CIRCULAR EXTERNA 2025151000000007-5 DE 2025
(julio 31)
Diario Oficial No. 53.199 de 1 de agosto de 2025
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
| PARA: | ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL RÉGIMEN CONTRIBUTIVO, ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO INCLUIDAS LAS INDÍGENAS, ENTIDADES ADAPTADAS, ENTIDADES TERRITORIALES DEL ORDEN DEPARTAMENTAL Y DISTRITAL, PRESTADORES DE SALUD, GESTORES FARMACÉUTICOS Y OPERADORES LOGÍSTICOS, ENTIDADES DE LOS REGÍMENES ESPECIAL Y DE EXCEPCIÓN. |
DE: | SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD |
ASUNTO: | INSTRUCCIONES PARA ADELANTAR Y HACER SEGUIMIENTO AL PROCESO DE CONCILIACIÓN, DEPURACIÓN Y SANEAMIENTO DE LAS CUENTAS POR PAGAR ENTRE LAS ENTIDADES RESPONSABLES DE PAGO (ERP) Y LAS ENTIDADES BENEFICIARIAS DE PAGO (EBP). |
FECHA: | 31-07-2025 |
I. ANTECEDENTES
El artículo 36 de la Ley 1122 de 2007 creó el Sistema de Inspección, Vigilancia y Control del Sistema General de Seguridad Social en Salud estableciendo que se encuentra en cabeza de la Superintendencia Nacional de Salud de acuerdo con sus competencias constitucionales y legales.
El literal d) del artículo 13 ibidem respecto de las reglas de administración, flujo y protección de los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, a las cuales deberán acogerse los actores del Sistema, indicó que el Ministerio de la Protección Social (hoy Ministerio de Salud y Protección Social), reglamentará lo referente a la contratación por capitación, así como la forma y los tiempos de presentación, recepción, remisión y revisión de facturas, glosas y respuesta a glosas y pagos e intereses de mora, asegurando que aquellas facturas que presenten glosas queden canceladas dentro de los 60 días posteriores a la presentación de la factura.
En desarrollo de lo previsto en la Ley 1122 de 2007, el ente rector expidió el Decreto número 4747 de 2007, que compilado en el Decreto número 780 de 2016 y modificado por el Decreto número 441 de 2022, con el objeto de regular algunos aspectos generales de los acuerdos de voluntades entre las entidades responsables de pago y los prestadores de servicios de salud y los proveedores de tecnologías en salud adoptando en el artículo 2.5.3.4.1.3, las siguientes definiciones:
1. Entidades responsables del pago de servicios de salud (ERP). Son las encargadas de la planeación y gestión de la contratación y el pago a los prestadores de servicios de salud y proveedores de tecnologías en salud, en aras de satisfacer las necesidades de la población a su cargo en materia de salud. Se consideran como tales, las entidades promotoras de salud, las entidades adaptadas, las administradoras de riesgos laborales en su actividad en salud y las entidades territoriales cuando celebren acuerdos de voluntades para las intervenciones individuales o colectivas".
[…]
7. Prestadores de servicios de salud (PSS). Se consideran como tales las instituciones prestadoras de servicios de salud, los profesionales independientes de salud y el transporte especial de pacientes, que estén inscritos en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS) y cuenten con servicios habilitados. Esto no incluye a las entidades con objeto social diferente, teniendo en cuenta que sus servicios no se financian con cargo a los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS).
8. Proveedores de tecnologías en salud (PTS). Se considera toda persona natural o jurídica que realice la disposición, almacenamiento, venta o entrega de tecnologías en salud, incluyendo a los operadores logísticos de tecnologías en salud, gestores farmacéuticos, organizaciones no gubernamentales, universidades y otras entidades privadas que realicen estas actividades.
El artículo 2.5.3.4.4.6 modificado por el Decreto número 441 de 2022 y compilado en el Decreto número 780 de 2016, dispuso que el Ministerio de Salud y Protección Social debe expedir el Manual Único de glosas, devoluciones y respuestas, el cual fue actualizado mediante la Resolución número 2284 de 2023.
