RESOLUCIÓN 8148 DE 2018

(diciembre 20)

Diario Oficial No. 50.813 de 20 de diciembre de 2018

CAJA DE SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICÍA NACIONAL

Por la cual se deroga la Resolución número 6796 del 16 de noviembre de 2017 y se regulan los descuentos por nómina a los afiliados, beneficiarios de sustitución, funcionarios y pensionados de la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional.

EL DIRECTOR GENERAL DE LA CAJA DE SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICÍA NACIONAL,

en ejercicio de las facultades legales y en especial, las conferidas en el Estatuto Interno según el Acuerdo número 008 del 19/10/2001 y Acuerdo número 004 del 25/04/2013,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, establece que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que el artículo 142 de la Ley 79 de 1988, determina que las Entidades Públicas están obligadas a deducir y retener a sus trabajadores o pensionados, las sumas que estos adeuden a las Cooperativas siempre y cuando la obligación conste en libranza, títulos valores, o cualquier otro documento suscrito por el deudor, quien para el efecto deberá dar su consentimiento previo;

Que la Ley 1527 de 2012, “Por medio de la cual se crea el marco general para libranzas o descuentos directos y se dictan otras disposiciones”, establece el criterio para la inscripción del Registro Único de las Entidades Operadoras de Libranza como requisito esencial;

Que la Ley 1555 de 2012, permite a los consumidores financieros el pago anticipado en las operaciones de crédito, sin incurrir en ningún tipo de penalización o compensación por lucro cesante, de las cuotas o saldos en forma total o parcial, con la consiguiente liquidación de intereses al día del pago;

Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”;

Que la Ley 1902 de 2018, “Por medio de la cual se establece un marco general para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones.”;

Que el Decreto número 410 de 1971 “Por el cual se expide el Código de Comercio” en el cual se regulan las relaciones mercantiles entre diversos individuos o empresas;

Que el Decreto números 1212 y 1213 de 1990 Estatutos de Carrera del personal de Oficiales y Suboficiales de la Policía Nacional y del personal de agentes de la Policía Nacional, respectivamente en sus artículos 154 y 112, establece que los descuentos no deben exceder del cincuenta (50%) del valor de la prestación;

Que el Decreto número 994 del 24 de abril de 2003, modificó el Decreto número 1073 del 24 de mayo de 2002 y estableció que, en cuanto al monto del descuento, se aplicarán las normas que para el efecto se aplican a los salarios;

Que el Decreto número 2620 del 11 de noviembre 2013, “Por medio del cual se reglamenta el artículo 14 de la Ley 1527 de 2012”, el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (Runeol);

Que con fundamento en el Decreto número 1377 del 27 de junio de 2013, reglamentario de la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, establece el marco normativo para la Protección de Datos Personales en Colombia, el cual desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar Nacionallas informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y que hayan sido recopiladas, almacenadas y sean objeto de tratamiento por parte de las entidades depositarias, bien se trate de entidades del sector público o privado;

Que el Decreto número 1068 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, en su Parte 9 hace referencia a todo lo concerniente al Sistema Integrado de Información Financiera y Capítulo 2 reglas sobre la utilización del SIIF-Nación;

Que el Decreto número 1074 de 2015, expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en su Parte 2, Título 1 Entidades Adscritas y Capítulo 40 Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro;

Que el Decreto número 1840 de 2015, adiciona un capítulo al Decreto número 1074 de 2015, el cual reglamenta el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza o Descuento Directo (Runeol), haciendo relación a la anotación electrónica que realizarán las Cámaras de Comercio de manera virtual, con el fin de darle publicidad a los operadores de libranza o descuento directo que cumplan con los requisitos establecidos en la ley, en las demás normas reglamentarias y complementarias, así como también a las entidades operadoras a las que se les haya asignado el código único de reconocimiento a nivel nacional;

