CIRCULAR 24 DE 2022
(septiembre 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD -EPS- Y ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR -EOC- DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO |
| De: | ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD -ADRES- |
| Asunto: | CRONOGRAMA PARA LA COMPENSACIÓN Y CONCILIACIÓN DE APORTES DE LAS CUENTAS MAESTRAS DE RECAUDO DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES -SGP EN EL MARCO DEL SANEAMIENTO DE APORTES PATRONALES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD -SGSSS |
| FECHA: | 27 SE SEPTIEMBRE DE 2022 |
La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES tiene entre sus funciones la relativa a efectuar el reconocimiento y pago de las Unidades de Pago por Capitación tal como señala el literal c) del artículo 66 de la Ley 1753 de 2015.
En el régimen contributivo la liquidación y reconocimiento de la UPC se adelanta en el proceso de compensación de que trata el artículo 2.6.4.3.1.1.1 del Decreto 780 de 2016, con base en los aportes recaudados en las cuentas maestras de recaudo abiertas para el efecto, el estado de afiliación de los cotizantes y las demás validaciones señaladas en la normativa aplicable.
Ahora bien, en el caso de los aportes al régimen contributivo por empleados públicos y trabajadores oficiales que se dedican a la prestación de los servicios de salud, la parte que le corresponde a la entidad empleadora cuando esta se trata de una Empresa Social del Estado, es cubierta con cargo a los recursos del Sistema General de Participaciones - SGP, tal como señala el artículo 58 de la Ley 715 de 2001.
En consideración a lo anterior y, con la entrada en vigencia del Decreto 4023 de 2011 compilado por el Decreto 780 de 2016, se crearon las cuentas maestras de recaudo SGP, en las que se recaudan los recursos de SGP y los denominados 'faltantes', es decir, lo relativo al aporte del trabajador para efectos de ser considerados en la liquidación y reconocimiento de la UPC.
Respecto a estas cuentas, el inciso segundo del artículo 2.6.4.2.1.2 del Decreto 780 de 2016 señala que “La cuenta de recaudo de los recursos de aportes patronales del Sistema General de Participaciones -SGP- se mantendrá hasta la culminación de la compensación de los recaudos
Para efectos de lo anterior, se debe gestionar la conciliación e identificación del recaudo de cotizaciones en las cuentas maestras de recaudo SGP, en concordancia con los artículos 2.6.4.2.1.5 del Decreto 780 de 2016 y 9o de la Resolución 2262 de 2021 de la ADRES. Adicionalmente, es pertinente adelantar las acciones necesarias por parte de las EPS y la ADRES para la conciliación bancaria de las referidas cuentas que, permita realizar el proceso de compensación y posteriormente los de aplicación y traslado a que haya lugar.
Sea del caso indicar que, la destinación especifica de las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud es la garantía del aseguramiento en salud de los afiliados al régimen contributivo por los que se reconoce la UPC a las EPS en que se encuentran afiliados, razón por la cual en todo caso le corresponde a la ADRES propender por su liquidación y reconocimiento, en cumplimiento de sus funciones legales y en desarrollo de los principios de economía, eficiencia y eficacia señalados en el artículo 3o de la Ley 489 de 1998 y 3o de la Ley 1437 de 2011 y el principio de sostenibilidad dispuesto en el literal i) del artículo 6o de la Ley 1751 de 2015 - Estatutaria de Salud -.
Con ocasión de la finalización de las mesas de saneamiento en el marco del proceso de saneamiento de aportes patronales de que trata la Resolución 1545 de 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social y previo a los procesos de aplicación y traslados señalados en los numerales 1 y 3 del artículo 14 del acto administrativo en mención, resulta necesario por parte de la ADRES, adelantar el proceso de compensación sobre los aportes susceptibles de compensar, con el fin de reconocer a las EPS la UPC por los periodos en que se garantizó el aseguramiento en salud de sus afiliados.
