RESOLUCION 0693 DE 2001
(mayo 11)
Diario Oficial No. 44.432, de 23 de mayo de 2001
MINISTERIO DE SALUD
por la cual se reestructura el Comité para el Seguimiento Administrativo y Técnico
del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS, y el mecanismo
para la coordinación, seguimiento y control de los proyectos contratados
por el Ministerio de Salud a través del mismo.
La Ministra de Salud,
en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto 1152 de 1999,
CONSIDERANDO:
Que el 23 de marzo de 1996 se suscribió el Contrato 910/OC-CO entre el Ministerio de Salud y el Banco Interamericano de Desarrollo, con el fin de desarrollar el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS;
Que el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud del Ministerio de Salud tiene como propósito ofrecer las herramientas necesarias para apoyar el proceso de implantación y sostenibilidad de la reforma sectorial, mediante la ejecución de un conjunto de proyectos estrechamente articulados y de apoyo mutuo, a través de los cuales se espera generar recomendaciones de política, fortalecer la capacidad institucional, desarrollar y capacitar al recurso humano de la manera más efectiva;
Que para cumplir con tales propósitos, el Ministerio de Salud ha contratado a través del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, la ejecución de Proyectos de corto y mediano plazo;
Que de acuerdo con lo estipulado en el Contrato de Préstamo BID, es necesario articular las metas e hitos de estos proyectos con los Programas Operativos Anuales de las Direcciones Generales del Ministerio de Salud, como organismo ejecutor;
Que de acuerdo con lo estipulado en el Contrato de Préstamo BID, uno de los criterios de seguimiento y revisión del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, está dado por la evaluación de los mecanismos de ejecución y coordinación de los proyectos, con especial énfasis en la participación de las Direcciones Generales del Ministerio de Salud y otr as entidades;
Que en virtud del Principio de Responsabilidad, consagrado en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato;
Que se hace necesario integrar en una sola disposición lo consagrado en la Resolución número 03864 de 1996, "por medio de la cual se conforma el Comité de Planeación, Coordinación y Seguimiento del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud" y en la Resolución número 00405 de 2000, "por la cual se adopta un mecanismo para la Coordinación, Seguimiento y control de los proyectos de Corto y de Mediano Plazo contratados por el Ministerio de Salud a través del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud",
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. El Comité para el Seguimiento Administrativo y Técnico del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, está integrado por:
El Ministro, quien lo presidirá.
El Viceministro.
El Secretario General.
Los Directores Generales del Ministerio.
El Director Ejecutivo del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS.
PARÁGRAFO 1o. La participación de los miembros que integran el Comité, es indelegable.
PARÁGRAFO 2o. El Superintendente Nacional de Salud, el Representante de la OPS (Organización Panamericana de la Salud) para Colombia serán invitados permanentes a este Comité.
PARÁGRAFO 3o. Los Interventores y los Directores Técnicos de los Proyectos, deberán asistir, cuando sean citados.
PARÁGRAFO 4o. Actuará como Secretario del Comité, el Coordinador del Grupo de Apoyo Técnico Científico, GATC, del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS, quien tendrá las siguientes funciones:
- Convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias que se requieran para el adecuado cumplimiento de los objetivos y funciones del Comité, previa solicitud del ordenador del Gasto del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud.
- Establecer la agenda de cada reunión, previamente acordada entre el Director del Programa de Apoyo a la Reforma y el Secretario General del Ministerio. Para el efecto, el Director Ejecutivo del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud y los interventores de los proyectos presentarán un informe detallado de los avances, propuestas, resultados y productos de los proyectos.
- Elaborar las actas de las reuniones.
Las demás que se consideren pertinentes para el adecuado funcionamiento de este comité.
ARTÍCULO 2o. El Comité para el Seguimiento Administrativo y Técnico del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS, tendrá las siguientes funciones:
a) Coordinar, hacer seguimiento y controlar las actividades que ejecuta el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS, a través de los informes de actividades presentados por la Dirección Ejecutiva del Programa;
b) Aprobar los lineamientos estratégicos que orientan el desarrollo y ejecución del Programa con sus respectivos proyectos;
c) Evaluar los informes de gestión que presente el Director del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud;
d) Promover la coordinación sectorial con el fin de que se puedan implementar las recomendaciones y propuestas surgidas en desarrollo de los proyectos del PARS;
e) Ejercer la Coordinación Estratégica de los proyectos de corto y mediano plazo que ejecute el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS.
PARÁGRAFO 1o. El Comité servirá de órgano consultivo para priorizar, diseñar, sugerir y evaluar la política pública en salud así como los impactos tanto en el Sistema General de Seguridad Social en Salud en particular, como en el Servicio Público de la Salud en general, de los resultados que produzcan estos proyectos.
ARTÍCULO 3o. El Comité se reunirá ordinariamente cuando se requiera tomar decisiones frente a los resultados de los Proyectos, por convocatoria del Ordenador del Gasto del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, y extraordinariamente por convocatoria del Ministro.
ARTÍCULO 4o. Como mecanismo para el seguimiento de los proyectos contratados por el Ministerio de Salud a través del Programa de Apoyo a la Reforma, PARS, para cada uno de los proyectos de corto y mediano plazo se integrará un Grupo Líder de Apoyo Técnico, GLAT, de acuerdo con los lineamientos de la presente resolución, el cual servirá de órgano articulado y coordinador entre el del Programa de Apoyo a la Reforma, PARS, las Direcciones del Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud, para efectos de garantizar que los resultados de cada uno de los proyectos desarrollen, de acuerdo con su objeto, lo previsto en el Plan Operativo Anual, POA, de la dependencia, y tengan un efectivo impacto en la actividad técnica y administrativa de las mismas.
ARTÍCULO 5o. El Grupo Líder de Apoyo Técnico, GLAT, estará integrado por los siguientes miembros:
- Un representante de cada uno de los miembros del Comité para el Seguimiento Administrativo y Técnico del PARS, a excepción del Ministro.
- Un representante del Grupo de sistemas de información del Ministerio.
- El Director Técnico del Proyecto presentado en la propuesta por el contratista.
- El Interventor del Proyecto.
- Podrán asistir como invitados especiales: Un representante de la Superintendencia Nacional de Salud, un representante de la Organización Panamericana de la Salud o quienes el GLAT considere necesario invitar.
PARÁGRAFO 1o. Los miembros del Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico del PARS deberán designar como sus representantes preferiblemente funcionarios, cuyo perfil profesional se adecue más al objeto de cada proyecto y garantizarán, hasta donde sea posible, la continuidad y dedicación de los designados.
PARÁGRAFO 2o. Sin perjuicio de la estructura aquí señalada, corresponderá al Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico del PARS evaluar y autorizar la solicitud motivada de una dependencia del Ministerio de Salud para no participar en el Grupo Líder de Apoyo Técnico, GLAT, de un proyecto determinado.
PARÁGRAFO 3o. El GLAT de cada proyecto se reunirá de manera ordinaria mensualmente, y extraordinariamente cuando lo convoque el Interventor o la mayoría de los miembros que participan en el GLAT.
PARÁGRAFO 4o. El Comité creado por la presente resolución podrá determinar una estructura diferente para integrar el Grupo Líder de Apoyo Técnico, GLAT, en los proyectos de corto plazo.
ARTÍCULO 6o. Son funciones de los miembros del Grupo Líder de Apoyo Técnico, GLAT:
a) Conocer en detalle los términos de referencia, la propuesta técnica, el anexo técnico y el contrato para un mayor aporte al proyecto y a la gestión del Contratista;
b) Apoyar la orientación técnica para la ejecución del proyecto;
c) Brindar soporte técnico al contratista y a la interventoría para la buena marcha y retroalimentación de los proyectos durante su ejecución, suministrando material de trabajo e información consolidada que contribuya al logro de los objetivos;
d) Participar activamente en las reuniones del GLAT, expresar conceptos institucionales y proponer los correctivos que considere necesarios para el logro de los objetivos del proyecto, para lo cual deberá analizar las recomendaciones generadas y estrategias propuestas por el contratista para la implantación de los productos a obtener como resultado de la ejecución del Proyecto;
e) Mantener informados a los miembros del Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico del PARS, para el adecuado ejercicio de su función c onsultiva del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS, y el desarrollo y evaluación de la política pública en salud derivada de los resultados de los proyectos, para lo cual deberá presentar informes escritos mensuales a quien represente en el GLAT, con el propósito de tener información de doble vía que retroalimente la ejecución del proyecto;
f) Transferir conocimientos al interior de las dependencias o entidades, a través de reuniones periódicas bimestrales en las cuales se divulguen los avances, resultados y productos obtenidos en la ejecución del proyecto. Así mismo, servir de interlocutor entre las dependencias, la interventoría y la dirección técnica del proyecto;
g) Facilitar la implantación de los productos derivados de cada unos de los proyectos en las Direcciones y Oficinas que representan;
h) Apoyar técnicamente al interventor en el desarrollo de sus funciones de control, supervisión y seguimiento;
i) Conocer, cumplir y proponer ajustes al reglamento del GLAT;
j) Las demás que se consideren pertinentes.
