CIRCULAR 10 DE 2022
(abril 11)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | ENTIDADES RECOBRANTES DE SERVICIOS DE SALUD O TECNOLOGÍAS NO FINANCIADOS CON LA UPC DE LOS AFIALIDOS AL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO Y SUBSIDIADO |
| De: | ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (ADRES) |
| Asunto: | CRONOGRAMA DE RADICACIÓN DE CUENTAS POR CONCEPTO DE SERVICIOS Y TECNOLOGÍAS EN SALUD NO FINANCIADAS CON LA UPC - ABRIL A JUNIO DE 2022 |
| FECHA: | 11 de abril de 2022 |
La ADRES, actuando en el marco de sus competencias, informa a las entidades recobrantes interesadas en radicar cuentas por concepto de servicios y tecnologías no financiadas con la UPC que, toda vez que fue expedido el Decreto 507 de 2022, por el cual se modificó el Decreto 521 de 2020, en relación con los plazos para presentar los recobros al proceso de saneamiento por concepto de los servicios y tecnologías en salud no financiados con cargo a la UPC del Régimen Contributivo y se dictan otras precisiones, se considera pertinente incluir un último periodo para la presentación de cuentas inmersas en procesos judiciales, siguiendo los términos y condiciones definidas mediante el mencionado Decreto modificatorio.
Solicitamos respetuosamente, leer con detalle la totalidad de esta circular, en la cual se incluyen todas las precisiones respecto a los periodos habilitados y demás consideraciones.
Cronograma a partir del 6 de abril y hasta junio de 2022:
Lineamientos:
a) Para cualquier efecto, se precisa que las cuentas por servicios y tecnologías en salud no financiadas por la UPC efectivamente presentadas a la ADRES son aquellas que cumplen las especificaciones técnicas y requisitos señalados en el Manual Operativo y de Auditoría vigente (V.5), consolidadas al finalizar cada periodo habilitado para tal fin.
b) Respecto del periodo APF - NO HUERFANAS error marcación en MIPRES, habilitado desde el 21 al 25 de abril, se informa que corresponde a lo previsto en el numeral VI del capítulo V del Manual Operativo y de Auditoría vigente (V.5), - Componente prescripción médica, que señala:
5.2.4.4. Componente Prescripción médica
(...)
VI. Para el caso de enfermedades huérfanas:
- La entidad recobrante deberá validar en la historia clínica del paciente si el usuario tiene una enfermedad huérfana o por el contrario corresponde a un error de marcación en MIPRES, por parte del profesional de la salud.
- Una vez se identifica que el caso corresponde a un error de marcación, un médico adscrito a la entidad recobrante deberá emitir una certificación en la cual indique que posterior a la revisión y análisis de la historia clínica del paciente objeto de recobro/cobro se concluye que no tiene una enfermedad huérfana, adjuntando la historia clínica evaluada.
- Esta certificación deberá ser firmada adicionalmente por el Representante legal de la entidad recobrante. No se considerarán ni tendrá validez para este proceso, la remisión de las historias clínicas anteriores al evento, es decir a la marcación incorrecta en MIPRES.
La presentación de las cuentas que cumplen con dicha condición se deberá efectuar en un periodo de radicación especial, toda vez que la ADRES debe acondicionar el sistema de información.
La entidad recobrante deberá verificar que las solicitudes que se presentan satisfagan los requisitos allí establecidos y, adicionalmente, cumpla con los demás requisitos previstos en el citado capítulo del Manual Operativo y de Auditoría.
c) El periodo de radicación APF - Procesos Judiciales Último Decreto 507 de 2022, comprendido entre el 27 de abril y 12 de mayo de 2022, es el último habilitado para presentar por primera vez al mecanismo de saneamiento, las cuentas que no hayan sido presentadas y hagan parte de procesos judiciales
d) Se solicita a las entidades recobrantes que, a partir de la expedición de esta Circular, en la medida en que se sigan informando los resultados del trámite de verificación de las cuentas inmersas en procesos judiciales, manifiesten a través de una comunicación suscrita por el representante legal dirigida a la Dirección de Otras Prestaciones de la ADRES, cuáles son los procesos judiciales sobre los que tienen voluntad de transar, separando los procesos judiciales adelantados ante la rama judicial de los que son de conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud. Esta manifestación no implica una obligación contractual o legal, pero es el punto de partida para iniciar la construcción de las minutas para los contratos de transacción, priorizando los procesos que sean informados por las entidades recobrantes.