Así las cosas, en observancia del artículo 15 de la Resolución 1110 de 2022, con fundamento en la facultad otorgada a la ADRES en el artículo 2.6.4.7.3 del Decreto 780 de 2016, la presente Circular señala los mecanismos y especificaciones técnicas y operativas para el proceso de compensación antes referido; igualmente, adopta el cronograma y el formato para el reporte de información para la conciliación bancaria de las cuentas maestras de recaudo SGP.
Teniendo en cuenta lo anterior, con el fin de dar claridad respecto a los aspectos técnicos y operativos que deben ejecutar las EPS, para la compensación de los aportes y la conciliación bancaria de las cuentas maestras de recaudo SGP, se imparten las siguientes instrucciones:
1. PROCESO DE COMPENSACIÓN
En desarrollo lo establecido en el artículo 2.6.4.3.1.1.1 del Decreto 780 de 2016, la ADRES procederá con la compensación considerando los aportes que se encuentren en las cuentas maestras de recaudo SGP a favor del Sistema General de Seguridad Social en Salud hasta el último día hábil de la semana anterior del proceso.
Sea del caso informar que el presente proceso será adelantado con las EPS y EOC que puedan ser partícipes del mismo, esto es, que cuenten con cuentas maestras de recaudo SGP y que no hayan sido liquidadas.
1.1. Objetivo
Teniendo en cuenta la destinación específica de los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud, esto es, la financiación de la Unidad de Pago por Capitación - UPC, la ADRES llevará a cabo el proceso de compensación sobre los aportes que se encuentren en las cuentas maestras de recaudo SGP abiertas por las EPS, respetando los techos asignados y saldos existentes para cada entidad empleadora, con base en la información definida en la normativa vigente, específicamente la relativa a los aportes y el estado de afiliación de los trabajadores de las ESE.
Resultado de este proceso, la ADRES liquidará y reconocerá la UPC a las EPS, la cual será objeto de giro a su cuenta maestra de pagos.
Este proceso se efectuará sobre los aportes recaudados en la cuenta maestra de recaudo de SGP en el marco de los Decretos 4023 de 2011 y Decreto 780 de 2016.
1.2. Mecanismo
Esta tarea se adelantará mediante el proceso de compensación en los términos previstos en el artículo 2.6.4.3.1.1.1 del Decreto 780 de 2016 con las especificaciones técnicas y operativas contempladas en el artículo 16 de la Resolución 3341 de 2020.
Sea del caso indicar que para adelantar el proceso de compensación con los recursos de la cuenta maestra de recaudo de SGP, atendiendo las condiciones derivadas de la gestión de recaudo, esto es, las acciones de las entidades administradoras y empleadoras con fundamento en las Actas de Conciliación celebradas en las mesas de saneamiento, resulta necesario que las EPS-EOC remitan a la ADRES el detalle de los registros susceptibles de compensación -con ocasión de la existencia del aporte-, el cual deberá ser reportado en un archivo plano con las siguientes estructuras y especificaciones:
1.2.1. Estructura y especificación del nombre del Archivo.
El nombre del archivo de la información a reportar por las entidades EPS - EOC, no debe contener caracteres especiales y cada campo debe ir separado por un guion bajo (_):
No. | Componente del nombre del archivo | Valores permitidos o formato | Descripción | Longitud Máxima | Requerido |
| 1 | Tema de información | SGP | Identificador de la cuenta de recaudo que contiene la información de las cotizaciones de aportes patronales | 3 | Obligatorio |
| 2 | Código de la Entidad | CODEPS | Corresponde al código de la entidad EPS - EOC asignado por la Superintendencia Nacional de Salud | 6 | Obligatorio |
| 3 | Fecha de presentación | DDMMYYYY | Fecha de presentación del archivo no se debe utilizar ningún separador Ej: 01082022 | 8 | Obligatorio |
| 4 | Tema de información | APORTESPATRONALES | Corresponde al concepto que se va a identificar en el proceso decompensación. | 17 | Obligatorio |
| 5 | Extensión del Archivo | .TXT | Extensión del archivo plano | 4 | Obligatorio |
NOMBRE DEL ARCHIVO
| TIPO DE ARCHIVO | NOMBRE DE ARCHIVO |
| Archivo de valores ingresados a la cuenta de SGP para identificar | SGP_CODEPS_DDMMYYYY_APORTESPATRONALES.TXT |
1.2.2. Estructura y especificación del archivo
El archivo de información por parte de las EPS - EOC, está compuesto por un único tipo registro que contiene la información del recaudo que se encuentra en la cuenta maestra de recaudo de SGP por concepto de aportes patronales.
