CIRCULAR 18 DE 2019
(diciembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Entidades reclamantes incluidas en el registro especial de prestadores de servicios de salud |
| De: | Administradora de los recursos del sistema general de seguridad social en salud - ADRES |
| Asunto: | Radicación electrónica de reclamaciones |
La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES, actuando en el marco de sus competencias, particularmente las previstas en los artículos 2.6.4.3.5.2.1, 2.6.4.3.5.2.2 y 2.6.4.7.3 del Decreto 780 de 2016 y en cumplimiento de lo señalado en el artículo 5 de la Resolución 4338 de 2018 modificada por la Resolución 21621 de 2019 de la ADRES, imparte los siguientes lineamientos para la radicación de reclamaciones en el mes de enero de 2020 y define los cronogramas para tal fin.
Dando continuidad a la implementación gradual de la radicación electrónica, para el mes de enero de 2020, las IPS deberán radicar los documentos descritos en los artículos 2.6.1.4.2.20 o 2.6.1.4.3.3 del Decreto 780 de 2016, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas, operativas y los cronogramas que a continuación se señalan:
1. FIRMA DIGITAL PARA LA RADICACIÓN DE RECLAMACIONES
Tal y como se definió en las Circulares 008 y 014 de 2019, "para la radicación de reclamaciones ante la ADRES, todas las IPS deben contar con la firma digital de Persona Jurídica o Representación Legal, emitida por una entidad certificadora autorizada a nivel nacional en formato P10, P12oPFX.
En este sentido, para la presentación de los archivos que contienen los formularios FURIPS o FURTRAN se requiere:
1.1. Validar los archivos a través de la última versión de la malla validadora ECAT dispuesta en la página de WEB de la ADRES.
1.2. Cifrar y firmar el archivo con la firma digital de Persona Jurídica o Representación Legal emitida por una entidad certificadora autorizada a nivel nacional en formato P10, P12 o PFX.
1.3. Previo a la presentación de los medios, se deberá remitir a la ADRES la llave pública en formato CER de la firma digital definida de acuerdo con las instrucciones que para el efecto se publiquen en la página WEB de esta entidad. Este insumo será requerido para la validación de los archivos que se presenten.
La falta de alguno de los requisitos enunciados anteriormente, imposibilitarán la radicación de las reclamaciones.
2. IPS QUE REALIZARAN LA RADICACIÓN ELECTRÓNICA DESDE LA PLATAFORMA WEB.
En adelante, las IPS que se relacionan en el anexo 1 de la presente Circular, deberán radicar las reclamaciones de primera vez, en los primeros quince (15) días calendario de cada mes y la respuesta a los resultados de la auditoría entre el día 16 y el último día de cada mes, haciendo uso de la herramienta dispuesta en el portal de la ADRES a través de la cual cargarán lo siguiente:
2.1. Formulario (FURIPS 1 y 2), validado a través de la última versión de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Administradora, con la correspondiente firma digital de persona jurídica o representación legal definida, en extensión (.pak.cms).
2.2. Imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURIPS 1, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo técnico de la presente Circular.
Finalizado el proceso de radicación electrónica, la IPS podrá descargar el reporte “Certificado de Radicación”, documento que será el soporte de las reclamaciones efectivamente radicadas por la entidad.
En caso de que la IPS no pueda efectuar la radicación de las reclamaciones de primera vez y respuesta a glosa dentro de los plazos establecidos en el Artículo 11 de la Resolución 1645 de 2016; podrá solicitar una cita para el acompañamiento directamente en las instalaciones de la ADRES a través del correo electrónico Respuestareclamacion@adres.gov.co.
El asunto del correo electrónico deberá ser “Solicitud de cita para acompañamiento de radicación electrónica IPS_______NIT_______”, y en el cuerpo del correo deberá informar la causa de la dificultad presentada, adjuntado las imágenes que soporten la posible incidencia. La ADRES asignará fecha y hora en que la IPS deberá asistir con la totalidad de los medios ópticos que contengan los archivos requeridos para radicar.
Los RIPS deberán ser presentados directamente en las instalaciones de la ADRES teniendo en cuenta los términos y especificaciones técnicas definidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Las IPS relacionadas en este numeral, sólo podrán realizar la radicación de reclamaciones a través de la herramienta tecnológica de radicación de reclamaciones dispuesta en el portal WEB de la ADRES.