Se debe tener en cuenta lo establecido por el artículo 2o del Decreto 507 de 2022 que modifica el artículo 11 del Decreto 521 de 2020, particularmente en que, si la entidad recobrante no acepta suscribir el contrato de transacción por la totalidad de los ítems que aprobaron las validaciones, se dará por terminado el proceso de saneamiento, sin lugar a pago alguno, y sin perjuicio del costo de auditoría que deberá asumir la entidad recobrante, en virtud de la presentación al mecanismo de saneamiento, conforme el artículo 237 de la Ley 1955 de 2019 y el numeral 9.1.5 del artículo 9o del Decreto 521 de 2020.
Adicionalmente cabe mencionar que, tal como lo señala el artículo 4o del Decreto 507 de 2022 que modifica el artículo 16 del Decreto 521 de 2020, el contrato de transacción deberá incluir todos los recobros contenidos en las demandas.
Por otra parte, se requiere que las entidades recobrantes soliciten a las autoridades judiciales la suspensión de los procesos judiciales que presenten al mecanismo de Acuerdo de Punto Final, y que cuenten con fechas programadas para audiencia de trámite y de juzgamiento.
e) Las cuentas que: i) fueron radicadas ante la ADRES y cuentan con resultado de auditoría en línea corriente donde se aplicó glosa total o parcial, y las que ii) no han sido radicadas ante la ADRES, podrán presentarse al mecanismo de saneamiento hasta el 30 de mayo de 2022, en los términos y condiciones establecidos mediante el Manual Operativo y de Auditoría vigente (V.5), y la presente circular.
En este sentido, el periodo “Acuerdo de Punto Final - Ultimo Prestaciones a 25 de mayo de 2019” es el último habilitado para presentar, por primera vez al mecanismo de saneamiento, las cuentas que no hayan sido presentadas y no hagan parte de procesos judiciales, en concordancia con el plazo establecido por el Decreto 507 de 2022.
f) Frente al periodo NO HUERFANAS error marcación en MIPRES - CAP VI, se informa que corresponde a lo previsto en el numeral 4 del capítulo VI del Manual Operativo y de Auditoría vigente (V.5), - Componente prescripción médica, que señala:
6.3.4.4. Componente Prescripción médica
(...)
4. Para el caso de enfermedades huérfanas:
- La entidad recobrante deberá validar en la historia clínica del paciente si el usuario tiene una enfermedad huérfana o por el contrario corresponde a un error de marcación en MIPRES, por parte del profesional de la salud.
- Una vez se identifica que el caso corresponde a un error de marcación, un médico adscrito a la entidad recobrante deberá emitir una certificación en la cual indique que posterior a la revisión y análisis de la historia clínica del paciente objeto de recobro/cobro se concluye que no tiene una enfermedad huérfana, adjuntando la historia clínica evaluada.
- Esta certificación deberá ser firmada adicionalmente por el Representante legal de la entidad recobrante. No se considerarán ni tendrá validez para este proceso, la remisión de las historias clínicas anteriores al evento, es decir a la marcación incorrecta en MIPRES.
Es importante precisar que la presentación de las cuentas que cumplen con dicha condición se deberá efectuar en un periodo de radicación especial, toda vez que la ADRES debe acondicionar el sistema de información, esto es levantar la validación del SIVIGILA.
La entidad recobrante deberá verificar que las solicitudes que se presentan satisfagan lo allí establecido y, además cumpla con los demás requisitos previstos en el citado capítulo del Manual Operativo y de Auditoría.
g) En los periodos de radicación antes señalados, las entidades recobrantes deberán presentar las cuentas según las condiciones del segundo segmento de que trata el Manual Operativo y de Auditoría, es decir, deberán allegar los soportes documentales previstos en el citado Manual (aplica el capítulo 5, para las cuentas que se presenten al Acuerdo de Punto Final, y el capítulo 6 para: i) las prestaciones efectuadas entre el 25 de mayo de 2019 y el 29 de febrero de 2020 a los afiliados del régimen contributivo, y ii) para las prestaciones efectuadas entre el 01 de enero y el 29 de febrero de 2020 a los afiliados del régimen subsidiado).
h) En el periodo de radicación denominado “Prestaciones entre el 1 de enero y 29 de febrero de 2020”, las entidades del régimen subsidiado podrán presentar las cuentas correspondientes a suministros efectuados entre el 01 de enero y el 29 de febrero de 2020, periodo en el cual la ADRES asumió dicha competencia.
i) En los dos últimos días de cada periodo de radicación las entidades deberán realizar la consolidación y envío de las tapas (Formato MYT-R) debidamente suscritas. Por lo cual, durante estos días no se podrá realizar cargue de archivos planos.
