RESOLUCION 1375 DE 2002
(octubre 18)
Diario Oficial No. 44.977 de 26 de octubre de 2002
MINISTERIO DE SALUD
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006>
Por la cual complementa y aclara la Resolución número 890 del 10 de julio de 2002.
El Ministro de Salud,
en uso de sus facultades legales contenidas en la Ley 100 de 1993 y Ley 715 de 2001, y el Decreto 1152 de 1999, y
CONSIDERANDO:
Que en la implementación de la Resolución número 890 de 2002 se han formulado por parte de las entidades obligadas a reportar la información observaciones válidas que constituyen aportes para el logro del objetivo de conformar la base de datos única afiliados;
Que con ocasión de la situación de orden público de algunas zonas del país se deben generar mecanismos transitorios para garantizar el flujo de información relacionada con la afiliación al sector salud;
Que debido a las dificultades que se presentan en el trámite para la obtención de los documentos de identificación de los afiliados,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> Complementar y aclarar algunos artículos de la Resolución número 890 de 2002 y el anexo técnico que hace parte integral de la misma para lograr su mejor implementación.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> El artículo 4o. de la Resolución número 890 de 2002, se modifica para el Régimen Subsidiado en el párrafo Archivo Control de Contratos, en el siguiente sentido: la información consolidada de los contratos de su jurisdicción junto con el archivo maestro de afiliados o de novedades deberá ser remitida por los departamentos al Encargo Fiduciario del Fosyga y no al Ministerio de Salud.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> Flujo en el régimen subsidiado. El artículo 4o. de la Resolución número 890 de 2002 se complementa con el parágrafo 1o. así: Cuando un municipio no tenga la capacidad para generar y consolidar la información de que trata la Resolución número 890 de 2002 y realizar las validaciones correspondientes, bien sea por motivos de alteración en el orden público u otras causas, las Administradoras de Régimen Subsidiado deberán remitir la información de su población afiliada, directamente al departamento correspondiente, previa autorización de la autoridad municipal, quien deberá informar la situación al responsable del manejo de la información en el respectivo departamento.
ARTÍCULO 4o. IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> El artículo 7o. de la Resolución número 890 de 2002 quedará así: La identificación única de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud será la cédula de ciudadanía para los mayores de edad, la tarjeta de identidad para los menores de edad mayores de 7 años a los cuales la Registraduría Nacional del Estado Civil les haya expedido dicho documento y para los menores de 7 años será válido el registro civil o el número único de identificación personal, NUIP; para los extranjeros, será la cédula de extranjería o el pasaporte.
Para poblaciones especiales definidas en los Acuerdos 77 y 177 del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud afiliadas al Régimen Subsidiado, se tendrá en cuenta la siguiente tabla:
| Condición | Tipo documento | Composición del número de identificación |
| Afiliado adulto mayor sin identificación | AS | Departamento + municipio + S + Consecutivo por municipio (4 dígitos) S = Adulto mayor Ej: 05001S0006 |
| Afiliado indígena: grupo étnico I | AS | Departamento + municipio + I + consecutivo por municipio (4 dígitos) I = Indígena Ej: 05001I0007 |
| Afiliado indigente | AS | Departamento + municipio +D + consecutivo por municipio (4 dígitos) D = indigente Ej: 05001D0008 |
| Afiliado menor abandonado | MS | Departamento + municipio +A + consecutivo por municipio (4 dígitos)A = menor abandonado Ej: 05001A0009 |
Se establece un plazo máximo de un año a partir del cumplimiento de los 18 años, para la actualización del documento de identidad de los afiliados.
