CIRCULAR 16 DE 2020
(marzo 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Directores, Subdirectores Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo, Supervisores de Contratos, Funcionarios y Contratistas de la ADRES. |
| De: | Andrea Consuelo López Zorro Asesora de la Dirección General encargada de las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES. |
| Asunto: | Lineamientos para la recepción y trámite de facturas y cuentas de cobro de los contratistas de la ADRES a través de mecanismos electrónicos, Solicitudes de CDP y RP, con ocasión de la declaratoria del Estado de Emergencia Social y Económica derivada de la Pandemia COVID -19. |
Con el propósito de garantizar los pagos de las cuentas de cobro y facturas a los contratistas de la ADRES, en cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto No. 440 de 2020 “"Por el cual se adoptan medidas de urgencia en materia de contratación estatal, con ocasión del estado de Emergencia Económica, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COVID -19”, se emiten los siguientes lineamientos:
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA GESTIÓN DE CUENTAS DE COBRO, FACTURAS Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE EN EL SECOP Y RADICACIÓN DEL INFORME DE SUPERVISIÓN AL GRUPO DE GESTIÓN FINANCIERA INTERNA.
Actualmente, la Entidad cuenta con un procedimiento de supervisión de contratos, en el cual se describen las actividades que deben adelantar tanto supervisores como contratistas para el trámite de cuentas de cobro y/o facturas y la consecuente gestión de los pagos correspondientes a los períodos efectivamente ejecutados, no obstante, atendiendo a la ya conocida declaratoria del estado de Emergencia, Social y Ecológica derivada de la Pandemia COVID -19, y a lo indicado en el artículo 9o del Decreto 440 de 2020[1], es necesario adoptar las medidas necesarias para garantizar estas gestiones a través de mecanismos electrónicos que faciliten dicha labor.
Así las cosas, se imparten las siguientes directrices y se insta a los destinatarios de la presente circular a acatarlas en su integridad:
i. Los contratistas cargarán de manera digital a través de la plataforma SECOP II los documentos correspondientes a la cuenta de cobro y/o factura y/o documento equivalente[2] con sus respectivos soportes, es decir que, para el efecto, se prescindirá de cualquier firma manuscrita de dichos documentos de conformidad con fo establecido en la Ley 527 de 1999 en sus artículos 7o, 8o y 12o [3], sin perjuicio de lo establecido en el artículo 616.1 del Estatuto Tributario, por lo tanto, el envío de la cuenta de cobro, factura y/o documento equivalente a través de la plataforma se constituye como una-acción por medio de la cual el contratista radica y pone de conocimiento a la Entidad de los documentos necesarios para la gestión de pagos.
ii. Dicha acción, junto con el cumplimiento de la totalidad de los documentos y la veracidad en el contenido de los mismos, será objeto de revisión por parte del supervisor, para lo cual éste ingresará al expediente electrónico en la plataforma SECÓ? II y deberá verificar el contenido integral de los documentos aportados, esto incluye la información diligenciada en el formulario dispuesto por la plataforma para tal fin. Una vez revisada se procederá a su correspondiente aprobación o rechazo.
Previo a la aprobación de la cuenta de cobro y/o factura en la plataforma, se recuerda a los supervisores de los contratos que es muy importante diligenciar la fecha de recepción original del documento, dentro del formulario establecido en la plataforma.
iii. En caso de rechazo de la cuenta de cobro, factura y/o documento equivalente, el supervisor deberá indicar claramente ia causal de rechazo dentro de la sección dispuesta en el SECOPII y procederá a devolver el documento para que el contratista atienda las observaciones correspondientes y vuelva a enviar los documentos corregidos a la Entidad. En ningún caso el contratista deberá crear una cuenta diferente, ya que se procederá solo a la edición y modificación de los aspectos indicados por la supervisión.
iv. Una vez llevado a cabo lo indicado en los numerales anteriores, los informes de supervisión podrán ser remitidos por el supervisor del contrato al correo supervisordocumental@adres.qov.co en los siguientes periodos: i) desde el 1o al 3 de abril, ii) desde el 6 al 8 de abril y iii) desde el 13 de abril al 17 de abril de 2020. Una vez radicado el informe por parte del área de 472, le será informado el número de radicado al solicitante a través del mismo correo, para los trámites a que haya lugar.
v. Sobre los documentos radicados, el Grupo Interno de Gestión Financiera de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES, efectuará la revisión de los documentos aprobados por parte del supervisor para efectos de dar continuidad a las gestiones de pago correspondientes, para lo cual, en caso de advertir alguna situación que no permita llevar a cabo dicha gestión, deberá informarlo por correo electrónico al supervisor del contrato. En tal sentido, el trámite de la cuenta que presente la situación acá descrita no seguirá, hasta tanto se subsane el error observado.
vi. Enterado el supervisor por parte del Grupo Interno de Gestión Financiera de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES, de alguna situación de error o falencia en los documentos presentados para el trámite de una cuenta de cobro, factura y/o documentos equivalentes, comunicará al contratista del ajuste o corrección que deberá realizar para que así proceda a enviar a nueva radicación, como se señaló anteriormente.
