INSTRUCCIÓN 6 DE 2021

(agosto 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

PARA:	NOTARIOS DEL PAÍS
DE:	SUPERINTENDENTE DE NOTARIADO Y REGISTRO
ASUNTO:	Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados - CETIL

I. CONSIDERACIONES PREVIAS

1. De la naturaleza del notario y el ejercicio de la función notarial

El ejercicio de la función notarial en el régimen jurídico colombiano tiene su fundamento primigenio en el artículo 131 de la Constitución Política el cual establece, entre otros, que es competencia de la Ley la reglamentación del servicio público que prestan los notarios.

En desarrollo de tal artículo constitucional, las normas con rango legal que han definido la prestación del servicio notarial han establecido que, el notariado es un servicio público que se presta por los notarios e implica el ejercicio de la fe notarial (art. 1, Ley 29 de 1973), y que los notarios son autónomos en el ejercicio de sus funciones y responsables conforme a la Ley (art. 8, Decreto Ley 960 de 1970).

En el mismo sentido, los artículos 2.2.6.1.6.1.1 y 2.2.6.1.6.1.2 del Decreto 1069 de 2015, reglamentaron la función notarial así:

“Artículo 2.2.6.1.6.1.1.- La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la Ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad.

Artículo 2.2.6.1.6.1.2.- Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio, aunque no produzca perjuicio.”

Por su parte, la jurisprudencia de la Corte Constitucional se ha referido a la naturaleza jurídica de la función notarial y del notario, indicando que:

"(...) Los notarios no son, en sentido subjetivo, servidores públicos, así objetivamente ejerzan la función de dar fe pública de los actos que requieren de su intervención. Son, en cambio, particulares que prestan en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración."

En torno a estos planteamientos jurisprudenciales, la Corte Constitucional ha desarrollado algunas notas distintivas que caracterizan la actividad notarial, como:

"(i) un servicio público, (ii) de carácter testimonial, (iii) que apareja el ejercicio de una función pública, (iv) a cargo normalmente de los particulares, en desarrollo del principio de descentralización por colaboración y (v) a los cuales les otorga, la condición de autoridades" (Sent. C-1508/2000 y C-1212/2001).

Ahora bien, sobre el alcance, características e implicaciones de la prestación del servicio notarial el artículo 6 del Decreto Ley 960 de 1970, Estatuto Notarial, dispuso que “[c]orresponde al Notario la redacción de los instrumentos en que se consignen las declaraciones emitidas ante él, sin perjuicio de que los interesados las presenten redactadas por ellos o sus asesores. En todo caso, el Notario velará por la legalidad de tales declaraciones y pondrá de presente las irregularidades que advierta, sin negar la autorización del instrumento en caso de insistencia de los interesados, salvo lo prevenido para la nulidad absoluta, dejando siempre en él constancia de lo ocurrido.”

Sobre el control de legalidad que supone el citado artículo 6 del Estatuto Notarial, la Corte Constitucional, mediante sentencia C-093 de 1998 aclaró que el notario debe “acatar las disposiciones que regulan la forma de los instrumentos y negocios que se sometan a su conocimiento para cumplir adecuadamente el acto querido por los solicitantes, evitando que el desconocimiento de tales formalidades pueda conducir a la declaración judicial de ineficacia o nulidad del instrumento, y al consecuente juicio de responsabilidad civil, penal o disciplinario del notario en caso de probarse el dolo o la culpa en su actuación (art. 195 Decreto 960/70). Dicho control, que es eminentemente sustancial, se adelanta no en cumplimiento de una potestad juzgadora que, como ha quedado explicado, no cumple el notario, sino en virtud de la función asesora de que ha sido investido por la Ley.”

Aunado a lo anterior, debe observarse lo señalado por el Tribunal Constitucional, quien en la Sentencia T-925 de 2010 señaló que la función notarial es “un servicio público que consiste en declarar la autenticidad de las manifestaciones que son emitidas ante el Notario y dar fe de los hechos que ha podido percibir en ejercicio de su cargo. Esta ha sido considerada una función pública por la trascendencia que tiene para el buen funcionamiento del Estado, y porque se desarrolla con fundamento en prerrogativas estatales.”

Así las cosas, de las normas y jurisprudencia hasta aquí expuestas se concluye lo siguiente:

- La función notarial se encuentra reglada por la Ley.

