CIRCULAR 21 DE 2022
(agosto 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | ENTIDADES RECOBRANTES DE SERVICIOS DE SALUD O TECNOLOGÍAS NO FINANCIADOS CON LA UPC DE LOS AFILIADOS AL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO Y SUBSIDIADO |
| De: | ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD (ADRES) |
| Asunto: | CRONOGRAMA DE RADICACIÓN DE CUENTAS POR CONCEPTO DE SERVICIOS Y TECNOLOGÍAS EN SALUD NO FINANCIADAS CON LA UPC SEPTIEMBRE A NOVIEMBRE DE 2022.alertas - modificación plazo |
| FECHA: | 24 DE AGOSTO 2022. |
La ADRES, actuando en el marco de sus competencias, informa a las entidades recobrantes interesadas en radicar cuentas por concepto de servicios y tecnologías no financiadas con la UPC, el cronograma establecido el periodo septiembre a noviembre de 2022.
Solicitamos respetuosamente leer con detalle la totalidad de esta circular, en la cual se incluyen todas las precisiones respecto a los periodos habilitados y demás consideraciones.
Cronograma:
Lineamientos
a) Para cualquier efecto, se precisa que las cuentas por servicios y tecnologías en salud no financiadas por la UPC efectivamente presentadas a la ADRES son aquellas que cumplen las especificaciones técnicas y requisitos señalados en el Manual Operativo y de Auditoría vigente (V.5), consolidadas al finalizar cada periodo habilitado para tal fin.
b) Frente al periodo de radicación “CAPVI - primera vez SP 2015 - 2019”, se precisa:
El artículo 5o del Decreto 507 de 2022, que modifica el artículo 28 del Decreto 521 de 2020, señala:
“(...) Los recobros por concepto de servicios y tecnologías en salud no financiados con cargo a la UPC prestados antes de la expedición de la Ley 1753 de 2015, que no sean incluidos en un contrato de transacción, ni estén a la fecha radicados ante la ADRES para surtir el proceso de auditoría, así como aquellos que se encuentren prescritos en los términos de la precitada ley, deberán ser castigados en los estados financieros”.
En este sentido, toda vez que la presentación de cuentas por primera vez al mecanismo de APF concluyó el 30 de mayo de 2022, de conformidad con lo señalado en el Decreto 507 de 2022, pueden existir cuentas por concepto de servicios y tecnologías en salud no financiados con cargo a la UPC prestados a partir de la expedición de la Ley 1753 de 2015 hasta la fecha en que se emitió la Ley 1955 de 2019, esto es, entre el 9 de junio de 2015 y el 24 de mayo de 2019, que no hayan sido radicados ante la ADRES bajo el mecanismo de saneamiento, se hace necesario habilitar una ventana para que puedan ser presentados a surtir el trámite de verificación bajo las condiciones establecidas en el capítulo VI del manual operativo y de auditoría vigente. Lo anterior siempre y cuando no haya operado la prescripción o caducidad jurídica.
Cabe precisar que, en caso de que existan cuentas por concepto de servicios y tecnologías en salud no financiados con cargo a la UPC prestados/suministradas durante este periodo, que pese a que no han sido presentadas a surtir el trámite de verificación y revisión ante la ADRES, hayan sido incluidos en demandas judiciales contra esta Administradora, y resulten aprobadas, para proceder con su reconocimiento y pago es necesario que la entidad recobrante presente la solicitud de desistimiento del proceso ante la autoridad judicial, y la misma sea debidamente admitida, lo cual soportará con el auto respectivo.
c) Teniendo en cuenta lo señalado en el parágrafo del artículo 2o del Decreto 507 de 2022 que modificó el artículo 11 del Decreto 521 de 2020, las entidades recobrantes deberán radicar las correcciones o ajustes a las cuentas en un plazo que no podrá ser superior a un mes ni inferior a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se comunique el resultado de auditoría. Así las cosas, la radicación de las cuentas deberá seguir los siguientes lineamientos:
- APF - Procesos Judiciales - Reingresos - Última; 27 de septiembre al 13 de octubre de 2022, es el último periodo de radicación habilitado para el reingreso de las cuentas ya presentadas al mecanismo de saneamiento bajo la línea de procesos judiciales.
