RESOLUCIÓN 100-004238 DE 2021
(agosto 9)
Diario Oficial No. 51.762 de 10 de agosto de 2021
SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
Por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021.
EL SUPERINTENDENTE DE SOCIEDADES,
en uso de sus atribuciones legales, reglamentarias y, en especial, las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los numerales 34, 38, 40, 41 y 42 y 42 del artículo 8o del Decreto número 1736 de 2020, y
CONSIDERANDO:
Que mediante Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, se asignaron unas funciones y se definieron los grupos internos de trabajo en la Superintendencia de Sociedades, estableciendo como función de la Oficina de Control Disciplinario Interno, entre otras “Dirigir en primera instancia la instrucción de la acción disciplinaria y aplicar el procedimiento disciplinario con sujeción a las disposiciones, facultades, competencias y procedimientos establecidos en la normatividad vigente (…)”.
Que en la actualidad el trámite de notificación de los fallos disciplinarios de segunda instancia, se encuentra a cargo del Grupo de Notificaciones Administrativas.
Que el trámite de notificación antes señalado implica para el Grupo de Notificaciones Administrativas contar con la información general del proceso disciplinario.
Que la Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario Único”, dispone en su artículo 95 lo siguiente: “Reserva de la actuación disciplinaria. En el procedimiento ordinario las actuaciones disciplinarias serán reservadas hasta cuando se formule el pliego de cargos o la providencia que ordene el archivo definitivo, sin perjuicio de los derechos de los sujetos procesales (…)”.
Que en virtud de lo anterior y en aras de garantizar la reserva de los documentos que obren en los expedientes disciplinarios, se considera pertinente que el trámite de notificación de los fallos disciplinarios de segunda instancia se asigne a la Secretaría Administrativa de la Oficina de Control Disciplinario.
Que el artículo 17 de la Ley 2052 del 25 de agosto de 2020 establece:
“OFICINA DE LA RELACIÓN CON EL CIUDADANO. En la nación, en los departamentos, distritos y municipios con población superior a 100.000 habitantes, deberán crear dentro de su planta de personal existente una dependencia o entidad única de relación con el ciudadano que se encargará de liderar al interior de la entidad la implementación de las políticas que incidan en la relación Estado Ciudadano definidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, siempre que su sostenimiento esté enmarcado dentro de las disposiciones de los artículos 3o, 6o y 75 de la Ley 617 del 2000 o aquellas que las desarrollen, modifiquen, sustituyan, deroguen o adicionen, y respetando el Marco Fiscal de Mediano Plazo y Marco de Gasto de Mediano Plazo.
El servidor público responsable de dicha dependencia o entidad, deberá ser del nivel directivo.
PARÁGRAFO 1o. La nación y los entes territoriales que cumplan con las condiciones fijadas en el presente artículo, tendrán plazo de doce (12) meses para la creación de la Oficina de la Relación con el Ciudadano, contados a partir de la entrada en vigencia de la presente ley”.
Que para dar cumplimiento al artículo 17 de la Ley 2052 de 2020, la Superintendencia de Sociedades, además de adelantar diversas actuaciones estratégicas, dispuso modificar la denominación del actual Grupo de Atención al Ciudadano por el de Grupo de Relación Estado – Ciudadano, adscribiendo el mismo al despacho de la Secretaria General.
Que la Secretaría General de la Superintendencia de Sociedades es una dependencia de nivel Directivo que participa en los distintos comités de direccionamiento estratégico, escenarios en los cuales es posible adoptar medidas orientadas para la mejora continua de los procesos y procedimientos, la cultura del servicio al ciudadano y el manejo de la infraestructura física y tecnológica que eventualmente se requiera.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Modificar el artículo 4o de la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará así:
“Artículo 4o. Oficina Asesora de Planeación. Además de las funciones asignadas en el artículo 9o del Decreto número 1736 de 2020, la Oficina Asesora de Planeación tendrá las siguientes funciones:
