CIRCULAR 32 DE 2021
(diciembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
| Para: | Entidades recobrantes de Servicios de Salud o Tecnologías no Financiados con la UPC de los afialidos al Régimen Contributivo y Subsidiado |
| De: | Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES) |
| Asunto: | Cronograma de Radicación de Cuentas por Concepto de Servicios y Tecnologías en Salud no Financiadas con la UPC - Primer Trimestre de 2022 |
La ADRES, actuando en el marco de sus competencias, informa a las entidades recobrantes interesadas en radicar cuentas por concepto de servicios y tecnologías no financiadas con la UPC el cronograma previsto para el primer trimestre de la vigencia 2022:
Lineamientos:
a) Para cualquier efecto, se precisa que las cuentas por servicios y tecnologías en salud no financiadas por la UPC efectivamente presentadas a la ADRES son aquellas que cumplen las especificaciones técnicas y requisitos señalados en el manual operativo y de auditoría, consolidadas al finalizar cada periodo habilitado para tal fin.
b) Durante el periodo de radicación APF - Procesos Judiciales Complemento/Completos, las entidades recobrantes deberán concluir la presentación de las cuentas involucradas en los procesos judiciales presentados hasta el final de la vigencia 2021, con el fin de que se pueda adelantar la suscripción de los contratos de transacción por proceso y proceder con el trámite de reconocimiento y pago.
Para el efecto, dentro de los 3 días hábiles siguientes a finalizar el periodo de radicación comprendido entre el 18 y 28 de enero de 2022, las entidades recobrantes deberán manifestar cuáles son los procesos judiciales sobre los que tienen voluntad de transar. En cualquier caso, para los procesos judiciales que tengan pendientes ítems por radicar, la última oportunidad para presentarlos culmina en dicho periodo de radicación, es decir, a más tardar el 28 de enero de 2022, so pena de aceptar los contratos de transacción con las condiciones previstas en Decreto 521 del 2020, esto es transar la totalidad de las pretensiones independiente de su presentación ante la ADRES.
En esta ventana, comprendida entre el 18 y 28 de enero de 2022, también se pueden radicar nuevos procesos judiciales (no presentados en las anteriores ventanas), para lo cual se deberá traer la totalidad de las cuentas que se van a auditar.
Adicionalmente, se requiere que las entidades recobrantes soliciten a las autoridades judiciales la suspensión de los procesos judiciales que presenten al mecanismo de Acuerdo de Punto Final, y que cuenten con fechas programadas para audiencia de trámite y de juzgamiento.
En caso de que al corte 28 de enero de 2022 no se haya radicado la totalidad de los ítems que componen alguna (s) demanda (s) presentadas en periodos anteriores y la entidad recobrante no manifieste, dentro de los 3 días hábiles siguientes a finalizar el periodo de radicación, su interés en transar por la totalidad del proceso judicial que los incorpora, se dará por terminado el mecanismo de saneamiento definitivo. En todo caso, la entidad recobrante deberá asumir los costos de auditoría a los que se obligó con la presentación de las cuentas al mecanismo de saneamiento, conforme el artículo 237 de la Ley 1955 de 2019 y el numeral 9.1.5 del artículo 9 del Decreto 521 de 2020.
Para lo anterior, el representante legal de la entidad recobrante deberá radicar documento escrito con asunto “Cuentas demandadas del NO UPC para resolverse en el marco del artículo 237 de la Ley 1955 de 2019 y el Decreto 521 de 2020”. El documento deberá contener lo siguiente:
(i) Cuadro resumen de procesos judiciales adelantados ante la rama judicial sobre los que tiene voluntad de transar y no culminó la radicación de la totalidad de los ítems que los componen: debe presentarse un cuadro por número de proceso ante la rama judicial (identificando el código único de nacional de radicación de procesos, sin guiones, espacios ni caracteres especiales).
(ii) Cuadro resumen de procesos judiciales adelantados ante la Superintendencia Nacional de Salud (solo cuando aplique) sobre los que tiene voluntad de transar y no culminó la radicación de la totalidad de los ítems que los componen: debe presentarse un cuadro por número de radicado asignado por la SNS (sin guiones, espacios ni caracteres especiales).
(iii) Cuadro resumen de procesos judiciales adelantados ante la rama judicial sobre los cuales no se tenga voluntad de transar: debe presentarse un cuadro por número de proceso ante la rama judicial (identificando el código único de nacional de radicación de procesos, sin guiones, espacios ni caracteres especiales).
