Circular 13 de 2018 ADRES

CIRCULAR 13 DE 2018

(marzo 7)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD

PARA:	SERVIDORES PÚBLICOS DE LA ADRES.
DE:	DIRECTOR GENERAL
ASUNTO:	LINEAMIENTOS EN ASUNTOS DE TALENTO HUMANO DE LA ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - ADRES.
FECHA:	7 MAR 2018

En ejercicio de la facultad nominadora establecida en el numeral 17 del artículo 9o del Decreto 1429 de 2016 y con el propósito de contribuir a garantizar el cumplimiento de los deberes y derechos que tenemos como servidores públicos, se imparten los siguientes lineamientos relacionados con los asuntos de gestión de talento humano:

I. HORARIO DE TRABAJO

La Entidad dispone de los siguientes horarios de trabajo para los servidores públicos, con el fin de promover y fortalecer la salud, el desarrollo integral de la familia, un entono laboral saludable y el bienestar de quienes laboran en la ADRES, así:

1. De lunes a viernes de 7:00 a.m. a 4:00 pm con una hora de almuerzo.

2. De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 pm con una hora de almuerzo.

3. De lunes a viernes de 9:00 a.m. a 6:00 pm con una hora de almuerzo.

Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la posesión de los servidores públicos de la Entidad, los jefes inmediatos deberán informar por escrito el horario elegido al Grupo de Gestión del Talento Humano para el correspondiente registro.

Cualquier modificación en el horario inicialmente elegido se acordará con el jefe inmediato y deberá informarse por escrito al Grupo de Gestión del Talento Humano para su registro.

II. CONTROL DEL HORARIO

Los jefes inmediatos ejercerán el control respectivo del cumplimiento del horario de los funcionarios a su cargo. En el evento de que un jefe evidencie retardos o ausencias no justificadas de un servidor a su cargo, sin previa autorización, deberá reportarlo al Grupo de Gestión del Talento Humano para que se siga el procedimiento previsto en el artículo 2o del Decreto 051 de 2018, que adiciona el artículo 2.2.5.5.56 del Decreto 1083 de 2015⁽¹⁾, que puede concluir en el descuento del día o días no laborados, sin perjuicio de la acción disciplinaria correspondiente.

III. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

EVALUACIÓN DE FUNCIONARIOS DE CARRERA

La evaluación anual definitiva de los servidores inscritos en carrera administrativa debe ser diligenciada y allegada de manera física al Grupo de Gestión del Talento Humano, para el periodo comprendido entre el 1 de febrero del año respectivo y el 31 de enero del año siguiente.

Primera evaluación semestral: El primer semestre a evaluar está comprendido desde el 1 de febrero de 2018 al 31 de julio de 2018 y se realizará dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del periodo. (24 de agosto de 2018)

Segunda evaluación semestral: Comprende el periodo del 1 de agosto de 2018 al 31 de enero de 2019 y se debe realizar dentro de los 15 días hábiles siguientes a su vencimiento (21 de febrero de 2019) y se debe enviar al Grupo de Gestión del Talento Humano junto con la evaluación final consolidada, suscrita por el evaluador y el evaluado, antes de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del periodo (24 de febrero de 2019)

EVALUACIÓN DE FUNCIONARIOS EN PROVISIONALIDAD

La evaluación de los funcionarios en provisionalidad se hará de conformidad con lo establecido en la Resolución No. 443 de 2017 y se deberá evaluar el periodo comprendido entre la fecha de posesión y los 20 días anteriores a la fecha de vencimiento del nombramiento. La evaluación se hará en el formato establecido para el efecto y deberá enviarse al Grupo de Gestión del Talento Humano con (diez) 10 días hábiles de antelación al vencimiento del nombramiento provisional.

ACUERDOS DE GESTIÓN PARA GERENTES PÚBLICOS

Los Gerentes Públicos (Directores, Subdirectores y Jefes de Oficinas Asesoras, con excepción del Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno), deberán enviar al Grupo de Gestión del Talento Humano, la evaluación final del Acuerdo de Gestión celebrado con el Director General, del periodo comprendido entre el 1 de febrero y el 31 de diciembre de 2018, antes del 31 de enero de 2019.