ARTÍCULO 7o. La Secretaría Técnica del GLAT será ejercida por el Interventor de cada uno de los proyectos, con las siguientes funciones:
a) Convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias que se requieran para el adecuado cumplimiento de los objetivos y funciones del GLAT;
b) Establecer la agenda de cada reunión;
c) Elaborar las actas de las reuniones;
d) Conservar, con la debida organización, los demás documentos relacionados con el proceso de interventoría del proyecto;
e) Divulgar los informes de avance y los productos presentados por el contratista en desarrollo del proyecto, y
f) Las demás que se consideren pertinentes.
ARTÍCULO 8o. Para efectos de garantizar la operatividad y efectiva aplicación de las disposiciones contenidas en esta norma, se modifica el documento técnico "Manual de Interventoría y de Transferencia de Conocimientos para Proyectos de Consultoría en Asistencia Técnica, versión de mayo de 2001", el cual hace parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 9o. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición, y deroga las Resoluciones 3684 de 1996, 405 de 2000 y las demás disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 11 de mayo de 2001.
La Ministra de Salud,
Sara Ordóñez Noriega.
República de Colombia
MINISTERIO DE SALUD
Programa de Apoyo a la Reforma de Salud
Bogotá, D. C., mayo 2001
Presentación
El "Modelo de interventoría y de transferencia de conocimientos para proyectos de consultoría en asistencia técnica" está concebido como un manual de ayuda práctica que contiene información del proceso, los procedimientos y de las actividades de interventoría que se deben realizar durante la ejecución de los Proyectos de Consultoría de corto y mediano plazo que haya contratado el Ministerio de Salud a través del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, con firmas nacionales o internacionales. La base para su elaboración fue el documento técnico: "La Carpeta del Interventor", diseñado y validado por el Programa Sistemas Municipales de Salud, PSMS, del Ministerio de Salud.
El manual está conformado por dos partes: La primera, se refiere a los procesos, procedimientos e instructivos para el trabajo del funcionario o contratista designado como interventor del proyecto. En la segunda parte se describen un conjunto de los instrumentos que deben ser tramitados por el funcionario o interventor y son todas las comunicaciones, actas e informes que genera y recibe en desarrollo de su actividad y en relación con cada proyecto de mediano plazo y los cuales constituyen el archivo del proyecto
El primer capítulo contiene algunas definiciones y conceptos básicos que precisan el alcance y fines de la interventoría a los respectivos contratos, en el marco de la Ley 80 de 1993 y su reglamentación y a la Resolución 03734 de 1996 del Ministerio de Salud.
El segundo capítulo contiene información sobre la organización y el alcance de la interventoría a los proyectos de corto y mediano plazo, al igual que la descripción de las funciones y las actividades técnicas, administrativas que realiza, el -Interventor, el-Ordenador del Gasto, el - Grupo Líder de Apoyo Técnico al Proyecto, GLAT, y el - Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico, para el cabal cumplimiento de este.
El tercer capítulo contiene la metodología para desarrollar la interventoría, contiene los instructivos y los formatos de las actas que debe elaborar el interventor.
El cuarto capítulo incluye también los instructivos y los formatos guía para la presentación de comunicaciones al o del Interventor.
El quinto capítulo contiene una metodología para la presentación del informe de interventoría.
Finalmente, en el sexto capítulo se enumeran los componentes del archivo que debe organizar el Interventor, quien abrirá y tramitará una carpeta para cada uno de los proyectos de corto o mediano plazo, con la metodología aquí descrita.
Todos los procesos, procedimientos e instrumentos de trabajo contenidos en este manual son de obligatorio cumplimiento por parte de Interventores de los proyectos de corto y mediano plazo.
T ABLA DE CONTENIDO
Primera Parte
1 Conceptos Generales
1.1 Propósito del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud
1.2 Definición de Contrato de Consultoría
1.3 Definición de Interventoría
1.4 Misión de la Interventoría
1.5 Fundamentos Normativos de la Interventoría en el PARS
1.6 Objetivos de la Interventoría en el PARS
2 Organizacion de la InterventorIa en el PARS
2.1 Planteamiento General del Modelo
2.2 Alcance de la Interventoría en el PARS
2.3 Perfil Profesional del Interventor
2.4 Actividades y funciones del Interventor
2.4.1 Actividades y Funciones Generales
2.4.2 Actividades y Funciones Técnicas
2.5 Funciones de Coordinación Estratégica del Proyecto
2.6 Funciones del Ordenador Del Gasto
2.7 Funciones del Grupo Líder de Apoyo Técnico al Proyecto
2.8 Atribuciones de los Interventores
2.9 Obligaciones, compromisos deberes y derechos específicos de los contratistas con respecto a la Interventoría
Segunda Parte
3 MetodologIa, Instructivos y Formatos de las Actas de la Interventoria
3.1 Constitución de la Coordinación Estratégica y del GLAT
3.2 Cambios en el Personal Asignado al Proyecto
3.3 Acta de Iniciacion
3.3 Acta de Avance Mensual de Actividades del Proyecto
3.4 Acta de Finalización del Proyecto
3.5 Acta de Liquidación del Contrato
3.6 Acta de Prórroga del Contrato
3.7 Acta de Suspensión del Proyecto y del Contrato
3.8 Acta de Reanudación de Actividades
3.9 Certificado de Interventoría para la Autorización de Pagos al Contratista.
4 Formatos de Comunicaciones al o del Interventor
4.1 Comunicación mediante la cual se designa al Interventor del Proyecto
4.2 Carta modelo de un requerimiento del Interventor al Contratista.
5 MetodologIa para la presentaciOn de un Informe de InterventorIa.
6 MetodologIa para la presentaciOn de RECOMENDACIONES DE LOS CONTRATISTAS
Archivo del Proyecto
CAPITULO PRIMERO
1.1 PROPÓSITO DEL PROGRAMA DE APOYO A LA REFORMA DE SALUD
El proceso de reforma del sector salud emprendido por el Gobierno de Colombia, a partir de la Ley 100 de 1993, busca promover el acceso y la provisión eficiente de servicios de salud costo - efectivos y de alta calidad para toda la población.
Las metas específicas del esquema de reforma emprendido incluyen:
i) asegurar la cobertura universal mediante un sistema de seguridad social para todos los colombianos,
ii) ofrecer a la población el acceso equitativo a un paquete básico de servicios de salud,
iii) mejorar la eficiencia del sector mediante la destinación de mayores recursos hacia la atención preventiva y primaria, y hacia las áreas rurales y pobres, y
iv) garantizar que los servicios cumplan con unos estándares básicos de calidad.
Para lograr las metas específicas del Programa de Reforma de Salud, el Gobierno de Colombia tiene que asegurar que los elementos regulatorios, técnicos e institucionales necesarios estén disponibles.
Para asegurar lo anterior, el 23 de marzo de 1996 el Gobierno Nacional suscribió el Contrato 910/OC-CO entre el Ministerio de Salud y el Banco Interamericano de Desarrollo, con el fin de desarrollar el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS, el cual tiene como propósito ofrecer las herramientas necesarias para dar soporte técnico al proceso de implantación de la reforma del sector mediante la ejecución de un conjunto de proyectos estrechamente articulados y de apoyo mutuo, desarrollados en las áreas consideradas más críticas. Se espera que con la ejecución de estos proyectos se generen recomendaciones de política, se fortalezca la capacidad institucional y se capacite al recurso humano del sector, y apoyar las demás acciones orientadas a garantizar que la población tenga acceso equitativo a servicios eficientes y de alta calidad.
Para cumplir con tales propósitos, el Ministerio de Salud ha contratado a través del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, la ejecución de Proyectos de corto y mediano plazo.
Los proyectos que adelanta el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS, se enmarcan dentro del modelo de Contratos de Consultoría. La Ley 80 de 1993 (Art. 32, numeral 2),
1.2 DEFINICIÓN DE CONTRATO DE CONSULTORÍA
Los proyectos de corto y mediano plazo que adelanta el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS, se enmarcan dentro del modelo de Contratos de Consultoría. La Ley 80 de 1993 (Art. 32, numeral 2), presenta la siguiente definición:
"Son Contratos de Consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de Consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección de programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos".
1.3 DEFINICIÓN DE INTERVENTORÍA
Proceso de supervisión y control que comprende el seguimiento y evaluación de los procesos y las actividades encargadas al contratista ejecutor de un proyecto, para verificar con oportunidad (sobre la marcha), el grado de avance y cumplimiento de metas y objetivos del trabajo asignado u ofertado y contratado, y la calidad de los productos y servicios elaborados y/o entregados a los destinatarios del mismo.
1.4 MISIÓN DE LA INTERVENTORÍA
Lograr que las partes que intervienen en la contratación cumplan cabalmente, con equidad y armonía, las obligaciones pactadas para la obtención de trabajos, bienes y servicios de excelente calidad en cuanto a oportunidad, costos y especificaciones, con plena satisfacción para la comunidad interesada.
Representa los intereses del contratante, el Ministerio de Salud, para verificar el cumplimiento de lo contratado, de ahí los deberes de la interventoría descritas a conti-nuación.
1.5 FUNDAMENTOS NORMATIVOS DE LA INTERVENTORÍA EN EL PARS
La Ley 80 de 1993 establece en su artículo 4o. que, en cumplimiento de sus deberes, las Entidades Estatales:
Adelantarán revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes suministrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan.