- El notario es un particular que presta en forma permanente la función pública notarial, bajo la figura de la descentralización por colaboración.

- La función notarial es un servicio público, de carácter testimonial, que apareja el ejercicio de una función pública, a cargo de los particulares, en desarrollo del principio de descentralización por colaboración y a los cuales les otorga la condición de autoridades.

- El notario no tiene superior jerárquico que le ordene resolver en uno u otro sentido, que modifique o reforme sus decisiones.

- La función notarial no se limita meramente a servir de testigo inmóvil y sin criterio, sino que acarrea un control de legalidad sobre los actos que son puestos bajo su conocimiento, consistente en declarar la autenticidad de las manifestaciones que son emitidas ante él y dar fe de los hechos que ha podido percibir en ejercicio de su cargo.

- El notario está obligado a acatar las disposiciones que regulan la forma de los instrumentos y negocios que se sometan a su conocimiento para cumplir adecuadamente el acto querido por los solicitantes, evitando que el desconocimiento de tales formalidades pueda conducir a la declaración judicial de ineficacia o nulidad del instrumento, y al consecuente juicio de responsabilidad civil, penal o disciplinaria del notario, en caso de probarse el dolo o la culpa en su actuación.

2. De la calidad de notario y el ejercicio de funciones

De conformidad con lo establecido en el artículo 145 del Estatuto Notarial y el artículo 66 del Decreto 2148 de 1983, compilado en el artículo 2.2.6.1.5.3.6 del Decreto 1069 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, los notarios podrán desempeñar el cargo bien sea en propiedad, interinidad o por encargo.

Bajo este parámetro, el nombramiento de notarios en propiedad se hará de conformidad con lo dispuesto en el artículo 131 de la Constitución Política, para lo cual se agotará el concurso público y abierto de méritos. En ese sentido, aquel aspirante que supere todas las etapas del concurso y que se encuentre incluido en una lista de elegibles vigente, se entenderá que adquiere la calidad de notario en propiedad y en consecuencia ingresará a la carrera notarial con el correspondiente acto de nombramiento y posesión formalizado ante la autoridad competente.

Respecto del nombramiento de notarios en calidad de interinos, se advierte que, podrá ocurrir en aquellos eventos en que no se haya convocado a concurso o cuando se haya convocado y éste se declare desierto, o cuando la causa que motive el encargo se prolongue más de tres meses, mientras ella subsista o se haga la designación en propiedad; lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 148 del Decreto Ley 960 de 1970 y el numeral 2 del artículo 66 del Decreto 2148 de 1983.

Por otra parte, el nombramiento en calidad de encargo podrá tener origen en el nominador o en el notario, en tal sentido frente al primer origen, se establece la posibilidad de nombrar en dicha calidad a fin de suplir las faltas del titular de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 2.2.6.1.5.3.6 del Decreto 1069 de 2015, en ese caso resulta pertinente manifestar que la naturaleza misma del encargo limita su ejecución al término de noventa (90) días. Dicha figura por diversas situaciones podrá extenderse en el tiempo, sin que ello implique que una vez superados los noventa (90) días del encargo, la figura jurídica mute per se, a la calidad de interinidad, toda vez que, para ello se requiere de la expedición de un acto administrativo por el nominador competente y, en consecuencia, la debida posesión en el cargo. La anterior postura, fue la acogida por el Consejo Superior de la Carrera Notarial, en su calidad de órgano rector de la carrera notarial, en sesión llevada a cabo el 2 de mayo de 2019.

Respecto del segundo origen, el nombramiento en encargo se dará cuando el notario titular con ocasión de una licencia o permiso en observancia de las disposiciones previstas en los artículos 107 a 113 del Decreto 2148 de 1983 y el artículo 157 del Estatuto Notarial e indique en consecuencia, bajo su entera responsabilidad, quien lo remplazará, de conformidad con el artículo 114 del Decreto 2148 de 1983.

Así las cosas, de lo hasta aquí señalado se concluye que, el ingreso a la carrera notarial estará precedido del acto administrativo de nombramiento expedido por la autoridad competente, la aceptación de la designación, la confirmación (en los eventos en que corresponda) y la posesión en el cargo, momento a partir del cual, el notario adquirirá los derechos inherentes a la carrera notarial.