El artículo 31 de la Ley 1438 de 2011, indicó que el Gobierno nacional diseñará un mecanismo único de recaudo y giro de los recursos que financian y cofinancian el Régimen Subsidiado de salud, incluido el Sistema General de Participaciones y los recursos de que trata el artículo 217 de la Ley 100 de 1993;
El artículo 57 de la misma ley, estableció los tiempos y condiciones para el trámite de glosas que las Entidades Responsables de Pago (ERP), formulan y comunican a las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS).
El artículo 77 ibidem, señaló que el Gobierno nacional pondrá en marcha un programa para el saneamiento de cartera de las Empresas Sociales del Estado.
El artículo 9o de la Ley 1608 de 2013, dispuso que los recursos de la Subcuenta de Garantías para la Salud, además de los usos previstos en el artículo 41 del Decreto número 4107 de 2011, se podrán utilizar para adelantar de manera directa, compra de cartera reconocida de Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud por parte de las Empresas Promotoras de Salud, cuyo giro se podrá realizar a través del mecanismo creado en virtud de lo señalado en el artículo 31 de la Ley 1438 de 2011.
El artículo 9o de la Ley 1797 de 2016 señaló como una de las medidas de carácter financiero y operativo para avanzar en el proceso de saneamiento de deudas del sector y mejoramiento del flujo de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), el deber a cargo de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud y las entidades Promotoras de Salud de depurar y conciliar permanentemente las cuentas por cobrar y pagar entre ellas y efectuar el respectivo saneamiento contable de sus estados financieros.
Mediante Resolución número 6066 de 2016, el Ministerio de Salud y Protección Social reglamentó el artículo 9o de la precitada Ley 1797 de 2016, definiendo las condiciones y términos para adelantar el proceso de aclaración de cuentas y saneamiento contable, estableciendo en su artículo 2o los elementos que deben tener en cuenta las ERP e IPS para adelantar de manera permanente todas las gestiones administrativas para depurar las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, consignaciones pendientes de identificar, glosas y convenios sin liquidar que correspondan al pago de servicios de salud, asignando a los representantes legales como responsables y garantes de la información de los estados financieros y demás reportes.
El artículo 2o de la Resolución número 332 de 2017, modificó el artículo 5o de la Resolución número 6066 de 2016, otorgando a la Superintendencia Nacional de Salud la competencia para definir las fechas e instrumentos a través de los cuales las ERP deberán reportar el cronograma y ejecución del proceso de conciliación de glosas con las IPS.
El artículo 11 de la Ley 1966 de 2019, estableció que, para el saneamiento de pasivos en el Sistema General de Seguridad Social en Salud, se realizará un proceso de aclaración entre todos los responsables de pago del Sistema, las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS) y demás Proveedores de Tecnologías en Salud, en la fecha de corte que determine el Gobierno Nacional.
La Resolución número 535 de 2020, estableció las condiciones para garantizar el manejo integrado de los recursos de la Unidad de Pago por Capitación, presupuestos máximos y demás ingresos operacionales a cargo de las Entidades Promotoras de Salud y Entidades Obligadas a Compensar.
La Ley 1712 de 2014 regula el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información.
De conformidad con lo expuesto y con el fin de realizar el seguimiento al proceso de conciliación y saneamiento de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar entre las Entidades Responsables de Pago y las Instituciones Prestadores de Servicios de Salud y demás proveedores de servicios y tecnologías en salud, se actualiza la Circular Externa 011 de 2020, en atención a la necesidad de mejorar procedimientos e incluir actores del sistema; esta Superintendencia imparte las siguientes instrucciones:
II. INSTRUCCIONES
PRIMERA: En cumplimiento del marco normativo referido en la presente circular las Entidades Promotoras de Salud de los regímenes contributivo, subsidiado incluyendo las indígenas, las entidades adaptadas y las entidades territoriales del orden departamental y distrital deberán adelantar todas las gestiones administrativas tendientes a realizar el proceso de conciliación, depuración y saneamiento de las cuentas por pagar con los prestadores de servicios de salud, uniones temporales, gestores farmacéuticos y operadores logísticos de tecnologías en salud.
