CIRCULAR 19 DE 2021
(agosto 25)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Directores, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo, Supervisores, Servidores Públicos de la ADRES. |
| De: | Oficina de Control Interno |
| Asunto: | Cumplimiento de Términos y entrega oportuna de Información a la Oficina de Control Interno |
Con el propósito de atender los requerimientos, lineamientos y la normativa vigente a las entidades públicas, de forma oportuna, precisa, veraz y completa, mediante el presente documento se imparten directrices incluidas en el procedimiento de Planes de Mejoramiento con la finalidad de fortalecer la gestión de la entidad en temas relacionados con planes de mejora al interior de las áreas y comunicar los efectos a los que se verían avocados los servidores ante su desconocimiento.
Sobre el particular, La Ley 87 de 1993[1], define al Control Interno como “el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos...”
Por lo tanto, corresponde a la Oficina de Control Interno estudiar y revisar la evaluación del logro de las metas y objetivos de la entidad dentro de los planes y políticas y recomendar las correcciones necesarias.
Igualmente, el Decreto 1499 de 2017[2] señala que el sistema de gestión es el conjunto de entidades y organismos del Estado, políticas, normas, recursos e información cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos en el marco de la legalidad y la integridad. (...)
Por su parte el ARTÍCULO 2.2.23.1 del citado decreto, que prevé la articulación de los Sistemas de Gestión con los sistemas de Gestión de Control Interno, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades. El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno -MECI.”
A partir de la anterior reglamentación, se integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, definiéndose un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el Sistema de Control Interno a través del Modelo Estándar de Control Interno MECI.
En desarrollo de esto, la Oficina de Control Interno debe realizar evaluaciones y seguimientos pertinentes sobre el cumplimiento de las actividades propias de cada área, la ejecución del plan de acción, suscribir planes de mejoramiento con las dependencias auditadas y pronunciarse sobre la eficacia y efectividad de estos.
A nivel normativo, el plan de mejoramiento se sustenta en la obligatoriedad que tienen los sujetos y puntos de control de subsanar los hallazgos administrativos determinados por dichas evaluaciones y seguimientos que realiza la Oficina de Control Interno, como consecuencia de los resultados obtenidos en el marco del ejercicio auditor. En este caso, para el control interno, el plan de mejora es una herramienta absolutamente relevante, pues su análisis y seguimiento permiten identificar riesgos en la gestión de la entidad.
Así las cosas como lo señala los entes de control, la suscripción de planes de mejoramiento es una herramienta que ayuda a mejorar la gestión de los sujetos monitoreados, pues los hallazgos allí registrados deben ser corregidos, lo que debe conducir al desarrollo de oportunidades de mejora para eliminar la causa de los hechos que originaron el hallazgo; acción que una vez implementada, se materializará en un fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional y el alcance de objetivos de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES.
La adecuada formulación y cumplimento de actividades propuestas en los planes de mejoramiento permite identificar oportunidades de mejora a la gestion misional de las entidades públicas.
Así las cosas, se conmina a fortalecer la formulación de las actividades en el marco de los planes de mejoramiento con la calidad necesaria para alcanzar óptimos niveles de cultura de control y autocontrol e igualmente en apego a su estricto seguimiento y evaluación, es así como la ADRES ha dispuesto el sistema “EUREKA” para su formulación y gestión, por lo cual, es necesario que se acate lo señalado en lo referente al planteamiento y cumplimiento de acciones.
Adicionalmente, es importante recordar que la ley 1952 de 2019, en el capítulo III de Prohibiciones en su artículo 39 numeral 8, indica que a los servidores públicos les está prohibido, “(...) Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda su conocimiento
Por otra parte, la ADRES en el procedimiento de Planes de Mejoramiento Interno código CEGEPR04 - V2 de fecha 19/08/2021, estableció como objetivo “Formular e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora, mediante el análisis de causas, la ejecución de actividades, seguimiento y evaluación de estas, con el propósito de eliminar la causa raíz de las observaciones (hallazgos) identificadas en el marco de las actividades de auditoría, frente a los requisitos del Sistema Integrado de Gestión Institucional de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) y la normatividad vigente.”
Estas acciones se formulan en la plataforma diseñada por la entidad denominada “EUREKA” en la cual se contemplan las actividades a desarrollar que deberán estar acordes al análisis de causas que el área describió, mismas que deberán enmarcarse en los tiempos establecidos en dicho procedimiento que son 10 días calendario posterior a la creación de la observación por parte de la Oficina de Control Interno[3]
Acto seguido el proceso deberá ejecutar las actividades propuestas las cuales fueron avaladas tanto por la OCI como por el líder del proceso dentro de los tiempos especificados en la herramienta “EUREKA”, que son definidos por el procedimiento para su ejecución, de manera que no son susceptibles de ampliaciones, prorrogas o suspensiones.
De igual manera, el numeral 10 del artículo 55 de la Ley 1952 de 2019, prescribe como faltas relacionadas con el servicio o la función pública, “Incurrir injustificadamente en mora sistemática en la sustanciación y fallo de los asuntos asignados. (.)”
En consecuencia, el incumplimiento o retraso en la entrega de la información que sea solicitada por entes de control (en desarrollo de sus procesos de auditorías), así como la demora e incumplimiento en la formulación y ejecución de los planes de mejoramiento internos; genera la obligación por parte de la Oficina de Control Interno de remitir el caso a la Oficina de Control Disciplinario de la Entidad, para que dentro de las funciones y competencias, si ello es pertinente, inicie y desarrolle el proceso disciplinario correspondiente, por no acatar las normas y procedimientos establecidos.
Por lo anterior se invita a los líderes y/o coordinadores a dar oportuna gestión a los planes de mejoramiento formulados en la herramienta Eureka de ADRES.
JORGE ENRIQUE GUTIERREZ SAMPEDRO
DIRECTOR GENERAL ADRES
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”
2. “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”
3. Ver actividad 3 del procedimiento planes de mejoramiento CEGE-PR04 - V2 de fecha 19/08/2021
