cual debe conservarse la información y documentación correspondiente al proceso de vinculación y actualización de clientes y proveedores, una vez finalizada la relación comercial con estos terceros. Agradecemos, nos indiquen el plazo de conservación aplicable y la normativa que lo respalda, en el marco de las obligaciones relacionadas con el SAGRILAFT?

En relación con su inquietud el numeral 5.5 de la Circular Externa No. 100000016 de 2020 consagra lo siguiente:

"(…)

5.5. Documentación de las actividades del SAGRILAFT. Las actividades adoptadas por la Empresa Obligada, en desarrollo de la implementación y ejecución del SAGRILAFT, deben reposar en documentos y registros que garanticen la integridad, oportunidad, contabilidad, reserva y disponibilidad de la información.

La información suministrada por la Contraparte, como parte del proceso de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, así como el nombre de la persona que la verificó, deben quedar debidamente documentadas con fecha y hora, a fin de que se pueda acreditar la debida y oportuna diligencia por parte

de la Empresa Obligada. De cualquier forma, el desarrollo e implementación del SAGRILAFT por parte de la Empresa Obligada deberá respetar las disposiciones legales en materia de protección de datos personales contenidas en las Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012, y demás normas aplicables. Asimismo, los soportes deberán conservarse de acuerdo con lo previsto en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, o la norma que la modifique o sustituya".

A su vez, el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 indica:

“ARTÍCULO 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales. "

De conformidad con lo anterior, se entiende que la información y documentos indagados deben conservarse por un periodo de 10 años.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 del Código Contencioso Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y el aplicativo Tesauro.