Ahora bien, atendiendo a lo dispuesto en el artículo 104 del Decreto 2148 de 1983, compilado en el artículo 2.2.6.1.5.6.1 del Decreto 1069 de 2015, el notario se encontrará en servicio activo, cuando debidamente posesionado ejerza sus funciones, es decir, cuando se haga entrega material del protocolo notarial de conformidad con lo establecido en el artículo 116 del Estatuto Notarial, que para el efecto se realizará, a través de las visitas especiales de entrega ordenadas por la Superintendencia Delegada para el Notariado, las cuales constarán en acta suscrita por el notario saliente y entrante. En consecuencia, desde la fecha de cierre de la diligencia cesarán las obligaciones del notario saliente e iniciarán las del notario entrante.

Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones y en ejercicio de la función orientadora establecida en el numeral 19 del artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, se imparten las siguientes instrucciones respecto de la funcionalidad del aplicativo CETIL:

II. INSTRUCCIONES

1. Aspectos generales:

Mediante el Decreto 1833 de 2016, modificado a través del Decreto 726 de 2018, se creó el Sistema de Certificación Electrónica de Tiempos Laborados (CETIL), a través del cual las entidades públicas o privadas que ejercen funciones públicas, expedirán todas las certificaciones de tiempos laborados, cotizados y salarios devengados por los trabajadores vinculados o ex trabajadores, con el fin de ser acreditadas ante las entidades que reconozcan prestaciones pensionales.

En ese sentido y con el propósito de dar instruir a los Notarios sobre el uso del sistema CETIL y la normatividad aplicable al asunto, así como los procesos que se deben llevar a cabo para ello, la Superintendencia de Notariado y Registro precisa los siguientes aspectos:

1.1 ¿Qué es el CETIL?

Es una herramienta tecnológica implementada por el Ministerio del Trabajo y por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público que agiliza la expedición de certificaciones de historia laboral para el reconocimiento de derechos pensionales de los afiliados al Sistema General de Pensiones, a través de un formato único de certificación electrónica. Estas certificaciones son de carácter gratuito, y quienes las deban expedir no podrán cobrar valor alguno para dicho trámite.

Adicionalmente, pueden ser solicitadas en cualquier momento, de acuerdo con el carácter imprescriptible de los derechos pensionales.

1.2 ¿El CETIL reemplaza los formatos CLEBP?

Con la implementación del sistema CETIL se remplazaron los formatos 1, 2, 3 (A) y 3 (B) establecidos en la Circular Conjunta Número 13 de 18 de abril de 2007 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del Ministerio del Trabajo, que eran anteriormente requeridos para trámites de reconocimiento de prestaciones pensionales a que se refiere el artículo 3o del Decreto 013 de 2001.

Las certificaciones expedidas en los formatos 1, 2, 3 (A) y 3 (B), antes de la fecha de inicio de operación del sistema CETIL serán válidas para trámites de pensión o prestaciones pensionales y para el financiamiento de las mismas, siempre y cuando no requieran modificación alguna y se hayan entregado a la entidad reconocedora con anterioridad a la fecha de ingreso de la entidad certificadora en el aplicativo CETIL.

1.3 ¿A partir de qué fecha se implementó el CETIL?

Sobre el inicio de la operación del sistema CETIL, se tiene que el plazo establecido para su implementación se fijó hasta el 30 de junio de 2019 y de conformidad con el artículo 2.2.9.2.2.14 del Decreto 726 de 2018, en todo caso, las entidades certificadoras deberán expedir la totalidad de las certificaciones de tiempos laborados y salarios a través del Sistema CETIL dentro del año siguiente a la fecha de inicio de operación de dicho Sistema. En ese orden de ideas a la fecha, es obligatoria la expedición de la totalidad de las certificaciones de tiempos laborados a través del sistema CETIL.

1.4 ¿Son los Notarios una “entidad certificadora”?

En atención a las precisiones efectuadas en el acápite de consideraciones de la presente Instrucción y la calidad de empleador que reviste al Notario, éste actúa en calidad de entidad certificadora en el sistema CETIL.