La conciliación, depuración y saneamiento de las cuentas por pagar en el Sistema General de Seguridad Social en Salud es un proceso de carácter corresponsable, que deberá contar con la participación activa, oportuna y coordinada de todos los actores involucrados: las Entidades Promotoras de Salud de los regímenes contributivo y subsidiado, incluyendo las indígenas, las Entidades Adaptadas y las entidades territoriales del orden departamental y distrital, prestadores de servicios de salud, gestores farmacéuticos, operadores logísticos, uniones temporales (entendido como la unión de varios actores que son vigilados por esta Superintendencia).
Cada parte deberá garantizar la disponibilidad, veracidad y calidad de la información financiera y asistencial relacionada con las obligaciones pendientes, así como participar en las mesas de conciliación conforme a los cronogramas establecidos por las ERP. El cumplimiento del proceso de depuración es una obligación compartida para el saneamiento efectivo de las cuentas, la resolución de glosas y la conciliación de saldos.
SEGUNDA: Para el cumplimiento de lo ordenado en la instrucción primera, en lo relacionado con las Entidades Promotoras de Salud de los regímenes contributivo, subsidiado incluyendo las indígenas, las Entidades Adaptadas y las entidades territoriales del orden departamental y distrital, deberán considerar las cuentas por pagar, conforme a lo reportado en el anexo técnico FT004 – Detalle de pasivos, en la Circular Conjunta 030 de 2013, y demás reportes de información financiera relacionada; y sus modificaciones.
TERCERA: Para adelantar el proceso de conciliación y depuración de las cuentas por pagar, las Entidades Promotoras de Salud de los regímenes contributivo y subsidiado, incluyendo las indígenas, las Entidades Adaptadas y las entidades territoriales del orden departamental y distrital, deberán definir el cronograma respectivo, el cual reportarán de manera semestral, en el archivo tipo FT038 - Cronograma de Conciliación, Depuración y Saneamiento, con corte de información a junio 30 y diciembre 31.
El archivo FT038 debe contener las acreencias de la totalidad de los prestadores de salud, uniones temporales o consorcios, gestores farmacéuticos y operadores logísticos de tecnologías en salud con los que se tenga saldo pendiente a la fecha de corte, clasificados por departamento y naturaleza jurídica.
Sin embargo, deberá establecer un cronograma de conciliación priorizando estos acreedores teniendo en cuenta al menos los siguientes criterios:
- La antigüedad de la cartera, el monto de la cartera y el monto glosado.
- Empresas Sociales del Estado e Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud indígenas.
- IPS con tratamientos oncológicos para menores de edad.
- Terceros con los que se presenten las mayores diferencias de acuerdo con el reporte de la Circular Conjunta 030 de 2013.
No se deberán priorizar los acreedores que pertenezcan al mismo grupo empresarial de la Entidades Promotoras de Salud o aquellos con los que las cuentas por pagar no superen 60 días de mora o aquellos con los que no registre glosas. La Entidad deberá informar a su acreedor que tiene la intención de incluirlo en el cronograma para su participación, con el objetivo de acordar una fecha para el inicio de la mesa de conciliación.
Para el cronograma de conciliación de las cuentas por pagar con corte a junio 30, el periodo del cronograma de conciliación deberá ir desde el 1 de septiembre hasta el 28 de febrero y para el corte de diciembre 31 el período a conciliar será entre el 1 de marzo y el 31 de agosto.
El archivo tipo FT038 deberá reportarse a más tardar el 20 de agosto y 20 de febrero, respectivamente. Este archivo debe reportarse en el aplicativo nRVCC en formato TXT con separación pipeline (|), firmado digitalmente por el representante legal, contador y revisor fiscal.
CUARTA: Las Entidades Promotoras de Salud de los regímenes contributivo y subsidiado, incluyendo las indígenas, las entidades adaptadas y las entidades territoriales de orden departamental y distrital deberán reportar de manera trimestral a esta Superintendencia el archivo tipo FT039 - Resultado del proceso de conciliación. La información que se debe reportar en este formato es el resultado de los compromisos adquiridos durante los procesos de conciliación, de acuerdo con el cronograma propuesto en el archivo tipo FT038. Este archivo debe reportarse en el aplicativo nRVCC en formato TXT con separación pipeline (|), firmado digitalmente por el representante legal, contador y revisor fiscal.