(iv) Cuadro resumen de procesos judiciales adelantados ante la Superintendencia Nacional de Salud (solo cuando aplique) sobre los cuales no se tenga voluntad de transar: debe presentarse un cuadro por número de radicado asignado por la SNS (sin guiones, espacios ni caracteres especiales).
Los cuadros resumen se deberán relacionar en el documento suscrito por el representante legal y adjunto en formato Excel separando los procesos judiciales adelantados ante la rama judicial de los que son de conocimiento de la Superintendencia Nacional de Salud. Como parte integral de la presente Circular, se adjunta archivo Excel con la manera en que las entidades recobrantes deben relacionar la información.
Las entidades recobrantes deberán tener en consideración que la transacción se surtirá sobre la totalidad de los ítems que componen las pretensiones de un mismo proceso judicial, con independencia de que se haya presentado la totalidad de los ítems en el mecanismo de saneamiento definitivo, de acuerdo con el Decreto 521 del 2020.
c) En el periodo de radicación “Acuerdo de Punto Final - Ultimo Prestaciones 2018”, habilitado entre el 8 y 18 de febrero de 2022, se debe concluir la presentación inicial bajo el mecanismo de saneamiento de las cuentas que no hayan sido presentadas y no hagan parte de procesos judiciales, por servicios y tecnologías prestados/suministradas hasta el 31 de diciembre de 2018.
d) Durante el periodo de radicación APF - Reclamaciones Administrativas Complemento las entidades recobrantes deberán concluir la presentación de las cuentas involucradas en las reclamaciones administrativas presentadas hasta el final de la vigencia 2021, con el fin de contar con la información necesaria para cerrar los contratos de transacción que se suscriban para esta línea de radicación.
e) El periodo de radicación Acuerdo de Punto Final - Reingresos es el último habilitado para presentar los ítems del Anexo 2 de los contratos de transacción que se hayan suscrito entre el 2 de octubre de 2021 y el 15 de marzo de 2022, sobre los cuales se manifestó que serían objeto de corrección o ajuste.
En el caso de que los ítems relacionados en el Anexo 2 no sean presentados conforme al presente cronograma de radicación en el periodo Acuerdo de Punto Final - Reingresos, comprendido entre el 23 de marzo y 1 de abril de 2022, se entenderá que la entidad recobrante aceptó los resultados de auditoría certificados en el cierre del respectivo paquete y renuncia a efectuar cualquier reclamación administrativa, judicial o extrajudicial por cualquier concepto relacionado con los servicios y tecnologías en salud incluidos en el Anexo 2, conforme lo dispuesto en los contratos de transacción suscritos.
Cabe reiterar que los ítems solo pueden ser reingresados para corrección o ajuste por una única vez conforme se pactó en los contratos de transacción.,.
f) En los periodos de radicación antes señalados, las entidades recobrantes deberán presentar las cuentas según las condiciones del segundo segmento del que trata el Manual Operativo y de Auditoría, es decir, deberán allegar los soportes documentales previstos en el citado Manual (aplica el capítulo 5, para las cuentas que se presenten al Acuerdo de Punto Final, y el capítulo 6 para: i) las prestaciones efectuadas entre el 25 de mayo de 2019 y el 29 de febrero de 2020 a los afiliados del régimen contributivo, y ii) para las prestaciones efectuadas entre el 01 de enero y el 29 de febrero de 2020 a los afiliados del régimen subsidiado).
g) En el periodo de radicación denominado “Prestaciones entre el 1 de enero y 29 de febrero de 2020”, las entidades del régimen subsidiado podrán presentar las cuentas correspondientes a suministros efectuados entre el 01 de enero y el 29 de febrero de 2020, periodo en el cual la ADRES asumió dicha competencia.
h) En los dos últimos días de cada periodo de radicación las entidades deberán realizar la consolidación y envío de las tapas (Formato MYT-R) debidamente suscritas. Por lo cual, durante estos días no se podrá realizar cargue de archivos planos.
i) Las entidades recobrantes que en cada uno de los periodos de radicación antes señalados, pretendan presentar cuentas bajo las excepcionalidades de BDUA, deberán informarlo al correo requisitosgeneralesAPF@adres.gov.coel tercer día hábil antes del inicio del periodo. Si a la solicitud que se presenta le aplica una causal de BDUA excepcional, la entidad recobrante deberá diligenciar la causal correspondiente en el Formato 1 o Anexo 1 del Manual Operativo y de Auditoría, según corresponda, el campo 57 si es MTY01 o el campo 58 si es MYT02.
j) Las entidades recobrantes deberán garantizar:
- Que al inicio de la radicación de cada periodo se cuente con la información actualizada de las firmas digitales.
