RESOLUCION 359 DE 2002

(octubre 10)

Diario Oficial No. 44.985, de 2 de noviembre de 2002

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN

Por la cual se conforma la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada ante el Consejo de Estado y se adopta su manual de procedimientos.

EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas en los numerales 6, 7, 34, 38 y 39 del artículo 7o del Decreto 262 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el Plan de Desarrollo Estratégico de la Procuraduría General de la Nación está dirigido a fortalecer las áreas misionales de la Entidad con el fin de lograr resultados efectivos en la defensa del orden jurídico y en la preservación de los intereses del Estado y de la Sociedad, como prioridad del Ministerio Público;

Que en ejercicio del Ministerio Público, las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado son dependencias esenciales para defender los intereses del Estado y la Sociedad, evitar el detrimento del erario y fortalecer la credibilidad y legitimidad institucional;

Que dado que las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado constituyen un proyecto piloto en la modernización de procesos de la Entidad, es necesario aplicar en ellas un modelo de gestión cuyo objetivo sea incrementar la efectividad, productividad, agilidad y calidad de los resultados de dichos despachos;

Que características fundamentales del modelo de gestión mencionado es la complementación de los puestos de trabajo: en el área jurídica y técnica, de una parte, y en el área secretarial y administrativa de otra; la incorporación eficiente de sistemas de información y tecnología que faciliten el trámite de las actuaciones imprimiéndoles celeridad, seguridad y precisión, permitiendo un adecuado control de la gestión; y la adecuación de la estructura física y técnica;

Que es necesario crear una dependencia responsable de la gestión secretarial y administrativa de las Procuradurías Delegadas, definir los procedimientos y resultados a su cargo, y su ubicación dentro de la estructura de la Procuraduría General de la Nación;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

I. OBJETO Y ESTRUCTURA.

ARTÍCULO 1o. OBJETO. Crear la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, como grupo de trabajo adscrito a la Procuraduría Primera Delegada ante el Consejo de Estado. La Unidad Coordinadora se encargará de la gestión secretarial y administrativa necesaria para el cumplimiento de las funciones de las Procuradurías Delegadas y se regirá por lo dispuesto en la presente resolución.

ARTÍCULO 2o. DIRECCIÓN DE LA UNIDAD COORDINADORA. La Dirección de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado estará a cargo de uno de los Procuradores Delegados ante el Consejo de Estado, en orden ascendente de denominación, por el término de un (1) año, contado a partir del día 14 de mayo.

El Procurador delegado a quien corresponde iniciar la dirección de la Unidad asumirá también el período comprendido entre la entrada en vigencia de la presente Resolución y la fecha señalada en este artículo.

ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL PROCURADOR DELEGADO DIRECTOR DE LA UNIDAD COORDINADORA. El Procurador Delegado que ejerza la Dirección del grupo de trabajo cumplirá, en dicha calidad, las siguientes funciones:

1. Solicitar y revisar los informes de gestión de las procuradurías delegadas, consolidado por la Unidad Coordinadora y verificar su contenido con los demás delegados, en caso de ser necesario.

2. Evaluar cada tres (3) meses la gestión integral de la respectiva Unidad Coordinadora.

3. Efectuar los requerimientos y sugerencias de los Procuradores Delegados, tanto al Coordinador como a los funcionarios de la Unidad Coordinadora.

4. Velar por que la interrelación de los funcionarios adscritos a las Procuradurías Delegadas y a la Unidad Coordinadora sea la adecuada para la consecución de los objetivos comunes.

5. Calificar al Coordinador de la Unidad Coordinadora.

6. Dirigir el servicio de la relatoría de acuerdo con las directrices y reglamentos que expida el Procurador General para el funcionamiento de dicho sistema.

7. Las demás que le asigne el Procurador General de la Nación.

PARÁGRAFO. El control de gestión de las Procuradurías Delegadas y de la Unidad Coordinadora se efectuará atendiendo las pautas de las Oficinas de Planeación y Control Interno.

ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DE LA UNIDAD COORDINADORA. La Unidad Coordinadora desarrollará las siguientes funciones:

1. Consolidar el informe de gestión mensual de los Procuradores Delegados y de la Unidad Coordinadora.

2. Brindar información, en forma oportuna, sobre el trámite adelantado por los Procuradores Delegados relacionado con los conceptos, acciones, derechos de petición, consultas, y demás asuntos que se tramiten ante los despachos de los Procuradores Delegados.

3. Efectuar el reparto de los asuntos sujetos al mismo, registrarlos, imprimir el acta de reparto y hacer entrega de los mismos a los despachos.

4. Mantener actualizado el registro de las actuaciones ante las autoridades judiciales y demás asuntos de competencia de los Procuradores Delegados.

5. Fotocopiar documentos.

6. Aplicar los procedimientos de gestión documental definidos por el Procurador General de la Nación, en la Unidad Coordinadora.

7. Organizar, recoger, repartir, embalar y enviar la correspondencia, transportar expedientes, oficios, alegatos de conclusión y conceptos, y hacer su entrega a las entidades correspondientes.

8. Llevar a cabo la depuración y traslado documental cuando corresponda, según la Tabla de Retención Documental de la Unidad Coordinadora.

9. Recibir requerimientos de elementos de consumo, solicitarlos a la División Administrativa y distribuirlos, haciendo el correspondiente registro.

10. Elaborar todos los oficios relacionados con las necesidades propias del despacho.

10-A. <Numeral derogado por el artículo 2 de la Resolución 201 de 2004. El nuevo texto es el siguiente:>

11. Las demás que le asigne el Procurador Delegado Director de la Unidad.

PARÁGRAFO 1o. El registro y control de correspondencia se efectuará en la base de datos que se diseñe para el efecto, sin perjuicio de la implementación del Sistema SIAF.