QUINTA: Las Entidades Promotoras de Salud de los regímenes contributivo y subsidiado, incluyendo las indígenas, las entidades adaptadas y las entidades territoriales de orden departamental y distrital deberán reportar de manera trimestral a esta Superintendencia, el archivo tipo Archivo Tipo FT040 - Avance proceso de conciliación. La información que se debe reportar en este formato es el seguimiento a los compromisos adquiridos en proceso de conciliación que realizó la entidad con los prestadores, las uniones temporales, los gestores farmacéuticos y los operadores logísticos de tecnologías en salud; y que fueron reportados en el archivo tipo FT039. Este archivo debe reportarse en el aplicativo nRVCC en formato TXT con separación pipeline (|), firmado digitalmente por el representante legal, contador y revisor fiscal.
PARÁGRAFO: En cumplimiento con lo establecido en el artículo 7o de la Ley 1712 de 2014, las entidades deberán publicar en su página web en el micrositio de rendición de cuentas de cada entidad, el cronograma, y trimestralmente, el avance del proceso de conciliación, depuración y saneamiento de las cuentas por cobrar con los prestadores, uniones temporales, gestores farmacéuticos y operadores logísticos de tecnologías en salud en formato XLS o XLSX de acuerdo a las variables expuestas en el Archivo Tipo FT038 - Cronograma de Conciliación, Depuración y Saneamiento y el Archivo Tipo FT040 - Avance proceso de conciliación. Debe tener en cuenta que deberá publicar un único archivo por cada formato que agrupe a todos los prestadores, uniones temporales, gestores farmacéuticos y operadores logísticos de tecnologías en salud, es decir, NO se debe publicar un formato por cada EBP.
SEXTA: Los resultados de los procesos de conciliación, depuración y saneamiento de las cuentas por pagar y por cobrar entre Entidades Promotoras de Salud, Entidades Territoriales de orden departamental y distrital, Gestores Farmacéuticos, Operadores Logísticos de tecnologías en salud y Prestadores de Servicios de Salud, incluidas las uniones temporales constituidas para este propósito, deberán reflejarse en los estados financieros del trimestre en que se cierre el proceso. Lo anterior implica que estos resultados también deberán reflejarse en los diferentes reportes de información que realizan las entidades objeto de esta Circular, como son: la Circular Única y sus modificaciones, el Sistema de Información Hospitalaria (SIHO), la Circular Conjunta 030 de 2013 y demás sistemas de reporte de información financiera que correspondan.
SÉPTIMA: El primer reporte del formato FT038 - Cronograma de Conciliación, Depuración y Saneamiento deberá hacerse a más tardar el 10 de septiembre de 2025; y los formatos FT039 - Resultado del proceso de conciliación y FT040 - Avance proceso de conciliación se deberá reportar a más tardar el 20 de diciembre de 2025.
OCTAVA: Para las Entidades Promotoras de Salud de los regímenes contributivo y subsidiado, incluyendo las indígenas, Entidades Adaptadas, Entidades de los Regímenes Especial y de Excepción se suspende el envío mensual del Archivo Tipo FT027 – Pagos de facturas por atenciones en salud, que tiene como objeto el reporte de la información relacionada con el pago de facturas de las atenciones a la población menor de edad con presunción o diagnóstico de cáncer. Sin embargo, se requiere que esta información permanezca disponible ya que en la instrucción Tercera de la Circular Externa 2022151000000056-5 de 2022 se dispuso que “..los pagos de las facturas de las demás atenciones en salud deberán estar disponibles siguiendo la estructura del archivo tipo FT027. Esta información podrá ser solicitada por la Superintendencia Nacional de Salud en cualquier momento…" a través del aplicativo de validación y cargue nRVCC.
NOVENA: Las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado incluyendo las indígenas, las Entidades Adaptadas y Entidades Territoriales de orden departamental y distrital deberán reportar el archivo tipo FT022 - Avance del proceso de conciliación y depuración en el aplicativo nRVCC y continuar publicando el formato AIFT010 - Conciliación Cartera ERP – EBP en formato.xls o.xlsx y las actas, en su página web, hasta el corte de diciembre de 2025. Es decir, con fecha final de reporte 10 de enero de 2026.