- APF - Reingresos - Última; 18 de octubre al 3 de noviembre de 2022, es el último periodo de radicación habilitado para el reingreso de las cuentas ya presentadas al mecanismo de saneamiento, que no están inmersas en procesos judiciales.
Para los periodos de radicación de reingresos en APF, la presentación de las cuentas no depende de si hacen parte o no de un contrato de transacción suscrito previamente, basta con que se hubiese notificado el resultado del trámite de verificación.
En caso de que la entidad recobrante no presente las cuentas en las fechas relacionadas, se entenderá que no tiene la voluntad de surtir el trámite de corrección y/o ajuste, por tanto, dentro del mecanismo de saneamiento, las cuentas mantendrán como estado definitivo aquel que les fue informado.
d) En los periodos de radicación habilitados para el reingreso de Acuerdo de Punto Final (descritos en el literal c), tomando como referencia el campo que deben diligenciar las entidades del ítem y número de radicación anterior, la ADRES generará la traza para confirmar que las cuentas tengan una presentación inicial en APF, conforme al artículo 1o del Decreto 507 de 2022 que modificó el artículo 4o del Decreto 521 de 2020. En el evento en que no se evidencie en el histórico una presentación previa en Acuerdo de Punto Final, se procederá con la anulación de las cuentas, con la causal [El recobro ingresado no corresponde al Segmento Habilitado].
e) Se debe tener en cuenta lo establecido por el artículo 2o del Decreto 507 de 2022 que modificó el artículo 11 del Decreto 521 de 2020, particularmente en lo que respecta a la terminación del proceso de saneamiento definitivo en los casos que no se acepte suscribir el contrato de transacción por la totalidad de los ítems que aprobaron las validaciones. Lo que devendrá en que no haya lugar a pago alguno, sin perjuicio de que la EPS deba asumir los costos de auditoría en virtud de la presentación al mecanismo de saneamiento, conforme el artículo 237 de la Ley 1955 de 2019 y el numeral 9.1.5 del artículo 9o del Decreto 521 de 2020.
f) Adicional a la traza prevista en el literal c) se verificará que las demandas en que se encuentran incluidos los ítems que se presenten como reingreso, hayan sido presentadas previamente. Para esto se tomará como referencia el formato 3 remitido por la entidad recobrante y la respuesta que se allegue a la solicitud de información de fecha 5 de agosto de 2022, específicamente el campo que deben diligenciar las entidades de ítem y número de radicación anterior. En el evento en que las cuentas no hagan parte de demandas presentadas al Acuerdo de Punto Final, se procederá con la anulación de las cuentas con la causal [El recobro ingresado no corresponde al Segmento Habilitado].
Así mismo, se requiere que las entidades recobrantes soliciten a las autoridades judiciales la suspensión de los procesos judiciales que hayan sido presentados al mecanismo de Acuerdo de Punto Final, y que no cuenten con sentencia definitiva.
g) En los periodos de radicación antes señalados, las entidades recobrantes deberán presentar las cuentas según las condiciones del segundo segmento de que trata el Manual Operativo y de Auditoría. Es decir, deberán allegar los soportes documentales previstos en el citado Manual (aplica el capítulo 5 para las cuentas que se presenten al Acuerdo de Punto Final, y el capítulo 6 para: i) las prestaciones efectuadas entre el 25 de mayo de 2019 y el 29 de febrero de 2020 a los afiliados del régimen contributivo, y ii) para las prestaciones efectuadas entre el 01 de enero y el 29 de febrero de 2020 a los afiliados del régimen subsidiado).