j) Las entidades recobrantes que en cada uno de los periodos de radicación antes señalados, pretendan presentar cuentas bajo las excepcionalidades de BDUA(1), deberán informarlo a los correos requisitosgeneralesAPF@adres.gov.co recobros dop@adres.gov.co insumos227@adres.gov.co el tercer día hábil antes del inicio del periodo. Si a la solicitud que se presenta le aplica una causal de BDUA excepcional, la entidad recobrante deberá diligenciar la causal correspondiente en el Formato 1 o Anexo 1 del Manual Operativo y de Auditoría, según corresponda, el campo 57 si es MTY01 o el campo 58 si es MYT02.
k) Las entidades recobrantes deberán garantizar:
- Que al inicio de la radicación de cada periodo se cuente con la información actualizada de las firmas digitales.
- Que en los tres (03) primeros días hábiles de cada periodo de radicación se realice el envío y cumplimiento de los requisitos generales a que haya lugar.
l) La información del Formato 3 del que trata el Manual Operativo y de Auditoría vigente (V.5), deberá presentarse como requisito general para las ventanas de procesos judiciales y contener la información de todos los recobros radicados en dicha ventana. Este deberá ser aportado en Excel, firmado, cifrado y ser dispuesto en la carpeta denominada “ARCHIVOSPDFREQGEN” del SFTP antes de los dos últimos de cierre de la respectiva ventana. En todo caso la información deberá ser consistente y atender lo dispuesto en el manual operativo y de auditoría vigente, así:
i) El formato 3 deberá ser nombrado de la siguiente manera:
MYT140SRGEXXXXXXXXNI000XXXXXXXXXRG009.xlsx.cms
ii) Las XXXXXXXX que siguen de MYT140SRGE corresponden a AAAAMMDD de acuerdo con la ventana de radicación correspondiente.
iii) Las XXXXXXXXX que siguen del NI000XXXXXXXXX corresponden al NIT de la entidad recobrante.
Las entidades recobrantes deberán garantizar la calidad de la información diligenciada en el formato 3; los campos deben presentarse con las especificaciones señaladas en el manual operativo y de auditoría vigente. Particularmente, se requiere la consistencia de la información del campo del proceso judicial actual, cuya especificación alude a 21 dígitos numéricos, o un máximo de 23, salvo en los casos que se traten procesos que cursen en la Superintendencia Nacional de Salud.
Se adjunta a la presente circular, el encabezado en archivo Excel y las especificaciones señaladas en el manual operativo y de auditoría vigente para el diligenciamiento y presentación del Formato 3.
m) En lo que respecta al Formato 7 del que trata el Manual Operativo y de Auditoría, este se deberá tipificar en los soportes como “Otros”.
n) En los periodos habilitados, las entidades recobrantes podrán presentar las correcciones sobre los ítems previamente auditados bajo las reglas y condiciones del Acuerdo de Punto Final y que no hayan quedado aprobados, así como las objeciones o subsanaciones de que trata la Resolución 3511 de 2020, utilizando los formatos MYT01 y MYT02, según corresponda.
o)Las incidencias que las entidades recobrantes tengan durante el periodo de radicación asociadas a criterios de auditoría, rechazos, validaciones y demás aspectos conceptuales deberán ser reportadas dentro del mismo periodo y únicamente a los correos recobros dop@adres.gov.co insumos227@adres.gov.co En el asunto del correo deberán indicar la incidencia, el nombre de la EPS y la fecha de la incidencia.
Por ejemplo:
- BDUA_NOMBRE DE LA EPS_FECHA DE LA INCIDENCIA
- DCI_NOMBRE DE LA EPS_FECHA DE LA INCIDENCIA
p) Las entidades recobrantes que consideren pertinente remitir un archivo Excel o TXT con observaciones o justificaciones que detallen el motivo por el cual no están de acuerdo con la glosa impuesta en el trámite de verificación y revisión, podrán enviarlo a los correos electrónicos recobros dop@adres.gov.co insumos227@adres.gov.co al momento de presentar cuentas por concepto de servicios y tecnologías no financiadas con la UPC que correspondan a un reingreso producto de corrección o ajuste, por las líneas de radicación corriente o Acuerdo de Punto Final (APF).
El archivo deberá mantener la estructura de la hoja de “glosas” del resultado al trámite de revisión y verificación dispuesto por la ADRES en el SFTP de cada entidad recobrante, al final del cual se deberán incluir dos columnas; una denominada “Acepta” con el fin de que señale SI o NO para cada causal de no aprobación de los ítems; y otra denominada “observación” en la que señale la justificación que la entidad recobrante considere. Dicha columna no deberá contener caracteres especiales.
