RESOLUCIÓN 20161200013844 DE 2016
(junio 14)
Diario Oficial No. 49.907 de 17 de junio de 2016
EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO ADMINISTRADORA DEL MONOPOLIO RENTÍSTICO DE LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR
Por la cual se fijan los requisitos generales para la acreditación de laboratorios que realizan pruebas, ensayos y certificaciones, y se dictan otras disposiciones.
EL PRESIDENTE DE LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DEL ESTADO ADMINISTRADORA DEL MONOPOLIO RENTÍSTICO DE LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR (COLJUEGOS),
en uso de sus facultades legales y reglamentarias contempladas en las Leyes 643 de 2001, 1753 de 2015, Decreto 1068 de 2015 y, en especial, los numerales 2, 3 y 5 del artículo 2o y los numerales 1 y 8 del artículo 5o del Decreto 1451 de 2015, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 2o del Decreto 1451 de 2015 señala como funciones de Coljuegos las de explotar y administrar los juegos de suerte y azar de su competencia, desarrollar una oferta de juegos y definir los esquemas de operación que permitan la explotación efectiva del monopolio.
Que de acuerdo con dichas funciones la Entidad ha establecido en los distintos esquemas de operación de juegos de suerte y azar, requerimientos técnicos de los elementos de juego y sistemas de información, con los cuales se persigue dar transparencia a los jugadores, permitir un recaudo controlado de los derechos de explotación y gastos de administración e incrementar la vigilancia de los juegos por parte de la Entidad.
Que existen instituciones acreditadas a nivel internacional que certifican elementos de juego, software y demás componentes, conforme se solicita en los anexos técnicos y requerimientos técnicos de los esquemas de operación de los juegos de suerte y azar.
Que en cumplimiento del numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el proyecto de reglamentación fue publicado entre el 27 y el 31 de mayo de 2016.
Por lo expuesto, Coljuegos, por medio del presente acto administrativo, establece los requisitos generales para la acreditación de laboratorios que realizan pruebas, ensayos y certificaciones.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ASPECTOS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Establecer los requisitos generales que deben cumplir los laboratorios que realizan pruebas, ensayos y certificaciones para el cumplimiento de los requerimientos técnicos definidos por Coljuegos en cada uno de los reglamentos o esquemas de operación de los juegos de suerte o azar de su competencia.
Acreditación. Procedimiento mediante el cual Coljuegos acredita –mediante un acto administrativo– a un laboratorio para que opere en la jurisdicción Colombia.
Certificación. La actividad que respalda que una organización, producto, proceso o servicio cumple con los requisitos definidos en normas o especificaciones técnicas.
Cliente. Fabricantes, proveedores u operadores de juegos de suerte azar, que solicitan ante el laboratorio determinada certificación técnica.
Estándares Técnicos. Corresponden a los requerimientos técnicos mínimos que determine Coljuegos en cada uno de los procesos de reglamentación o esquemas de operación de los juegos de suerte y azar de su competencia.
Informe de Certificación o Certificado. Documento que contiene el dictamen de un Laboratorio Certificador en cuanto a que el objeto de análisis cumple con las especificaciones o estándares técnicos o requerimientos técnicos.
Juego de suerte y azar. Todos los definidos en la Ley 643 de 2001 y aquellas que la sustituyan, modifiquen o adicionen.
Laboratorio. Es una entidad dotada con los medios (equipos, personas, sitios, procesos, tecnología) necesarios para realizar las pruebas técnicas de los componentes de funcionamiento para un juego de suerte y azar y certificar la transparencia de su operación.
Software. Es un conjunto de componentes lógicos y no físicos, que hacen parte de un programa o aplicación programado para realizar tareas específicas en los sistemas informáticos.
Transparencia. Condición que garantiza que la operación de los juegos de suerte y azar esté exenta de fraudes, vicios o intervenciones tendientes a alterar la probabilidad de acertar o sustraerla del azar.
Verificación. Suministro de evidencia objetiva de que un ítem satisface los requisitos especificados.