Se definen de manera temporal los siguientes tipos y números de identificación hasta tanto la Registraduría Nacional del Estado Civil incorpore en su base de datos de menores de edad la identificación correspondiente según sus parámetros; fecha a partir de la cual tendrán los obligados por la presente resolución tres meses para actualizar sus bases de datos y reportar las novedades al Encargo Fiduciario del Fosyga.
| Condición | Tipo documento | Composición del número de identificación |
| Si afiliado es menor sin identificación o recién nacido | MS | Número de documento de la madre si existe o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno. |
| Si es menor de edad y en Registro Civil no les han asignado el número complementario | MS | Fecha de nacimiento seguida del número serial que se encuentra en el documento físico del registro civil, con el siguiente formato: AAMMDDNROSERIAL (14 posiciones). EJ: 98121928719594 |
| Para los menores de edad entre los 7 y los 18 años que no posean tarjetas de identidad | RC o NU | Seguirá siendo valido como documento de identificación el Registro Civil de nacimiento (NIP o NUIP). |
Las entidades deben garantizar que en la oportunidad en que el afiliado cambie o actualice su documento de identidad, simultáneamente se actualice su información histórica en todos los archivos, incluidos los correspondientes a los procesos de giro y compensación en el régimen contributivo y al reporte de afiliados y sus novedades en el Régimen Subsidiado, incluyen solo al afiliado con el último tipo y número de documento de identidad reportado por él o por su aportante. Igualmente, las entidades deben notificar a sus afiliados sobre la temporalidad del documento, la obligación de actualizarlo y los problemas de suspensión generados por el incumplimiento de este requisito.
PARÁGRAFO. Los números de identificación no deben venir con guiones ni ningún otro carácter especial.
ARTÍCULO 5o. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES AL ANEXO TÉCNICO. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> Los siguientes valores definidos en el anexo técnico de la Resolución número 890 de 2002 modifican o aclaran así:
Tabla No. 1: Nombres de archivos de control, para el Régimen Subsidiado quedan así:
| Régimen | Nombre del Archivo | Long. Nombre | Trámite |
| Subsidiado afiliados | CSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV | 22 | Si la ARS lo reporta al Municipio o Departamento. |
| CSDTOMCPIODDMMAAAAV | 16 | Si el Municipio lo reporta al Departamento | |
| CSDTODDMMAAAAV | 13 | Si el Departamento lo reporta al FOSYGA | |
| Subsidiado Contratos | CTCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV | 22 | Si la ARS lo reporta al Municipio o al Departamento. |
| CTDTOMCPIODDMMAAAAV | 16 | Si el Municipio lo reporta al Departamento | |
| CTDTODDMMAAAAV | 13 | Si el Departamento lo reporta al FOSYGA | |
Los nombres de los archivos de control para novedades son los siguientes:
| Régimen | Nombre | long | Descripción |
| Contributivo | CNCCODENTIDADDDMMAAAAV | 18 | CNC: Control Novedades contributivo |
| Aportantes | CNACODENTIDADDDMMAAAAC | 18 | CNA: Control Novedades Aportantes |
| Subsidiado | CNSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAAV | 23 | Si lo remite la ARS al Municipio o al Departamento CNS: Control novedades subsidiado. |
| CNSDTOMCPIODDMMAAAAV | 17 | Si lo reporta el municipio al Departamento | |
| CNSDTODDMMAAAAV | 14 | Si lo reporta el departamento al FOSYGA | |
| Regímenes de excepción | CNECODENTIDADDDMMAAAAV | 18 | CNE: control novedades régimen Excepción |
| Prepago y seguros de salud | CNPCODENTIDADDDMMAAAAV | 18 | CNP: control novedades prepago y seguros de salud. |
Tabla No. 2: Diseño de registros de control, el campo número de archivo, se debe llamar número de registro y corresponde a un consecutivo por archivo de los registros enviados al Encargo Fiduciario del Fosyga, siempre debe comenzar en 1 y terminar con el número de registros enviados.
