CONCEPTO 20231203127861 DE 2023
(noviembre 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
ADMINISTRADORA DE LOS RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - ADRES
Bogotá D.C.
Doctor
XXXXX
| Asunto: | Respuesta a su derecho de petición de información - Artículo 258 de la Ley 5 de 1992. Radicado ADRES No. 20236303589972. |
Respetado Representante a la Cámara.
En atención al derecho de petición del asunto, a través del cual solicitó:
“1. Sírvase informar desde hace cuánto tiempo se viene utilizando la herramienta BDUA - Base Única de Afiliados en la entidad.
2. Sírvase informar las razones para considerar que esta plataforma es novedosa.”
Es oportuno brindar algunas claridades sobre la Base de datos Única de Afiliados - BDUA., previo a dar respuesta a las preguntas formuladas.
Base de datos Única de Afiliados - BDUA
A través del numeral 7o del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, el legislador otorgó al Ministerio de Salud y Protección Social la función de reglamentar “la recolección, transferencia y difusión de la información en el subsistema al que concurren obligatoriamente todos los integrantes del sistema de seguridad social de salud independientemente de su naturaleza jurídica sin perjuicio de las normas legales que regulan la reserva y exhibición de los libros de comercio”.
Por su parte, el artículo 5o del Decreto Ley 1281 de 2002[1] establece que quienes administren recursos del sector salud y manejen información sobre la población, incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del sistema integral de información del sector salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo, de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos que para el efecto indique el Ministerio de Salud y Protección Social.
En el mismo sentido, el artículo 6o del decreto en mención consagra que la Registraduría Nacional del Estado Civil, las Cámaras de Comercio, las entidades que administran regímenes de excepción de la Ley 100 de 1993 y todas aquellas que manejen información que resulte útil para evitar pagos indebidos con recursos del sector salud, deberán suministrar la información y las bases de datos que administren con la oportunidad que la requieran el Ministerio de Salud y la Superintendencia Nacional de Salud para su procesamiento directo o a través de la ADRES.
En la misma línea, el parágrafo 2o del artículo 32 de la Ley 1438 de 2011[2] establece que las entidades administradoras de los regímenes especiales y de excepción deberán entregar la información periódica que solicite el Ministerio de Salud y Protección Social. Además, el artículo 2.2.1.11.3.3 del Decreto 2245 de 2015[3] consagra que el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario –INPEC debe reportar al Ministerio de Salud y Protección Social y a la entidad fiduciaria la información de las personas bajo su vigilancia y custodia.
Ahora bien, específicamente en lo que refiere al reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, y a los lineamientos que sobre el particular se aplican las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Adaptadas en Salud (EAS), los municipios, los distritos, los departamentos que tengan a su cargo áreas no municipalizadas, los administradores de los regímenes Especial y de Excepción, las entidades que oferten Planes Voluntarios de Salud y el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC), se debe aplicar lo dispuesto en la Resolución 1133 de 2021[4] expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social, la cual establece las condiciones, los términos, las novedades a reportar, archivos y estructuras definidas para dichos efectos.
En el acto administrativo antes citado, se indica que las entidades quienes administren las afiliaciones de los distintos regímenes tienen la obligación de suministrar la información requerida para el adecuado control de los recursos del SGSSS, a fin de consolidar la denominada Base de Datos Única de Afiliados - BDUA.
La referida BDUA, contiene la información de afiliados en las diferentes entidades promotoras de salud, con el objeto de contar con información consolidada de la población cubierta por los diferentes regímenes para soportar la definición de políticas de ampliación de cobertura, validación de la multiafiliación, consulta del estado de la población afiliada, control de traslado entre regímenes y optimización en la asignación de los recursos financieros.
Ahora bien, respecto a la información contenida en la Base de Datos Única de Afiliados, es necesario indicar que los responsables por la veracidad y fiabilidad de la información que allí reposa son las EPS de ambos regímenes, las entidades territoriales y los administradores de los regímenes de especiales o de excepción. Por su parte, la ADRES, cumple la función de operador de la información.