4.1 Elaborar los proyectos de inversión.
4.2 Elaborar los diagnósticos sobre el desarrollo de los procesos administrativos de la Entidad.
4.3 Elaborar los informes sobre planes de acción cuatrienal y sobre el plan indicativo sectorial.
4.4 Elaborar los informes que den cuenta sobre racionalización de trámites.
4.5 Elaborar los informes relacionados con el índice de transparencia.
4.6 Proyectar la información para la presentación de la rendición de cuentas.
4.7 Asesorar y presentar al despacho del Superintendente de Sociedades, todo lo concerniente a la planeación estratégica de la Entidad, de procesos misionales internos y la transformación tecnológica.
4.8 Apoyar a la alta dirección en la definición, difusión, administración y mantenimiento de las políticas y los principios de gestión de la calidad y de seguridad de la información.
4.9 Apoyar a la toma de acciones para la correcta implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión Integrado (SGI), así como del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
4.10 Coordinar el proceso de revisión por la dirección, de la evaluación del Sistema de Gestión Integrado.
4.11 Administrar el Sistema de Gestión de Calidad garantizando la actualización de los documentos en la intranet, el control de documentos y registros y la alineación de los cambios que afecten el sistema.
4.12 Orientar y asesorar a todas las dependencias en materia de mejoramiento continuo frente al Sistema de Gestión Integrado (Equipos de mejora, sugerencias a los programas de mejora).
4.13 Apoyar al jefe de la Oficina de Control Interno en las auditorías de los Entes Certificadores al sistema de gestión de calidad y al sistema de gestión de seguridad de la información.
4.14 Apoyar a las dependencias en la elaboración de planes de mejoramiento para la corrección de las no conformidades y las observaciones derivadas de las auditorías internas y externas que se realicen en la Entidad.
4.15 Participar y apoyar en programas de sensibilización y capacitación del Sistema de Gestión Integrado.
4.16 Proponer las estrategias y gestiones necesarias para el seguimiento de la arquitectura de negocio en la Entidad, realizando el apoyo frente a la toma de decisiones en las iniciativas para transformar en proyectos, las soluciones potenciales que se identifiquen en el desarrollo de la arquitectura empresarial.
4.17 Proyectar conceptos sobre la arquitectura de negocio en la Entidad, dirigidos al apoyo en la toma de decisiones, sobre proyectos que puedan transformar políticas o las definiciones y modificaciones de procesos.
4.18 Evaluar los requerimientos enviados al Equipo Técnico de Arquitectura, relacionados con la arquitectura de negocio de la Entidad y presentar sus recomendaciones al Equipo.
4.19 Identificar e implementar cambios a la arquitectura de negocio establecida, para que se adecúe a la estrategia de la Entidad.
4.20 Mantener actualizado el repositorio de documentos de la arquitectura de negocio y cuando proceda incorporar y mantener en el Sistema de Gestión Integrado.
4.21 Apoyar la socialización de las políticas y lineamientos de la arquitectura de negocio de la Entidad.
4.22 Realizar el seguimiento a las nuevas tendencias y buenas prácticas que apliquen a la arquitectura empresarial dentro del área de su competencia y efectuar las recomendaciones de implementación en la Entidad.
4.23 Realizar seguimiento al cumplimiento de los principios de arquitectura empresarial e integración de los dominios de arquitectura con la estrategia de la Entidad.
4.24 Definir las soluciones integrales de estrategia en conjunto con los arquitectos de los diferentes dominios de arquitectura empresarial.
4.25 Conocer y aplicar los lineamientos establecidos en la Política de Gestión Integral para la Gestión Socialmente Responsable de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente y dentro de un marco de ética y transparencia.
4.26 Apoyar el seguimiento al portafolio de proyectos de Arquitectura Empresarial, alineado con la planeación estratégica institucional.