Tabla No. 2: Diseño de registros de control, el campo nombre del archivo, no debe llevar la extensión "txt". Ejemplo: Un registro de control para el archivo de novedades en contributivo de la EPS666 del mes de agosto de 2002, tendría la siguiente estructura:
1, EPS666, 01/08/2002, 31/08/2002, 2,15, MCEPS00625092002,,,
Tabla No. 4: Maestro de contributivo, para los campos tipo de identificado del cotizante, del cónyuge y del aportante incluir los valores RC y MS así:
| 1 | Tipo identificación del cotizante | 2 | CC, CE, PA, TI, NU, RC, MS | x | null |
| 12 | Tipo de identificación del cónyuge | 2 | CC, CE, PA, TI, NU, RC, MS | x | null |
| 31 | Tipo de identificación del Aportante | 2 | CC, CE, PA, TI, NI, NU, RC, MS | x | null |
Tabla No. 4: Maestro de contributivo, incluir al final de tabla el campo 43 actividad económica con logintud 3 y valores determinados por la tabla CIIU revisión 3 del DANE, luego la tabla queda así:
| 43 | Actividad económica | 3 | Tabla CIIU revisión 3 DANE | X Null | null |
El campo 43 solo aplica a los cotizantes independientes.
Tabla No. 5: Maestro de aportantes cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante. El valor que debe reportar en el maestro de aportantes para el campo 35. Tipo de aportante debe ser 1. Empleador.
Tabla No. 5: Maestro de aportantes, los valores que debe tomar el campo 31. Tipo de identificación son:
| 31 | Tipo identificación | 2 | CC, CE, NI, PA, TI, NU, RC | x | null |
Tabla No. 5: Maestro de aportantes, incluir al final el campo número 43. Actividad económica con longitud 3 y valores determinados por la tabla CIIU revisión 3 del DANE, luego la tabla queda así:
| 43 | Actividad económica | 3 | Tabla CIIU revisión 3 DANE |
En la tabla No. 7: Maestro de Subsidiado, la longitud del campo 17 número de ficha Sisbén es 14.
| 17 | Número de ficha SISBEN | 14 | |
Tabla No. 8: Maestro de contratos, incluir al comienzo de la tabla los campos consecutivos, 20. Código de departamento y 21 Código del municipio; luego la tabla No. 8 queda así:
·
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido |
| Consecutivo | |||
| 20 | Código del departamento | 2 | Tabla DANE |
| 21 | Código del municipio | 3 | Tabla DANE |
| 23 | Código de ARS | 6 | |
| 50 | Nº del contrato ente territorial | 4 | |
| 51 | Acto administrativo | 1 | A ,R, O, N |
| 52 | Nº acto administrativo | 6 | |
| 53 | Tipo de contrato | 2 | CO, MR, AM, MI, FO, RC, RP, OT |
| 54 | Fecha del contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA |
| 55 | Duración (meses) | 2 | |
| 56 | Número de afiliados | 7 | |
Tabla No. 10: Maestro de medicina prepagada, se incluyen los campos 1, Tipo de identificación del Asegurado. 2. Número de identificación del Asegurado, 10. Tipo de afiliado. Además, la longitud del campo 57 número de la póliza o contrato debe ser 20 y para los campos 58 y 59, inicio y fin de vigencia de la póliza o contrato, la longitud es de 10 posiciones y el formato es de fecha "DD/MM/AAAA" luego la tabla 10 queda así:
Tabla 10. Maestro medicina prepagada o seguros de salud.