Así mismo, la información contenida en la base de datos que sirve de soporte para su consulta está certificada por la ADRES, como fiel copia de lo reportado por las entidades administradoras de afiliaciones, por lo tanto, las inconsistencias que refleje esta información son imputables a ellas, al ser las encargadas de remitir cualquier novedad en cuestión de afiliaciones para la respectiva actualización de la información en la BDUA.
En este contexto, se debe resaltar que el proceso de actualización de la Base de Datos Única de Afiliados, reglado por la mencionada Resolución 1133 de 2021, debe ceñirse a las siguientes condiciones:
“Artículo 8o Condiciones para el reporte de información a la ADRES.
Las entidades responsables del aseguramiento en salud, las entidades territoriales y el Ministerio de Salud y Protección Social, a través de SA T, en el componente salud deberán reportar a la ADRES la información de afiliación y sus novedades, en los archivos y estructuras que esta defina, así:
8.1. Los procesos se realizarán únicamente en las semanas del mes que tengan mínimo cuatro días hábiles y se denominarán "semana de proceso".
8.2. El segundo y último día hábil de cada semana de proceso, las EPS, las EAS, las entidades que operan los regímenes Especial y de Excepción, las entidades que oferten planes voluntarios de salud y el INPEC reportarán los archivos de maestros y las novedades de afiliación.
8.3. El segundo día hábil de la semana de proceso, exceptuando la última semana del mes, las EPS y EAS entregarán los archivos de solicitud de traslados, movilidad y novedades retroactivas.
8.4. El primer y último día hábil de cada semana de proceso, el Ministerio de Salud y Protección Social deberá reportar los archivos maestros de traslados, movilidad y demás novedades de afiliación procesadas a través del Sistema de Afiliación Transaccional (SAT).
8.5. El último día hábil de la última semana de proceso de cada mes, las EPS del régimen contributivo, las EAS, las entidades que operan los regímenes Especial y de Excepción y aquellas que oferten planes voluntarios de salud, podrán reportar los archivos de maestros y las novedades de afiliación.
8.6. El último día hábil de la última semana de proceso de cada mes, las entidades territoriales reportarán la información de su competencia, que será procesada y tramitada a más tardar el siguiente día calendario.
Parágrafo. El suministro de la información solicitada en los términos y condiciones previstas en la presente resolución y que deba ser registrada y actualizada en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), será el insumo para los procesos de liquidación, reconocimiento y giro de las Unidades de Pago por Capitación (UPC) en los Regímenes Contributivo y Subsidiado y de los demás recursos a que haya lugar.
Artículo 9o Término para el reporte de novedades.
Las entidades responsables del aseguramiento en salud reportarán las novedades de afiliación a la ADRES dentro de los dos (2) meses siguientes contados a partir del primer día del mes calendario en que se realizó, salvo las de fallecimiento, actualización de tipo y número de identificación, nombres, apellidos, sexo, fecha de nacimiento, las cuales podrán reportarse en cualquier tiempo. ”
Teniendo en cuenta las disposiciones previamente indicadas y las competencias asignadas a los diferentes actores del sistema, es evidente que a la ADRES no le corresponde actualizar por si sola la información contenida en BDUA, no solamente por el marco normativo que la respalda, sino porque los datos primarios del afiliado se encuentran en la EPS del régimen al que pertenezca, en la Entidad Territorial de tratarse del Régimen Subsidiado o de la administradora del régimen especial o excepcional.
Aunado a lo anterior, resulta necesario señalar que la ADRES actúa solamente como operador de información y en consecuencia no tiene acceso a ningún documento que pueda soportar, por ejemplo, un cambio de identificación, registro civil a cédula de ciudadanía. Es decir, esta entidad no puede modificar y/o actualizar la Base de Datos Única de Afiliados sin previo reporte de las administradoras de afiliaciones, tal como lo establece el artículo 10 de la Resolución 1133 de 2021.
“Artículo 10 Entrega, validación y actualización de la información.
La Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES), una vez reciba la información por parte de las entidades responsables del aseguramiento en salud deberá adelantar las siguientes acciones:
9.1. Verificar la información con la malla validadora que se disponga para tal efecto, momento a partir del cual se entenderá recibida por dicha Administradora y será inscrita a través de la página web de la ADRES, acompañada de la comunicación suscrita por el representante legal o delegado de la entidad que administra la afiliación.
