RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA EJECUTIVA REG-EJE-0094-2021 DE 2021

(septiembre 3)

Diario Oficial No. 51.786 de 3 de septiembre de 2021

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Por la cual se adoptan procedimientos en el marco del Sistema de Gestión y Gobierno de Datos e Información de la Contraloría General de la República.

EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las contenidas en los artículos 6o y 35 numeral 1 del Decreto-ley 267 de 2000 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 119 de la Constitución Política establece que la Contraloría General de la República tiene a su cargo la vigilancia de la gestión fiscal y el control de resultado de la administración.

Que el artículo 1o del Acto Legislativo 04 de 2019 modificó el artículo 267 de la Constitución Política, para estipular que el control fiscal se ejercerá en forma posterior y selectiva, y además podrá ser preventivo y concomitante, según sea necesario para garantizar la defensa y protección del patrimonio público. El control preventivo y concomitante no implicará coadministración y se realizará en tiempo real a través del seguimiento permanente de los ciclos, uso, ejecución, contratación e impacto de los recursos públicos, mediante el uso de tecnologías de la información, con la participación del control social y con la articulación del control interno.

Que así mismo dispone el citado artículo en su inciso 4, que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el seguimiento permanente al recurso público, sin oponibilidad de reserva legal para el acceso a la información por parte de los órganos de control fiscal, y el control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad, el desarrollo sostenible y el cumplimiento del principio de valoración de costos ambientales.

Que el artículo 271 de la Constitución Política establece que los resultados de los ejercicios de vigilancia y control fiscal, así como de las indagaciones preliminares o los procesos de responsabilidad fiscal, adelantados por las Contralorías tendrán valor probatorio ante la Fiscalía General de la Nación y el juez competente.

Que el artículo 34 del Decreto-ley 267 de 2000, establece que los sistemas de planeación, ejecución y control de la vigilancia fiscal, los instrumentos de organización del sistema de trabajo para el cumplimiento de la misión institucional de la Contraloría General, así como las herramientas de gestión de la vigilancia fiscal, serán definidos por el Contralor General de la República.

Que los numerales 1 y 4 del artículo 35 del Decreto-ley 267 de 2000 determinan como función del Contralor General de la República, la de fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República de conformidad con la Constitución y la ley y dirigir como autoridad superior las labores administrativas y de vigilancia fiscal de las diferentes dependencias de la Contraloría General de la República, de acuerdo con la ley.

Que el artículo 136 de la Ley 1955 de 2019 otorgó a la Contraloría General de la República acceso sin restricciones a los sistemas de información o bases de datos de las entidades públicas y privadas que dispongan o administren recursos y/o ejerzan funciones públicas sin oponibilidad de reserva legal exclusivamente para su uso en el marco de sus funciones constitucionales y legales.

Que el artículo 332 de la Ley 1955 de 2019, otorgó al Presidente de la República facultades para reestructurar jerárquica y funcionalmente a la Contraloría General de la República y crear la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, las cuales se ejercieron mediante el Decreto-ley 2037 de 2019, creando entre las diferentes dependencias en las que desarrolló la estructura de la Entidad, la mencionada dirección y en su interior, a las unidades de Información, Análisis de la Información y de Reacción Inmediata a efecto de garantizar el cumplimiento de las funciones que le están atribuidas.

Que el artículo 42A del Decreto-ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 3o del Decreto número 2037 de 2019, establece como funciones de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, entre otras las siguientes: (i) dirigir la formulación de procedimientos relacionados con el acceso, acopio, custodia, seguridad, uso, análisis y aprovechamiento de datos e información, que contribuyan a incrementar la eficiencia, eficacia y resultados con valor agregado de las acciones de vigilancia y control fiscal (numeral 1); (ii) asesorar al Contralor General de la República en la formulación e implementación de procedimientos relacionados con las funciones de la dependencia (numeral 5); (iii) asesorar y coordinar en su ámbito funcional a las demás dependencias de la Contraloría General de la República, en el aseguramiento y uso de la información y bases de datos (numeral 6); (iv) dirigir y adoptar las políticas y protocolos, para compartir, suministrar, integrar o facilitar el acceso, intercambio, integración e interoperabilidad de datos o información de la Entidad con organismos nacionales o internacionales, bajo las directrices del Contralor General de la República (numeral 11); y, (v) aprobar la suscripción y liberación de informes de analítica de datos por parte de la Unidad de Análisis de la Información, de acuerdo con los protocolos que se adopten para el efecto (numeral 12).