4.27 Mantener actualizado el portafolio de proyectos de la Superintendencia de Sociedades.
4.28 Definir las metodologías, mejores prácticas y estándares de gestión de proyectos a implementar en la Superintendencia.
4.29 Adelantar estrategias y labores necesarias para el seguimiento del portafolio de proyectos de la Entidad.
4.30 Construir base de conocimiento y socializar lecciones aprendidas sobre los proyectos.
4.31 Gestionar la interdependencia del portafolio de proyectos.
4.32 Realizar capacitaciones en las metodologías (políticas, procedimientos, plantillas) definidas para gestionar los proyectos.
4.33 Construir políticas, procedimientos, plantillas y otra documentación para gestionar los proyectos.
4.34 Coordinar la comunicación y articulación para el adecuado desarrollo de los proyectos.
4.35 Identificar y mantener actualizado el inventario de recursos (Capacidades) del portafolio de proyectos.
4.36 Desarrollar en coordinación con el Grupo de Relación Estado – Ciudadano y la Secretaría General, las actividades necesarias para la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de las políticas que incidan en la relación Estado Ciudadano: Transparencia y Acceso a la Información Pública, Racionalización de Trámites, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, Servicio al Ciudadano.
4.37 Las demás funciones que le asigne el Superintendente de Sociedades, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia”.
ARTÍCULO 2o. Modificar el artículo 9o de la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará así:
“Artículo 9o. Secretaría Administrativa de la Oficina de Control Disciplinario
9.1 Velar porque los procesos disciplinarios se adelanten conforme a los procedimientos establecidos en la ley y dentro de los términos en ella previstos.
9.2 Aplicar el procedimiento disciplinario con sujeción a las disposiciones, facultades, competencias y procedimientos establecidos en la normatividad vigente.
9.3 Proyectar para firma de la Jefatura de la Oficina de Control Disciplinario Interno, los autos interlocutorios y de instrucción procesal al interior de los procesos disciplinarios de conformidad con la normatividad vigente y las etapas procesales que se contemplan en la misma.
9.4 Proyectar para firma de la Jefatura de la Oficina de Control Disciplinario Interno, las comunicaciones que remiten a la Procuraduría General de la Nación y al Grupo de Administración del Talento Humano las sanciones impuestas a los servidores y exservidores públicos de la Entidad, para lo de su competencia.
9.5 Analizar y revisar los proyectos de decisión y sustanciación elaborados por los demás funcionarios de la Oficina, en la gestión de las actuaciones disciplinarias.
9.6 Apoyar a la Jefatura de la Oficina de Control Disciplinario Interno en la elaboración de la política de prevención y control de prácticas de corrupción, de conformidad con los lineamientos del Superintendente de Sociedades.
9.7 Apoyar a la Jefatura de la Oficina de Control Disciplinario Interno en la elaboración del Plan de Acción Operativo.
9.8 Liderar los procesos de notificación y comunicación de las diversas actuaciones que se surtan en el procedimiento disciplinario de acuerdo con la normatividad vigente sobre el tema.
9.9 Llevar el registro actualizado de las actuaciones disciplinarias y de las decisiones adoptadas en los procesos disciplinarios.
9.10 Mantener actualizada la información a su cargo y utilizar la tecnología institucional disponible en el desempeño de sus funciones.
9.11 Elaborar los informes que frente a la gestión y sobre los asuntos a cargo de la Oficina deban remitirse a la Oficina Asesora de Planeación, con la periodicidad que se requiera.
9.12 Proyectar la respuesta a los diversos requerimientos que se radiquen en el grupo de acuerdo con las instrucciones dadas por el Jefe de la Oficina de Control Disciplinario Interno.
9.13 Guardar la reserva de los procesos disciplinarios asignados de conformidad con la ley.
9.14 Adelantar el trámite de notificación de los fallos disciplinarios de segunda instancia.
9.15 Las demás funciones que le asigne el Superintendente de Sociedades o el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia”.