De conformidad con el artículo 2.2.9.2.2.3 del Decreto 726 de 2018, las certificaciones son expedidas por las entidades certificadoras, esto es aquellas de carácter público o privado que cuenten con información sobre historias laborales, es decir aquellas que se encuentren obligadas a expedir las certificaciones de tiempos laborados o cotizados y salarios con destino al reconocimiento de prestaciones pensionales y para el financiamiento de las mismas.

En igual sentido, la Circular Conjunta No. 65 de 17 de noviembre de 2016 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y Ministerio del Trabajo: señaló que "las entidades públicas y los particulares que ejerzan funciones públicas o cuenten con información sobre historias laborales suministrarán la información que los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y Trabajo estimen necesaria para la construcción de las historias laborales unificadas, la cual deberá ser gratuita". Adicionalmente, de conformidad con lo establecido en el artículo 159 de la Ley 1753 de 2015, el suministro de la información será gratuito y no estará sujeto al pago de tributo, tarifa, o costo alguno para la entidad solicitante o el afiliado o interesado que la requiera.

Así las cosas, quien tenga la custodia de la documentación soporte para ser verificable y auditable, será el competente para certificar. Si el Notario aún está ejerciendo tal custodia, deberá expedir las respectivas certificaciones laborales para los trámites pensionales tanto para sí mismo, como para sus empleados. Ahora bien, si el Notario ya no está ejerciendo la función notarial, quien debe expedir las respectivas certificaciones laborales, tanto del notario anterior como de los empleados que estaban a su cargo, debe ser el notario que lo sustituya, siempre y cuando el notario anterior haya realizado la entrega de los expedientes y documentos soporte, situación que debe ser debidamente acreditada a través del acta de la visita especial de entrega realizada por la SNR.

En el evento que el notario anterior no haya realizado la entrega de los expedientes en su debido momento, el notario titular deberá requerirlo para realizar la entrega de la documentación necesaria para la expedición de certificaciones (planillas de pago de aportes, salarios, actos administrativos y demás) al notario actual.

1.5 ¿Qué pasa con los aportes realizados a FONPRENOR?

Mediante la Ley 86 de 1988 se creó el Fondo de Previsión Social de Notariado y Registro - FONPRENOR, como un establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Justicia. En dicho Fondo, los Notarios y sus empleados debían realizar los aportes para pensión, durante los años 1994, 1995, 1996 y 1997.

Posteriormente, a través del Decreto 1668 de 1997, el Presidente de la República, en ejercicio de las facultades extraordinarias otorgadas por el artículo 30 de la Ley 344 de 1996, ordenó la supresión y liquidación de dicho Fondo. El referido Decreto, en su artículo 5, a su vez, estableció que la Superintendencia de Notariado y Registro asumiría los derechos y obligaciones de FONPRENOR.

En la actualidad, la Dirección Administrativa y Financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro, es la dependencia competente y receptora de los derechos y obligaciones de FONPRENOR, dentro de las que se identifica la expedición de certificaciones de los aportes pensionales efectuados por los Notarios y sus empleados durante los períodos en los que efectivamente se realizaron las cotizaciones (conforme a la documentación obrante en los expedientes entregados por el extinto FONPRENOR). Dichas certificaciones se expedirán únicamente cuando estén soportados debidamente por las planillas de autoliquidación pensional correspondientes a los períodos comprendidos entre 1 de febrero de 1994 al 31 de diciembre 1997, como fecha máxima.

Las certificaciones expedidas con relación a los periodos comprendidos por FONPRENOR no se realizarán mediante el aplicativo CETIL, debido a que estas solo pueden ser expedidas por las entidades certificadoras. Consecuentemente, una vez se validen los periodos cotizados a FONPRENOR la Dirección Administrativa y Financiera los certificará con destino al solicitante para que la entidad competente de certificar mediante CETIL incluya los tiempos.

1.6 ¿Qué obligación tiene el Notario saliente respecto del entrante, frente a las Historias Laborales?

La Historia Laboral constituye una relación de tiempos de servicio prestados a un empleador o de cotizaciones efectuadas a los Regímenes del Sistema General de Pensiones, y que resulta necesaria para establecer si la persona o sus beneficiarios pueden adquirir el derecho a una prestación económica del Sistema y, en consecuencia, deberá contener como mínimo los siguientes documentos:

- Copia del contrato de trabajo.

- Copia del documento de identificación.