Se menciona que la información a reportar en los formatos FT022 y el AIFT010 deberá corresponder a las conciliaciones que se programaron en el formato FT021 - Cronograma de conciliación y Depuración del primer semestre de 2025 con corte a diciembre 31 de 2024 y anteriores.
DÉCIMA: Se eliminan los archivos tipo FT021 - Cronograma de conciliación y Depuración y el archivo tipo FT023 - Link de Consulta del proceso de los capítulos (i) Entidades Promotoras de Salud del régimen contributivo, (ii) Entidades adaptadas al sistema, (iii) Entidades Promotoras de salud del régimen subsidiado, (iv) Entidades Territoriales, del Título XI – Anexos Técnicos de la Circular Única, a partir de la expedición de la presente circular.
PARÁGRAFO: Se eliminan los archivos FT022 - Avance del proceso de conciliación y depuración de los capítulos (i) Entidades Promotoras de Salud del régimen contributivo, (ii) Entidades adaptadas al sistema, (iii) Entidades Promotoras de salud del régimen subsidiado, (iv) Entidades Territoriales, del Título XI – Anexos Técnicos de la Circular Única, y se suspende el cargue en la página web del formato AIFT010 - Conciliación Cartera ERP – EBP, a partir de enero de 2026.
A continuación, se señalan los anexos técnicos que deben reportar las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado incluyendo las indígenas, Entidades Adaptadas y entidades territoriales al momento de efectuar el envío de la información correspondiente al cronograma de conciliación y depuración y al seguimiento al mismo, de acuerdo con las fechas máximas de reporte, a través del Sistema nRVCC. Se debe tener en cuenta que la información a diligenciar corresponde a la línea de negocio Aseguramiento Obligatorio.
1. Anexo Técnico Archivo Tipo FT038 – Cronograma de Conciliación, Depuración y Saneamiento
Archivo tipo FT038
Cronograma de Conciliación, Depuración y Saneamiento
Tipo de entidad a la que aplica: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado incluyendo las indígenas, Entidades Adaptadas y Entidades Territoriales del Orden Departamental y Distrital.
Periodicidad: semestral
Periodo de corte información base para armar el cronograma: junio 30, diciembre 31 Periodo del cronograma de conciliación: 1 de septiembre a 28 de febrero (corte de información junio 30) y 1 de marzo a 31 de agosto (corte de información diciembre 31).
Fecha del reporte: agosto 20 y febrero 20
| Elemento | Archivo Tipo FT038 -Cronograma de conciliación, depuración y saneamiento | ||||
| # | Identificador | Atributos | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| 1 | tipoIdAcreedor | Tipo identificación del Acreedor de Servicios y Tecnologías en | Escriba el tipo de identificación del prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud: | 2 | Texto |
| Elemento | Archivo Tipo FT038 -Cronograma de conciliación, depuración y saneamiento | ||||
| # | Identificador | Atributos | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| Salud | NI:= NIT CC:= Cédula de ciudadanía CE:= Cédula de extranjería DE: = Documento Extranjero PA: = Pasaporte OT:= Otro | ||||
| 2 | idAcreedor | Número de identificación del Acreedor de Servicios y Tecnologías en Salud | Escriba el Número de Identificación del prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud, con el cual se hará la conciliación y depuración. Sin incluir el digito de verificación. | 17 | Alfanumérico |
| 3 | programacion | Programación de conciliación | Se programa conciliación con el prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud: 1:= Si 2:= No | 1 | Numérico |
| 4 | fechaConciliacion | Fecha de conciliación | Corresponde a la fecha en la que se realizará la conciliación. Si en el campo 3 seleccionó la opción 2, registre en este campo 01/01/1800 | 10 | Fecha de formato DD/MM/AAAA |
| 5 | modalidadConcili acion | Modalidad de conciliación | Seleccione la modalidad de conciliación mediante la cual va a realizar el proceso de conciliación y depuración. 1:= Presencial 2:= Virtual 3: = No aplica. Seleccione esta opción si en el campo “3" registró la opción “2:= No" | 1 | Numérico |
| 6 | codigoMunicipio | Código municipio | Corresponde al Código del municipio donde se va a realizar la conciliación. Tabla de División Político-Administrativa – DANE Digité 99999 en caso de que la modalidad de la conciliación sea virtual Digité 99999 si en el campo 3 registró la opción 2:= No | 5 | Alfanumérico |