PARÁGRAFO 2o. Los procedimientos de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado serán reglamentados internamente por el Procurador Director de turno de la Unidad Coordinadora respetando el Manual de Procedimientos adoptado en la presente resolución.

ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DEL COORDINADOR DE LA UNIDAD. El asesor asignado a la Unidad, coordinará su funcionamiento, para lo cual cumplirá las siguientes funciones:

1. Hacer la calificación de servicios de los funcionarios adscritos a la Unidad.

2. Decidir lo relativo a situaciones administrativas que le correspondan en su calidad de superior inmediato de los funcionarios de la Unidad Coordinadora, de conformidad con la competencia otorgada por el Decreto 262 de 2000.

3. Hacer el control de gestión de los funcionarios de la Unidad Coordinadora.

4. Velar por el cabal cumplimiento de las tareas asignadas a los funcionarios de la Unidad Coordinadora

5. Realizar el reparto de los recursos extraordinarios, las acciones de pérdida de investidura, conceptos especiales solicitados por el Procurador General y demás asuntos que requieran ese trámite.

6. Gestionar las solicitudes de elementos de consumo y presentar el programa de requerimientos a la División Administrativa.

7. Coordinar los horarios de utilización del vehículo que se asigne para el transporte de expedientes y garantizar su entrega.

8. Las demás que le asignen el Procurador General de la Nación y el Procurador Delegado Director de la Unidad.

ARTÍCULO 6o. CONFORMACIÓN DE LA UNIDAD COORDINADORA. La Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado estará conformada por los siguientes cargos:

Un (1) Asesor lAS grado 19

Un (1) Oficinista 5OF grado 06

Un (1) Secretario 5SE grado 11

Un (1) Técnico Criminalístico 4TC grado 11

Un (1) Citador 6CI grado 04

Un (1) Conductor 6CH grado 06

ARTÍCULO 7o. El cargo de Secretario 5SE grado 11 adscrito a la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, cumplirá las siguientes funciones:

1. Atender al público y dar asesoría precisa sobre la gestión de la Unidad Coordinadora.

2. Apoyar todos los procesos de gestión documental de conformidad con los requerimientos del Coordinador de la Unidad.

3. Apoyar la elaboración de informes estadísticos.

4. Apoyar la realización del reparto.

 5. Tramitar el envío y recibo de correspondencia, según los procedimientos que se establezcan para el efecto.

6. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad Coordinadora.

ARTÍCULO 8o. El oficinista 5OF grado 06 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, cumplirá las siguientes funciones:

1. Distribuir entre las procuradurías delegadas la correspondencia recibida en la Unidad Coordinadora.

2. Verificar el envío de los reportes estadísticos por parte de los Procuradores Delegados.

3. Cargar datos de generación de reportes estadísticos en el programa que se destine para el efecto.

4. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad Coordinadora.

ARTÍCULO 9o. El Técnico Criminalístico 4TC grado 11 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, cumplirá las siguientes funciones:

1. Fotocopiar los documentos.

2. Ingresar los datos de los informes de gestión al respectivo sistema.

3. Apoyar, cuando sea necesario, el trámite de notificaciones y traslados de las Procuradurías Delegadas.

4. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad Coordinadora.

ARTÍCULO 10. El Citador grado 04 de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, cumplirá las siguientes funciones:

1. Atender la recepción de la Unidad Coordinadora de las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado.

2. Asesorar al público acerca de los servicios de las Procuradurías Delegadas y la Unidad Coordinadora

3. Controlar el ingreso de los ciudadanos a las Oficinas de las Procuradurías Delegadas y de la Unidad Coordinadora.

4. Brindar atención telefónica y direccionar las respectivas llamadas.

5. Las demás que sean necesarias para el funcionamiento de la Unidad Coordinadora.

II. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES.

ARTÍCULO 11. REPARTO. El reparto de los asuntos a que haya lugar se efectuará en la Unidad Coordinadora, haciendo uso del software de reparto. El reparto que se hace en el Consejo de Estado será registrado por la Unidad Coordinadora con base en el software que se diseñe para el efecto.

Del reparto se levantará un acta que contendrá los datos básicos para la identificación del asunto.

ARTÍCULO 12. UTILIZACIÓN DE FORMATOS PARA PROYECCIÓN DE CONCEPTOS Y ALEGATOS U OFICIOS, COMUNICACIONES Y CONCEPTOS. Con el propósito de caracterizar las providencias, oficios y comunicaciones para hacer más fácil su consulta y diseñar los parámetros a considerarse en el sistema de relatoría, se adoptarán formatos que serán diseñados por los Procuradores Delegados, quienes recibirán acompañamiento técnico por parte del sistema de relatoría.

PARÁGRAFO. El relator asignado para las Procuradurías Delegadas ante el Consejo de Estado, prestará el apoyo necesario en la consecución de la normatividad, conceptos y demás documentos jurídicos requeridos para la función de los Procuradores Delegados.

ARTÍCULO 13. TRANSICIÓN. La aplicación de los procesos a cargo de las Unidades Coordinadoras se efectuará de manera gradual de acuerdo con la disposición de los recursos técnicos necesarios, el diseño del software de control de gestión y de registro de asuntos.

ARTÍCULO 14. VIGENCIA. La presente resolución surte efectos a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, modifica, en lo pertinente, las Resoluciones 183, 207, y 222 del 13 de junio de 2000, y los artículos 16 de la Resolución 17 de 2000 y 6 de la Resolución 204 de 2001, en lo referente a la coordinación de los Procuradores Delegados ante el Consejo de Estado.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a 10 de octubre de 2002.

EDGARDO MAYA VILLAZÓN.