ARTÍCULO 3o. APLICACIÓN. Esta resolución es aplicable a todas las personas jurídicas nacionales o extranjeras que estén interesadas en tener la acreditación como laboratorio para realizar pruebas, ensayos y certificar frente a Coljuegos el correcto funcionamiento y operación de los sistemas que soportan los juegos de suerte y azar autorizados en Colombia. Estas personas jurídicas no deben estar incursas en las prohibiciones, inhabilidades y/o incompatibilidades para contratar señaladas por la Constitución y la ley en Colombia, y que cumplan con los requisitos previstos en el presente documento.
REQUISITOS GENERALES.
ARTÍCULO 4o. REQUISITOS GENERALES. Los interesados deberán acreditar el cumplimiento de los requisitos jurídicos y técnicos definidos en la presente resolución con la entrega de la documentación respectiva en idioma castellano para obtener la acreditación como laboratorios autorizados por Coljuegos. En caso de que la documentación esté en un idioma diferente al exigido, se debe aportar la traducción oficial al castellano por un traductor oficial inscrito y certificado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o el que haga sus veces en Colombia.
ARTÍCULO 5o. REQUISITOS JURÍDICOS. Los interesados deben acreditar el cumplimiento de los siguientes requisitos:
1. Diligenciar el formato de solicitud. El representante legal del interesado o apoderado con facultades para actuar en el marco del trámite de solicitud acreditación deberá diligenciar el formato denominado “Solicitud de Acreditación”, el cual estará publicado en la página web de Coljuegos.
En el evento de suscribirse mediante apoderado, debe anexarse el poder debidamente conferido ante notario público o autoridad judicial competente donde se indique expresamente que cuenta con potestad para presentar la solicitud, siempre que cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos. Se deberán aportar copia de las autorizaciones de los órganos sociales cuando corresponda. En todo caso deberá aportarse la copia del documento de identidad del representante legal o del apoderado.
2. Certificado de existencia y representación legal. Los interesados deben presentar los documentos que acrediten la existencia, inscripción y representación legal de la persona jurídica en el registro correspondiente al país donde tenga su domicilio principal.
Las personas jurídicas extranjeras deben acreditar su existencia y representación legal, con el documento idóneo expedido por la autoridad competente en el país de su domicilio.
En caso de que el interesado sea una persona jurídica extranjera sin domicilio ni sucursal en Colombia, deberá constituir un apoderado domiciliado en Colombia para representar la empresa judicial o extrajudicialmente.
Vigencia de la persona jurídica. La persona jurídica solicitante debe tener una duración por lo menos igual a la de la vigencia de la acreditación y dos (2) años más.
3. Certificación de aportes a la seguridad social y parafiscales. De conformidad con lo previsto en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, los interesados deberán presentar una declaración firmada por el funcionario competente de la empresa, en la cual conste que no tienen personal a cargo en Colombia y que, por lo tanto, no realizan contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social ni realizan aportes parafiscales, y que en caso de que resulte como laboratorio acreditado y que para su ejecución tuviere que vincular personal colombiano, cumplirá con las mencionadas obligaciones.
4. Fotocopia del documento de identificación. Deberán adjuntarse copias de los documentos de identificación del representante legal y del apoderado domiciliado en Colombia. Además, adjuntará el respectivo poder que lo faculta por la persona jurídica interesada, si hubiere lugar a ello.
5. Declaración responsable del solicitante. Las personas jurídicas interesadas en la acreditación deberán aportar la “declaración responsable”, por medio de la cual se comprometen a:
a) Contar con los medios técnicos y científicos indispensables y con el personal idóneo para el desarrollo de las actividades de pruebas, ensayos y certificación;
b) Poseer capacidad financiera para realizar esta actividad y asumir cualquier daño ocasionado a los sistemas de juegos de suerte y azar que le sean confiados en su proceso de evaluación y certificación;
c) Adoptar las medidas de control y confidencialidad para la reserva de la información, registros, formularios, resultados obtenidos y otros documentos que emita, genere o reciba con motivo del ejercicio de las actividades como laboratorio acreditado;
d) Facilitar a Coljuegos la información que sea requerida con motivo de certificaciones emitidas como laboratorio acreditado;
e) Velar porque los datos y software utilizados para la certificación de los elementos estén sujetos a verificaciones por parte de Coljuegos y salvaguardarse en medios apropiados para posteriores confirmaciones, guardando los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad;
f) Aportar a Coljuegos las evidencias objetivas que permitan establecer que el método aplicado es el adecuado para el elemento por certificar;
g) Informar a Coljuegos el procedimiento y método elegido para la certificación de los elementos correspondientes. Los procedimientos deben incluir, entre otros aspectos, los equipos por utilizar, los rangos, parámetros, magnitudes y criterios por considerar para la certificación de cada elemento;
h) Emitir los certificados con los resultados de la medición y evaluación;
i) Declarar que no tiene personas en calidad de socios o accionistas que sean:
-- Servidores Públicos de Coljuegos.