| 7 | Saldo | Saldo de la cartera | Corresponde al saldo de la cartera de la fecha de corte diciembre 31 o junio 30, según corresponda. Este campo no podrá estar vacío ni ser cero. El saldo deberá registrarse independiente si se programe conciliación o no. | 15 | Numérico |
| 8 | Glosa | Saldo de glosa | Corresponde al valor de glosa no resuelta y que está incluida en el saldo de la cartera, con fecha de corte de la información diciembre 31 o junio 30, según corresponda. Este campo no podrá estar vacío. La glosa deberá registrarse independiente si se programa conciliación o no. | 15 | Numérico |
| 9 | Devoluciones | Monto de devoluciones | Corresponde al monto de devoluciones realizadas durante el periodo de corte de la información diciembre 31 o junio 30, según corresponda, entendiendo la devolución según lo establecido en la resolución 2284 de 2023, su anexo y sus modificaciones. La devolución deberá registrarse independiente si se programe conciliación o no. | 15 | Numérico |
2. Anexo Técnico Archivo Tipo FT039 - Resultado del proceso de conciliación
Archivo tipo FT039
Resultado del proceso de conciliación
Tipo de entidad a la que aplica: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado incluyendo las indígenas, Entidades Adaptadas y Entidades Territoriales del Orden Departamental y Distrital.
Periodicidad: Trimestral
FECHA DE CORTE: mayo 31, agosto 31, noviembre 30, febrero 28.
FECHA DEL REPORTE: junio 20, septiembre 20, diciembre 20 y marzo 20.
| Elemento | Archivo Tipo FT039 - Resultado del proceso de conciliación. | ||||
| # | Identificador | Atributos | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| 1 | tipoIdAcreedor | Tipo identificación Acreedor de Servicios y Tecnologías en Salud | Escriba el tipo de identificación del prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud. NI:= NIT CC:= Cédula de ciudadanía CE:= Cédula de extranjería DE: = Documento Extranjero PA: = Pasaporte OT:= Otro | 2 | Texto |
| 2 | idAcreedor | Número de identificación del Acreedor de Servicios y Tecnologías en Salud | Escriba el Número de Identificación del prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud, con el cual se hará la conciliación y depuración. | 17 | Alfanumérico |
| 3 | codigoMunicipio | Código municipio | Corresponde al Código del municipio donde se encuentra la sede principal del prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud. Tabla de División Político-Administrativa – DANE | 5 | Alfanumérico |
| 4 | fechaConciliacion | Fecha programada de conciliación | Corresponde a la fecha de Conciliación programada en el archivo FT038 | 10 | Fecha de formato DD/MM/AAAA |
| 5 | Asistencia | Asistencia del acreedor a la conciliación | Escriba si el prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud se presentó a la conciliación: 1:= Si 2:= No | 1 | Numérico |
| 6 | numeroActa | Número del acta de la conciliación | Escriba el número del acta del proceso de conciliación | 20 | Alfanumérico |
| 7 | acuerdo | Resultado en la conciliación | Escriba si se llegó a un acuerdo de conciliación con el prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud: 1:= Si 2:= No | 1 | Numérico |
| 8 | fechaAcuerdo | Fecha finalización de la conciliación | Corresponde a la fecha en que se finaliza la conciliación y del acta de cierre. | 10 | Fecha de formato DD/MM/AAAA |
| 9 | tipoDeuda | Tipo de deuda | Registre el tipo de deuda a conciliar 1:= UPC Régimen Subsidiado 2:= UPC Régimen Contributivo 3:= Presupuestos máximos 4:= No UPC, ni presupuestos máximos 5:= Población no afiliada 6:= Salud Pública 7:= Población Migrantes Nota: Si presenta deuda por diferentes tipos, realizar un registro por cada una de ellas. | 1 | Numérico |
| 10 | valorPagado | Valor pagado | Corresponde al valor pagado del saldo entre la fecha del corte de información, (junio 30 o diciembre 31) y la fecha de la conciliación. | 15 | Numérico |
| 11 | montoConciliarERP | Monto a conciliar ERP | Registre el valor que espera conciliar con el prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud. Este valor deberá corresponder al saldo pendiente de pago al corte del último día del mes inmediatamente anterior a la fecha de conciliación. | 15 | Numérico |
| Elemento | Archivo Tipo FT039 - Resultado del proceso de conciliación. | ||||