Las entidades recobrantes podrán allegar documentación adicional a los soportes requeridos para la verificación de los requisitos, que en su consideración pueda desvirtuar la glosa impuesta, la cual deberá tipificar como “Otros”. En la columna de observaciones del archivo que remitan, las entidades recobrantes podrán hacer referencia a dichos soportes adicionales.
Cabe precisar que, tanto el archivo de las observaciones como los soportes adicionales que remitan las entidades recobrantes, son un insumo adicional para el trámite de verificación y revisión, sin que ello implique que con su envío serán subsanadas todas las causales de no aprobación de las cuentas correspondientes.
q) Para las cuentas que sean presentadas como reingreso a surtir su corrección o ajuste en los periodos habilitados para Acuerdo de Punto Final, se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Se reitera que, el ítem y número de radicación anterior que se debe diligenciar en los medios magnéticos corresponde al número de radicado asignado por el FOSYGA/ADRES en la radicación corriente. Así las cosas, para las cuentas que se presenten al mecanismo de saneamiento Acuerdo de Punto Final - APF y tengan un número de radicación inicial de MYT01 o MYT02, la entidad recobrante debe allegar en el campo No. 4 NroRadicacionAnt el número asignado en la radicación corriente (inicial).
- Ahora bien, para las cuentas cuya primera presentación a surtir el trámite de verificación se dio en el mecanismo de saneamiento, y por consiguiente no cuentan con radicaciones previas en MYT 01 - 02, se debe relacionar el número de radicación asignado en la primera presentación por APF en el campo No. 62 NoRadicaciónrecobroanterior (FormatoMYT-01) o en el campo No. 65 NoRadicación recobro anterior (FormatoMYT-02V). En estos casos, el campo No. 4 NroRadicacionAnt debe ir vacío, y el campo No. 3 TRadicación se marcará como “1”, es decir, nuevo.
JORGE ENRIQUE GUTIERREZ SAMPEDRO
Director General
1. Las causas de BDUA excepcional son: i) corresponde a fallos de tutela que obligan a una entidad recobrante a prestar el servicio o tecnología a un usuario que no se encuentra afiliado con dicha entidad o; ii) corresponde a fallos de tutela que obligan a una entidad recobrante a prestar el servicio o tecnología a un usuario con una entidad del régimen exceptuado o especial o; iii) corresponde a servicios o tecnologías que corresponden a menores fallecidos con documento CN (Certificado de nacido vivo).
ESPECIFICACIONES FORMATO 3
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | NIT EPS | Número de identificación tributaria de la entidad recobrante sin guiones ni dígito de verificación | 9 | Numérico |
| 2 | NOMBRE EPS | Razón social de la entidad recobrante | 120 | Alfabético |
| 3 | NUMERO DE RADICACION ANTERIOR (CORRESPONDE AL No. DE RADICADO ANTE EL FOSYGA/ADRES ASIGNADO EN LA RADICACION CORRIENTE) | Corresponde al No. de radicado ante el FOSYGA/ADRES asignado en la radicación corriente (No deben anteponerse ceros 0 para completar la longitud) | 9 | Numérico |
| 4 | NUMERO DE ITEM ANTERIOR (CORRESPONDE AL No. DE ITEM DEL LA RADICACION CORRIENTE) | Corresponde al No. de ítem de la radicación corriente | 3 | Numérico |
| 5 | NUMERO DE RECOBRO INMERSO PROCESO JUDICIAL (CORRESPONDE AL No. DE RADICADO ANTE EL FOSYGA/ADRES) | Corresponde al No. de radicación del recobro en el momento en que fue presentada la demanda | 9 | Numérico |
| 6 | VALOR INVOLUCRADO DEL RECOBRO EN EL PROCESO JUDICIAL | Valor del recobro que la EPS presentó en el proceso judicial | 15 | Numérico |
| 7 | FECHA DE SOLICITUD DE CONCILIACION PREJUDICIAL SI APLICA | Fecha de solicitud de conciliación prejudicial para las cuentas que surtieron dicha instancia, en formato DD/MM/AAAA | 10 | DD/MM/AAAA |