EVALUACIONES PARCIALES EVENTUALES

Las evaluaciones parciales eventuales del desempeño laboral pueden realizarse en los siguientes casos:

a. Por cambio del evaluador, quien debe realizar las evaluaciones antes de retirarse del empleo.

b. Por cambio definitivo del empleo del evaluado (traslado).

c. Cuando el evaluado deba separarse de su empleo por un periodo igual o mayor a veinte (20) días calendario - Caso del Período de Prueba, o treinta (30) días calendario - Caso del Período Anual u Ordinario, en casos como licencias, vacaciones, comisiones y encargos.

d. La que corresponda al lapso comprendido entre la última evaluación (evaluaciones definitivas), y el final del período a evaluar.

En forma inmediata, al darse una de las causales mencionadas anteriormente, se deberá proceder a realizar la evaluación y comunicar el cumplimiento de dicha obligación al Grupo de Gestión del Talento Humano.

IV. NOVEDADES EN EL SISTEMA DE NÓMINA

Para garantizar los derechos asociados a los pagos de nómina, se establecen a continuación los días en que se cerrarán las novedades mensualmente, para la radicación de las mismas en el Grupo de Gestión del Talento Humano.

MES	CIERRE DE NOVEDADES	PAGO NÓMINA	NOTA
Febrero	18/02/2018	26/02/2018
Marzo	16/03/2018	23/03/2018	Por Semana Santa
Abril	18/04/2018	25/04/2018
Mayo	18/05/2018	25/05/2018
Junio	18/06/2018	25/06/2018
Julio	18/07/2018	25/07/2018
Agosto	18/08/2018	27/08/2018
Septiembre	18/09/2018	25/09/2018
Octubre	18/10/2018	25/10/2018
Noviembre	18/11/2018	26/11/2018
Diciembre	14/12/2018	21/12/2018	Por festividades de fin de año

Dichas novedades son las que tienen incidencia en la liquidación de la nómina y corresponden a descuentos, incapacidades, licencias no remuneradas, reconocimiento de primas técnicas y primas de Coordinación, encargos, nombramientos, renuncias, vacaciones, traslados de EPS o a Fondos de Pensiones.

El Grupo de Gestión del Talento Humano brindará a los funcionarios la información correspondiente a los números telefónicos para recibir asesoría para los traslados de EPS y de Fondos de Pensiones.

La novedad relacionada con el cambio de cuenta bancaria para el pago de nómina deberá radicarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes y se deberá adjuntar la certificación original expedida por la entidad financiera.

El cierre de novedades se hará el segundo día hábil de la tercera semana de cada mes. Las novedades que se presenten después de esta fecha se harán efectivas en la nómina del mes siguiente.

V. POSESIONES Y RETIROS DE LA ENTIDAD

De acuerdo con los días de cierres de novedades mencionados en el numeral II “NOVEDADES EN EL SISTEMA DE NÓMINA”, el Grupo de Gestión del Talento Humano gestionará el trámite de las posesiones y renuncias de los funcionarios de la Entidad.

Cuando las renuncias presentadas estén por fuera de dicho cronograma, la administración hará uso de la facultad discrecional que tiene el nominador para aceptarla dentro los treinta días siguientes a su presentación, de acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.11.1.3 del Decreto 1083 de 2015.

Presentada la renuncia, la aceptación por parte de ADRES se hará mediante acto administrativo, en el que se consignará la fecha a partir de la cual se hace efectiva. La renuncia se debe entregar con 5 (cinco) días hábiles de anticipación.

Es deber de los servidores públicos tener en cuenta las fechas de cierre de novedades. Respetar dichas fechas garantiza el pago oportuno de la nómina, o el reconocimiento y pago de la liquidación de prestaciones dentro del mes de causación, así como la atención oportuna dentro del Sistema General de Seguridad Social (Salud, Pensión, ARL) y Caja de Compensación.