| # | Identificador | Atributos | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| 12 | montoConciliarEBP | Monto esperado a conciliar EBP | Registre el valor de saldo de cuentas por cobrar con el que la EBP llega a la conciliación. Este valor deberá coincidir con el valor de cuentas por cobrar de la EBP registrado en el acta de conciliación. Registre cero si en el campo asistencia se señaló la opción 2:= No | 15 | Numérico |
| 13 | devoluciones | Devoluciones | Registre el valor de las devoluciones de acuerdo con lo establecido en la resolución 2284 de 2023, anexos y sus modificaciones, con el prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud Este valor deberá corresponder a las devoluciones con corte al último día del mes inmediatamente anterior a la fecha de conciliación. | 15 | Numérico |
| 14 | glosa | Saldo de glosa. | Corresponde al valor de glosa no resulta con fecha de corte de la información unión temporal/ consorcio/ al último día del mes inmediatamente anterior a la fecha de conciliación. | 15 | Numérico |
| 15 | glosaAceptadaEBP | Monto de la glosa aceptada por la EBP | Registre el valor de la glosa aceptada por el prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud, como resultado del proceso de conciliación. Este valor de glosa aceptada deberá ser reconocido en el estado de resultados de la EBP y por tanto retirado de los saldos de las cuentas por pagar de la ERP y de las cuentas por cobrar de la EBP. Registre cero si en el campo asistencia se señaló la opción 2:= No o si en el campo acuerdo se señaló la opción 2:= No | 15 | Numérico |
| 16 | glosaSubsanadaERP | Monto de glosa subsanada por la ERP | Registre el valor de la glosa subsanada, es decir, reconocida como deuda por parte de la ERP con el prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud, como resultado del proceso de conciliación. Registre cero si en el campo asistencia se señaló la opción 2:= No o si en el campo acuerdo se señaló la opción 2:= No | 15 | Numérico |
| 17 | glosaNOresuelta | Monto de la glosa NO conciliado entre la ERP y la EBP | Registre el valor de la glosa NO aceptada por la EBP y no subsanada por la ERP, unión temporal/ consorcio/ como resultado del proceso de conciliación. Registre cero si en el campo asistencia se señaló la opción 2:= No o si en el campo acuerdo se señaló la opción 2:= No | 15 | Numérico |
| 18 | valorConciliado | Valor total conciliado y depurado | Registre el valor conciliado entre la ERP y el prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud, como resultado del proceso de conciliación. Este valor deberá corresponder al total conciliado por todo concepto (saldo cartera, glosa y devolución), con corte al último día del mes inmediatamente anterior a la fecha de conciliación Registre cero si en el campo asistencia se señaló la opción 2:= No o si en el campo acuerdo se señaló la opción 2:= No | 15 | Numérico |
| 19 | fechaPago Compromiso | Fecha de suscripción de compromiso de pago | Registre la fecha acordada para realizar el pago, de acuerdo con los compromisos en el proceso de conciliación entre la ERP y la EBP de servicios y tecnologías en salud. Nota: Si se realizaron compromisos de pago en diferentes fechas con el mismo acreedor, realizar un registro por cada fecha de compromiso de pago. Registre en este campo 01/01/1800 si en el campo asistencia se señaló la opción 2:= No o si en el campo acuerdo se señaló la opción 2:= No | 10 | Fecha de formato DD/MM/AAAA |
| 20 | valorPagar | Valor para pago en la fecha del compromiso de pago | Registre el valor a pagar en la fecha acordada para realizar el pago de acuerdo con los compromisos en el proceso de conciliación entre la ERP y la EBP de servicios y tecnologías en salud. Nota: Si se realizaron compromisos de pago en diferentes fechas con el mismo acreedor se deberá realizar un registro de pago para cada fecha. Adicionalmente, la suma de estos registros deberá ser igual al valor reportado en el campo ValorConciliado. Registre cero si en el campo asistencia se señaló la opción 2:= No o si en el campo acuerdo se señaló la opción 2:= No | 15 | Numérico |
3. Anexo Técnico Archivo Tipo FT040 - Avance proceso de conciliación
Archivo tipo FT040
Avance proceso de conciliación
Tipo de entidad a la que aplica: Entidades Promotoras de Salud del Régimen Contributivo y Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado, Entidades Adaptadas y Entidades Territoriales del Orden Departamental y Distrital.