Que el Decreto número 1348 de 2016, reglamenta la revelación de información y la gestión de riesgos en la venta y administración de operaciones de libranza efectuadas al amparo de la Ley 1527 de 2012;

Que el Acuerdo número 008 del 19 de octubre de 2001, en su artículo 20 numeral 20, establece dentro de las funciones del Director General “Autorizar descuentos de las asignaciones o pensiones de los afiliados y beneficiarios de la entidad, por obligaciones contraídas con el Ministerio de Defensa Nacional y Organismos Adscritos o Vinculados (...), previo procedimiento establecido en la ley y aquellos dispuestos por mandato judicial o con arreglo a las disposiciones legales”; adicionalmente en el artículo 29 numeral 3 del mencionado acuerdo, se establece como Rentas de la Caja: “Los ingresos provenientes de sus aprovechamientos, la explotación comercial de sus bienes muebles e inmuebles y de los recursos de capital”;

Que las Circulares Básicas y conceptos jurídicos emitidos por las entidades descentralizadas del sector financiero, comercial, societario y/o solidario, servirán de guía para el proceder de la Pagaduría;

Que por lo expuesto la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional:

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Regular el funcionamiento para la transferencia de los descuentos de la nómina de los afiliados, beneficiarios de sustitución, funcionarios y pensionados de Casur, a favor de las entidades operadoras de libranza, descuento directo o bienes y servicios de acuerdo a las condiciones técnicas y operativas, en cumplimiento a la legislación vigente que regula la materia.

ARTÍCULO 2o. COMITÉ. Créese el Comité de operadores de libranza y descuento directo, órgano encargado de efectuar el estudio y análisis de la documentación soporte allegada para la asignación de código interno.

ARTÍCULO 3o. MIEMBROS DEL COMITÉ. El Comité que trata el artículo anterior, estará integrado de la siguiente manera:

1. El Director General o su delegado

2. Subdirector Financiero

3. Jefe Oficina Asesora Jurídica

4. Jefe Oficina Planeación

5. Jefe Oficina Control Interno quien participa con voz, pero sin voto

6. Coordinador Grupo de Informática y Sistemas

7. Secretario Técnico, quien participa con voz, pero sin voto y elaborará las actas de las reuniones del Comité. El secretario, será un colaborador de la oficina de afectación de descuentos de la entidad.

PARÁGRAFO. El Comité será presidido por el Director General o su delegado, la designación de los miembros es indelegable a excepción del Director General.

ARTÍCULO 4o. SESIONES. El Comité sesionará en forma ordinaria dos veces al año para analizar los temas de su competencia.

PARÁGRAFO. El Comité podrá convocarse en forma extraordinaria, cuando las circunstancias lo ameriten y a solicitud de cualquiera de sus miembros.

ARTÍCULO 5o. QUÓRUM. Se requiere la mayoría absoluta, es decir la mitad más uno de los miembros.

ARTÍCULO 6o. FUNCIONES DEL COMITÉ.

-  Verificar que las entidades, quienes solicitan el código de descuentos cumplan con los requisitos para ser operadores de libranza y descuentos directos.

- Autorización del código interno.

- Suspensión definitiva del código interno.

ARTÍCULO 7o. INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTO DE INTERESES. Los miembros del Comité en su calidad de servidores públicos, no podrán gestionar, recomendar, asesorar a las entidades crediticias, cooperativas o asociaciones que soliciten asignación del código interno, en cumplimiento a las normas generales que rigen el tema de inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones y en especial a lo dispuesto por el Estatuto Anticorrupción. En caso de presentarse conflicto de intereses o incurrir en alguna de las causales referidas, deberá manifestarlo por escrito y el Director General procederá a designar un nuevo miembro.

CAPÍTULO 1.

CÓDIGO INTERNO.

ARTÍCULO 8o. DEFINICIÓN. Entiéndase por código interno, la asignación alfanumérica suministrada por la pagaduría al operador de libranza, para el reporte de novedades en la nómina del personal afiliado, funcionarios y pensionados.