Antes de hacer efectivo el retiro, el servidor público deberá hacer entrega de la tarjeta de acceso, programar la cita y practicarse el examen médico ocupacional de retiro, previa entrega de la orden de examen por parte del Grupo de Gestión del Talento Humano; entregar los bienes asignados a su superior jerárquico o al servidor público designado y también garantizar la entrega de los activos de información a su cargo de tal forma que se preserve su confidencialidad, integridad y disponibilidad. El superior inmediato debe solicitar a las dependencias competentes al momento del retiro, la remoción de los permisos de acceso a todos los sistemas de información de la ADRES.

Una vez liquidadas las prestaciones sociales, el servidor público solicitará el Certificado de ingresos y Retenciones en la Dirección Administrativa y Financiera y con dicha información diligenciará el Formulario Único de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas (Decreto 2842 de 2010) en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público – SIGEP y lo entregará impreso y suscrito a esa misma Dirección.

VI. DEDUCCIONES QUE DISMINUYEN LA BASE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGOS LABORALES

Los soportes de las deducciones que se restan de la base de retención en la fuente por pagos laborales, de conformidad con el artículo 387 del Estatuto Tributario, deberán ser radicados por una sola vez cada año como fecha máxima el día treinta y uno (31) de marzo. Para facilitar el recaudo de dicha información, se debe diligenciar el formato anexo a esta Circular, el cual debe entregado en físico en el Grupo Interno de Gestión del Talento Humano a más tardar el día 31 de marzo de cada año.

Los soportes son los siguientes:

- Certificación del monto por intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para adquisición de vivienda emitida por entidad financiera, con los requisitos exigidos por el artículo 1.6.1.12.1 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.

- Certificación emitida por beneficiario del pago por contratos de planes de atención complementaria en salud (planes de medicina prepagada, pólizas de salud, seguros de salud), contratados con empresas vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud o Superintendencia Financiera, de conformidad con los artículos 1.2.4.1.6 y 1.2.4.1.14 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016.

VII. PROGRAMACIÓN DE VACACIONES

De acuerdo con el artículo 8o del Decreto Ley 1045 de 1978, los funcionarios tienen derecho a 15 días hábiles de vacaciones por cada año de servicio prestado. Por razones de austeridad y del presupuesto aprobado para su reconocimiento, estas deben disfrutarse dentro del año en el cual se causan. Las vacaciones serán concedidas mediante acto administrativo firmado por el (la) Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) en quien se encuentra delegada esta atribución.

Es responsabilidad del jefe de cada dependencia programar las vacaciones de los funcionarios a su cargo garantizando la continua prestación de servicio.

La programación de vacaciones tendrá que diligenciarse por los jefes de las dependencias en el Formato que será entregado en el Grupo de Gestión del Talento Humano y deberá radicarse antes del 30 de marzo de cada año.

Cuando las vacaciones sean solicitadas por un funcionario con personal a cargo, se deberá indicar el nombre del empleado que quedará encargado mientras duren las vacaciones del titular.

VIII. APLAZAMIENTO E INTERRUPCIÓN DE LAS VACACIONES

Conforme a lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto Ley 1045 de 1978, el aplazamiento de las vacaciones se deberá decretar mediante resolución motivada en la cual deben constar los motivos de la actuación.

De acuerdo con el artículo 15 del Decreto Ley 1045 de 1978, el disfrute de las vacaciones solo podrá interrumpirse por:

- Estrictas necesidades del servicio.

- Incapacidad ocasionada por enfermedad general o accidente de trabajo.

- Incapacidad por maternidad o aborto.

- Otorgamiento de una comisión.

- El llamamiento a filas.

- Licencia de paternidad.

- Licencia por luto.

De acuerdo con la Directiva Presidencial 01 del 10 de febrero de 2016 “Plan de Austeridad 2016”, es regla general que las vacaciones no sean acumuladas ni interrumpidas. Solo por necesidades del servicio o retiro podrán ser compensadas en dinero.