Que para el cumplimiento de las referidas funciones, el artículo 42B del Decreto-ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 4o del Decreto número 2037 de 2019, faculta a la Unidad de Información para dirigir y coordinar la implementación del Modelo de Gobierno de Datos y estrategia de datos abiertos en la Contraloría General de la República y la ejecución de las funciones y proyectos que se generen en su aplicación (numeral 1); para orientar, gestionar y controlar la adquisición, acceso, almacenamiento, seguridad, uso y generación de información y datos en la Contraloría General de la República, de conformidad con las políticas y protocolos que se adopten para el efecto (numeral 2); para administrar y actualizar las bases de datos e información para el ejercicio de la función de vigilancia y control fiscal, de conformidad con las directrices y protocolos adoptados por la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (numeral 3); para evaluar y determinar la conveniencia técnica del intercambio de información e interoperabilidad entre organismos de investigación, vigilancia y control a nivel nacional e internacional, para la programación y desarrollo de operaciones simultáneas o conjuntas, bajo los lineamientos del Director de Información, Análisis y Reacción Inmediata (numeral 5); y, para compartir, suministrar, integrar o facilitar el acceso, intercambio, integración e interoperabilidad de datos o información de la Entidad con organismos nacionales o internacionales, bajo las políticas y protocolos adoptados para el efecto (numeral 6).

Que por su parte, el artículo 42C del Decreto-ley 267 de 2000, adicionado por el artículo 5o del Decreto número 2037 de 2019, faculta a la Unidad de Análisis de la Información para dirigir y coordinar los procesos y acciones relacionados con la minería, cruces y analítica de datos e información, mediante el uso de tecnologías y técnicas especializadas, para la identificación de riesgos de detrimento al patrimonio público, la planeación y focalización de la vigilancia y control fiscal y demás actuaciones a cargo de la Entidad (numeral 1); para elaborar los informes de analítica de datos y liberarlos previa aprobación del Director de Información, Análisis y Reacción Inmediata, de acuerdo con los protocolos que se adopten para el efecto (numeral 2); para identificar el ciclo integral de los bienes, fondos o recursos públicos, desde su fuente hasta su ejecución, precisando los beneficiarios finales de las erogaciones presupuestales, y reportarlo a la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (numeral 5); para diseñar metodologías y herramientas de gestión que contribuyan al mejoramiento de la vigilancia y control fiscal y demás procesos de la Entidad (numeral 6); y, para informar o divulgar a la Unidad de Reacción Inmediata los resultados de las prácticas y actividades identificadas como riesgosas, para el ejercicio de acciones de reacción inmediata, la construcción de propuestas y recomendaciones para el fortalecimiento de la transparencia y el control fiscal (numeral 8).

Que para garantizar el ejercicio del control concomitante y preventivo, el artículo 57, literal a), del Decreto-ley 403 de 2020, dispone que el seguimiento permanente a los recursos públicos podrá realizarse mediante el acceso y análisis de la información, el cual estará a cargo de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata, por disposición del parágrafo 2 del mismo artículo.

Que sobre el acceso y análisis de la información, el artículo 59 del Decreto-ley 403 de 2020 autoriza a la Contraloría General de la República a apoyarse en la gestión inteligente de la información, entendida como el uso eficiente de todas las capacidades tecnológicas disponibles, inteligencia artificial, analítica y minería de datos, análisis predictivo y prospectivo, entre otros, para la determinación anticipada de eventos o malas prácticas, con probabilidad significativa de ocurrencia, persistencia o mutación, y que impliquen riesgos de pérdida del patrimonio público. Además, para el efecto, preceptúa que podrá conformar sistemas de seguimiento en tiempo real y confirmación directa con los gestores y los beneficiarios de dichas transacciones. En consecuencia, cada entidad deberá disponer lo necesario para garantizar el suministro oportuno y en tiempo real de la información requerida por la Contraloría General de la República, por conducto de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI).

Que el Decreto-ley 403 de 2020 reglamentó el acceso a los sistemas de información y bases de datos mediante las disposiciones generales que se presentan en el Título X, así: el artículo 89, establece que la Contraloría General de la República tendrá acceso a los sistemas de información o bases de datos de las entidades públicas y de las entidades privadas que dispongan o administren recursos y/o ejerzan funciones públicas; el artículo 90 preceptúa que el acceso a los sistemas de información o bases de datos de las entidades públicas y privadas que dispongan o administren recursos y/o ejerzan funciones públicas, por parte de la Contraloría General de la República y demás órganos de control fiscal, no podrá impedirse o limitarse con el argumento del carácter reservado o clasificado de la información. Así mismo, estipula en los artículos 91 a 94 lo relacionado con el requerimiento, condiciones de acceso, control de datos e información y, custodia y administración.

Que el Decreto-ley 403 de 2020 en el Capítulo II del mismo Título X establece disposiciones especiales para el análisis y manejo de la información por parte de la DIARI de la Contraloría General de la República, así: los artículos 95 a 99, regulan lo relacionado con la finalidad del procesamiento de la información así como con la reserva de los informes producto de búsqueda selectiva, de los informes producto de analítica predictiva y de los informes de analítica de datos sobre hechos constitutivos de presunto daño fiscal.

