OFICIO 913885 DE 2021

(noviembre 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Subdirección de Normativa y Doctrina

100208192-429

Bogotá, D. C.

Cordial saludo,

De conformidad con el artículo 56 del Decreto 1742 de 2020, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el radicado de la referencia, la peticionaria comenta y consulta lo siguiente:

“La Resolución 063 de 2021 en su artículo 2 modificó el calendario de implementación de nómina electrónica, estipulando como fecha de inicio de habilitación el día 18 de agosto de 2021. En el caso de una empresa que tiene entre 11 y 100 empleados, la misma tiene como fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión el 1 de noviembre de 2021. Si dicha empresa el día 30 de septiembre realiza la habilitación en el servicio informático electrónico ¿en qué fecha debería estar haciendo la primera transmisión y generación de su nómina electrónica a la DIAN?

Téngase en cuenta lo señalado en el parágrafo 2 del artículo 8 de la Resolución 13 de 2021 que expresa: "Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleve a cabo la habilitación de que trata el Art 9 de la presente resolución”

Sobre el particular, las consideraciones de este Despacho son las siguientes:

El calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, se encuentra establecido en artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, cuyo numeral 1° fue modificado por el artículo 3 de la Resolución DIAN No. 000037 de 2021 y por el artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000063 de 2021, así:

“ARTÍCULO 6o. CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA.

Los sujetos obligados que llevarán a cabo la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica conforme lo indica el artículo 4o de esta resolución y las notas de ajuste del citado documento, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, teniendo en cuenta los siguientes calendarios:

1. Calendario de implementación para sujetos de acuerdo con el número de empleados.

Por otra parte, respecto al plazo para la realización de la primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el artículo 4o de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021, el artículo 8 de la norma en comento señaló en su parágrafo 2° lo siguiente:

“ARTÍCULO 8o. PLAZO PARA EL CUMPLIMIENTO PERIÓDICO DE LA TRANSMISIÓN DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA PARA SU VALIDACIÓN Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE NÓMINA ELECTRÓNICA. Los sujetos obligados de que trata el artículo 4o de esta resolución, tendrán plazo para la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste al citado documento, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, debiéndose generar la información, de conformidad con lo señalado en el artículo 3o de esta resolución, para efecto de que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice la validación del mismo.

(...) PARÁGRAFO 2o. La primera transmisión de los documentos soporte de pago de nómina electrónica que deben realizar los sujetos de que trata el artículo 4o de esta resolución, se deberá efectuar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica de que trata el artículo 6o de esta resolución. Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada, en cuyo caso la primera transmisión corresponderá al mes siguiente en que se lleva a cabo la habilitación de que trata el artículo 9o de la presente resolución. (...)”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).

Teniendo en cuenta la normatividad antes precitada, los sujetos obligados que pertenecen al Grupo 3 dispuesto en el numeral 1 de artículo 6 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 (con sus modificaciones posteriores), iniciaron el proceso de habilitación el 18 de agosto de 2021, debiendo estar habilitados antes del 1° de noviembre de 2021, fecha máxima para iniciar la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del citado documento.

Así las cosas, el mencionado Grupo 3 que corresponde a empresas que tienen desde 11 hasta 100 empleados deberá generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente de la fecha máxima de implementación del calendario del documento soporte de Nómina Electrónica conforme lo establece el parágrafo 2° del artículo 8 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 (es decir, en el mes de diciembre). Lo anterior no aplica para los sujetos obligados que realicen una implementación anticipada.

Ahora bien, en relación con la implementación anticipada del documento soporte de pago de nómina electrónica, el artículo 7 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 dispuso lo siguiente:

“ARTÍCULO 7o. IMPLEMENTACIÓN ANTICIPADA DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA Y LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE DE PAGO DE NÓMINA ELECTRÓNICA. Quienes de manera anticipada a lo dispuesto en los calendarios de que trata el artículo 6o de esta resolución, opten por implementar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, podrán hacerlo; no obstante, deberán cumplir con las disposiciones que regulan el documento soporte de pago de nómina electrónica de que trata la presente resolución, lo indicado en este artículo no aplica para los sujetos obligados indicados en el calendario del numeral 3 del artículo 6o de la presente resolución". (Subrayado fuera de texto).

En consecuencia, debe entenderse por implementación anticipada el cumplimiento del procedimiento de habilitación, generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica. De manera que los sujetos obligados que decidan implementar anticipadamente el documento soporte de pago de nómina electrónica, deberán efectuar la primera transmisión en el mes siguiente en que se lleve a cabo la habilitación de que trata el artículo 9o de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo 2° del artículo 8o de la citada resolución.

A modo de ejemplo, si un sujeto obligado perteneciente al Grupo 3 se habilita en el servicio informático electrónico el día 30 de septiembre de 2021 y opta por implementar anticipadamente el documento soporte de pago de nómina electrónica, deberá realizar la primera transmisión del citado documento dentro de los diez (10) primeros días del mes de octubre de 2021, documento que soportará los pagos o abonos en cuenta derivados de la nómina correspondientes al mes de septiembre de 2021.

Para finalizar, téngase en cuenta que efectuar el proceso de habilitación no obedece a efectuar la implementación anticipada. Lo anterior, toda vez que, el procedimiento de habilitación es solo el primer paso para cumplir con la obligación de generar y transmitir para validación dicho documento soporte.

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” -“Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Atentamente,

NICOLÁS BERNAL ABELLA

Subdirector de Normativa y Doctrina (E)

Dirección de Gestión Jurídica