IX. DESCANSO COMPENSADO

De conformidad con el artículo 2.2.5.5.51 del Decreto 1083 de 2015, modificado por el Decreto 648 de 2017, a los funcionarios públicos de la ADRES se les podrá otorgar descanso compensado para semana santa y festividades de fin de año, siempre y cuando hayan compensado el tiempo laboral equivalente al tiempo del descanso, de acuerdo con la programación establecida por la Entidad, garantizando la continuidad y no afectación en la prestación del servicio. Para el caso del descanso compensando de Semana Santa del año 2018, se dará aplicación a la Circular No. 11 de 6 de febrero, a la que se dio alcance mediante Circular No. 12 de 7 de febrero.

Respecto a la compensación de tiempo con ocasión de las festividades de fin de año, se establecen tres (3) turnos de descanso en los siguientes términos:

TURNO	INICIA	FINALIZA	DÍAS HÁBILES PARA DISFRUTAR
Primero	Lunes 24 de diciembre de 2018	Viernes 28 de diciembre de 2018	24, 26, 27 y. 28 de diciembre de 2018
Segundo	Lunes 31 de diciembre de 2018	Viernes 4 de enero de 2019	31 de diciembre de 2018; 2, 3 y 4 de enero de 2019
Tercero	Lunes 7 de enero de 2019	Viernes 11 de enero de 2019	8, 9, 10 y 11 de enero de 2019

Número de horas a compensar: 32.

Periodo de compensación: Entre el martes 16 de octubre y el viernes 30 de noviembre de 2018, inclusive.

La circular con los lineamientos para el disfrute de la compensación de festividades de fin de año, se divulgará con anterioridad al inicio de periodo de compensación mencionado.

X. LICENCIAS

Es una situación administrativa que implica la separación transitoria del funcionario público del ejercicio del empleo sin que ello implique romper el vínculo con la Entidad. Las licencias se conferirán mediante acto administrativo firmado por el (la) Director (a) Administrativo (a) y Financiero (a) en quien se encuentra delegada esta atribución. Las licencias pueden ser no remuneradas y remuneradas, así:

No remuneradas:

- Licencia ordinaria: Es la licencia que se concede a los servidores públicos por solicitud propia y sin sueldo, hasta por sesenta (60) días al año, continuos o discontinuos. Sólo si hay justa causa y a juicio de la Entidad, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días más. La solicitud o su prórroga, deberá elevarse por escrito al Grupo de Gestión del Talento Humano, acompañada de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera de acuerdo con el artículo 2.2.5.5.5. del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017.

- Licencia para adelantar estudios: Se concede para que los funcionarios puedan adelantar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano, separándose transitoriamente del ejercicio de sus cargos por solicitud propia y sin remuneración. Esta licencia no podrá ser superior a doce (12) meses, prorrogable hasta por dos (2) veces. Se debe solicitar por escrito, así como su prórroga, acompañada de los documentos de que trata el artículo 2.2.5.5.6. del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017. La licencia se otorgará siempre y cuando no se afecte el servicio y con el cumplimiento de los funcionarios de las siguientes condiciones: 1. Llevar por lo menos un (1) año de servicio continuo en la entidad; 2. acreditar nivel sobresaliente en la calificación de servicios correspondiente al último año de servicio; 3. acreditar la duración del programa académico; y 4. adjuntar copia de la matrícula durante el tiempo que dure la licencia.

Remuneradas:

- Licencia de maternidad: De acuerdo con el artículo 2.2.5.5.10 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017, es la licencia en virtud de la cual se brinda a la madre un receso remunerado para que se recupere del parto y le dedique al recién nacido el cuidado y la atención requerida. Las condiciones para el reconocimiento de la licencia de maternidad se encuentran establecidas en el artículo 236 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por el artículo 1o de la Ley 1822 del 2017 que aumenta el disfrute de la licencia de maternidad a dieciocho (18) semanas remuneradas con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso. Para tener derecho a la licencia de maternidad, la trabajadora debe presentar al Grupo de Gestión del Talento Humano un certificado médico, en el cual conste: 1. El estado de embarazo de la trabajadora; 2. la indicación del día probable del parto; y 3. la indicación del día desde el cual debe empezar la licencia.