Que la Resolución Organizacional OGZ-0762 de 2020, por la cual se desarrollan las condiciones y la metodología general para el seguimiento permanente a los recursos públicos y el ejercicio de la vigilancia y control fiscal concomitante y preventivo de la Contraloría General de la República, reglamenta algunos aspectos de los establecidos en el Decreto-ley 403 de 2020 acerca del acceso irrestricto a la información, uso eficiente de todas las capacidades tecnológicas disponibles, inteligencia artificial, analítica y minería de datos, análisis predictivo y prospectivo, entre otros.

Que por Resolución Organizacional OGZ-0768 de 2020 se creó el Sistema de Gestión y Gobierno de Datos e Información de la Contraloría General de la República, descrito en el documento “Marco conceptual y metodológico para el funcionamiento del Sistema de Gestión y Gobierno de Datos e Información de la Contraloría General de la República”, incluyendo sus principios, lineamientos y organización, así como los roles y responsabilidades frente al mismo.

Que el Plan Estratégico 2018-2022 de la Contraloría General de la República, establece: Objetivo Estratégico 1, “Fortalecer la gobernanza interna a través de las interacciones y acuerdos entre el control fiscal macro y micro en el nivel central y regional, para hacer más efectivo el control fiscal, la vigilancia y control del recurso público”; Estrategia 1.1. “Optimizar el uso de la información macroeconómica, sectorial y micro para dar contexto al control fiscal micro y macro”.

Que el enfoque de arquitectura empresarial exige, en general, la estandarización de procedimientos para los dominios de negocio, datos, aplicaciones y tecnología; en armonía con esto, la vista lógica del modelo de negocio de la DIARI demanda, en particular, la definición de unas reglas para la gestión y el análisis de la información, es decir, la demarcación del proceso generador de valor que va desde el trámite de solicitudes de seguimiento a prácticas riesgosas y sujetos de control que puedan ocasionar un inminente daño fiscal, pasando por la recolección de fuentes y el desarrollo de técnicas para el tratamiento y el aprovechamiento de datos, hasta la identificación de alertas y la habilitación de actuaciones para el control fiscal.

Que en sesión de octubre de 2020 el Comité Directivo de la Contraloría General de la República aprobó la creación en el Macroproceso Gestión de Información y Análisis (GIA) con sus procesos, uno de los cuales es el de Gestión de Información, cuyo objetivo es gestionar la obtención y disposición de información y datos en la CGR, en función de las necesidades de vigilancia y control fiscal, para optimizar el cumplimiento de la misión institucional; y que la caracterización de dicho proceso se publicó en el Aplicativo SIGECI en junio 25 de 2021.

Que en el marco del Sistema de Gestión y Gobierno de Datos e Información, del Sistema de Gestión y Control Interno y de la arquitectura empresarial de la Contraloría General de la República, es necesario adoptar los procedimientos y los demás instrumentos que se requieran para la operación de los procesos institucionales en lo que le compete a la DIARI. En particular, en este caso, el Procedimiento Administración del Sistema de Gestión y Gobierno de Datos e Información, el Procedimiento Administración de Dominios de Datos e Información, el Procedimiento Gestión Control de Calidad de Datos, el Procedimiento Gestión de Metadatos y el Procedimiento Gestión de Modelos de Datos.

En mérito de lo expuesto;

RESUELVE:

ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS. Adáptense los siguientes procedimientos en el Sistema de Gestión y de Control Interno, dentro del proceso de Gestión de Información del macroproceso de Gestión de Información y Análisis (GIA) en su Versión 1.0. en el marco del Sistema de Gestión y Gobierno de Datos e Información de la Contraloría General de la República:

a) Procedimiento Administración del Sistema de Gestión y Gobierno de Datos e Información;

b) Procedimiento Administración de Dominios de Datos e Información;

c) Procedimiento Gestión Control de Calidad de Datos;

d) Procedimiento Gestión de Metadatos;

e) Procedimiento Gestión de Modelos de Datos.

Los procedimientos enunciados con sus respectivos anexos hacen parte integral de la presente resolución.

PARÁGRAFO. Para efectos de la divulgación, consulta y aplicación de los procedimientos que se adoptan con la presente resolución, estos deberán publicarse en el Aplicativo SIGECI, o el que haga sus veces, con sujeción a lo establecido en la Resolución Organizacional OGZ-727 del 14 de noviembre de 2019, por la cual se reglamenta el Sistema de Gestión y Control Interno de la CGR - SIGECI.

ARTÍCULO 2o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 3 de septiembre de 2021.

El Contralor General de la República,

Carlos Felipe Córdoba Larrarte.