Una vez hecho esto, el supervisor procederá a informar nuevamente vía correo electrónico al Grupo Interno de Gestión Financiera de la subsanación de los documentos y del cargue de estos en la plataforma del SECOPII para que se proceda de conformidad.
vil. Finalizada la revisión de las cuentas de cobro, facturas y/o documentos equivalentes aprobados por el supervisor y avalados por parte del Grupo Interno de Gestión Financiera de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES, el (los) funcionario (s) encargado(s) de dicha área, procederá(n) a marcar como “pagada” la cuenta indicando la fecha estimada en la que esta acción será elevada a cabo.
viii. Las cuentas que fueron corregidas y remitidas nuevamente para aprobación, deberán respetar el derecho de tumo para su revisión, en ningún caso, alguna cuenta que ha sido devuelta previamente será revisada y tramitada por delante de aquellas que fueron aprobadas sin ningún reparo u observación por parte del Grupo Interno de Gestión Financiera.
RECOMENDACIONES A TENER EN CUENTA
Es preciso que los contratistas y supervisores de la Entidad tengan en cuenta las siguientes recomendaciones que permitan facilitar y agilizar los trámites de pago de las cuentas de cobro y facturas sin ningún reproceso.
- Los Usuarios (tanto supenvisor como contratista) son responsables de contar con el conocimiento suficiente para el manejo del SECOP II y, en consecuencia, están obligados a buscar la capacitación que requieran para el efecto, para lo cual, Colombia Compra Eficiente tiene a disposición guías y tutoriales virtuales para la gestión de supervisión y presentación de cuenta de cobro y facturas para el caso de los contratistas.
- Los contratistas son responsables por la veracidad de ia información registrada dentro de los documentos aportados dentro de su cuenta de cobro y/o factura y/o documento equivalente.
- Todos los documentos que anexe el contratista (en caso de que aplique) deben estar bien identificados para que se fácilmente verificable el contenido de estos y en lo posible ser remitido en formato PDF.
- Se recuerda a todos los supervisores su responsabilidad en las gestiones de aprobación o rechazo de las cuentas de cobro, facturas y/o documentos equivalentes, por lo tanto, la aprobación errónea o incorrecta de las cuentas será responsabilidad exclusiva del supervisor, dentro de los términos de la Ley 1474 de 2011.
- Los supervisores y contratistas podrán acordar la utilización de mecanismos electrónicos que permitan la fluida comunicación tendiente a la revisión preliminar de los documentos que pretenden soportar para la presentación de cuenta de cobro o factura, esto con el fin de mitigar los riesgos de incurrir en errores dentro de los documentos que se van a cargar en la plataforma del SECOP II.
- En todo caso, se deben respetar los términos y procedimientos complementarios establecidos por la Entidad para llevar a cabo estos trámites.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LAS SOLICITUD Y GENERACIÓN DE CDP Y RP
- Las áreas solicitantes deberán diligenciar el formato de “Solicitud de CDP” firmado por los Directores y/o Jefes de Oficina de manera mecánica, conforme a lo dispuesto en la Resolución 2323 de 2020 y remitirlos posteriormente a los siguientes correos: aminta.patino@adres.qov.co, diana.perea@adres.gov.co, vilma.pardo@adres.qov.co y yuly.gomez@adres.gov: los cuales generarán el visto bueno para la aprobación y firma de esta Dirección.
- Frente a los RP, se mantendrá el mismo procedimiento, es decir enviar la solicitud a los siguientes correos electrónicos: aminta. patino@adres.gov.co, diana.perea@adres.gov.co, vilma.pardo@adres.gov.co y
yuly.gomez@adres.gov y posteriormente se remitirá el RP, bajo esta misma vía, al solicitante.
Dada en Bogotá D.C. a los 24 MAR 2020
ANDREA CONSUELO LÓPEZ ZORRO
Asesora de la Dirección General encargada de las funciones de la Dirección Administrativa y Financiera de la ADRES.
1. Artículo 9. Procedimiento para el pago de los contratistas del Estado. Durante el estado de emergencia económica, social y ecológica, las entidades estatales deberán implementar para la recepción, trámite y pago de facturas y cuentas de cobro de sus contratistas, mecanismos electrónicos, sin perjuicio de lo establecido en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
2. ARTICULO 616-1. FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. «Artículo modificado por el artículo 308 de la Ley 1819 de 2016. El nuevo texto es el siguientes La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes. La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.
Los documentos equivalentes a la factura de venta, corresponderán a aquellos que señale el Gobierno nacional.
PARÁGRAFO 1o. «Parágrafo modificado por el articula 18 de la Ley 2010 de 2019. El nuevo texto es el siguientes Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o por un proveedor autorizado por esta.
La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica, por razones tecnológicas atribuidles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a un proveedor autorizado, el obligado a facturar está facultado para entregar al adquirente la factura electrónica sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o proveedor autorizado para su validación dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos.
En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica para su validación y la entrega al adquiriente una vez validada, corresponde al obligado a factura a Los proveedores autorizados deberán transmitir a la Administración Tributaria las facturas electrónicas que validen.
La validación de las facturas electrónicas de que trata este parágrafo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria.
3. Ley 527 de 1998 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones"
ARTÍCULO 7o. FIRMA. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si: a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en eí caso de que no exista una firma.
ARTÍCULO 8o. ORIGINAL. Cuando cualquier norma requiera que la información sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garantia confiable de que se ha conservado la integridad de la información, a partir del momento en que se generó por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) De requerirse qua la información sea presentada, si dicha información puede ser mostrada a la persona que se deba presentar. Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que la información no sea presentada o conservada en su forma original.
ARTÍCULO 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones; 1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta, 2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y 3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envió o recepción de los mensajes de datos. Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta.