| CODIGO | Dato | LONGITUD | Valor Permitido (Ver glosario) | AFILIADO | ASEGURADO | Observación |
| 23 | Código de la entidad | 6 | X | X | ||
| 1 | Tipo de identificación Asegurado | 2 | CC, CE, PA, TI, RC, NU, MS | X | Null | |
| 2 | Número de Identificación Asegurado | 16 | X | Null | ||
| 1 | Tipo de Identificación afiliado | 2 | CC, CE, PA, TI, RC, NU, MS | X | X | |
| 2 | Número de Identificación afiliado | 16 | X | X | ||
| 3 | Primer apellido | 20 | X | X | ||
| 4 | Segundo apellido | 20 | X | X | ||
| 5 | Primer nombre | 20 | X | X | ||
| 6 | Segundo nombre | 20 | X | X | ||
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | |
| 8 | Sexo | 1 | M, F | X | X | |
| 10 | Tipo de afiliado | 1 | S, B | X | X | |
| 25 | Fecha de afiliación a la aseguradora o entidad de medicina prepagada. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | |
| 57 | Numero de póliza o contrato | 20 | X | X | ||
| 58 | Inicio vigencia póliza o contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | |
| 59 | Fin vigencia póliza o contrato | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X | Si es fecha abierta, dejar en blanco este campo. |
| 60 | Tipo de póliza o contrato | 1 | 1,2,3 | X | X | |
Tabla No. 11: Nombres de archivos de novedades, para el Régimen Subsidiado quedan así:
·
| Régimen | Nombre del Archivo | Long. Nombre | Trámite |
| Subsidiado Novedades | NSCODENTIDADDTOMCPIODDMMAAAA | 21 | Si la ARS lo reporta al Municipio o al Departamento |
| NSDTOMCPIODDMMAAAA | 15 | Si el Municipio la reporta al Departamento | |
| NSDTODDMMAAAA | 12 | Si el Departamento lo reporta al FOSYGA | |
Tabla No. 12: Códigos de novedades. La descripción de la novedad N15 queda: contratos de continuidad o traslados en Régimen Subsidiado y los campos que modifica en su orden son: 23, 50, 53 y 54.
Tabla No. 13: Estructura archivo de novedades. Cuando el reporte es novedades de aportante, el campo nombre del aportante tiene una longitud máxima de 40 posiciones.
Tabla No. 13: Estructura archivo de novedades y en general donde se refiera al campo consecutivo, este debe ser consecutivo por archivo.
Tabla No. 13: Estructura archivo de novedades, la longitud de los nuevos valores corresponde a las longitudes de los campos afectados por la novedad.
Tabla No. 14: Glosario. Incluir en el campo 10. Tipo de afiliado incluir el valor S = Asegurado.
| 10 | Tipo de Afiliado | 1 | C,B,A,F,O,S |
Tabla No. 14: Glosario. Incluir en el campo 11. Relación con cotizante o cabeza de familia incluir los valores: 8. Otros miembros parientes y 0 para otros miembros no parientes; que solo aplican para el Régimen Subsidiado. En el campo 17 número de ficha Sisbén la longitud es 14 posiciones.
| 11 | Relación con cotizante ó cabeza de familia | 1 | 1 | Cónyuge o compañero(a) permanente |
| 2 | Hijo (a) | |||
| 3 | Padre o madre | |||
| 4 | Segundo grado de consanguinidad | |||
| 5 | Tercer grado de consanguinidad | |||
| 6 | Menor de 12 años sin consanguinidad | |||
| 7 | Padre o madre del cónyuge | |||
| 8 | Otros miembros parientes | |||
| 0 | Otros miembros no parientes | |||
| 17 | Número de ficha SISBEN | 14 | ||
Tabla No. 14: Glosario, en el campo 27 los estados aplican para todos los regímenes y se deben adecuar según sus características, así por ejemplo:
AC = En régimen contributivo es el afiliado vigente y al día en sus aportes. En Régimen Subsidiado es el afiliado incluido en contratos en seguros de salud es el afiliado con póliza vigente.
SU = En contributivo, afiliación vigente con mora no mayor a 3 meses.
En subsidiado con paso temporal al régimen contributivo no mayor a 6 meses.
RE = Es un estado que aplica para todos los regímenes de acuerdo con las causales de retiro. Por ejemplo en contributivo, por retiro de su aportante, en subsidiado por cambio en el nivel Sisbén a uno no permitido para este régimen o por paso al régimen contributivo entre otros.
Tabla No. 14: Glosario. Incluir el campo número 43. Actividad económica, cuyos valores se deben extraer de la tabla CIIU revisión 3 expedida por el DANE.
Cuando el valor de un campo no se encuentra definido dentro de los valores permitidos o no aplique, este campo no debe llevar ningún valor es decir debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como coma, coma (,,).
ARTÍCULO 6o. VIGENCIA. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 1149 de 2006> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y modifica o aclara la Resolución número 890 solo en los apartes mencionados en la presente resolución.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 18 de octubre de 2002.
El Ministro de Salud,
Juan Luis Londoño de la Cuesta.