Exigirán que la calidad de los bienes y servicios adquiridos se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias, sin perjuicio de la facultad de exigir que tales bienes o servicios cumplan con las normas técnicas colombianas o, en su defecto, con normas internacionales elaboradas por organismos reconocidos a nivel mundial o con normas extranjeras aceptadas en los acuerdos internacionales suscritos por Colombia.
Adoptarán las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa.
La misma norma determina, en su artículo 5o., que son deberes de los contratistas, en este caso el interventor y desde luego a quien se designó para desarrollar la Reforma de la Seguridad Social en Salud:
Colaborar con las entidades contratantes en lo que sea necesario para que el objeto contratado se cumpla y que éste sea de la mejor calidad; acatar las órdenes que durante el desarrollo del contrato ellas les impartan y, de manera general, obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando las dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse.
Garantizar la calidad de los bienes y servicios contratados y responder por ello.
Adicionalmente, en virtud del Principio de Responsabilidad, consagrado en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, los servidores públicos están obliga dos a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato.
También debemos tener en cuenta los artículos:
Artículo 53. De la responsabilidad de los consultores, interventores y asesores. Los consultores, interventores y asesores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de consultoría, interventoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales hayan ejercido o ejerzan las funciones de consultoría, interventoría o asesoría.
Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de esta ley prescribirá en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.
Artículo 56. De la responsabilidad penal de los particulares que intervienen en la contratación estatal. Para efectos penales, el contratista, el interventor, el consultor y el asesor se consideran particulares que cumplen funciones públicas en todo lo concerniente a la celebración, ejecución y liquidación de los contratos que celebren con las entidades estatales y, por lo tanto, estarán sujetos a la responsabilidad que en esa materia señala la ley para los servidores públicos.
El Ministerio de Salud, para garantizar un control eficiente y eficaz en la ejecución de los contratos y a fin de determinar en forma clara y precisa las funciones, atribuciones y responsabilidades de los interventores conforme a lo previsto en la ley expidió la Resolución 3734 de 1996.
De otra parte, el Contrato de Préstamo 910/OC-CO, suscrito entre la República de Colombia y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y el cual rige los Proyectos de Corto y Mediano Plazo del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, establece entre sus Normas Generales relativas a la ejecución del proyecto:
"El proyecto será llevado a cabo con la debida diligencia, de conformidad con las eficientes normas financieras y técnicas, y de acuerdo con los planes, especificaciones, calendario de inversiones, presupuestos, reglamentos, y otros documentos que el Banco haya aprobado". (Subrayas fuera de texto). Para el efecto, se entenderá que el presente documento se constituye en una forma de reglamento, que contará con la aprobación del Banco.
A este respecto, es necesario precisar que, de acuerdo con el inciso 4 del artículo 13 de la citada Ley 80 de 1993, "Los contratos financiados con fondos de los organismos multilaterales de crédito o celebrados con personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, asistencia o ayuda internacionales, podrán someter se a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formación y adjudicación y cláusulas especiales de ejecución, cumplimiento, pago y ajustes".
Finalmente, son marcos de referencia para la ejecución de la Interventoría en el PARS, los documentos relacionados con el proceso contractual de cada proyecto, a saber: los Términos de Referencia, la Propuesta Técnica, las Actas de Negociación, el Contrato y sus Anexos.
1.6 OBJETIVOS DE LA INTERVENTORÍA EN EL PARS
Apoyar, en el marco del Programa de Apoyo a la Reforma, y como parte del equipo de profesionales expertos del GATC, al Ministerio de Salud en el desarrollo de actividades de asistencia técnica, evaluación, seguimiento e interventoría en las áreas contenidas en el Plan Operativo de Implementación de la Reforma definido por el Ministerio de Salud para los próximos años.
Los siguientes son los objetivos esenciales del proceso de Interventoría:
a) Garantizar que la ejecución de los proyectos de corto y mediano plazo se sujete a los principios de transparencia y responsabilidad por parte de los distintos actores que intervienen en el proceso;
b) Velar para que los proyectos se ejecuten con sujeción al plan y cronograma de trabajo, con las especificaciones de calidad y dentro de los términos convenidos y contratados;
c) Desarrollar e implantar una metodología e indicadores que faciliten y optimicen la gestión de los actores del contrato y la medición oportuna de resultados;
d) Velar por un adecuado flujo de información para facilitar la labor de seguimiento y evaluación a los resultados de los proyectos por parte del GATC del PARS y del Ministerio de Salud;
e) Promover la conciliación de conflictos entre las partes que intervienen en un proyecto, en la eventualidad de que se presenten.
Las funciones de la Interventoría son:
a) Realizar el monitoreo, seguimiento, evaluación, e interventoría de los proyectos desarrollados en cada una de las áreas del programa y entregar al Director Ejecutivo del Programa y al Coordinador del GATC los documentos, informes y soportes técnicos-legales, administrativos y financieros relativos a la ejecución de los contratos objeto de cada interventoría;
b) Brindar asistencia técnica al Director Ejecutivo del Programa, al Coordinador del GATC y a los funcionarios del Ministerio de Salud, en las áreas mencionadas en el objeto de este contrato, en especial en aquellas que se consideren críticas para la puesta en plena marcha y ajuste de la Reforma;
c) Apoyar oportunamente al Director Ejecutivo y al Coordinador del GATC en el planteamiento, diseño y ejecución de investigaciones en las áreas definidas, tendientes a dar soporte a las decisiones de política a corto y mediano plazo que requiere el Sistema para su ajuste y cabal funcionamiento;
d) Analizar y evaluar en forma oportuna, las condiciones técnicas de los servicios de consultoría prestados por el contratista, de conformidad con las normas administrativas, fiscales y legales vigentes;
e) Verificar en coordinación con el área administrativa y financiera del Programa, o por su propia cuenta, el cumplimiento de las obligaciones contractuales.
2. ORGANIZACIÓN DE LA INTERVENTORÍA EN EL PARS
2.1 PLANTEAMIENTO GENERAL DEL MODELO
El modelo de interventoría y la transferencia de conocimientos para los proyectos de corto y mediano plazo se sujetarán a los siguientes mecanismos los cuales deben interactuar de manera coordinada, con el propósito de apoyar el logro de las metas específicas de la reforma de salud.
A. Interventoría Técnica, Administrativa y Financiera: Será ejercida por la persona o las personas que designe el Ministerio de Salud. Esta Interventoría podría ser ejercida de forma Integral: técnica, administrativa y financiera por una persona, en este caso podría nombrarse una persona para apoyarlo, cuando el monto y las actividades del contrato lo ameriten o podría designarse una persona para la interventoría técnica y otra para la interventoría administrativa y financiera. Para desempeñar estas funciones estarán sujetos a lo dispuesto en la Ley 80 de 1993, a la Resolución 03734 de 1996 del Ministerio de Salud, como a lo contenido en el presente manual.
B. Ordenador del Gasto: cuya designación realiza el Ministro de Salud.
C. Coordinación Estratégica del Proyecto: Para todos los proyectos, se establece la figura de la Coordinación Estratégica, la cual será ejercida por el Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud del Ministerio de Salud compuesto por el Director Ejecutivo PARS, el Coordinador GATC y demás personas designadas para el efecto, funcionarios y contratistas del Ministerio de Salud. Para el efecto, el Director Ejecutivo del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud presentará un informe detallado de seguimiento de todos los proyectos al Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico, de acuerdo con la agenda que para el efecto se establezca. A partir de este informe, el Comité analizará los proyectos con los siguientes objetivos básicos:
i) Ejercer la Coordinación Estratégica de los proyectos de corto y mediano plazo que ejecute el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS. En desarrollo de esta función, el Comité servirá de órgano consultivo para priorizar, diseñar, sugerir y evaluar la política pública en salud así como los impactos tanto en el Sistema General de Seguridad Social en Salud en particular, como en el Servicio Público de la Salud en general, de los resultados que produzcan estos proyectos.
ii) Aprobar los lineamientos estratégicos que orientan el desarrollo y ejecución del Programa con sus respectivos
iii) Evaluar los informes de gestión que presente el Director del Programa, así como también los informes sobre los proyectos contratados por el PARS, presentados por cada uno de los interventores.
iv) Promover la coordinación sectorial con el fin de que se puedan implementar las recomendaciones y propuestas surgidas en desarrollo de los proyectos del PARS.
D. Grupo Líder de Apoyo Técnico al Proyecto: Para cada uno de los proyectos, se establecerá un Grupo Líder de Apoyo Técnico (GLAT), integrado por representantes los miembros del Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico del PARS o sus delegados, un funcionario del grupo de sistemas de información del Ministerio, el Director Técnico del Proyecto, el interventor del proyecto y por los invitados especiales: Un representante de la Superintendencia Nacional de Salud y un representante de la Organización Panamericana de la Salud, o quienes el GLAT considere necesario invitar.
Cada GLAT se reunirá ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando lo convoque el Interventor o la mayoría de los miembros que participan en el GLAT.
Para la identificación del modelo organizativo de la interventoría PARS es útil contar con un esquema, que en lo posible defina competencias.
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2.2 ALCANCE DE LA INTERVENTORÍA EN EL PARS
La interventoría a los proyectos de corto y mediano plazo, podría ser integral y según los conceptos, objetivos y organización antes descritos, debe velar para que el diseño, desarrollo e implantación de los componentes y procesos objeto del programa, no solamente respondan al cumplimiento de los términos del contrato, sino además, lo más importante, contribuyan al logro de los objetivos de la reforma de salud, tal como está previsto en los términos de referencia correspondientes.