ARTÍCULO 9o. SOLICITUD. Las entidades operadoras de libranza, descuento directo o bienes y servicios, que requieran hacer descuentos por nómina, deberán elevar solicitud a la Dirección General de Casur, presentando los siguientes documentos, en original:

1. Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (Runeol).

2. Certificado de existencia y representación legal según su naturaleza.

3. Registro Único Tributario (RUT)

4. Certificación bancaria vigente a nombre de la entidad operadora de libranza o descuento directo.

5. Paz y salvo y/o certificación de inscripción ante el ente de control, de acuerdo a su naturaleza.

ARTÍCULO 10. APROBACIÓN. El Comité, verificará el cumplimiento de lo anterior y asignará el código interno a los operadores de libranza y descuento directo.

PARÁGRAFO 1o. Posteriormente, establecerá las condiciones técnicas y operativas que el operador debe cumplir para que proceda el descuento, a través de un “Acuerdo Técnico”, que deberá ser suscrito por los operadores y la pagaduría, a partir de esto se activará el usuario en la plataforma dispuesta para el reporte de los descuentos.

PARÁGRAFO 2o. En el evento de no ser autorizada la asignación del número interno, tal decisión será notificada a la dirección electrónica o física del operador de libranza, en aras que se efectúen las correcciones correspondientes, por tratarse de un asunto subsanable.

PARÁGRAFO 3o. Las entidades operadoras autorizadas por el comité, deberán firmar el acuerdo técnico dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación de la aprobación. De lo contrario tendrá que someterse nuevamente al procedimiento establecido en los artículos 4 y 9 de la presente resolución.

ARTÍCULO 11. OBLIGACIONES DEL OPERADOR DE LIBRANZA O DESCUENTO DIRECTO. Las entidades operadoras de libranza a las cuales la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional le asigne código interno para efectuar descuentos a la nómina del personal afiliado, funcionarios y pensionados, deberá cumplir a cabalidad las siguientes obligaciones:

1. Inscripción vigente en el Registro Único Nacional de Entidades Operadoras de Libranza (Runeol).

2. Ingresar a la plataforma tecnológica el documento soporte de descuento (libranza) debidamente diligenciado y legible, con manifestación expresa del beneficiario.

3. Expedición y suministro del extracto periódico de la obligación al beneficiario con una descripción detallada, indicando número de teléfono, dirección electrónica o física en caso de dudas o reclamos.

4. La tasa de interés de bienes productos y servicios que ofrecen a los beneficiarios objeto de libranza, no debe superar la tasa máxima legal permitida.

5. Cuando el afiliado lo solicite o Casur, debe proporcionar tabla de amortización de la obligación, libranza y carta de instrucciones cuando así se requiera.

6. De acuerdo a la legislación vigente que regula la materia y conceptos emitidos por las entidades descentralizadas, no podrán los operadores de libranza y descuento directo, cobrar sanción, multas o cualquier otro tipo de penalización por el pago anticipado que realice el deudor antes del vencimiento de la obligación.

7. El cambio de la cuenta bancaria únicamente se puede solicitar una vez por semestre, con el propósito de estar alineados con el Decreto número 1068 de 2015 y/o regulación de la normatividad vigente.

8. Actualización dentro de los tres (3) primeros meses de cada año de la información del operador de libranza o descuento directo, donde se indique: nombre del representante legal, dirección de notificación, teléfonos fijos y celulares, correo electrónico.

9. Pago a Casur de los costos de procedimiento técnico y operacional de libranzas y descuentos directos.

10. Atención oportuna y de fondo a las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) interpuestas por los usuarios y beneficiarios, en los términos establecidos por la Ley 1755 de 2015 y/o normatividad vigente.