Cada registro está conformado por campos, los cuales, van separados por pipes o barra vertical (|):
1.2.3. Registro de recaudo aportes patronales
Las EPS-EOC reportarán el detalle de la información, en el cual deben identificar un registro único por el código de la EPS - EOC, número de documento de identificación de la ESE, el periodo al que corresponde el valor para tener en cuenta en el proceso, así como lo relativo al periodo de la conciliación mensual y el valor allí reportado.
| No. | Nombre del campo | Longitud Máxima | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 1 | Consecutivo de Registro | 6 | N | Número de consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia con 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 hasta el final del archivo. | SI |
| 2 | Fecha de presentación | 10 | F | Fecha en que se reporta el registro. Debe ser igual para todos los registros del archivo. Formato AAAA-MM-DD. | SI |
| 3 | Número de Documento de identificación de laESE | 12 | N | Número de documento de identificación de la ESE. Este campo contiene el número de NIT de la ESE sin digito de verificación. | SI |
| 4 | Fecha del Periodo | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Hace referencia a la fecha del periodo al cual corresponde el valor del campo 5 (Ejemplo 2015-08-01). El día siempre debe ser 01. | SI |
| 5 | Valor | 11 | N | Valor identificado para el periodo por la ESE, sin ningún tipo de separador de miles o millones y sin centavos. | SI |
| 6 | Código de la EPS | 6 | A | Código asignado por la SNS a la EPS para el recaudo en el régimen contributivo o movilidad. Debe ser el código de la EPS que reporta el archivo en todos los registros. | SI |
| 7 | Fecha del periodo de la conciliación mensual | 10 | F | Fecha del periodo de la conciliación mensual en la que ingresó el valor total como recaudo fuera de PILA. Formato AAAA-MM-DD. (Ejemplo 2015-08-01). El día siempre debe ser 01 | SI |
| 8 | Valor reportado en la conciliación mensual como recaudo fuera de PILA. | 11 | N | Valor reportado como recaudo fuera de PILA en la conciliación mensual. | SI |
Ejemplo de registros:
1|2022-08-30|899999999|2015-08-01|1050000|EPS099|2016-01-01|5000000 2|2022-08-30|899999999|2016-01-01|300000|EPS099|2016-01-01|5000000 3|2022-08-30|800000000|2014-03-01|4300000|EPS099|2021-06-01|11223445 4|2022-08-30|811111111|2013-12-01|100000|EPS099|2022-07-01|123445
De otra parte, las EPS-EOC enviarán a la ADRES, los registros de los valores, que resultado de las Actas de Conciliación celebradas en el marco de las mesas de saneamiento, se identifiquen como excedentes conciliados a favor de las entidades empleadoras -positivos-, los cuales puedan ser tenidos en cuenta para periodos en lo que las partes hayan identificado faltantes a favor del Sistema de Seguridad Social en Salud.
Sea del caso indicar que, los valores informados por la EPS deberán corresponder con lo establecido en las actas firmadas por las ESE y EPS-EOC en el marco de la Resolución 1545 de 2019.
