RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA ORGÁNICA REG-ORG-26 DE 2019

(marzo 1o.)

Diario Oficial No. 50.883 de 2 de marzo 2019

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Por la cual se adiciona la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017, por la cual se reorganiza el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y se regulan aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento.

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el inciso 1o. del artículo 267 de la Constitución Política, establece que el control fiscal es la función pública ejercida por la Contraloría General de la República, encargada de vigilar la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación.

Que conforme con lo señalado en el numeral 2 del artículo 5o. del Decreto-ley 267 de 2000, le corresponde a la Contraloría General de la República, ejercer la vigilancia de la gestión fiscal según los sistemas de control, procedimientos y principios que establezcan la ley y el Contralor General de la República mediante resolución.

Que el artículo 6o. ibídem, determina que en ejercicio de la autonomía administrativa, le corresponde a la Contraloría General de la República definir todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la Constitución y la ley.

Que de acuerdo con los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de 2000, es atribución del Contralor General de la República: fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley y dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley.

Que el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE), es un medio de administración y conservación de documentos para las dependencias que adelanten y conozcan antecedentes (hallazgos fiscales, indagaciones preliminares y denuncias) y procesos de responsabilidad fiscal, de jurisdicción coactiva, procedimientos administrativos sancionatorios y disciplinarios, en la Contraloría General de la República.

Que la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017, modificada por la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0018-2018, reglamenta el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE) y regula los aspectos relacionados con su utilización y funcionamiento.

Que el artículo 7o. de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017 establece que “Los expedientes de los antecedentes, indagaciones preliminares y los procedimientos administrativos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva, sancionatorios y disciplinarios, continuarán diligenciándose simultáneamente en medio físico y en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE).

Tanto el expediente físico como el creado en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE), seguirán las reglas de la Ley General de Archivo, el Archivo General de la Nación y el Manual de Procedimientos de Gestión Documental, Archivo y Correspondencia de la Contraloría General de la República”.

Que en la actualidad la infraestructura tecnológica del SAE presenta algunas limitaciones en cuanto a la expedición y renovación de certificados digitales, haciéndose necesario adoptar medidas administrativas respecto de los efectos vinculantes prescritos en el artículo séptimo de la Resolución Reglamentaria Orgánica 017 de 2017, con el fin de superar no solo la situación descrita sino además evitar cualquier tipo de rezago en el cargue de las actuaciones procesales en el SAE.

Que la Oficina de Sistemas informó a la Comisión Directiva SAE que de conformidad con sus competencias viene adelantando las gestiones para superar las limitaciones técnicas del sistema, en el entendido que dichas mejoras serán tenidas en cuenta en la perspectiva de modernización de entidad en el componente tecnológico y de información.

Que, en consideración a las funciones de la Comisión Directiva SAE, establecidas en el artículo 25 de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017, en sesión de fecha 28 de febrero de 2019 se aprobó el contenido de la presente resolución que será aplicada de manera transitoria mientras la Oficina de Sistemas adopta las medidas administrativas y técnicas necesarias para normalizar la funcionalidad del SAE.

En mérito de lo expuesto, el Contralor General de la República,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. Adicionar un parágrafo al artículo séptimo de la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0017-2017 del 30 de noviembre de 2017, modificada por la Resolución Reglamentaria Orgánica REG-ORG-0018-2018, así:

“Parágrafo. El registro de las actuaciones en el Sistema de Aseguramiento Electrónico de Expedientes (SAE), tiene carácter obligatorio para aquellos servidores que tengan asignado dispositivo criptográfico - Token que se encuentre vigente y en pleno funcionamiento. Sin embargo, los directivos o jefes de las dependencias deberán garantizar y supervisar el registro y cargue de los expedientes o actuaciones en el SAE, coordinando lo pertinente con los profesionales o tecnólogos de las respectivas dependencias”.

ARTÍCULO 2o. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Comuníquese, publíquese, y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 1o. de marzo de 2019.

El Contralor General de la República,

Carlos Felipe Córdoba Larrarte