3. IPS QUE CONTINÚAN REALIZANDO LA PRESENTACIÓN DE RECLAMACIONES A TRAVÉS DE MEDIOS ÓPTICOS.
Las IPS que no se encuentren relacionadas en el anexo 1 de la presente Circular, continuarán presentando las reclamaciones de acuerdo con las siguientes especificaciones:
3.1. PRESENTACIÓN DE RECLAMACIONES POR PRIMERA VEZ Y RESPUESTA A GLOSA
Para la radicación de reclamaciones de primera vez y respuesta a glosa correspondiente al período de enero de 2020, de acuerdo con el cronograma No. 1 definido en la presente Circular, las IPS que no se encuentren relacionadas en el anexo 1 presentarán ante la ADRES:
3.1.1. Formatos FURIPS Primera vez
Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde a formatos FURIPS así: “FORMATOS FURIPS PRIMERA VEZ IPS__________ ”, acompañado de los siguientes medios ópticos:
3.1.1.1. Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURIPS 1 y 2), validado a través de la última versión de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Administradora, con la correspondiente firma digital de persona jurídica o representación legal definida, en extensión (.pak.cms).
3.1.1.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURIPS 1, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo técnico de la presente Circular.
3.1.1.3. Medio óptico (CD o DVD) con los archivos RIPS.
3.1.2. Formatos FURTRAN Primera vez
Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde a formatos FURTRAN así: “FORMATOS FURTRAN PRIMERA VEZ________ ”, acompañado de los siguientes medios ópticos:
3.1.2.1. Formulario FURTRAN, validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta en la página web de ADRES, con la correspondiente firma digital de persona jurídica o representación legal definida, en extensión (.pak.cms).
3.1.2.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las Imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURTRAN de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo técnico de la presente Circular.
3.1.3. Formatos FURIPS Respuesta a glosa
Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde respuesta a glosa de los formatos FURIPS así: “RESPUESTA A GLOSA FORMATOS FURIPS IPS______________”, acompañado de los siguientes medios ópticos:
3.1.3.1. Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURIPS 1 y 2), validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Entidad Administradora, con la correspondiente firma digital de persona jurídica o representación legal definida, en extensión (.pak.cms).
3.1.3.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURIPS 1, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo técnico de la presente Circular.
3.1.4. Formatos FURTRAN Respuesta a glosa
Un oficio suscrito por el representante legal registrado ante la ADRES, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde respuesta a glosa de los formatos FURTRAN así: “RESPUESTA A GLOSA FORMATOS FURTRAN______________________”, acompañado de los siguientes medios ópticos:
3.1.4.1. Medio óptico (CD o DVD) que contenga el formulario (FURTRAN), validado a través de la malla de reclamaciones dispuesta por esta Entidad Administradora, con la correspondiente firma digital de persona jurídica o representación legal definida en el extensión (.pak.cms).
3.1.4.2. Medio óptico (CD o DVD) que contenga las imágenes de los documentos que soportan las reclamaciones relacionadas en el FURTRAN, de acuerdo con los criterios técnicos definidos en el anexo técnico de la presente Circular.
4. CRONOGRAMA No. 1 PARA PRESENTACIÓN DE RECLAMACIONES PRIMERA VEZ Y RESPUESTA A GLOSA
Con el fin de realizar la recepción de los medios ópticos definidos en el numeral 3 de la presente Circular, las IPS que no se encuentren incluidas en el anexo 1, deberán presentar las reclamaciones en las fechas definidas en el cronograma No. 1 de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT (sin tener en cuenta el dígito de verificación):
Tabla No. 1. Cronograma para presentación reclamaciones primera vez
| CRONOGRAMA No. 1 - PERIODO DE RADICACIÓN ENERO DE 2020 | |
| Últimos dígitos del NIT | Fecha de presentación |
| 00 al 14 | Martes, 7 de enero de 2020 |
| 15 al 28 | Miércoles, 8 de enero de 2020 |
| 29 al 42 | Jueves, 9 de enero de 2020 |
| 43 al 56 | Viernes, 10 de enero de 2020 |
| 57 al 70 | Lunes, 13 de enero de 2020 |
| 71 al 84 | Martes, 14 de enero de 2020 |
| 85 al 99 | Miércoles, 15 de enero de 2020 |
5. RESULTADOS DE LA RADICACIÓN DE RECLAMACIONES PRIMERA VEZ Y RESPUESTA A GLOSA
5.1 RESULTADOS DE RADICACION DE FURIPS
Los medios ópticos presentados por tas IPS que no están relacionadas en el anexo 1 de la presente Circular, serán validados por la ADRES, el resultado de dicha validación será entregada a la IPS en el momento de la radicación o comunicación a la dirección de notificación registrado por la entidad, en la cual se indicará lo siguiente:
a. Validación exitoso: consolidado con los números de radicación para codo reclamación.
b. Validación no exitoso: reporte de errores e inconsistencias poro el respectivo ajuste por porte de la entidad reclamante.