Desde esta perspectiva, el alcance de la interventoría es determinante para procurar que los productos que se desarrollen e implanten respondan a los contenidos y especificaciones técnicas convenidas con el contratista y que las dependencias del Ministerio de Salud relacionadas con cada uno de los proyectos, se capaciten y asimilen en forma práctica la nueva tecnología y conocimientos para elevar su nivel de productividad y eficacia.
De otra parte, la interventoría debe verificar que se cumplan los términos y obligaciones previstas en el contrato respectivo, documentando todas las actividades de seguimiento e identificando eventualidades que puedan afectar la marcha normal del proyecto o el trabajo del contratista; de igual forma, debe verificar que el contratista ponga a disposición y mantenga durante la ejecución del contrato, todos los recursos humanos y físicos ofertados para la ejecución del proyecto; también debe constatar que el contratista les dé a los recursos económicos la destinación contractual y que al término del proyecto haya cumplido a satisfacción con las obligaciones comerciales con los proveedores, laborales con los consultores y trabajadores, así como con las obligaciones fiscales del contrato.
2.3 PERFIL PROFESIONAL DEL INTERVENTOR
Por ser la interventoría a los proyectos de corto y mediano plazo un proceso integral y multidisciplinario, el Interventor debe ser un profesional con una gran polivalencia, versado en los temas del Sistema General de Seguridad Social en Salud, así como en los temas técnicos administrativos y financieros objeto de la transferencia de conocimientos a los diferentes actores del sistema, sujetos activos de estos proyectos.
El Interventor debe estar capacitado y entrenado en forma permanente y caracterizarse por:
a) La formación académica y experiencia relacionada con las materias objeto de la contratación sobre la cual actuará como Interventor;
b) El conocimiento sobre la forma, los métodos y las técnicas aplicables al proceso de Interventoría;
c) El conocimiento de las normas y disposiciones vigentes sobre seguridad social en salud y demás aspectos de la organización y prestación de los servicios de sa lud en las entidades objeto de la asistencia técnica;
d) La habilidad y disposición para desempeñar la actividad y comunicarse tanto en forma verbal como escrita;
e) La disposición para trabajar en equipo.
En síntesis, el Interventor debe ser un líder, caracterizado por su objetividad, independencia, integridad y diligencia profesional. Su Misión es concretar los resultados dentro del contexto definido para el respectivo proyecto por los términos de referencia, la propuesta técnica, el contrato y los procedimientos previstos en este Manual.
2.4 RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DEL INTERVENTOR (A)
2.4.1 RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES GENERALES
El Interventor debe adelantar y desarrollar las siguientes actividades generales para facilitar la ejecución del proyecto de mediano o de corto plazo y el control al contratista ejecutor del contrato respectivo.
a) Documentar y coordinar sus funciones y compromisos para con el PARS y mantenerse capacitado sobre los temas del contrato objeto de la interventoría y sobre las obligaciones e implicaciones de la actividad desempeñada;
b) Realizar las reuniones ordinarias previstas en este reglamento, y las extraordinarias que puedan surgir de situaciones críticas en desarrollo del proyecto, con los miembros del GLAT, para garantizar la buena marcha en la ejecución del contrato y, de esta manera, promover con oportunidad y efectividad la solución a las eventualidades que se puedan presentar;
c) Definir, coordinar y facilitar los vínculos, relaciones e información entre el Ministerio de Salud, el Contratista y el Grupo de Apoyo Técnico Científico (GATC) del PARS;
d) Mantener en orden la agenda y el archivo documental de la Interventoría, con sistemático seguimiento a las actividades en estos instrumentos consignadas;
e) Mantener informado al Director Ejecutivo del PARS sobre el desarrollo del proyecto;
f) Tomar decisiones conjuntas con el Director Ejecutivo del PARS para fijar la posición del Programa frente a los aspectos críticos que se vayan a presentar ante el Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud;
g) Velar por la adecuada coordinación y articulación entre el proyecto asignado y los demás proyectos que ejecute el PARS.
Las principales actividades del interventor se sintetizan así:
i. Elaborar un Plan de Trabajo con el Coordinador del Grupo de Apoyo Técnico-Científico, GATC y/o Director Ejecutivo del Programa.
ii. Apoyar oportunamente al GATC en la preparación de resúmenes ejecutivos y de síntesis de recomendaciones y conclusiones que surjan de los informes que requiera presentar el Programa.
iii. Verificar que los servicios de consultoría contratados por el Programa de Apoyo a la Reforma, relacionados en las áreas definidas, cumplan con lo estipulado en el contrato y con las normas científicas cuando así lo requieran.
iv. Inspeccionar y verificar la calidad y especificaciones de los productos contratados.
v. Propender a la oportunidad en la entrega de los productos e informes, de conformidad con lo estipulado en los respectivos contratos.
vi. Llevar el control sobre los términos de cumplimiento de los respectivos contratos de consultoría.
vii. Apoyar al GATC en la evaluación de los trabajos de consultoría del Programa.
viii. Asistir a las actividades de capacitación y presentación de resultados de los demás proyectos que programe el Director Ejecutivo y/o el Coordinador del Grupo de Apoyo Técnico-Científico, GATC.
ix. Cumplir con las demás actividades inherentes al objeto del contrato y con las establecidas en el documento técnico: "Modelo de Interventoría y de Transferencia de Conocimientos para Proyectos de Consultoría en Asistencia Técnica" y en las Resoluciones 03734 de 1996 y 00405 de 2000.
2.4.2 ACTIVIDADES Y FUNCIONES TÉCNICAS ACCIONES PERMANENTES
a) Conocer en detalle los términos de referencia, la propuesta técnica, el contrato y los demás documentos que hagan parte integral del contrato, para un mayor conocimiento del proyecto y control conjunto de la gestión del Contratista;
b) Documentar en un acta de iniciación, y conceptuar con argumentos técnicos ante el Ordenador del Gasto para su aprobación, los posibles ajustes a las modificaciones del equipo profesional propuesto, la estructura organizacional inicial, la reprogramación del cronograma de actividades original y otras contingencias similares;
c) Organizar y llevar una Agenda que registre toda actividad, instrucción o novedad relacionada con la interventoría asignada, así como el archivo documental del proyecto respectivo;
d) Ejercer las labores de Secretaría Técnica del GLAT, a saber: convocar las reuniones ordinarias y extraordinarias que se requieran para el adecuado cumplimiento de los objetivos y funciones del GLAT; establecer la agenda de cada reunión; elaborar las actas de las reuniones; conservar, con l a debida organización, los demás documentos relacionados con el proceso de interventoría del proyecto; divulgar los informes de avance y los productos presentados por el contratista en desarrollo del proyecto, y las demás que se consideren pertinentes;
e) Convocar y organizar las reuniones ordinarias y extraordinarias, preparar las actas correspondientes; presentar, ante el Ordenador del Gasto y el Director Ejecutivo del PARS, informes mensuales de las actividades realizadas por la interventoría y del estado de avance del proyecto; igualmente documentar las razones de incumplimiento parcial o total en que incurra un contratista, para que el Ordenador del Gasto adopte las medidas pertinentes;
f) Acordar con el GLAT, la metodología y la organización del plan de trabajo, con revisión detallada del cronograma de actividades del proyecto;
g) Verificar que el contratista, en desarrollo del trabajo contratado, cumpla con la metodología presentada en la propuesta técnica y en el plan de trabajo del proyecto;
h) Verificar y presentar un informe mensual a la Dirección del PARS sobre el avance, la calidad del trabajo y la entrega e implantación de los productos por parte del Contratista, y generar las recomendaciones necesarias que contribuyan a mejorar el desempeño del contratista, para lo cual se apoyará con las herramientas del Project y descripción de hitos;
i) Coordinar las actividades y reuniones de interventoría que se realizan para verificar, los avances y entrega de componentes y la calidad del trabajo ejecutado e implantado;
j) Conceptuar sobre las solicitudes que presente el Director del Proyecto relacionadas con las modificaciones del equipo profesional propuesto, la estructura organizacional inicial, la reprogramación del cronograma de actividades original y otras contingencias similares;
k) Documentar eventuales desfases y dificultades en la ejecución del proyecto, conceptuar y recomendar la imposición de sanciones o de las multas contractuales cuando el contratista incumpla con la entrega satisfactoria de productos y demás términos del contrato;
l) Conceptuar ante el ordenador del gasto, con argumentos y elementos técnicos las solicitudes del contratista en relación con prórrogas, modificaciones o la suspensión temporal del proyecto, así como las causales técnicas para considerar la terminación anticipada del contrato;
m) Conceptuar sobre las discrepancias de carácter técnico que puedan surgir en desarrollo de la ejecución del proyecto y comunicar a las instancias pertinentes cuando se requiera conciliar las diferencias;
n) Verificar la entrega de los productos y la prestación de los servicios contratados por el Ministerio de Salud, de conformidad con lo estipulado en el contrato respectivo y de acuerdo con las especificaciones técnicas requeridas y con las normas científicas, cuando así lo requieran;
o) Rendir los informes que le sean requeridos, de conformidad con los términos establecidos en el respectivo contrato y aquellos que le sean solicitados adicionalmente;
p) Expedir las certificaciones respectivas para que se hagan efectivos los pagos al contratista, una vez se haya verificado que los informes presentados cumplan con lo establecido en los términos contractuales;
q) Verificar que el contratista, en desarrollo del trabajo contratado, cumpla con la asignación y dedicación de los profesionales y demás recursos técnicos previstos en la oferta y el plan de trabajo del proyecto;
r) Verificar siempre que todo pago que se autorice al contratista, esté asociado al nivel de avance del proyecto previsto en el cronograma de actividades y a la entrega satisfactoria de los productos o servicios contratados;
s) Informar y documentar en forma oportuna a la Dirección Ejecutiva del PARS sobre el seguimiento y los avances del proyecto, y la necesidad de coordinación o soporte para superar eventuales dificultades que puedan afectar la buena marcha del mismo;
t) Documentar, cuando corresponda, situaciones externas al proyecto y al contratista, como fuerza mayor o caso fortuito, que puedan afectar la normalidad del contrato y recomendar la actuación que proceda;
u) Verificar que el Contratista haya atendido todas las obligaciones contractuales, la entrega de resultados según el alcance del contrato y oferta, y que haya cumplido con los pagos a sus consultores y proveedores, así como con el pago del IVA y demás impuestos o gravámenes laborales, en los términos previstos en el contrato;
v) Organizar y entregar al PARS el archivo de la interventoría del proyecto;
w) Presentar un informe final de cierre del proyecto y conclusión de las actividades de la Interventoría;
x) Documentar el acta de finalización del proyecto con análisis de resultados y verificación técnica de entrega de productos e implantación satisfactoria de los nuevos procesos;
y) Asistir a las actividades de capacitación que programe el Ministerio o el PARS, relacionada con el objeto de su contrato;
z) Las demás que resulten necesarias para cumplir las funciones asignadas y previstas como de orden técnico en la Ley 80 de 1993 y Resolución 03734 de 1996 expedida por el Ministerio de Salud.