- Antecedentes.

- Examen médico de ingreso.

- Afiliaciones a: Régimen de salud, pensiones, cesantías, caja de compensación, etc.

- Todas las novedades, como vacaciones, licencias, permisos, incapacidades.

- Planilla de autoliquidación de los pagos efectuados al Sistema General de Salud y Pensiones.

No obstante, a partir de la fecha se hace necesario que los Notarios garanticen que las Historias Laborales contengan las planillas de autoliquidación de aportes a seguridad social canceladas, las constancias de terminación y liquidación de los contratos laborales, y demás información que, a efectos de trámites de reconocimiento de derechos laborales y pensionales, sea relevante. Lo anterior con el fin de mitigar las problemáticas que han surgido por la indebida conservación de esta información, reflejada en el aumento de acciones constitucionales relacionadas con esta temática.

Así las cosas, dentro del trámite de entrega de las Notarías, el Notario que deja el despacho tiene la obligación de entregar al nuevo, la totalidad de las historias laborales de los empleados que haya vinculado a la Notaría durante su ejercicio del cargo, así como aquellas que reposen en el archivo del despacho notarial, pese a que correspondan a personas naturales que hayan estado vinculadas en la Notaría con anterioridad al periodo de su nombramiento, especialmente, las que en su momento le fueron puestas en custodia con la entrega del despacho.

1.7 ¿Es obligatorio registrarse en el sistema CETIL?

Como se mencionó en el numeral 1.3. de la presente Instrucción Administrativa, a la fecha todas las certificaciones de tiempos laborados deben ser expedidas a través del sistema CETIL, por tanto, constituye una obligación del notario en ejercicio de su cargo, realizar las acciones pertinentes para la creación, activación y demás gestiones relacionadas con el usuario de la notaría a su cargo en el sistema CETIL.

Todo el apoyo técnico que se requiera del sistema CETIL lo presta la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Adicionalmente, el manual del trámite se encuentra publicado en el Sistema Único de Información de Trámites SUIT, del Departamento Administrativo de la Función Pública, el cual puede ser consultado en el siguiente link: http://visor.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=66052.

1.8 ¿En qué calidad se reporta la información al sistema CETIL?

El sistema CETIL permite el registro en calidad de empleador como persona natural, es decir, se ajusta a la naturaleza del Notario. Ahora bien, el sistema también permite discriminar la persona que se encuentra realizando la certificación de quien haya ostentado la calidad de empleador, de configurarse esta condición en personas diferentes, como el caso que se presenta cuando se está reportando información de un empleado de un Notario anterior, se encuentra retirada, pero cuya información laboral reposa en el archivo de la Notaria y es el Notario actual quien la está reportando al sistema, tal como se evidencia en el siguiente ejemplo:

De esta manera, respecto de la custodia de la información laboral que reposa en el despacho notarial, se garantiza que la competencia o facultad del Notario se limita a reportar la información que reposa en sus archivos, evitando que se le vincule como empleador y, en consecuencia, se le haga responsable de las obligaciones laborales de dicha persona retirada; pues esa responsabilidad recae exclusivamente sobre quien haya ostentado realmente dicha calidad, de conformidad con la normatividad laboral aplicable.

1.9 ¿Cuál es el procedimiento de expedición de certificaciones en CETIL?

La certificación debe ser solicitada por el ciudadano interesado o la entidad competente para reconocer la pensión, a la entidad certificadora, esto es a la Notaría correspondiente; en el caso de tratarse de un ciudadano, se allegará mediante los medios de correspondencia con que cuente la Notaría, mientras que, para las administradoras de pensiones el trámite se efectuará a través del aplicativo CETIL. Una vez recibida la solicitud de certificación, el Notario deberá atenderla dentro del término establecido en el artículo 2.2.9.2.2.8 del Decreto 726 de 2018, es decir, quince (15) días hábiles para el diligenciamiento del Formulario Único Electrónico de Certificación de Tiempos Laborados y la expedición de la certificación de estos tiempos y salarios a través del aplicativo CETIL.