9.2. Validar la información que haya superado la verificación de la malla validadora con los datos que reposan en las tablas de referencia disponibles para la correcta identificación de los afiliados.
9.3. Actualizar las bases de datos de afiliación, con la información que haya sido validada frente a las fuentes de referencia y mantener informado de ello a este Ministerio de Salud y Protección Social y a las entidades responsables del aseguramiento.
9.4. Disponer la copia de los resultados de cada proceso de actualización de la información a las entidades responsables del aseguramiento, así como a las entidades territoriales y a quien determine este Ministerio.
Parágrafo 1o. Las entidades responsables del aseguramiento en salud son responsables de mantener actualizadas sus bases de datos con la totalidad de la información a su cargo, para lo cual deberán implementar los mecanismos necesarios para garantizar la consistencia y veracidad de la información.
Parágrafo 2o. La ADRES realizará el bloqueo para el reconocimiento de recursos del aseguramiento, cuando detecte inconsistencias en la información reportada a la BDUA, hasta tanto la inconsistencia sea subsanada. Ello no exime de la responsabilidad sobre los pagos efectuados por la ADRES a las entidades responsables del aseguramiento, conforme al marco legal vigente. (Negrilla y subrayas fuera de texto)
Es decir que la responsabilidad por la calidad de los datos y la información suministrada a la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA, junto con el reporte oportuno de las novedades para actualizar la BDUA, corresponde directamente a su fuente de información, es decir a las entidades que administran afiliaciones.
Hechas las anteriores precisiones, se procede a dar respuesta a sus preguntas:
“1. Sírvase informar desde hace cuánto tiempo se viene utilizando la herramienta BDUA - Base Única de Afiliados en la entidad.”
Es importante indicar, que la Base de datos Única de Afiliados - BDUA fue creada por el Ministerio de Salud y Protección Social y actualmente su direccionamiento se encuentra a cargo del Comité Técnico del Sistema de Afiliación Transaccional como instancia de coordinación entre el Ministerio de Salud y Protección Social y la ADRES, encargada de definir lineamientos, impartir las direcciones técnicas y operativas.
La Base de datos Única de Afiliados - BDUA, es utilizada por la ADRES en su función de operador de dicha información, desde la entrada en operación de la Entidad, lo anterior, de conformidad con el artículo 21 del Decreto 1429 de 2016[5] modificado por el artículo 1 del Decreto 546 de 2017.
De acuerdo a la normatividad desarrollada en precedencia, es preciso recordar que la Base de datos Única de Afiliados - BDUA, tiene sus antecedentes desde el Decreto 1281 de 2002 mediante el cual implementa el sistema integral de información del sector salud y la Resolución 4622 de 2016[6] derogada por la Resolución 1133 de 2021.
“2. Sírvase informar las razones para considerar que esta plataforma es novedosa. ”
De conformidad con la normativa anterior, se concluye que las funciones de la ADRES en relación con la Base de datos Única de Afiliados - BDUA se encuentran restringidas a la consulta y a los lineamientos para el reporte. Por su parte, el Ministerio de Salud y Protección Social ostenta la rectoría y el direccionamiento de la BDUA por lo cual es el ente ministerial al que le corresponde indicar los atributos de esta base de datos.
En los anteriores términos, se da respuesta al requerimiento de la referencia, quedando atentos a suministrar cualquier información adicional que se requiera sobre el particular.
Cordialmente,
FÉLIX LEÓN MARTÍNEZ MARTÍN
Director General ADRES
1. Por el cual se expiden las normas que regulan los flujos de caja y la utilización oportuna y eficiente de los recursos del sector salud y su utilización en la prestación
2. Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.
3. Por el cual se adiciona un capítulo al Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, en lo relacionado con la prestación de los servicios de salud a las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario -INPEC"
4. Por la cual se establecen las reglas generales de operación de las bases de datos deafiliación y reporte de novedades del Sistema Integral e Información del Sector Salud
5. Por el cual se modifica la estructura de la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud - ADRES- y se dictan otras disposiciones.
6. Por la cual se establece el reporte de los datos de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, a planes voluntarios, Regímenes Especial y de Excepción y de las personas privadas de la libertad bajo la custodia y vigilancia del INPEC