h) En el periodo de radicación denominado “Prestaciones entre el 1 de enero y 29 de febrero de 2020”, las entidades del régimen subsidiado podrán presentar las cuentas correspondientes a suministros efectuados entre el 01 de enero y el 29 de febrero de 2020, periodo en el cual la ADRES asumió dicha competencia.
i) En los dos últimos días de cada periodo de radicación las entidades deberán realizar la consolidación y envío de las tapas (Formato MYT-R) debidamente suscritas. Por lo cual, durante estos días no se podrá realizar cargue de archivos planos.
j) Las entidades recobrantes que, en cada uno de los periodos de radicación antes señalados, pretendan presentar cuentas bajo las excepcionalidades de BDUA(1), deberán informarlo a los correos requisitosgeneralesAPF@adres.gov.co
recobros dop@adres.gov.coy insumos227@adres.gov.coel tercer día hábil antes del inicio del periodo. Si a la solicitud que se presenta le aplica una causal de BDUA excepcional, la entidad recobrante deberá diligenciar la causal correspondiente en el Formato 1 o Anexo 1 del Manual Operativo y de Auditoría, según corresponda, el campo 57 si es MTY01 o el campo 58 si es MYT02.
k) Las entidades recobrantes deberán garantizar:
- Que al inicio de la radicación de cada periodo se cuente con la información actualizada de las firmas digitales.
- Que en los tres (03) primeros días hábiles de cada periodo de radicación se realice el envío y cumplimiento de los requisitos generales a que haya lugar.
l) La información del Formato 3 del que trata el Manual Operativo y de Auditoría vigente (V.5), deberá presentarse como requisito general para las ventanas de procesos judiciales reingresos y contener la información de todos los recobros radicados en dicha ventana. Este deberá ser aportado en Excel, firmado, cifrado y disponerse en la carpeta denominada “ARCHIVOSPDFREQGEN” del SFTP antes de los dos últimos días del cierre de la respectiva ventana. En todo caso la información deberá ser consistente y atender lo dispuesto en el manual operativo y de auditoría vigente, así:
i) El formato 3 deberá nombrarse de la siguiente manera:
MYT140SRGEXXXXXXXXNI000XXXXXXXXXRG009.xlsx.cms
ii) Las XXXXXXXX que siguen de MYT140SRGE corresponden a AAAAMMDD de acuerdo con la ventana de radicación correspondiente.
iii) Las XXXXXXXXX que siguen del NI000XXXXXXXXX corresponden al NIT de la entidad recobrante.
Las entidades recobrantes deberán garantizar la calidad de la información diligenciada en el formato 3. Los campos deben presentarse con las especificaciones señaladas en el manual operativo y de auditoría vigente. Particularmente, se requiere la consistencia de la información del campo del proceso judicial actual, cuya especificación alude a 21 dígitos numéricos, o un máximo de 23, salvo en los casos que se traten procesos que cursen en la Superintendencia Nacional de Salud.
m) En lo que respecta al Formato 7 del que trata el Manual Operativo y de Auditoría, este se deberá tipificar en los soportes como “Otros”.
n) Las incidencias que las entidades recobrantes tengan durante el periodo de radicación asociadas a criterios de auditoría, rechazos, validaciones y demás aspectos conceptuales deberán reportarse dentro del mismo periodo y únicamente a los correos recobros dop@adres.gov.co insumos227@adres.gov.co En el asunto del correo deberán indicar la incidencia, el nombre de la EPS y la fecha de la incidencia.
Por ejemplo:
- BDUA_NOMBRE DE LA EPS_FECHA DE LA INCIDENCIA
- DCI_NOMBRE DE LA EPS_FECHA DE LA INCIDENCIA
o) Las entidades recobrantes que consideren pertinente remitir un archivo Excel o TXT con observaciones o justificaciones que detallen el motivo por el cual no están de acuerdo con la glosa impuesta en el trámite de verificación y revisión, podrán enviarlo a los correos electrónicos recobros dop@adres.gov.co insumos227@adres.gov.co Lo cual deberá surtirse al momento de presentar cuentas por concepto de servicios y tecnologías no financiadas con la UPC que correspondan a un reingreso producto de corrección o ajuste, por las líneas de radicación corriente o Acuerdo de Punto Final (APF).