2.5 FUNCIONES DE COORDINACIÓN ESTRATÉGICA DEL PROYECTO (C)
En desarrollo de sus tareas como organismo de Coordinación Estratégica del Proyecto, el Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico tendrá las siguientes responsabilidades y funciones de dirección:
a) Coordinar, hacer seguimiento y controlar las actividades que ejecuta el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud PARS a través de los informes de actividades presentados por la Dirección Ejecutiva del Programa;
b) Aprobar los lineamientos estratégicos que orientan el desarrollo y ejecución del Programa con sus respectivos proyectos;
c) Evaluar los informes de gestión que presente el Director del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud;
d) Promover la coordinación sectorial con el fin de que se puedan implementar las recomendaciones y propuestas surgidas en desarrollo de los proyectos del PARS;
e) Ejercer la Coordinación Estratégica de los proyectos de corto y mediano plazo que ejecute el Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS;
f) El Comité servirá también de órgano consultivo para priorizar, diseñar, sugerir y evaluar la política pública en salud así como los impactos tanto en el Sistema General de Seguridad Social en Salud en particular, como en el Servicio Público de la Salud en general, de los resultados que produzcan estos proyectos.
2.6 FUNCIONES DEL ORDENADOR DEL GASTO (B)
a) Designar al Interventor de cada proyecto;
b) Representar al Ministerio de Salud en todos los actos administrativos que se requieran para el desarrollo del contrato;
c) Solicitar ante los diversos actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud para que se apoyen y faciliten las tareas de recolección de información y demás labores desarrolladas por los contratistas durante la ejecución de los proyectos correspondientes;
d) Autorizar, con base en las certificaciones respectivas del interventor, para que se hagan efectivos los pagos al contratista, es de su responsabilidad la pertinencia de los desembolsos;
e) Autorizar, de acuerdo con el concepto técnico del interventor, las prórrogas, modificaciones o adiciones que se requieran para los contratos, de conformidad con las normas legales vigentes, es de su responsabilidad la pertinencia de las modificaciones c ontractuales;
f) Autorizar de acuerdo con el concepto técnico del interventor, las solicitudes que presente el Director del Proyecto relacionadas con las modificaciones del equipo profesional propuesto, la estructura organizacional inicial, la reprogramación del cronograma de actividades original y otras contingencias similares es de su responsabilidad la pertinencia de las modificaciones en los equipos profesionales propuestos;
g) Emprender las acciones necesarias ante las instancias competentes, de acuerdo con el concepto técnico del interventor, para que se hagan efectivas las sanciones y demás medidas pertinentes en caso de incumplimiento parcial o total por parte de los contratistas. Es de su responsabilidad la pertinencia en materia de sanciones y demás medidas cuando se presente incumplimiento del contratista;
h) Las demás que resulten inherentes a las funciones de ordenación del gasto del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud.
2.7 FUNCIONES DEL GRUPO LÍDER DE APOYO TÉCNICO AL PROYECTO (D)
Son funciones de los miembros del Grupo Líder de Apoyo Técnico (GLAT):
a) Conocer en detalle los términos de referencia, la propuesta técnica, el anexo técnico y el contrato para un mayor aporte al proyecto y a la gestión del Contratista;
b) Apoyar la orientación técnica para la ejecución del proyecto;
c) Brindar soporte técnico al contratista y a la interventoría para la buena marcha y retroalimentación de los proyectos durante su ejecución, suministrando material de trabajo e información consolidada que contribuya al logro de los objetivos;
d) Participar activamente en las reuniones del GLAT, expresar conceptos institucionales y proponer los correctivos que considere necesarios para el logro de los objetivos del proyecto, para lo cual deberá analizar las recomendaciones generadas y estrategias propuestas por el contratista para la implantación de los productos a obtener como resultado de la ejecución del Proyecto;
e) Mantener informados a los miembros del Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico del PARS, para el adecuado ejercicio de su función consultiva del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, PARS y el desarrollo y evaluación de la política pública en salud derivada de los resultados de los proyectos, para lo cual deberá presentar informes escritos mensuales a quien represente en el GLAT, con el propósito tener información de doble vía que retroalimente la ejecución del proyecto;
f) Transferir conocimientos al interior de las dependencias o entidades, a través de reuniones periódicas bimestrales en las cuales se divulguen los avances, resultados y productos obtenidos en la ejecución del proyecto. Así mismo, servir de interlocutor entre las dependencias, la interventoría y la dirección técnica del proyecto;
g) Facilitar la implantación de los productos derivados de cada uno de los proyectos en las Direcciones y Oficinas que representan;
h) Apoyar técnicamente al interventor en el desarrollo de sus funciones de control, supervisión y seguimiento;
i) Conocer, cumplir y proponer ajustes al reglamento del GLAT;
j) Las demás que se consideren pertinentes.
2.8 ATRIBUCIONES DE LOS INTERVENTORES
En desarrollo de las competencias y funciones propias del Interventor del Proyecto, éste tendrá las siguientes atribuciones:
a) Exigir a los contratistas los informes y documentos que consideren pertinentes sobre el desarrollo del objeto y obligaciones estipuladas en las cláusulas contractuales, con el propósito de optimizar, ajustar y corregir situaciones relacionadas con la ejecución de los contratos para el logro de los resultados;
b) Efectuar inspecciones y revisiones periódicas sobre la ejecución del contrato con el fin de verificar el cumplimiento del objeto y de las obligaciones previstas en el mismo;
c) Convocar a reuniones extraordinarias al GLAT para informar oportunamente las posibles fallas o deficiencias en la ejecución contractual que detecte en desarrollo de sus funciones;
d) Solicitar el apoyo jurídico necesario ante la Oficina Jurídica del Ministerio de Salud o ante la dependencia que haga sus veces, y/o ante el Banco Interamericano de Desarrollo, BID, según el caso, cuando surjan dudas o discrepancias de interpretación en cualquier aspecto de la ejecución de los contratos;
e) Solicitar el apoyo administrativo, técnico, financiero o en cualquier área, ante Ministerio de y/o ante el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), necesario para cumplir con sus funciones, o cuando surjan dudas o discrepancias de interpretación en cualquier aspecto de la ejecución de los contratos.
2.9 OBLIGACIONES Y COMPROMISOS ESPECÍFICOS DE LOS CONTRATISTAS CON RESPECTO A LA INTERVENTORÍA
Para un mayor conocimiento del alcance las funciones de la Interventoría, se establecen como obligaciones de los contratistas con relación a la Interventoría, las siguientes:
a) Aceptar en forma expresa, los procedimientos de supervisión, evaluación y control que deberá ejercer el PARS para el normal desarrollo del contrato, así como para el cabal cumplimiento del mismo;
b) Suscribir, junto con el Interventor, las actas de avance y de novedades, el acta de terminación y el acta de liquidación del contrato;
c) Presentar al Interventor y al GLAT, al inicio de las actividades y tal como está previsto en los términos de referencia correspondientes, un plan de trabajo con un cronograma detallado, agrupado por etapas, procesos y actividades del proyecto ejecutables por meses, indicando responsables, recursos y fechas de inicio y fin de las acciones;
d) Efectuar reuniones con el Interventor y el GLAT, para el seguimiento y evaluación de las acciones y avances, y adoptar las recomendaciones que se acuerden en forma inmediata, dejando acta suscrita por las partes;
e) Entregar al Interventor, además de los informes previstos en los términos de referencia y en la propuesta técnica, los informes y aclaraciones que éste requiera razonablemente, con el detalle de la acción ejecutada y el resultado obtenido para cada proceso y actividad del proyecto, documentos indispensables para obtener las certificaciones que se requieren para el pago de los anticipos pactados y el saldo final adeudado del respectivo contrato;
f) Mantener y no desmejorar, durante la ejecución del proyecto, la organización, el número y calidades de los consultores presentados en la propuesta técnica; observar la intensidad de horas de trabajo presencial, y todos los contenidos y soportes de asistencia técnica incluidos en su propuesta y en el anexo técnico que haya resultado del proceso de negociación. En este sentido, debe recordarse que una vez celebrado el contrato, cualquier cambio en el equipo de trabajo, deberá estar justificado y aprobado previamente por el Interventor, el GLAT y el Ordenador del Gasto, sin que se puedan desmejorar las condiciones profesionales del consultor sustituido;
g) Informar mediante escrito motivado al Director y con la debida anticipación, las aclaraciones, modificaciones, adiciones, suspensión y demás situaciones contractuales que se requieran o presenten durante la ejecución del proyecto y contrato;
h) Informar por escrito al Director del PARS las posibles dificultades que tenga con el Interventor o con el GLAT;
i) Solicitar por escrito al director del PARS, nuevos conceptos sobre sus productos cuando considere adversos los emitidos por el interventor.