- Que en los tres (03) primeros días hábiles de cada periodo de radicación se realice el envío y cumplimiento de los requisitos generales a que haya lugar.
k) La información del Formato 3 del que trata el Manual Operativo y de Auditoría deberá presentarse como requisito general para las ventanas de procesos judiciales y contener la información de todos los recobros radicados en dicha ventana. Este deberá ser aportado en Excel, firmado, cifrado y ser dispuesto en la carpeta denominada “ARCHIVOSPDFREQGEN” del SFTP antes de los dos últimos de cierre de la respectiva ventana. En todo caso la información deberá ser consistente y atender lo dispuesto en la Circular 039 de 2020.
El formato 3 deberá ser nombrado de la siguiente manera:
MYT140SRGEXXXXXXXXNI000XXXXXXXXXRG009.xlsx.cms
Las XXXXXXXX que siguen de MYT140SRGE corresponden a AAAAMMDD de acuerdo con la ventana de radicación correspondiente.
Las XXXXXXXXX que siguen del NI000XXXXXXXXX corresponden al NIT de la entidad recobrante.
Las entidades recobrantes deberán garantizar la calidad de la información diligenciada en el formato 3; los campos deben presentarse con las especificaciones señaladas en las Circulares 061 y 063 de 2020. Particularmente, se requiere la consistencia de la información del campo del proceso judicial actual, cuya especificación alude a 21 dígitos numéricos, o un máximo de 23, salvo en los casos que se traten procesos que cursen en la Superintendencia Nacional de Salud.
l) En lo que respecta al Formato 7 del que trata el Manual Operativo y de Auditoría, este se deberá tipificar en los soportes como “Otros”.
m) En los periodos habilitados, las entidades recobrantes podrán presentar las correcciones sobre los ítems previamente auditados bajo las reglas y condiciones del Acuerdo de Punto Final y que no hayan quedado aprobados, así como las objeciones o subsanaciones de que trata la Resolución 3511 de 2020, utilizando los formatos MYT01 y MYT02, según corresponda.
n) Las incidencias que las entidades recobrantes tengan durante el periodo de radicación asociadas a criterios de auditoría, rechazos, validaciones y demás aspectos conceptuales deberán ser reportadas dentro del mismo periodo y únicamente al correo recobros_dop@adres.gov.co En el asunto del correo deberán indicar la incidencia, el nombre de la EPS y la fecha de la incidencia.
Por ejemplo:
- BDUA_NOMBRE DE LA EPS_FECHA DE LA INCIDENCIA
- DCI_NOMBRE DE LA EPS_FECHA DE LA INCIDENCIA
o) Las entidades recobrantes que consideren pertinente remitir un archivo Excel o TXT con observaciones o justificaciones que detallen el motivo por el cual no están de acuerdo con la glosa impuesta en el trámite de verificación y revisión, podrán enviarlo a los correos electrónicos recobros dop@adres.gov.co insumos227@adres.gov.co al momento de presentar cuentas por concepto de servicios y tecnologías no financiadas con la UPC que correspondan a un reingreso producto de corrección o ajuste, por las líneas de radicación corriente o Acuerdo de Punto Final (APF).
El archivo deberá mantener la estructura de la hoja de “glosas” del resultado al trámite de revisión y verificación dispuesto por la ADRES en el SFTP de cada entidad recobrante, al final del cual se deberán incluir dos columnas; una denominada “Acepta” con el fin de que señale SI o NO para cada causal de no aprobación de los ítems; y otra denominada “observación” en la que señale la justificación que la entidad recobrante considere. Dicha columna no deberá contener caracteres especiales.
Las entidades recobrantes podrán allegar documentación adicional a los soportes requeridos para la verificación de los requisitos, que en su consideración pueda desvirtuar la glosa impuesta, la cual deberá tipificar como “Otros”. En la columna de observaciones del archivo que remitan, las entidades recobrantes podrán hacer referencia a dichos soportes adicionales.
Cabe precisar que, tanto el archivo de las observaciones como los soportes adicionales que remitan las entidades recobrantes, son un insumo adicional para el trámite de verificación y revisión, sin que ello implique que con su envío serán subsanadas todas las causales de no aprobación de las cuentas correspondientes.
JORGE ENRIQUE GUTIERREZ SAMPEDRO
Director General