El trámite iniciará con la verificación de la información laboral del ciudadano que reposa en el archivo de la Notaría. En caso de no encontrar información, o de estar incompleta, el Notario Titular procederá a realizar las solicitudes correspondientes a las personas naturales o jurídicas que puedan complementarla. De tal forma que, de acuerdo con el caso especial de FONPRENOR y de las obligaciones del Notario saliente con el entrante, explicadas con anterioridad, el Notario actual deberá solicitar, según corresponda, complementación de la información a las personas que hubiesen fungido como notarios empleadores del solicitante, o colaboración a la Superintendencia de Notariado y Registro, para la remisión de información relacionada con los periodos comprendidos por FONPRENOR o para verificación de las actas de entrega, en donde pueda existir información sobre la historia laboral del solicitante.

Adicionalmente, el Notario Titular podrá solicitar a la Dirección de Administración Notarial de la Superintendencia de Notariado y Registro, certificación que informe las personas que ostentaron la calidad de notario durante los periodos que el peticionario menciona haber sido empleado de la Notaría.

Ahora bien, teniendo en cuenta que, el trámite de solicitud se enmarca dentro de la modalidad de derecho de petición, el Notario Titular como responsable del procedimiento de certificación, deberá informar al ciudadano sobre las prórrogas que requiera para complementar la solicitud, según lo establecido en el artículo 2.2.9.2.2.8 ibid.

Por último, una vez el Notario Titular cuente con la información requerida para expedir la correspondiente certificación, procederá a hacerlo a través del sistema CETIL que, en caso de tratarse de una entidad reconocedora, con el simple cargue en el aplicativo se efectuará la remisión de la misma; sin embargo, si la certificación fue solicitada por un ciudadano, el Notario Titular deberá remitir copia del mismo a las direcciones suministradas por el peticionario.

1.10 ¿Qué puede hacer el Notario en caso de no contar con la información para expedir la certificación?

En atención a que la solicitud de certificación de tiempos laborales se enmarca en el trámite de presentación de peticiones, debe observarse lo establecido en el artículo 23 de la Constitución Política de 1991, el numeral 1 del artículo 5 y el numeral 6 del artículo 7 de la Ley 1437 de 2011, para concluir que, todas las solicitudes de certificaciones de tiempos laborados presentadas ante el Notario Titular, en su calidad de entidad certificadora, deberán ser contestadas, so pena de incurrir en vulneración del derecho fundamental de petición.

Consecuentemente, en los casos en que no se cuente con la información suficiente para expedir la certificación correspondiente, el Notario Titular deberá emitir respuesta en la cual:

1. Aclarare que la Notaría carece de personería jurídica y que no tiene la condición de empleador del solicitante.

2. Relacione el nombre de la(s) persona(s) natural(es) que desempeñaron la calidad de notario durante los tiempos en que el solicitante laboró en la respectiva Notaría, de conformidad con la certificación que para los efectos solicite a la Dirección de Administración Notarial.

3. Certifique que en los archivos de la Notaría no reposa información alguna, de conformidad con la constancia de información relacionada como recibida, en la correspondiente acta de entrega de la Notaría.

4. Indicar que, pese a haber realizado los requerimientos que corresponden a las personas que hubiesen fungido como notarios en el mencionado despacho, a los fondos pensionales que aplique y de haber solicitado información a la Superintendencia de Notariado y Registro (esto último respecto a información de FONPRENOR y de copias de Actas de Visita de entrega), no se logró recopilar todos los insumos necesarios para la expedición de la certificación.

5. Señalar que el actual Notario, no tiene contrato laboral con el solicitante e identificarlo plenamente.

1.11 ¿Se debe custodiar la información de Historias Laborales?

El Notario es responsable de la guarda y conservación de los archivos que se conforman con ocasión de los trámites notariales puestos a su conocimiento, así como de aquellos que surgen por el funcionamiento ordinario del ejercicio de la función pública notarial, dentro de los que se encuentran los expedientes de hoja de vida de los trabajadores activos e inactivos que hayan prestado su servicio en favor de quienes hubiesen ostentado la calidad de notario del correspondiente despacho notarial, tal como lo señala el artículo 113 del Decreto 960 de 1970: “Custodia y conservación de los archivos. El notario será responsable de la custodia y adecuada conservación de los libros que conforman el protocolo y demás archivos de la notaría; (...)” (Negrillas fuera del texto original).

A su vez, el artículo 114 ibidem, dispone que: “Cualquiera persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del Notario o de personas autorizadas por éste”.