Esta información deberá ser reportado en un archivo plano con las siguientes estructuras y especificaciones:
1.2.4. Estructura y especificación del nombre del Archivo
El nombre del archivo de la información a reportar por las entidades EPS - EOC, no debe contener caracteres especiales y cada campo debe ir separado por un guion bajo (_):
| No. | Componente del nombre del archivo | valores permitidos o formato | Descripción | Longitud Máxima | Requerido |
| 1 | Tema de información | SGP | Identificador de la cuenta de recaudo que contiene la información de las cotizaciones de aportes patronales | 3 | Obligatorio |
| 2 | Código de la Entidad | CODEPS | Corresponde al código de la entidad EPS - EOC asignado por la Superintendencia Nacional de Salud | 6 | Obligatorio |
| 3 | Fecha de presentación | DDMMYYYY | Fecha de presentación del archivo no se debe utilizar ningún separador Ej: 01082022 | 8 | Obligatorio |
| 4 | Tema de información | POSITIVOS | Corresponde al concepto que se va a identificar en el proceso de compensación. | 17 | Obligatorio |
| 5 | Extensión del Archivo | .TXT | Extensión del archivo plano | 4 | Obligatorio |
NOMBRE DEL ARCHIVO
| TIPO DE ARCHIVO | NOMBRE DE ARCHIVO |
| Archivo de valores ingresados a la cuenta de SGP para identificar | SGP_CODEPS_DDMMYYYY_POSITIVOS.TXT |
1.2.5. Estructura y especificación del archivo
El archivo de información por parte de las EPS - EOC, está compuesto por un único tipo registro que contiene la información que se encuentra en la cuenta maestra de recaudo de SGP por concepto de valores a favor de las entidades empleadoras -positivos- entre vigencias.
Cada registro está conformado por campos, los cuales, van separados por pipes o barra vertical (|):
1.2.6. Registro de Recaudo Aportes Patronales
Las EPS-EOC reportarán el detalle de la información, en el cual deben identificar un registro único por el código de la EPS - EOC, número de documento de la ESE, periodo a compensar y el valor identificado para el periodo para la ESE.
| No. | Nombre del campo | Longitud Máxima | Tipo | Valores Permitidos | Requerido |
| 1 | Consecutivo de Registro | 6 | N | Número de consecutivo de registros de detalle dentro del archivo. Inicia con 1 para el primer registro de detalle y va incrementando de 1 hasta el final del archivo. | SI |
| 2 | Fecha de presentación | 10 | F | Fecha en que se reporta el registro. Debe ser igual para todos los registros del archivo. Formato AAAA- MM-DD. | SI |
| 3 | Número de Documento de identificación de la ESE | 12 | N | Número de documento de identificación de la ESE. Este campo contiene el número de NIT de la ESE sin digito de verificación. | SI |
| 4 | Fecha del periodo a compensar | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Hace referencia a la fecha del periodo al cual corresponde el valor del campo 5 (Ejemplo 2015-08-01). El día siempre debe ser 01. | SI |
| 5 | Valor | 11 | N | Valor identificado para el periodo por la ESE, sin ningún tipo de separador de miles o millones y sin centavos. | SI |
| 6 | Código de la EPS | 6 | A | Código asignado por la SNS a la EPS para el recaudo en el régimen contributivo o movilidad. Debe ser el código de la EPS que reporta el archivo en todos los registros. | SI |
| 7 | Vigencia | 4 | N | Corresponde al año en el cual el valor es positivo en el acta de conciliación. | SI |
| 8 | Valor positivo | 11 | N | Valor reportado positivo para un periodo correspondiente a la vigencia del campo 7. | SI |
| 9 | Fecha del periodo del valor positivo | 10 | F | En formato AAAA-MM-DD. Hace referencia a la fecha del periodo donde hay un valor positivo (Ejemplo 2015-08-01). El día siempre debe ser 01. Para esto se debe tener en cuenta lo indicado en el Acta de Conciliación y en el detalle que tiene la EPS de los valores conciliados, soporte de los valores por vigencias. | |
| 10 | Identificación del acta | 20 | A | Corresponde al código o número de acta firmada con la ESE. | SI |
Ejemplo de registros:
1|2022-08-30|899999999|2015-08-01|1050000|EPS099|2016|2033321|2016-01-01|AAA- 12-2022
2|2022-08-30|899999999|2014-07-01|150000|EPS099|2016|2033321|2016-01-01|AAA-12-2022
3|2022-08-30|899999999|2016-03-01|50000|EPS099|2014|433321|2014-10-
01|AAA202014
4|2022-08-30|899999999|2013-06-01|135000|EPS099|2015|203366|2015-05-01|ABC15
1.3. Fecha:
Los archivos se recibirán con la información reportada por las entidades EPS-EOC desde el día 03 de octubre de 2022 hasta el 14 de octubre del mismo año, para que los registros sean tenidos en cuenta en el cuarto proceso de compensación del mes en mención.