3. METODOLOGÍA, INSTRUCTIVOS Y FORMATOS DE ACTAS DE LA INTERVENTORÍA
El presente apartado relaciona las distintas actas de la Interventoría, con detalle de su contenido y la oportunidad para su trámite según la etapa de desarrollo o avance del proyecto de mediano plazo. Las actas aquí contenidas son instrumentos que buscan facilitar el desarrollo de las actividades del Interventor y estandarizar el manejo de la interventoría en los diferentes proyectos de corto y mediano plazo. Los actos contenidos en las actas que impliquen modificación de aspectos o de cláusulas del contrato, requieren el trámite de modificación del contrato, según el procedimiento estipulado en el mismo, que debe impulsar la parte interesada o afectada.
3.1 CONSTITUCIÓN DE LA COORDINACIÓN ESTRATÉGICA Y DEL GLAT
La función de Coordinación Estratégica de los Proyectos se asignará oficialmente al Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico mediante Resolución suscrita por el señor Ministro. Las dependencias que integrarán el GLAT de cada proyecto serán designadas en el mismo acto administrativo. La selección de las personas que representarán a cada una de las dependencias en los GLAT será realizada por las dependencias correspondientes, mediante nota interna enviada a la Dirección Ejecutiva del PARS dentro de los tres días hábiles siguientes a la expedición de dicha Resolución. Es importante que en cada caso, los titulares de las dependencias escojan a un funcionario con experiencia y conocimiento en el tema del proyecto y con la disponibilidad de tiempo requerida para asumir, con la responsabilidad y continuidad debidas, los compromisos inherentes a esta designación. Una vez que se disponga de los nombres correspondientes, el Interventor del Proyecto procederá a citarlos a una reunión en la cual se integrará oficialmente el GLAT. En esta reunión se explicarán todos los aspectos internos relacionados con el proyecto que se inicia: términos de referencia, propuesta técnica seleccionada, ajustes a la propuesta técnica derivados de la negociación, responsabilidades y atribuciones del GLAT, funcionamiento del modelo de interventoría, etc. En una de las primeras reuniones se debe adoptar el reglamento del GLAT y programar la agenda de actividades del proyecto.
3.2 CAMBIOS EN EL PERSONAL ASIGNADO AL PROYECTO
De acuerdo con lo dispuesto en los términos de referencia de los diferentes proyectos, si después de haber sido escogida la propuesta por parte del Ministerio, alguno de los profesionales del grupo que conforman la organización deba ser cambiado, éste deberá sustituirse por un profesional de igual o mayor calidad técnica al aprobado inicialmente, previa aceptación del Ministerio y del BID. Para tal efecto, el Grupo de Apoyo Técnico Científico del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud establecerá y adoptará un formato estándar mediante el cual, el Contratista, pueda reportar y solicitar la aceptación de tales cambios por parte del Ministerio y del BID.
3.3 ACTA DE INICIACIÓN O DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO
FINALIDAD: La realización de esta acta tiene como fin, dar inicio a la ejecución del proyecto de asistencia técnica. El acta de iniciación incorpora toda la información y documentación que debe ser conocida y manejada durante la ejecución del proyecto, por cada una de las partes. El objetivo es lograr una planeación y organización estructurada, conocida y compartida de las actividades de seguimiento y evaluación que se programen.
Como puede haber transcurrido algún tiempo considerable entre la fecha de la presentación de la propuesta técnica y este momento, podrían haber sucedido circunstancias que ameriten considerar por parte del contratante, algunos cambios en la ejecución del contrato, por ejemplo modificaciones del equipo profesional propuesto, cambios en la estructura organizacional inicial, reprogramación del cronograma de actividades original, para lo cual el contratista presenta al interventor una solicitud sustentanda técnicamente y este prepara un concepto para que el Ordenador del Gasto lo apruebe o no.
PREPARACION Y COORDINAR LA REUNION DE INICIACION DEL PROYECTO
Una vez que el Interventor haya recibido la comunicación mediante la cual se le designa en el proyecto respectivo, debe:
Abrir la Agenda del Proyecto (e iniciar registros de eventos/actividades).
Enviar comunicación al Director del Proyecto del Contratista solicitando fecha en que estarán preparados para iniciar labores y levantar el acta de iniciación.
Con la comunicación anterior y de acuerdo con la fecha para iniciar labores, solicitar al Contratista el envío con 8 días de anticipación, del Plan y Cronograma de Trabajo del Proyecto con fechas reales, objeto de análisis y elemento básico para documentar el acta de iniciación de labores.
Documentar y coordinar acciones para que el GLAT tenga oportunidad para analizar el alcance y contenidos de los Términos de Referencia, de la Oferta y del objeto del contrato el Plan y Cronograma de Trabajo y se aliste para iniciar el proyecto y coordinar los soportes y recursos que se definan. La entidad debe estar preparada y los funcionarios responsables con disponibilidad de tiempo necesario para instalar el proyecto/contratista y levantar el acta de iniciación.
Preparar la Agenda de la reunión de iniciación, incluyendo los siguientes temas:
Para la iniciación de labores se acordará un día de trabajo, con la siguiente Agenda:
1. Presentación de las partes: Grupo Líder de Apoyo Técnico, Interventor, Director del Proyecto, Consultores del Contratista e invitados especiales.
2. Presentación del Proyecto alcance, metas para que todas las partes compartan y quede claro.
3. Presentación y entrega del Plan y Cronograma de Trabajo por parte del Director del Proyecto.
4. Explicación sobre la organización del Contratista y precisión sus de requerimientos de soporte de.
5. Infor mación y acuerdo sobre datos básicos y de seguimiento del Plan de Trabajo.
6. Explicación del plan e instrumentos de la interventoría por parte del Interventor.
7. Proposiciones y varios.
El Interventor debe coordinar la reunión y citar incluyendo la Agenda y el formato del Acta de Iniciación con sus anexos.
Ver modelo acta de inicio
3.4 ACTA DE AVANCE DE ACTIVIDADES DEL PROYECTO
Es un acta que registra el estado de avance de los procesos y actividades del proyecto. Se elabora mensualmente. Las actas de avance se tendrán en cuenta para autorizar los pagos al Contratista. En el acta de avance de actividades no solamente debe hacerse seguimiento al cronograma general del proyecto, sino, además, al plan de trabajo y cronograma previstos para el desarrollo de cada uno de los productos del contrato con su secuencia de actividades, el interventor se apoyará en la herramienta Project y en el Listado de Hitos
Debe valorarse el desarrollo obtenido según las fechas previstas para iniciar y terminar la tarea respectiva. En cada acta debe revisarse o redefinirse, según corresponda, el plan y cronograma de trabajo del contratista e indicarse el porcentaje de avance de cada actividad, componente y total del proyecto.
Se presenta un modelo de Acta de Avance de Actividades del Proyecto.
3.5 ACTA DE FINALIZACIÓN DEL PROYECTO
Esta acta se elabora al finalizar el término de duración del contrato y documenta todos los desarrollos, productos y resultados del proyecto, con detalle de procesos y procedimientos implantados y de su funcionalidad y aceptación por parte del Interventor. La metodología de trabajo es similar a la de las actas de avance de actividades, pero con la precisión de que ya no es de avance sino de finalización, según lo indicado.
Se presenta un modelo de Acta de Finalización del Proyecto.
3.6 ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO
Esta acta se debe elaborar con posterioridad a la elaboración del acta de finalización del proyecto, después del término de duración del contrato, pero dentro del término de vigencia de la garantía de cumplimiento. Para autorizar el acta de liquidación del contrato, el Contratista no podrá tener ninguna obligación pendiente, bien sea con el PARS, ni con sus proveedores, consultores y trabajadores vinculados al proyecto, y haber atendido el pago de las obligaciones laborales y fiscales del contrato. Se verifica que la destinación final de los recursos del contrato fue la en este prevista y que se cumplió a satisfacción con su objeto.
De la misma manera, el Contratista deberá haber entregado el informe final en impreso y en medio magnético, incluido documento con relación y detalle de los productos desarrollados e implantados, según los términos del contrato.
El interventor emitirá concepto que contenga el grado de cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
Se presenta un modelo de Acta de Liquidación del Contrato.