ARTÍCULO 3o. Modificar el artículo 73 de la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará así:
“Artículo 73. Secretaría General. Además de las funciones asignadas en el artículo 31 del Decreto número 1736 de 2020, la Secretaría General de la Superintendencia de Sociedades tendrá las siguientes:
73.1 Liderar al interior de la Entidad, conjuntamente con el Grupo de Relación Estado – Ciudadano y la Oficina Asesora de Planeación, la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de las políticas que incidan en la relación Estado Ciudadano: Transparencia y Acceso a la Información Pública, Racionalización de Trámites, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, Servicio al Ciudadano.
73.2 Resolver los recursos de apelación y solicitudes de revocatoria directa de actos proferidos por los directores y grupos adscritos a su despacho.
73.3 Autorizar el Plan Estratégico de Comunicaciones, una vez haya sido revisado por el Superintendente de Sociedades.
73.4 Autorizar el cronograma anual de actividades propuesto por el Grupo de Comunicaciones.
73.5 Conocer y aplicar los lineamientos establecidos en la Política de Gestión Integral para la Gestión Socialmente Responsable de la Entidad, de acuerdo con la normatividad vigente y dentro de un marco de ética y transparencia.
73.6 Generar estadísticas institucionales dentro de los asuntos competencia de la Secretaría General, cuando ello sea necesario para el control de sus funciones o sea requerido por el Superintendente de Sociedades.
73.7 Las demás funciones que le asigne el Superintendente de Sociedades, de acuerdo con la naturaleza de la dependencia”.
ARTÍCULO 4o. <Artículo derogado> Modificar el artículo 74 de la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará así:
“Artículo 74. Grupos internos de trabajo adscritos a la Secretaría General y a las dependencias de ese Despacho. Estarán adscritos al Despacho de la Secretaría General y sus dependencias adscritas, los siguientes Grupos de Trabajo:
74.1 Grupos de trabajo adscritos al Despacho de la Secretaría General
74.1.1 Grupo de Apoyo Judicial
74.1.2 Grupo de Registro de Especialistas
74.1.3 Grupo de Relación Estado – Ciudadano
74.2 Dirección Administrativa
74.2.1 Grupo de Gestión Documental
74.2.2 Grupo de Contratos
74.2.3 Grupo de Notificaciones Administrativas
74.2.4 Grupo Administrativo
74.3 Dirección Financiera
74.3.1 Grupo de Contabilidad
74.3.2 Grupo de Presupuesto
74.3.3 Grupo de Tesorería
74.3.4 Grupo de Cartera
74.3.5 Grupo de Cobro Coactivo y Judicial
74.3.5.1 Secretaría Administrativa del Grupo de Cobro Coactivo y Judicial
74.4 Dirección de Talento Humano
74.4.1 Grupo de Administración del Talento Humano
74.4.2 Grupo de Desarrollo del Talento Humano
74.4.3 Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo”.
ARTÍCULO 5o. Modificar el artículo 82 de la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará así:
“Artículo 82. Grupo de Notificaciones Administrativas. El Grupo de Notificaciones Administrativas adscrito a la Dirección Administrativa, tendrá las siguientes funciones
82.1 Adelantar el trámite de notificación de los actos administrativos emitidos por la Superintendencia en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes y dentro de los términos legalmente establecidos.
82.2 Se exceptúa de lo anterior, el trámite de notificación de las providencias emitidas por la Superintendencia en ejercicio de las funciones judiciales, las notificaciones relacionadas con la función de cobro coactivo y judicial, aquellas referidas al cumplimiento del régimen cambiario y las de las Intendencias Regionales.
82.3 Gestionar el trámite de publicación de los actos administrativos de carácter general en el Diario Oficial.
82.4 Informar a la Oficina Asesora Jurídica para lo de su competencia, sobre la publicación en el Diario Oficial, de los actos administrativos de carácter general emitidos por la Entidad.