- Licencia por luto: Los empleados públicos tendrán derecho a una licencia por luto, por un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1635 de 2013 o las normas que la modifiquen o adicionen. La justificación de la ausencia del empleado deberá presentarse al Grupo de Gestión del Talento Humano dentro de los treinta (30) días siguientes a la ocurrencia del hecho, adjuntando copia del certificado de defunción expedido por la autoridad competente, además de los siguientes documentos:

1. En caso de relación de parentesco por consanguinidad: copia del Certificado de Registro Civil en donde se constate la relación vinculante entre el empleado y la persona fallecida

2. En caso de relación con el cónyuge: copia del certificado de matrimonio civil o religioso.

3. En caso de compañera o compañero permanente: declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían el empleado con la persona fallecida, según la normatividad vigente.

4. En caso de parentesco por afinidad: copia del certificado de matrimonio civil o religioso (cónyuges), o por declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento (compañeros(as) permanentes) y copia del Registro Civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con la persona fallecida.

5. En caso de parentesco civil: copia del Registro Civil donde conste el parentesco del empleado con la persona adoptada fallecida.

- Licencia de paternidad: De acuerdo con el artículo 2.2.5.5.10 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017, es la licencia que le permite al padre o compañero permanente, compartir tiempo con su recién nacido (a), con el objetivo primordial de privilegiar los derechos del menor. El esposo o compañero permanente tendrá derecho a ocho (8) días hábiles de licencia remunerada de paternidad. El soporte para el otorgamiento de la licencia remunerada de paternidad es el Registro Civil de Nacimiento, el cual deberá presentarse a la EPS a más tardar dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha de nacimiento del menor.

- Licencia por enfermedad: En consideración al artículo 2.2.5.5.11 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017, es la licencia que se autoriza cuando el servidor se encuentra en incapacidad mediante acto administrativo motivado, de oficio o a solitud de parte, previa certificación expedida por autoridad competente. Se entiende por incapacidad, el estado de inhabilidad física o mental de un trabajador, que le impide desempeñar en forma temporal o permanente su profesión u oficio habitual. Una vez conferida la incapacidad, el empleado está en la obligación de informar a la Entidad allegando copia de la respectiva certificación expedida por la autoridad competente. Cuando la licencia por enfermedad general sea igual o inferior a dos (2) días se remunerará con el 100 % del salario que perciba el servidor. A partir del tercer día la licencia por enfermedad genera vacancia temporal en el empleo y se remunerará de conformidad con las normas de Seguridad Social en Salud. El parágrafo 1 del artículo 3.2.1.10 del Decreto 780 de 2016 establece que los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general serán a cargo de los respectivos empleadores, y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y hasta el día noventa (90) se reconocerán las dos terceras partes del sueldo y, la mitad del mismo por los noventa (90) días siguientes, es decir hasta el día ciento ochenta (180). Cuando se trate de incapacidades originadas por enfermedad laboral, la Administradora de Riesgos Laborales - ARL asumirá el 100 % de la incapacidad contado a partir del día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral y hasta el día ciento ochenta (180) (Literal a. de! artículo 18 del Decreto Ley 3135 de 1968). La duración de la licencia por enfermedad será por término que se determine en el certificado médico de incapacidad, sin que el mismo pueda ser aumentado o disminuido por el servidor o la Entidad.

XI. PERMISOS

- Permiso remunerado: El permiso es una situación administrativa en la cual se puede encontrar el empleado público, que se encuentra regulada en el artículo 2.2.5.5.17 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017. Se concede hasta por tres días y es remunerado, siempre y cuando medie justa causa.

- Permiso académico compensado: De acuerdo con el art. 2.2.5.5.19 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017, es el permiso que se le podrá otorgar a los funcionarios hasta dos (2) horas diarias o hasta cuarenta (40) horas mensuales, por dos (2) años, prorrogables por un (1) año, para adelantar programas académicos de educación superior en la modalidad de posgrado en instituciones legalmente reconocidas. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio.

- Permiso de lactancia: Conforme al artículo 238 del Código Sustantivo del Trabajo, la mujer en lactancia, una vez reincorporada a sus labores normales, tiene derecho a que se le conceda un permiso especial durante el día para poder amamantar su hijo durante dos descansos de treinta (30) minutos cada uno, durante los primeros (6) meses de edad.