El archivo deberá mantener la estructura de la hoja de “glosas” del resultado al trámite de revisión y verificación dispuesto por la ADRES en el SFTP de cada entidad recobrante, al final del cual se deberán incluir dos columnas; una denominada “Acepta” con el fin de que señale SI o NO para cada causal de no aprobación de los ítems; y otra denominada “observación” en la que señale la justificación que la entidad recobrante considere. Dicha columna no deberá contener caracteres especiales.
Como parte de la justificación, la entidad recobrante podrá señalar la cuenta en la cual presentó los soportes de una demanda en desarrollo de los principios de eficiencia y economía administrativa. Los soportes documentales que por hacer parte de un mismo expediente judicial son comunes a varias cuentas deberán presentarse de manera consolidada con la totalidad de las piezas procesales que en criterio de las entidades recobrantes resulten pertinentes e idóneos para la revisión de los recobros demandados. Caso en el cual, deberán aportarlo en una de las cuentas que haga parte de la demanda; para las demás cuentas, no será necesario aportar nuevamente las piezas procesales siempre y cuando la entidad recobrante de manera expresa señale que para dichas cuentas también aplican los soportes allegados a cierta cuenta.
Las entidades recobrantes podrán allegar documentación adicional a los soportes requeridos para la verificación de los requisitos, que en su consideración pueda desvirtuar la glosa impuesta, la cual deberá tipificar como “Otros”. En la columna de observaciones del archivo que remitan, las entidades recobrantes podrán hacer referencia a dichos soportes adicionales.
Cabe precisar que tanto el archivo de las observaciones como los soportes adicionales que remitan las entidades recobrantes son un insumo adicional para el trámite de verificación y revisión, sin que ello implique que con su envío se subsanarán todas las causales de no aprobación de las cuentas correspondientes.
p) Para las cuentas que sean presentadas como reingreso a surtir su corrección o ajuste en los periodos habilitados para Acuerdo de Punto Final, se deberán tener en cuenta las siguientes consideraciones:
- Se reitera que, el ítem y número de radicación anterior que se debe diligenciar en los medios magnéticos corresponde al número de radicado asignado por el FOSYGA/ADRES en la radicación corriente. Así las cosas, para las cuentas que se presenten al mecanismo de saneamiento Acuerdo de Punto Final - APF y tengan un número de radicación inicial de MYT01 o MYT02, la entidad recobrante debe allegar en el campo No. 4 NroRadicacionAnt el número asignado en la radicación corriente (inicial).
- Ahora bien, para las cuentas cuya primera presentación a surtir el trámite de verificación se dio en el mecanismo de saneamiento y, por consiguiente, no cuentan con radicaciones previas en MYT 01 - 02, se debe relacionar el número de radicación asignado en la primera presentación por APF en el campo No. 62 NoRadicaciónrecobroanterior (FormatoMYT-01) o en el campo No. 65 NoRadicación recobro anterior (FormatoMYT-02V). En estos casos, el campo No.
4 NroRadicacionAnt debe ir vacío, y el campo No. 3 TRadicación se marcará como “1”, es decir, nuevo.
JORGE ENRIQUE GUTIERREZ SAMPEDRO
Director General
1. Las causas de BDUA excepcional son: i) corresponde a fallos de tutela que obligan a una entidad recobrante a prestar el servicio o tecnología a un usuario que no se encuentra afiliado con dicha entidad o; ii) corresponde a fallos de tutela que obligan a una entidad recobrante a prestar el servicio o tecnología a un usuario con una entidad del régimen exceptuado o especial o; iii) corresponde a servicios o tecnologías que corresponden a menores fallecidos con documento CN (Certificado de nacido vivo).