11. Deberá realizar la respectiva liberación de las cesiones y compras de cartera a cualquier Operador de Libranza, de conformidad y en el término establecido en el componente tecnológico.

12. Las ventas de cartera entre las entidades operadoras de libranza que no estén vigiladas por la Superintendencia Financiera, solo podrán hacerlo a favor de patrimonios autónomos administrados por Sociedades Fiduciarias sujetas a la supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia y fondos de inversión colectiva. Los patrimonios autónomos y fondos de inversión colectiva, deben tener código interno o en su defecto elevar solicitud a la entidad conforme al artículo 9 de la presente resolución.

13. Efectuar la debida notificación al afiliado sobre la venta o cesión de su obligación a otro operador.

14. Las entidades operadoras de libranza no utilizarán imágenes corporativas o símbolos de Casur, donde promuevan publicidad en beneficio de terceros.

15. Mantener la página web actualizada con la información mínima requerida por la Ley 1527 de 2012.

16. Las entidades operadoras de libranza y descuentos directos deberán contar con un departamento de riesgo financiero, de conformidad con la Ley 1902 de 2018.

17. La expedición del certificado de deuda se tiene que emitir seis (6) días antes del cierre de la plataforma de cada periodo.

18. La entidad operadora de libranza debe permitir cualquier modalidad de pago en la cancelación de obligaciones anticipadas.

19. Una vez cancelada la obligación por parte del beneficiario, la entidad operadora deberá expedir el paz y salvo y realizar el procedimiento de retiro del descuento a través de la plataforma Tecnológica de libranza, durante el periodo solicitado. En caso de que la obligación sea cancelada estando la plataforma cerrada, el procedimiento de retiro se adelantará en el siguiente periodo.

PARÁGRAFO. El incumplimiento por parte de los operadores de libranza, descuento directo o bienes y servicios, en alguno de los ítems anteriores, acarreará la suspensión administrativa del código interno por un periodo de tres (3) meses.

ARTÍCULO 12. CAUSALES DE SUSPENSIÓN. El incumplimiento a las obligaciones establecidas en el presente acto administrativo, como también las incluidas en el documento “Acuerdo Técnico” suscrito, acarreará el no procesamiento de nuevas obligaciones, así mismo, se consideran causales de suspensión las siguientes:

1. Por orden de autoridad competente.

2. El no ingreso de libranzas y descuentos directos por un período de seis (6) meses consecutivos.

3. Disolución y liquidación del Operador de Libranza o descuento directo.

4. Por intervención o vinculación del respectivo ente de control.

5. Por ceder, transferir, enajenar, alquilar y prestar la administración del número

 interno a otra entidad operadora, o cualquier otra acción que conlleve a una tercerización.

6. Por ingresar a la plataforma tecnológica documento diferente a la autorización expresa (libranza) del usuario o beneficiario.

7. Por reiteradas quejas de las entidades operadoras y beneficiarios, al no realizar el procedimiento técnico y operacional.

PARÁGRAFO 1o. Los descuentos que se estén efectuando al momento de la suspensión del código interno, se continuarán realizando hasta la finalización de las obligaciones contraídas por los beneficiarios, salvo orden judicial contraria.

PARÁGRAFO 2o. La Caja pagadora, tendrá la autonomía de realizar la suspensión temporal del código interno por un periodo de tres (3) meses como medida preventiva.

CAPÍTULO II.

GENERALIDADES.

ARTÍCULO 13. DESCUENTOS. Los descuentos de los operadores de libranza no pueden superar el cincuenta por ciento (50%) del neto de salario, asignación y pensión. El descuento se efectuará de conformidad a los procedimientos tecnológicos y operativos implementados por esta Caja pagadora. Todo descuento y novedad se realizará por medio de los componentes tecnológicos.