5.2 RESULTADOS DE RADICACION DE FURTRAN
Los medios ópticos presentados por tas IPS que no están relacionados en el anexo 1 de la presente Circular, serán validados por la ADRES y el resultado de dicho validación será entregado o la IPS indicando el resultado de esto. Si la validación es exitoso se entregó el documento en el cual se indicará el número del consolidado con los números de radicación asignados o coda factura; en coso de no ser exitoso la radicación, se hará devolución de los medios presentados junto con el documento que indico la causal de la inconsistencia y por ende de no trámite.
6 DEVOLUCIÓN DE MEDIOS ÓPTICOS
Si como resultado de tas validaciones de los medios ópticos presentados por tas IPS que no están relacionados en el anexo 1 de la presente Circular, no es posible efectuar la radicación de tas reclamaciones de primera vez y respuesta o gloso, debido o inconsistencias y errores en la presentación de los archivos, la ADRES realizará la devolución de dichos medios.
Lo entidad reclamante debe realizar los Ajustes y correcciones correspondientes.
Realizados los ajustes, la IPS deberá presentar ante la ADRES un oficio suscrito por el representante legal registrado, cuyo asunto deberá identificar que la radicación corresponde o la corrección de los formatos FURIPS o FURTRAN PRIMERA VEZ o RESPUESTA A GLOSA (según corresponda) así: “CORRECCIONES FORMATOS (FURIPS O FURTRAN) - (PRIMERA VEZ O RESPUESTA A GLOSA) IPS ___________”, acompañado con los medios ópticos corregidos, de conformidad con el siguiente cronograma:
Tabla No. 2. Cronograma para presentar correcciones de formatos por primera vez o respuesta a glosa
| CRONOGRAMA No 2 - PERIODO DE RADICACIÓN ENERO DE 2020 | |
| Últimos dígitos del NIT | Fecha de presentación |
| 00 al 14 | Jueves, 23 de enero de 2020 |
| 15 al 28 | Viernes, 24 de enero de 2020 |
| 29 al 42 | Lunes, 27 de enero de 2020 |
| 43 al 56 | Martes, 28 de enero de 2020 |
| 57 al 70 | Miércoles, 29 de enero de 2020 |
| 71 al 84 | Jueves, 30 de enero de 2020 |
| 85 al 99 | Viernes, 31 de enero de 2020 |
En todo caso, la entidad reclamante deberá ajustar y presentar los medios ópticos con los ajustes y correcciones informadas por la ADRES en las fechas indicadas en el cronograma No. 2, independiente de la recepción de los medios ópticos objeto de la devolución.
Una vez la ADRES realice la nueva validación de los medios ópticos presentados por las IPS que no están relacionadas en el anexo 1 de la presente Circular y el cargue de la información sea exitoso, comunicará a la entidad reclamante mediante correo electrónico y/o comunicación física el consolidado con los números de radicación para cada reclamación.
Si la entidad reclamante no presenta las correspondientes correcciones en los tiempos definidos en la presente Circular o habiéndolas realizado continúan con inconsistencias, las reclamaciones se entenderán como no presentadas, para el periodo de radicación.
Considerando los lineamientos contenidos en la presente Circular, no se recibirán soportes de reclamaciones que no cumplan con los criterios acá definidos.
MARCELA BRUN VERGARA
Directora de Gestión de los Recursos Financieros de Salud encargada de la Dirección General
1. Artículo 11. Presentación de reclamaciones ante el FOSYGA o quien haga sus veces, las IPS presentarán sus reclamaciones de primera vez ante el FOSYGA o quien haga sus veces, dentro de los primeros quince (15) días calendario de cada mes. la respuesta a los resultados de la auditoría se radicará entre el dfa 16 y el último día hábil de cada mes.