Así las cosas, se reitera que, de conformidad con lo señalado en el numeral 7 del artículo 3 del Decreto Ley 960 de 1970, quien tiene la custodia de la documentación soporte para ser verificable y auditable, será el competente para certificar.

1.12 ¿Existe responsabilidad por la veracidad de la información contenida en las certificaciones?

De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 3 del artículo 2.2.9.2.2.8 del Decreto 726 de 2018, los empleadores o quien haya certificado vinculación laboral y salarios, responderán por la veracidad de la información contenida en la certificación, tanto civil, fiscal y administrativamente, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar, de ahí la necesidad de guardar la mayor cautela posible en el proceso de recolección de información, consulta de archivos y reporte por parte de cada Notario en el sistema CETIL.

1.13 ¿Cuáles son las consecuencias por incumplimiento de las responsabilidades?

Además de las señaladas en la norma expuesta en el numeral anterior, el incumplimiento de los términos de respuesta para la expedición de la certificación puede constituirse en vulneración del derecho fundamental de petición y en apreciación de algunas autoridades judiciales, llega hasta la puesta en peligro del derecho fundamental a la seguridad social.

Respecto de las acciones de tutela invocadas por los peticionarios, en las cuales se vincula a la Superintendencia, se ha identificado en el ejercicio de la defensa judicial que en la mayoría de los casos se presentan diferentes inconvenientes en la gestión de las solicitudes relacionadas con el asunto, los cuales se pretende mitigar con las indicaciones dadas en la presente instrucción.

Por otra parte, la Procuraduría General de la Nación, mediante Circular No. 008 de 17 de junio de 2019, instó al cumplimiento de los términos previsto para la atención de estas solicitudes y recordó que constituye como falta de tipo gravísima el incumplimiento de las disposiciones del Decreto 726 de 2008<SIC>, que se encuentra contenida en el artículo 48 de la Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único.

Así mismo, de conformidad con el numeral 14 del artículo 198 del Decreto Ley 960 de 1970, constituye una falta disciplinaria por parte del Notario el incumplimiento de sus obligaciones para con sus empleados subalternos y las entidades administradoras de la seguridad social; disposición reiterada en el artículo 118 del Decreto 2148 de 1983, el cual indica que deberá cumplir con las obligaciones derivadas de las relaciones laborales existentes entre el titular de la Notaria y sus empleados. Corolario a lo expuesto, el artículo 2.2.6.1.6.1.6. del Decreto 1069 del 2015, el cual compila el artículo 121 del Decreto 2148 de 1983, consagra que el titular del despacho notarial responderá, entre otras, por el pago de los aportes a la seguridad social que deba realizar ante las instituciones competentes, con ocasión a los trabajadores que emplee en su notaría.

En consecuencia, se concluye que los Notarios deben cumplir con las obligaciones que dispone la ley para con sus empleados, incluyendo aquellas derivadas de la relación laboral que existe entre ellos, en especial, lo relativo al pago correspondiente de los aportes a seguridad social de los trabajadores a su cargo, so pena, en ambos casos, de incurrir en falta disciplinaria, sin perjuicio de la responsabilidad laboral, civil o penal que pueda desprenderse de su incumplimiento. Y en consecuencia, dado que esta Superintendencia tiene a su cargo investigar y sancionar las faltas disciplinarias cometidas por los Notarios, sin perjuicio del poder preferente en cabeza de la Procuraduría General de la Nación, deriva en que el incumplimiento de cualquiera de las normas precitadas acarreará la respectiva investigación disciplinaria, en los términos de la Ley 734 de 2002.

1.14 Posibilidad de cargue de información preliminar

De conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.9.2.2.13 del Decreto 726 de 2018, las entidades certificadoras, las entidades públicas y privadas que ejerzan funciones públicas o administren o cuenten con información sobre historias laborales (Notarías), podrán realizar cargues masivos de información no certificada, de conformidad con los parámetros establecidos por la Oficina de Bonos Pensionales del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (OBP). Esta información únicamente podrá ser tenida en cuenta como preliminar y deberá ser certificada a través del Sistema CETIL.

Sin embargo, al contar la mayoría de Notarías del país con números pequeños de empleados a certificar, se sugiere no realizar cargues masivos de información, sino verificar cada caso particular a medida que van llegando las solicitudes de trámites pensionales.