82.5 Llevar estricto control del proceso de notificaciones conforme a los términos contemplados en la ley.
82.6 Las Intendencias Regionales harán lo mismo respecto de los actos administrativos expedidos en el ámbito de su competencia y de los que les sean asignados por otras dependencias.
82.7 Trasladar dentro de los 10 días siguientes a la fecha de ejecutoria, los actos administrativos que impongan multas, al Grupo de Cartera para el trámite respectivo. Las Intendencias Regionales harán el procedimiento establecido en este artículo, cuando en su sede se realice la notificación de dichos actos administrativos.
82.8 Adelantar los trámites concernientes al acta de presentación del inventario de acuerdo con la normatividad vigente y una vez realizado el estudio jurídico y contable por parte del grupo correspondiente, dar traslado del mismo en los términos de esta normatividad.
82.9 Mantener la reserva de los documentos conforme a la normatividad vigente.
82.10 Mantener actualizada la información a su cargo y utilizar en el desempeño de las funciones atribuidas, la tecnología institucional disponible”.
ARTÍCULO 6o. Modificar el artículo 83 de la Resolución número 100-000040 del 8 de enero de 2021, el cual quedará así:
“Artículo 83. Grupo de Relación Estado - Ciudadano. El Grupo de Relación Estado – Ciudadano adscrito a la Secretaría General, tendrá las siguientes funciones:
83.1 Desarrollar en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación y bajo el liderazgo de la Secretaría General, las actividades necesarias para la planeación, ejecución, seguimiento y evaluación de las políticas que incidan en la relación Estado Ciudadano: Transparencia y Acceso a la Información Pública, Racionalización de Trámites, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas, Servicio al Ciudadano.
83.2 Participar en las reuniones o eventos de las entidades estatales, para crear, establecer y coordinar mecanismos encaminados a prestar un mejor servicio al ciudadano, aplicando las políticas públicas establecidas en este aspecto.
83.3 Coordinar la prestación de servicios al ciudadano, a través de los medios tecnológicos dispuestos para tal fin.
83.4 Actualizar la información del portal web de la Entidad, en lo relacionado con la atención al ciudadano.
83.5 Brindar orientación a los grupos de interés de la Superintendencia, a través de los canales de atención y de acuerdo con los niveles definidos en el modelo multicanal de atención al ciudadano.
83.6 Velar porque las peticiones, reclamos y sugerencias de los ciudadanos sean atendidos oportunamente y se ajusten al procedimiento que para el efecto establezca la Entidad.
83.7 Surtir el trámite de traslado por competencia al organismo correspondiente, de las peticiones, de conformidad con lo preceptuado por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo o las normas que lo sustituya o modifique y las que regulen la materia.
83.8 Socializar a servidores y contratistas el protocolo y/o políticas que incidan en la atención al ciudadano, con el fin de fortalecer las capacidades de los mismos, en la atención a los grupos de interés.
83.9 Certificar el estado de supervisión de las sociedades frente a la Superintendencia de Sociedades, excepto de las que cursen procesos de insolvencia, de acuerdo con la información registrada en el Sistema de Información General de Sociedades (SIGS).
83.10 Garantizar el adecuado manejo de la biblioteca y la prestación de su servicio.
83.11 Medir la satisfacción del servicio al ciudadano, para identificar oportunidades de mejora.
83.12 Participar en la elaboración del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, así como de las demás herramientas relacionadas con la atención a los grupos de interés.
83.13 Liderar los asuntos de responsabilidad social institucional y gestionar lo de su competencia.
83.14 Elaborar la consulta a los grupos de interés y el Reporte de Sostenibilidad de la Entidad”.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación
PARÁGRAFO. Las referencias en esta resolución a normas específicas deberán entenderse igualmente hecha a las que las modifiquen, adicionen o sustituyan salvo que expresamente se disponga en contrario.
Publíquese y cúmplase.
El Superintendente de Sociedades.
Juan Pablo Liévano Vegalara