3.7 ACTA DE PRÓRROGA DEL CONTRATO
La prórroga del Contrato deberá obedecer a situaciones imprevistas no solucionables dentro de la marcha normal del mismo o por razón de desfases o revisiones del plan y cronograma de trabajo, situación documentada, razonable y oportunamente, en las actas de avance e informes del Interventor. La prórroga conlleva modificación escrita del contrato y ampliación en el término de las garantías respectivas y, por lo tanto, debe ser aprobada por el Ordenador del Gasto. En la página 21 de este manual se presenta un modelo de Acta de Prórroga del Contrato.
3.8 ACTA DE SUSPENSIÓN DEL PROYECTO Y DEL CONTRATO
La suspensión del proyecto puede obedecer a situaciones previstas con anterioridad, acordadas por las partes y autorizadas por el PARS. Las causas respectivas deben estar documentadas con todo su detalle en los informes de Interventoría. La suspensión también puede originarse en situaciones externas al proyecto y a las partes, como son la fuerza mayor o caso fortuito, que deberán estar documentadas y aceptadas por el Interventor. La suspensión conlleva la modificación escrita del contrato y ampliación en el término de las garantías respectivas y, por lo tanto, debe ser aprobada por el Ordenador del Gasto. En la página 22 de este manual se presenta un modelo de Acta de S uspensión del Proyecto y del Contrato.
3.9 ACTA DE REANUDACIÓN DE ACTIVIDADES
El acta de reanudación de actividades del proyecto debe levantarse el día en que efectivamente se da nuevo inicio a las labores. Se deben precisar los ajustes en el plan y en el cronograma de actividades del proyecto de acuerdo con las nuevas fechas estipuladas dentro del nuevo término de ejecución. La metodología es la misma contenida en el acta de iniciación. El Interventor deberá verificar que se superaron las causas que motivaron la suspensión del contrato y que estén dadas todas las condiciones para reanudar actividades en forma normal. En la página 23 de este manual se presenta un modelo de Acta de Reanudación de Actividades.
3.10 CERTIFICADO DE INTERVENTORÍA PARA LA AUTORIZACIÓN DE PAGOS AL CONTRATISTA
Para autorizar pagos al Contratista, el Interventor debe cerciorarse de la buena marcha del proyecto, y que se cumple con el desarrollo de actividades y productos, así como con los planes de implantación, todo lo cual debe estar registrado y aprobado en las respectivas actas, previas a la autorización de pagos, según lo estipulado en el contrato y en las funciones previstas en el presente documento. Para autorizar los pagos, el Contratista deberá hacer la solicitud de acuerdo con las cláusulas de pago pactadas en el contrato. En la página 24 de este manual se presenta un modelo de Certificado para la Autorización de Pagos al Contratista.
4.1 FORMATOS DE COMUNICACIONES AL O DEL INTERVENTOR
Los formatos que se presentan a continuación están relacionados con las comunicaciones para delegar la función de interventoría a un contrato por parte del Ordenador del Gasto y para las actuaciones iniciales del Interventor, así como el modelo de un requerimiento al contratista. Todo requerimiento deberá estar soportado en las actas respectivas y los informes de Interventoría, según el formato metodológico que más adelante se incluye.
4.2 COMUNICACIÓN MEDIANTE LA CUAL SE DESIGNA AL INTERVENTOR DEL PROYECTO
Santa Fe de Bogotá, D. C., XX de XXXXX del 2XXX
Doctor
XXXXXXX
Consultor Program a de Apoyo a la Reforma de Salud
Ministerio de Salud
Presente.
REF: Interventoría Contrato Número XXXX
De acuerdo con lo previsto en los numerales 6 y 8 de la cláusula segunda de su Contrato de Prestación de Servicios, me permito designarlo como Interventor del Contrato de la Referencia, suscrito entre el Ministerio de Salud y XXXXXXX, para el desarrollo del Proyecto: "XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX".
La interventoría asignada, incluye el seguimiento y control técnico, administrativo y financiero, de acuerdo con la metodología e instrumentos contenidos en el Documento Técnico: "MODELO DE INTERVENTORIA Y DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS PARA PROYECTOS DE CONSULTORIA EN ASISTENCIA TECNICA".
Cordialmente,
XXXXXXXXXXX
Copias: Director Ejecutivo Programa de Apoyo a la Reforma de Salud
Jefe Oficina de Contratación e Interventoría
Representante Legal Contratista
4.3 CARTA MODELO DE UN REQUERIMIENTO DEL INTERVENTOR AL CONTRATISTA
Cuando se presente alguna irregularidad o deficiencia en la ejecución del contrato, el interventor deberá presentar requerimiento ante el Director General del Proyecto, en el cual se soliciten las aclaraciones del caso; para el efecto, se establecerá un plazo de respuesta de cinco (5) días hábiles. De acuerdo con la respuesta y con las pruebas presentadas por el contratista, el interventor presentará su concepto, el cual puede ser favorable o desfavorable. En el primer caso, no se afectará en modo alguno el buen nombre de la entidad contratista y así se documentará mediante escrito remitido al director, con copias a las mismas instancias a las cuales fue enviado el requerimiento inicial. En el segundo caso, el interventor presentará su concepto ante el GLAT, el COMITE DE SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO Y TECNICO y el Ordenador del Gasto para que se analice la situación y se adopten las medidas pertinentes. De toda comunicación o acto administrativo que se generen, se notificará al interesado para los efectos correspondientes.
El siguiente es el modelo de requerimiento:
Santa Fe de Bogotá, D. C.,
Doctor(a)
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Director(a) del Proyecto (..)
Ciudad.
REF: Interventoría contrato No. ____ (Requerimiento 1).
De acuerdo con lo estipulado en el acta (..) y según los puntos que a continuación se relacionan, de manera atenta lo requerimos para que se ajuste y cumpla con los términos y obligaciones del contrato.
Los aspectos que motivan el requerimiento son los siguientes:
a)..;
b)..;
c)...
Los anteriores aspectos se consideran (omisiones o negligencia), que usted deberá subsanar. Le ruego presentar por escrito las aclaraciones y el plan de acción correspondiente, antes del (– de ––– del 2000)
Cordialmente,
XXXX
Interventor
Copias: Ordenador del Gasto
Comité de Seguimiento Administrativo y Técnico
Director Ejecutivo PARS
Coordinador GATC.
5. METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE UN INFORME DE INTERVENTORÍA.
Los informes de interventoría se suceden con ocasión de cualquiera de los eventos relacionados con la actuación del Interventor, dentro de su actividad de seguimiento y evaluación de la gestión del contratista. El informe de interventoría deberá estar soportado en hechos documentados en las actas respectivas y debe dirigirse al COMITE DE SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO Y TECNICO.
El informe de interventoría debe contener el siguiente esquema y elementos:
Encabezado:
PARA:
DE:
ASUNTO: (Debe precisar el objetivo central del informe)
FECHA:
Contenido:
Los contenidos están relacionados, entre otros temas, con las actividades realizadas (reuniones y sus participantes, visitas, comunicaciones enviadas, etc.), el cumplimiento del cronograma de actividades por parte del contratista, entrega e implantación de productos; identificación de riesgos y desviaciones; especificaciones sobre la calidad del producto y el proceso, ajustes y medidas previstas para revisar o normalizar la ejecución del proyecto, etc.
Los contenidos abarcan tanto los aspectos técnicos del proyecto como los aspectos administrativos y financieros del contrato, según el alcance de la función de la interventoría.
Conclusiones
Del contenido deben extraerse los puntos centrales que ameriten destacarse como conclusiones del proceso/informe. Las conclusiones resaltan los hechos sobresalientes relacionados en el informe, destacables como aciertos y avances o como dificultades o problemas que afecten la marcha del proyecto. Las conclusiones se basan en hechos presentes o pasados.
Recomendaciones
Como consecuencia de las conclusiones del informe, se deben identificar las recomendaciones que indican acciones a seguir o corregir por parte del Contratista, el COMITE DE SEGUIMIENTO ADMINISTRATIVO Y TECNICO o la misma Interventoría. Las recomendaciones se basan en hechos a ejecutar o futuros; conllevan un plan de acción y la revisión del plan y cronograma de trabajo respectivo y, según el caso, pude implicar la modificación de términos del contrato.
Documentos Anexos
Todos los contenidos del informe del interventor deben estar soportados en documentos expedidos por terceros o situaciones documentadas en informes escritos del mismo Interventor. El informe no podrá estar soportado en supuestos o antecedentes verbales, al menos que los hechos sean contundentes y que no requieran de pruebas en cabeza de terceros, como pueden ser los eventos de fuerza mayor o caso fortuito.
Seguimiento a los Informes
Dado que los informes del Interventor conllevan acciones a seguir o la redefinición del plan y cronograma de trabajo del proyecto, deben ser objeto de seguimiento hasta verificar que se han cumplido las actuaciones o soluciones recomendadas para reorientar o mejorar la ejecución del proyecto. Ello debe q uedar consignado en las actas respectivas o siguientes informes.
1. Alcance
Los lineamientos contenidos en el presente texto constituyen un marco de referencia para el diseño de los documentos técnicos con los cuales los contratistas presentan al Ministerio de Salud las recomendaciones para la formación de Políticas de Salud o para definir principios y parámetros de intervención al Sistema General de Seguridad Social en Salud. Este modelo es de obligatoria aplicación en todos los proyectos contratados por el Ministerio de Salud a través del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud.