- Permiso para ejercer la docencia universitaria: Al empleado público se le podrá otorgar permiso remunerado para ejercer la docencia universitaria en hora cátedra hasta por cinco (5) horas semanales. El otorgamiento del permiso estará sujeto a las necesidades del servicio, a la luz del artículo 2.2.5.5.20 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 648 de 2017.

- Permiso Sindical: De acuerdo con el artículo 2.2.2.5.1. y siguientes del Decreto 1072 de 2015, los servidores públicos de la Entidad que oficien como representantes sindicales en calidad de integrantes de los comités ejecutivos, directivas y subdirectivas de confederaciones y federaciones, juntas directivas, subdirectivas y comités seccionales de los sindicatos, comisiones legales o estatutarias de reclamos, y los delegados para las asambleas sindicales y la negociación colectiva; tienen derecho a la concesión de los permisos sindicales remunerados necesarios para el cumplimiento de su gestión. Dicho reconocimiento se hará mediante acto administrativo, previa solicitud de las organizaciones sindicales donde se incluya la siguiente información: 1. Permisos necesarios para el cumplimiento de su gestión; 2. nombres de los representantes; 3. finalidad; 4. duración periódica; y 5. distribución.

XII. BONIFICACIONES

- Bonificación especial de recreación: La bonificación por recreación es el monto que se reconoce a los empleados públicos por cada periodo de vacaciones, en cuantía equivalente a dos (2) días de la asignación básica mensual que les corresponda en el momento de iniciar el disfrute del respectivo período vacacional. Así mismo, se reconoce cuando se compensen las vacaciones en dinero.

- Bonificación por servicios: Es el monto que se reconoce y paga al empleado cada vez que se cumpla un año continuo de labor en la Entidad y es equivalente al 35% de la asignación básica mensual.

XIII. LIBRANZAS Y OTROS DESCUENTOS DE NÓMINA

De conformidad con la Ley 1527 de 2012, para que opere el descuento por la modalidad de libranza en la adquisición de bienes y servicios, se deberán cumplir los requisitos exigidos en el artículo 3o y 6o de la mencionada Ley.

En los eventos en que el servidor público haya suscrito descuento por la modalidad de libranza con su anterior empleador, tendrá la obligación de informar de dicha situación a la entidad operadora con quien tenga libranza, para que la entidad operadora solicite a la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES el correspondiente descuento por nómina de los recursos a que tenga derecho previo diligenciamiento de la documentación correspondiente.

Este procedimiento se debe seguir para efectos de descuentos de nómina por conceptos de plan complementario, seguro funerario y aportes a cooperativas.

XIV. ACTUALIZACIÓN HOJA DE VIDA Y DECLARACIÓN JURAMENTADA DE BIENES Y RENTAS EN EL SIGEP

Es obligación de los servidores públicos mantener actualizada la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas en el SIGEP, al cual se puede acceder a través de la página electrónica www.siqep.qov.co

La hoja de vida en SIGEP deberá actualizarse como mínimo en los siguientes eventos:

- Cada que vez que obtenga títulos de educación formal, los cuales deben ser remitidos para archivo en la historia laboral.

- Cuando se presente una novedad en el cargo.

- Cuando sea requerido por la Dirección Administrativa y Financiera.

- Cuando se presenten cambios en el número de extensión o correo electrónico.

- Por cambio de dirección de residencia, localidad, municipio o departamento.

- Cuando sea requerido por Ley de Transparencia.

- Una vez al año.

Para la vinculación y retiro de la administración toda persona natural que ocupe un cargo como servidor público, deberá diligenciar la Declaración Juramentada de Bienes y Rentas y Actividad Económica Privada.

La información sobre bienes y rentas deberá ser actualizada anualmente en el SIGEP, la cual deberá imprimirse, firmarse y allegarse a la Dirección Administrativa y Financiera.

XV. CERTIFICACIONES LABORALES

Para garantizar la expedición en términos de calidad y seguridad de la información que contiene las certificaciones laborales, las mismas deben solicitarse a través del formato GETH-F01 así:

- Certificaciones de tiempo de servicio y asignación salarial: se expedirán dentro de los TRES (3) días hábiles siguientes a la solicitud.

