OFICIO 1412 DE 2018
(noviembre 7)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Dirección de Gestión Jurídica
Bogotá, D.C.
Ref.: Radicado 037633 del 26/10/2018
De conformidad con el artículo 19 del Decreto 4048 de 2008 es función de esta Dirección absolver las consultas escritas que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias de carácter nacional, aduaneras y cambiarias en lo de competencia de la Entidad.
Pregunta en la consulta Quien genera la nota crédito, quien reporta la nota crédito y ante quien la reporta y cuál es el procedimiento o curso para la generación de estas notas crédito?
Al respeto es preciso manifestar que no es fundón de la entidad pronunciarse sobre los procesos que cada contribuyente implemente para el desarrollo de sus actividades, es por esta razón que el análisis se realiza bajo las normas que traten de manera general la materia.
El Decreto 2649 de 1993, en sus artículos 123 y 124 ha establecido lo siguiente
"ARTÍCULO 123. SOPORTES. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
ARTÍCULO 124. COMPROBANTES DE CONTABILIDAD. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.
Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.
Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.
La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.
Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones."
Por otra parte el artículo 3 del Decreto 2242 de 2015, relativo a las “Condiciones de expedición de la factura electrónica", incorporado en el artículo 1.6.1.4.1.3 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, en su parágrafo 2 y 3 dispone:
“Parágrafo 2. Cuando deban expedirse notas crédito y/o débito, las mismas deben generarse en el formato electrónico XML que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y aduanas nacionales - DIAN, corresponder a un sistema de numeración consecutiva propio de quien expide y contener como mínimo la fecha de expedición, el número y la fecha de las facturas a las cuales hacen referencia, cuando sea el caso; así mismo, el nombre o razón social y NIT del obligado a facturar y del adquirente, descripción de la mercancía, número de unidades, valor de los impuestos, valores unitario y valor total.
Las notas crédito y/o débito deben ser entregadas al adquirente en formato electrónico de generación, o en representación gráfica en formato impreso o en formato digital, según como se haya entregado la factura electrónica. Estos documentos deberán ser suministrados a la DIAN siempre en formato electrónico de generación." (Subrayado fuera de texto)
“Parágrafo 3. Cuando la factura electrónica haya sido generada y tengan lugar devoluciones, anulaciones, rescisiones o resoluciones deberá emitirse la correspondiente nota crédito, dejando clara justificación de la misma. En caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.
Estas notas deben ser entregadas al adquirente y a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y aduanas nacionales - DIAN, en la forma prevista en el parágrafo 2."
Por lo tanto, se concluye que las notas débito o crédito deben ser entregadas al adquirente (comprador), siendo entonces expedidas por el vendedor y a su vez serán soporte para la contabilidad tal como lo establece los artículos mencionados del Decreto 2649 de 1993.
En los anteriores términos se resuelve la consulta y se anexa conceptos que tratan la materia.
Finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.qov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, a la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“técnica”-, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.
Atentamente,
LILIANA ANDREA FORERO GÓMEZ
Directora de Gestión Jurídica