2. Justificación
Con la expedición de la Ley 100 de 1993 se introduce un nuevo esquema de Seguridad Social en Colombia que busca: i) asegurar la cobertura universal mediante un sistema general de seguridad social en salud para todos los colombianos, ii) ofrecer a la población el acceso equitativo a un paquete básico de servicios de salud, iii) mejorar la eficiencia del sector mediante la aplicación prioritaria de los recursos hacia la atención preventiva y primaria, y hacia las áreas rurales y pobres, y, iv) garantizar que los servicios cumplan con unos estándares básicos de calidad.
El Programa de Apoyo a Reforma de Salud del Ministerio de Salud, tiene como propósito ofrecer las herramientas necesarias para apoyar el proceso de implantación de la reforma del sector, mediante la ejecución de un conjunto de proyectos estrechamente articulados y de apoyo mutuo. Se espera que la ejecución de estos proyectos, generen: recomendaciones al Ministerio de Salud para la formación de Políticas de Salud o para definir principios y parámetros de intervención al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
El Programa de Apoyo a la Reforma de Salud además, comprende una serie de actividades de asistencia técnica y entrenamiento estrechamente integradas y coordinadas con los objetivos del programa de reforma del sector salud.
En su totalidad, las actividades producirán resultados de los modelos de demostración y proyectos pilotos, generarán recomendaciones de políticas, mejorarán y establecerán una nueva capacidad institucional y analítica para implementar y evaluar el programa de reforma, y fortalecerán la capacidad de recursos humanos para proveer servicios más eficientes y de más alta calidad.
Las recomendaciones que den los contratistas deben estar acordes con los componentes y con objetivos del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud, que son:
Componentes
(a) Políticas
Este componente comprende la realización de estudios analíticos y proyectos demostrativos dirigidos a resolver las incongruencias o vacíos en las leyes existentes y mejorar los instrumentos específicos de políticas y regulatorios disponibles a las instituciones del sector salud.
(b) Instituciones
Este componente comprende la realización de actividades enfocadas al fortalecimiento de las instituciones existentes en el sector salud, y a la creación de nuevas instituciones, cuando sea necesario por las demandas de implantación del nuevo sistema de seguridad social de salud en el país.
(c) Recursos Humanos
Este componente comprende la realización de actividades dirigidas al bloque más fundamental en el sector de salud, y busca enfatizar el establecimiento de políticas y programas requeridos para desarrollar y utilizar este recurso en la manera más efectiva.
Objetivos
Desarrollar una estrategia para las regiones donde la competencia no es viable, dentro del marco de competencia regulada;
Fomentar la competencia en áreas donde sea factible, y fortalecer los instrumentos de políticas existentes, como el Plan Obligatorio de Salud, el Plan Obligatorio de Salud Subsidiado y la unidad de Pago por Capitación, con el objeto de contribuir a la sustentabilidad financiera del sector;
Mejorar la eficiencia y calidad de servicios, a través del fortalecimiento de instituciones y entrenamiento de personal;
Mejorar la equidad mediante el aumento en la solidaridad y cobertura de servicios;
Asegurar una oferta de servicios adecuada, y corregir las distorsiones en el subsidio a la oferta existente; y
Establecer sistema básicos de datos y sistemas de información para la gestión y monitoreo interno de la reforma.
Otras consideraciones que se deben tener en cuenta en el diseño de las recomendaciones para hacerlas viables y sostenibles, son el análisis previo a las características heterogéneas de nuestra nación dadas por ubicación geográfica, número de habitantes, distribución de la población urbana y rural, diferencias culturales y étnicas, realidad económica y política, y de disponibilidad de recursos físicos, humanos, técnicos y tecnológicos. Para identificar y adelantar las pruebas pilotos, se debe considerar además de lo anterior la voluntad política departamental, local, y la participación de la comunidad.
En la medida en que se están iniciando las fases de diseño en los diferentes proyectos, se hace necesario establecer parámetros técnicos que orienten a las firmas contratistas, a los interventores y al personal del Ministerio de Salud, en la estandarización de todos aquellos documentos mediante los cuales se fijen recomendaciones al Ministerio de Salud para la formación de políticas o posiciones concretas para la orientación de los nuevos desarrollos o para la intervención de procesos estructurales del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
3. Contenido de los Documentos
En desarrollo de esta directiva, los documentos técnicos mediante los cuales los contratistas presentan al Ministerio de Salud las recomendaciones para, la formación de Políticas de Salud o para definir principios y parámetros de intervención al Sistema General de Seguridad Social en Salud, deben contener los siguientes elementos mínimos, cada uno de los cuales admite las subdivisiones que se requieran para su adecuado desarrollo:
1. Justificación
Consiste en un planteamiento general del problema que se pretende resolver o intervenir. Este componente requiere de una sustentación clara, mediante hechos y datos concretos debidamente documentados, con los cuales se demuestre sin ambigüedades la existencia y magnitud del problema y/o la necesidad de la intervención o del modelo que se va a desarrollar.
2. Antecedentes
Después de haber delimitado apropiadamente el problema que se pretende resolver o intervenir, el documento técnico debe presentar, en forma concreta, la respuesta social frente a tal situación, tanto en el ámbito nacional como en otros países, dependiendo de los insumos que haya aportado el proyecto. Este componente debe demostrar, hasta donde sea posible, que el modelo o la intervención que se pretende aplicar no se ha probado en el país, que su espíritu general está adecuadamente enmarcado en los principios que orientan el proceso de reforma sectorial en Colombia, que las condiciones actuales económicas, políticas y culturales del país y del Sistema General de Seguridad Social en Salud permiten su aplicación y, finalmente, que existen probabilidades de éxito de acuerdo con la experiencia documentada en países con niveles de desarrollo similares o superiores a los de Colombia.
3. Marco Filosófico
Este capítulo del documento de política permite hacer explícitos los enfoques teóricos o conceptuales, o las escuelas de pensamiento, que orientarán el desarrollo del modelo o intervención que se pretende implantar. El enfoque filosófico, más que una formulación de teorías o de conceptos aislados, debe constituirse en un instrumento de encadenamiento lógico entre el problema y sus modelos de intervención, con la alternativa que se propone para el país. < /span>El marco filosófico le confiere identidad y fortaleza al documento, razón por la cual debe haber consistencia interna entre la filosofía y el modelo, y consistencia externa entre la filosofía y los principios rectores del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
4. Planteamiento del Modelo
Consiste en la presentación detallada de las condiciones, componentes, procesos y demás elementos requeridos para describir en forma inequívoca la naturaleza y características del modelo o de la intervención que se pretende desarrollar.
4. Pautas de Procedimiento
Con el propósito de garantizar el suficiente respaldo técnico para los lineamientos de recomendaciones para la formación de política que se emitan desde este despacho, se establece el siguiente procedimiento de socialización y ajuste para las versiones preliminares de estos documentos:
1. La firma contratista debe entregar al interventor del proyecto la primera propuesta del documento de recomendaciones para formación de política.
2. El interventor debe reunirse con los representantes del Ministerio de Salud que hacen parte del Grupo Líder de Apoyo Técnico, GLAT, para el proyecto que origina el documento.
3. Si existen recomendaciones técnicas para el mejoramiento del documento, el GLAT se pronunciará, por escrito, a través del interventor.
4. Una vez realizados los cambios propuestos por el GLAT, el Interventor procurará la evaluación paralela de la segunda versión del documento por parte de los miembros del Grupo de Apoyo Técnico y Científico, GATC, del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud y por los jefes de las dependencias que integran el GLAT.
5. En caso de presentarse nuevas recomendaciones sobre el documento, la firma contratista realizará los ajustes correspondientes mediante concertación con el interventor, quien velará por el cumplimiento de las recomendaciones pertinentes.
6. Una vez que, a juicio del interventor del proyecto, el proyecto de política reúna las características requeridas, el Director Ejecutivo del Programa de Apoyo a la Reforma de Salud remitirá a este despacho la versión final del documento, el cual, una vez suscrito, orientará el desarrollo o aplicación del modelo o de la intervención que se haya diseñado.
El archivo del proyecto contiene dos tipos de soportes los documentos administrativos y los documentos técnicos del proyecto.
De acuerdo con esta clasificación hacen parte de los documentos administrativos:
Antecedentes Administrativos del Proyecto
Actas de Precalificación
Documentos de Constitución de Comités de Evaluación y de Negociación
Actas de Calificación de Propuestas Técnicas
Resolución de Adjudicación
Contrato y Anexos
Comunicaciones Administrativas Recibidas por el Interventor
Comunicaciones Administrativas Enviadas por el Interventor
Certificaciones de No Objeción del BID
Por su parte, los documentos técnicos serán:
Antecedentes Técnicos del Proyecto
Términos de Referencia en diferentes versiones
Aportes de las Direcciones
Adendos del Concurso
Propuesta Técnica
Propuesta Económica
Actas de Negociación
Actas de Reuniones del Proyecto, debidamente ordenadas y clasificadas.
Informes Técnicos del Interventor sobre los productos entregados
Comunicaciones Técnicas Recibidas por el Interventor
Comunicaciones Técnicas Enviadas por el Interventor
Otros Documentos Técnicos del Proyecto.