Lo anterior, sin perjuicio de que se adelanten procesos de compensación de manera posterior, antes del cumplimiento de los términos dispuestos en la Resolución 1455 de 2022.
2. CONCILIACIÓN DE LAS CUENTAS MAESTRAS DE RECAUDO SGP
Con ocasión de las gestiones pertinentes para la identificación del recaudo de aportes patronales efectuados con recursos del Sistema General de Participaciones - SGP, una vez desarrolladas las actividades señaladas anteriormente, se procederá con la conciliación bancaria de las cuentas maestras de recaudo en los siguientes términos:
2.1. Objetivo:
El proceso de conciliación tiene como finalidad identificar con claridad los saldos en las cuentas maestras de recaudo SGP, posterior a la compensación de los aportes, de manera que se clarifiquen los valores a ser objeto de devolución, aplicación o traslado en los términos previstos en la Resolución 1545 de 2019.
2.2. Mecanismo
La conciliación de cuentas e identificación del recaudo se adelantará en los términos previstos en el artículo 9o de la Resolución 2262 de 2021.
La conciliación bancaria deberá tener en cuenta las siguientes reglas:
- La conciliación se presentará a la ADRES en el formato denominado “CERTIFICACIÓN DE CONCILIACIÓN PARA CUENTAS MAESTRAS DE RECAUDO DE LAS COTIZACIONES” que hace parte de la presente Circular y en el cual la EPS-EOC registrará los datos requeridos en el mismo.
- El formato de conciliación deberá ser firmado por el revisor fiscal o quien haga sus veces y el representante legal de la EPS.
En los casos de presentar valores faltantes por causa de la EPS-EOC o procesos administrativos o judiciales en los que esta sea parte en la conciliación de la cuenta maestra de recaudo de SGP, tratándose de recursos de cotizaciones, al ser parafiscales y de titularidad del Sistema General de Seguridad Social en Salud, dichas entidades deben garantizar su disponibilidad.
2.3. Cronograma
La información deberá ser presentada por las EPS y EOC, en el SFTP dispuesto por la ADRES para cada EPS y EOC, con la siguiente oportunidad:
| Periodos conciliados con corte a: | Fecha presentación |
| octubre a diciembre de 2022 | Último día hábil de la tercera semana del messiguiente al periodo a conciliar |
| enero y febrero de 2023 | Último día hábil de la segunda semana del mes siguiente al periodo a conciliar |
| marzo de 2023 | 05 de abril de 2023 |
3. TRASLADO DE SALDOS DE CUENTAS MAESTRAS DE SGP
La ADRES realizará el traslado de los saldos de las cuentas maestras de recaudo de SGP de las EPS-EOC entre el 06 y el 21 de abril de 2023.
4. RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN
Las EPS y EOC son responsables de la veracidad y consistencia de la información remitida, razón por la cual la información remitida en los términos señalados en esta Circular deberá contar con la firma digital del representante legal de la entidad administradora.
La información presentada debe ir acompaña del formulario denominado “REPORTE INFORMACIÓN PARA CUENTAS MAESTRAS DE RECAUDO SGP” que hace parte de la presente Circular.
5. RESPECTO A LA RESOLUCIÓN 1545 DE 2019
La presente Circular no afecta la ejecución de los lineamientos establecidos en la Resolución 1545 de 2019, en tanto la aplicación y los traslados de saldos en las cuentas maestras de recaudo SGP se encuentran supeditados a la aprobación del Ministerio de Salud y Protección Social en los términos del artículo 14 de la referida Resolución.
La presente Circular establece lo relacionado con la compensación de los aportes a favor de las EPS con fundamento en el recaudo identificado en las cuentas maestras de recaudo de SGP, teniendo en cuenta las disposiciones normativas aplicables y lo informado por las EPS-EOC en las estructuras aquí dispuestas, necesaria para adelantar el proceso de compensación y la conciliación de las cuentas.
JORGE ENRIQUE GUTIÉRREZ SAMPEDRO
Director General