- Certificaciones con funciones y otros requerimientos: se expedirán dentro de los CINCO (5) días hábiles siguientes a su solicitud.

Nota: Las certificaciones laborales deben ser solicitadas directamente por el servidor público o mediante autorización debidamente conferida, teniendo en cuenta que la historia laboral tiene el carácter de reservada de acuerdo con lo señalado en el numeral 3 del Artículo 24 de la Ley 1755 de 2015.

XVI. DÍA DE CUMPLEAÑOS

Los funcionarios de la Entidad tendrán el beneficio de tomar la tarde laboral libre por ocasión de su cumpleaños. Quienes cumplan años en un día no laboral, disfrutarán dicho beneficio en el día hábil siguiente a la fecha de su cumpleaños. Cabe advertir que esto no aplica cuando se está en vacaciones o en licencia remunerada o no remunerada.

XVII. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Los servidores públicos de la ADRES están en la obligación de observar la normativa de Seguridad y Salud en el Trabajo y adicionalmente, acatar las siguientes reglas:

- Usar y mantener correctamente los equipos y elementos de la Entidad.

- Conservar el orden y aseo del sitio de trabajo y de los equipos a su cargo.

- Informar al jefe inmediato cualquier falla o deterioro de los equipos de trabajo o de alguna condición de trabajo riesgosa.

- Informar al jefe inmediato la ocurrencia de accidentes de trabajo, reportando y realizando el trámite en coordinación con el Grupo de Gestión del Talento Humano.

- Evitar actuar con descuido en las áreas de trabajo o espacios comunes de circulación.

- Participar en las actividades de seguridad y salud en el trabajo propuestas por la Entidad.

- Conocer los factores de riesgo en la ADRES.

XVIll. COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Los servidores públicos de la ADRES ya vinculados y los que vayan a ingresar, deberán firmar un Compromiso de Confidencialidad y no divulgación de la información.

El Grupo de Gestión del Talento Humano entregará el mencionado Compromiso a cada uno de los servidores públicos de la Entidad para su respectiva firma.

XIX. PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN (PIC) VIGENCIA 2018.

Es un deber de los servidores públicos asistir a las actividades que hacen parte del Plan Institucional de Capacitación (PIC), entre las que se encuentran las capacitaciones de Inducción y Reinducción. El PIC es orientado y organizado a través de la Dirección Administrativa y Financiera - Grupo de Gestión del Talento Humano, en cumplimiento de mandatos legales y con el fin de fortalecer las competencias laborales, conocimientos, habilidades de formación y capacitación de los temas presentados y aprobados en las encuestas aplicadas a los funcionarios y como respuesta a los requerimientos presentados por las Direcciones, Subdirecciones, Oficinas Asesoras y Grupos Internos de Trabajo.

XX. PLAN DE BIENESTAR E INCENTIVOS 2018.

La Entidad propiciará la participación de sus funcionarios en las actividades establecidas en el Plan de Bienestar e Incentivos. Dichas actividades buscan brindar las condiciones para el mejoramiento de la calidad de vida de los funcionarios y sus familias, generando espacios de conocimiento, esparcimiento e integración familiar. Las actividades se identificaron mediante la aplicación de una encuesta de necesidades a todos los funcionarios de la Entidad.

La presente Circular se expide el 0 7( ) de marzo del año dos mil dieciocho (2018).

CARLOS MARIO RAMIREZ RAMIREZ

Director General de la Administradora de Recursos del Sistema
General de Seguridad Social en Salud - ADRES

<NOTAS DE PIE DE PAGINA>.

1. “(...)EI jefe inmediato deberá reportar al jefe de la Unidad de Personal o a quien haga sus veces, la inasistencia a laborar del personal a su cargo. La ausencia de este reporte será sancionada de conformidad con lo señalado en la Ley 734 de 2002, y demás normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. (...) Si el jefe del organismo o en quien este delegue decide que la ausencia no está justificada deberá proceder a descontar el día o los días no laborados."