Periodicidad: Trimestral
FECHA DE CORTE: mayo 31, agosto 31, noviembre 30, febrero 28.
FECHA DEL REPORTE: junio 20, septiembre 20, diciembre 20 y marzo 20
| Elemento | Archivo Tipo FT039 - Resultado del proceso de conciliación. | ||||
| # | Identificador | Atributos | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| 1 | tipoIdAcreedor | Tipo identificación Acreedor de Servicios y Tecnologías en Salud | Escriba el tipo de identificación del prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud. NI:= NIT CC:= Cédula de ciudadanía CE:= Cédula de extranjería DE: = Documento Extranjero PA: = Pasaporte OT:= Otro | 2 | Texto |
| 2 | idAcreedor | Número de identificación del Acreedor de Servicios y Tecnologías en Salud | Escriba el Número de Identificación del prestador/ unión temporal/ consorcio/ gestor farmacéutico/ operador logístico de tecnologías en salud, con el cual se hará la conciliación y depuración. | 17 | Alfanumérico |
| 3 | fechaConciliación | Fecha programada de conciliación | Corresponde a la fecha de Conciliación programada en el archivo FT038 | 10 | Fecha de formato DD/MM/AAAA |
| 4 | numeroActa | Número del acta de la conciliación | Escriba el número del acta del proceso de conciliación | 20 | Alfanumérico |
| Elemento | Archivo Tipo FT039 - Resultado del proceso de conciliación. | ||||
| # | Identificador | Atributos | Descripción | Longitud máxima | Registro permitido |
| 5 | fechadePago | Fecha del pago | Registre la fecha del pago realizado de acuerdo con el compromiso adquirido resultado de la conciliación. | 10 | Fecha de formato DD/MM/AAAA |
| 6 | valorPagado | Valor pagado | Registre el valor pagado de acuerdo con el compromiso adquirido resultado de la conciliación. | 15 | Numérico |
| 7 | medioPago | Medio por el cual se realiza el pago | Registre el medio por el cual se realizó el pago 1:= Tesorería 2:= Giro directo autorizado por la Entidades Promotoras de Salud y realizado por parte de la ADRES 3:= Otros mecanismos | 1 | Numérico |
| 8 | valorPendientePago | Valor pendiente de Pago | Registre el valor pendiente de pago de acuerdo con el monto total conciliado y reportado en el FT039 y el valor pagado (campo 8 de FT040) | 15 | Numérico |
IV. DEROGATORIA
La presente Circular Externa deroga la Circular Externa 011 de 2020 y cualquier otra que le sea contraria.
V. SANCIONES
El incumplimiento de las instrucciones contenidas en la presente Circular Externa dará lugar a la imposición de sanciones administrativas de conformidad con lo establecido en el artículo 130 de la Ley 1438 de 2011 – modificada y adicionada por la Ley 1949 de 2019, sin perjuicio de las acciones que les correspondan a otras autoridades competentes.
VI. VIGENCIA
La presente Circular Externa rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y en la página web de la Superintendencia Nacional de Salud.
Dada en Bogotá, D. C., a 31 de julio de 2025.
El Superintendente Nacional de Salud,
Helver Giovanny Rubiano García