1.15 Corrección de la información.

De conformidad con el Decreto 726 de 2008, la entidad certificadora podrá corregir las certificaciones expedidas con base en la certificación anterior almacenada en el Sistema CETIL registrando previamente los motivos que dieron origen a la corrección.

La única excepción a la posibilidad de corrección de la información que plantea la norma, es cuando se produzca el reconocimiento de la prestación pensional a que haya lugar en el Sistema General de Pensiones. Ocurrido esto, la información contenida en dicha historia laboral no podrá ser modificada, salvo en aquellos casos en que sea ordenada mediante fallo judicial emitido por la jurisdicción competente.

1.16 Casos en que no se debe expedir certificación CETIL

De forma cuidadosa, la entidad certificadora debe observar la aplicabilidad de las siguientes excepciones a la obligación general, contenidas en el artículo 2.2.9.2.2.2 del Decreto 726 de 2018 que dispone:

“Cuando se trate de la expedición de certificaciones de semanas cotizadas al ISS y/o Colpensiones, esta última, en calidad de Administradora del Régimen de Prima Media con Prestación Definida, debido a que utilizará la información contenida en el archivo laboral masivo certificado por dicha entidad, sin perjuicio de que expida certificaciones individuales para los ciudadanos.

Tampoco requerirán expedir certificaciones a través del Sistema CETIL las entidades que cotizaron al ISS hoy Colpensiones, siempre y cuando dichos tiempos estén incluidos en el archivo laboral masivo de Colpensiones o de las Administradoras del Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad (RAIS), salvo que se requiera información adicional no contenida en dichos archivos”.

1.17 Tratamiento de PQRS asociadas con las certificaciones del sistema CETIL

Canales de recepción

Se establece como único canal de recepción para las PQRS asociadas con el trámite de las certificaciones del sistema CETIL, el correo electrónico correspondencia@supernotariado.gov.co, en donde se recibirán todas las PQRS del tema y se redireccionarán al área competente dependiendo del fondo de la solicitud, sin que este reemplace los canales preestablecidos para las solicitudes de certificación como tal, por lo cual se precisa el tipo de PQRS que serán recibidas en dicho buzón y su distribución interna así:

i. Quejas en las que se señale que el Notario se niega a expedir el certificado de tiempos laborados CETIL: Al ser esto una obligación de los notarios (Decreto 1833 de 2016 modificado por el Decreto 726 de 2018 y Circular 8 de 2019 de la Procuraduría General de la Nación) y al ser la Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la Dirección de Vigilancia y Control Notarial la llamada a ejercer la función de Vigilancia respecto del despacho notarial implicado, este tipo de PQRS se remitirán a dicha dependencia.

ii. Petición por parte de un Notario, un ex - empleado de la Notaría o la AFP, donde se solicite información relativa a aportes de Fonprenor, o copia de las actas de visitas practicadas para la recolección de información que pueda ser útil para una certificación de tiempos laborados o información relativa a los aportes a pensión. En estos casos, se deberá:

a. Remitir la solicitud a la Dirección Administrativa y Financiera (siempre y cuando la información solicitada corresponda al tiempo transcurrido entre el año 1994 y 1997) (art. 5 Decreto 1668/97), para revisar si en sus archivos reposa algún documento que sirva para certificar el tiempo laborado por el peticionario.

b. Remitir solicitud al Grupo de Gestión documental cuando la información solicitada no corresponda al tiempo transcurrido entre los años 1994 y 1997, como quiera que a este, le asiste el deber de conservación total las actas de visitas practicadas a las Notarías, de acuerdo con las tablas de retención documental adoptadas mediante Resolución 1891 del 13 de maro de 2009.

Así las cosas, la Superintendente de Notariado y Registro se permite aclarar que en lo no contemplado por la presente Instrucción Administrativa los notarios salientes y entrantes deberán remitirse a lo establecido en las leyes y decretos que reglamentan la función notarial; de la misma manera, cuando surjan discrepancias entre lo expuesto en la presente Instrucción y dichas normas, prevalecerá lo dispuesto en la norma.

Atentamente,

GOETHNY FERNANDA GARCÍA FLÓREZ

Superintendente de Notariado y Registro