ARTÍCULO 14. PRIORIDAD. Los descuentos serán realizados por Casur a través de la plataforma de descuentos por libranza, observando el siguiente orden:

a) Los legales;

b) Descuentos por alimentos;

c) Los embargos judiciales;

d) Obligaciones contraídas con el Ramo de Defensa, ordenadas directamente por la correspondiente autoridad administrativa;

e) Las acreencias a favor de Casur;

f) Los descuentos reportados por los operadores de libranza, descuento directo o bienes y servicios; siempre y cuando estas consten en libranzas o hayan sido expresamente autorizadas por el afiliado o beneficiario y los mismos sean reportados mediante la plataforma tecnológica.

PARÁGRAFO. Se aplicarán los descuentos en el orden cronológico como sean reportados mediante la plataforma tecnológica.

ARTÍCULO 15. REPORTE. El reporte de los descuentos, será a través de la plataforma tecnológica establecida por la Entidad.

Toda la información de las funcionalidades de la plataforma de libranzas se encuentra en la página web.

PARÁGRAFO. Las entidades operadoras de libranza, descuento directo o bienes y servicios, deberán tener en cuenta que al efectuar el reporte tendrán que enviar el número de las cuotas a descontar máximo ciento veinte (120) y no utilizará tecnicismos sistemáticos, ejemplo 999 o indefinidos.

ARTÍCULO 16. CRUCE DE INFORMACIÓN. La Entidad se reserva el derecho de confrontar o verificar cualquier tipo de información, suministrada por los peticionarios, ya sea manualmente o en forma sistematizada. Así mismo, se ciñe a los preceptos establecidos por la normatividad vigente en relación a la protección de datos personales.

ARTÍCULO 17. RESPONSABILIDAD. La información suministrada en la plataforma tecnológica para la operación libranzas, será responsabilidad de cada entidad operadora. La Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional, no es responsable de las inconsistencias que se deriven del proceso de codificación, cruce de información o descuentos rechazados por el sistema.

ARTÍCULO 18. PROCESAMIENTO DEL SERVICIO. Los servicios por procesamiento de datos que realiza la Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional para efectuar los descuentos por nómina tendrán los siguientes costos:

1. Las entidades descentralizadas del Sector Defensa, asociaciones y fondos de empleados del personal retirado de la Policía Nacional, por autorización de descuentos para créditos por libranza o bienes y servicios u otro documento que acredite la obligación, cancelarán el cero punto cinco por ciento (0.5%) del total de la cartera procesada.

2. Las cooperativas del personal retirado de la Policía Nacional y de las Fuerzas Militares, funcionarios y pensionados de Casur, cancelarán el uno por ciento (1%) del total de los descuentos causados por todo concepto.

3. Las cajas de compensación familiar y establecimientos de educación cancelarán el uno por ciento (1%) del total de la cartera procesada.

4. Las organizaciones de cualquier naturaleza, asociaciones y cooperativas que no tengan vinculación directa con Casur, la Policía Nacional o las Fuerzas Militares, cancelarán dos puntos cinco por ciento (2.5%) del total de la cartera procesada.

5. Las entidades del sector financiero cancelarán dos puntos cinco por ciento (2.5%) del total de la cartera procesada.

PARÁGRAFO 1o. Es preciso señalar que la aplicación de este artículo procede para las entidades operadoras de libranza, descuento directo o bienes y servicios directamente; no a la nómina de los afiliados y/o funcionarios.

PARÁGRAFO 2o. El Director de la Caja de Sueldos de Retiro, tendrá la autonomía para la exoneración a las entidades operadoras de los costos técnicos y operacionales que refiere el presente artículo.

ARTÍCULO 19. CAUSACIÓN APORTES. Serán descontados directamente de la nómina, los aportes por asignación del código interno, dentro de los primeros cinco (5) días del mes siguiente al descuento, con base en el artículo 29 numeral 3 del Acuerdo número 008 del 2001.

Comuníquese, y cúmplase.

El Director General,

Brigadier General (RA) Jorge Alirio Barón Leguizamón.