| 8 | FECHA DE CULMINACION DEL TRÁMITE CONCILIATORIO SI APLICA | Fecha de culminación de conciliación prejudicial para las cuentas que surtieron dicha instancia, en formato DD/MM/AAAA. Si no aplica, el campo debe venir vacío o en blanco. | 10 | DD/MM/AAAA |
| 9 | FECHA DE RADICACIÓN DE RECLAMACIÓN ADMINISTRATIVA | Fecha de radicación de la reclamación administrativa para las cuentas que surtieron dicha instancia, en formato DD/MM/AAAA. Si no aplica, el campo debe venir vacío o en blanco. | 10 | DD/MM/AAAA |
| 10 | FECHA DE RESPUESTA DE RECLAMACIÓN ADMINISTRATIVA | Fecha de la respuesta de la reclamación administrativa para las cuentas que surtieron dicha instancia, en formato DD/MM/AAAA. Si no aplica, el campo debe venir vacío o en blanco. | 10 | DD/MM/AAAA |
| 11 | FECHA INICIAL DE RADICACIÓN DE LA DEMANDA | Fecha de inicial de radicación de la demanda, en formato DD/MM/AAAA. Sino aplica, el campo debe venir vacío o en blanco. | 10 | DD/MM/AAAA |
| 12 | FECHA DEL AUTO ADMISORIO DE LA DEMANDA | Fecha del auto admisorio de la demanda, en formato DD/MM/AAAA. Si no aplica, el campo debe venir vacío o en blanco. | 10 | DD/MM/AAAA |
| 13 | FECHA DE NOTIFICACIÓN DEL AUTO ADMISORIO DE LA DEMANDA AL DEMANDANTE (EPS) | Fecha en la que se notificó el auto admisorio de la demanda al demandante (EPS), en formato DD/MM/AAAA. Si no aplica, el campo debe venir vacío o en blanco. | 10 | DD/MM/AAAA |
| 14 | FECHA DE NOTIFICACION DE LA DEMANDA ADMITIDA AL DEMANDADO (FOSYGA / MSPS / ADRES) | Fecha de notificación de la demanda admitida al demandado (FOSYGA / MSPS / ADRES), en formato DD/MM/AAAA. Si no aplica, el campo debe venir vacío o en blanco. | 10 | DD/MM/AAAA |
| 15 | NUMERO INICIAL DEL PROCESO JUDICIAL (INCLUYA LOS 21 DÍGITOS DEL PROCESO) | Número inicial del proceso asignado por la autoridad judicial (21 dígitos, salvo para los procesos que cursan en la Superintendencia Nacional de Salud) | 21 - 23 | Alfanumérico |
| 16 | NOMBRE INICIAL DEL DESPACHO JUDICIAL | Nombre de la autoridad judicial | 160 | Alfanumérico |
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 17 | NUMERO ACTUAL DEL PROCESO JUDICIAL SI APLICA | Número del proceso actual asignado por la autoridad judicial, cuando aplique (21 dígitos, salvo para los procesos que cursan en la Superintendencia Nacional de Salud) | 21 - 23 | Alfanumérico |
| 18 | NOMBRE DEL DESPACHO JUDICIAL ACTUAL SI APLICA | Nombre de la autoridad judicial que actualmente adelanta el proceso, cuando aplique | 160 | Alfanumérico |
| 19 | ¿PENDIENTE RESOLVER CONFLICTO DE COMPETENCIA? (SI/NO) | Definir si existe conflicto de competencia del proceso. Siempre se debe diligenciar el campo. Únicos valores permitidos SI o NO. | 2 | Alfabético |
| 20 | ¿APROBADO POR GLOSA TRANSVERSAL PENDIENTE APROBACIÓN DEL DESISTIMIENTO? (SI/NO) | Definir si la cuenta fue aprobada bajo el mecanismo de glosa trasversal y está pendiente la aprobación del desistimiento por parte de la autoridad judicial. Siempre se debe diÚnicos valores permitidos SI o NO. | 2 | Alfabético |
| 21 | ¿EN INVESTIGACIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA (CGR)/FISCALIA (FNG)/SUPERSALUD (SNS)? MARQUE CON CGR/FGN/SNS SEGÚN APLIQUE | Definir si la cuenta se encuentra inmersa en proceso de investigación por alguno de los organismos de inspección y vigilancia: CONTRALORÍA/FISCALIA/SUPERSALUD. Se debe diligenciar el campo únicamente si la cuenta se encuentra en investigación. Únicos valores permitidos: CGR = CONTRALORÍA FGN = FISCALÍA SNS = SUPERINTENDENCIA. | 3 | Alfabético |
| 22 | NUMERO DE LA INVESTIGACIÓN EN LA CGR/FGN/SNS | Corresponde al número de expediente de la investigación cuando se diligencie el campo anterior. | 30 | Alfanumérico |