-- Propietarios, socios, accionistas, gerentes, directores o personal de nivel directivo que sean operadores de juegos de suerte o azar o proveedores de sistemas de juego.
-- Propietarios, socios, accionistas, gerentes, directores o personal de nivel directivo de empresas fabricantes, importadoras, exportadoras, comercializadoras o distribuidoras de sistemas de juegos de suerte y azar o elementos de juego.
ARTÍCULO 6o. REQUISITOS TÉCNICOS. Las personas jurídicas interesadas deben acreditar el cumplimiento de los requisitos, conforme a lo siguiente:
1. Aportar mínimo tres (3) certificaciones o el respectivo documento que acredite que cuenta con la autorización vigente de laboratorio de pruebas de juegos de suerte y azar emitidas por las autoridades regulatoria del juego en países como Estados Unidos, España, Italia, Francia, Reino Unido o países en Latinoamérica.
2. Aportar mínimo seis (6) certificaciones de clientes en las cuales se acrediten procesos de realización de pruebas, ensayos y certificaciones referentes a sistemas técnicos de juegos de suerte y azar en los últimos 5 años en donde se especifiquen: Tipo de juego certificado, tipo y cantidad de componentes o elementos involucrados, tiempo de ejecución, calidad y cumplimiento del servicio.
3. Presentar las acreditaciones vigentes en las siguientes normas o estándares:
a) ISO/IEC 17025 - Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración;
b) ISO/IEC 17020 - Requisitos para el funcionamiento de diferentes tipos de organismos que realizan la inspección.
4. Los Laboratorios deberán aportar anualmente a Coljuegos el documento que demuestre el cumplimiento de los criterios de acreditación de las normas mencionadas en el numeral 3 del presente artículo por parte del organismo acreditador correspondiente.
OTRAS DISPOSICIONES.
ARTÍCULO 7o. ENVÍO DE INFORMACIÓN. Las personas jurídicas interesadas deben remitir a Coljuegos, al momento de la solicitud de acreditación, la siguiente información:
1. Estados financieros: Balance general, Estado de resultados, Estado de flujo de efectivo debidamente avalados por la empresa auditora de la persona jurídica y conformes a lo siguiente:
a) Con corte al cierre del último año fiscal de acuerdo con el país de origen;
b) Ser comparativos con el mismo periodo anterior;
c) Contener las notas correspondientes;
d) Adjuntar el dictamen de la empresa auditora.
2. Los estados financieros deben presentarse conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
3. Los estados financieros deben ser traducidos al idioma castellano y expresados en la moneda oficial colombiana. Adicionalmente, los estados financieros deben estar avalados por un contador colombiano, adjuntando copia de la tarjeta profesional del contador y el certificado de vigencia de la inscripción del contador o del revisor fiscal que suscriben los estados financieros.
4. Aportar la descripción de las características generales de las instalaciones en las cuales se desarrolla el proceso de certificación, señalando como mínimo: dirección, metros cuadrados destinados a laboratorios, bodegas, sistemas de almacenamiento de datos, y aquello que considere pertinente respecto a la infraestructura que ostenta el solicitante.
5. Aportar la relación con la descripción, marca, cantidad y tiempo de uso de los equipos y elementos técnicos y tecnológicos especializados utilizados en los procesos de certificación. Esta relación debe contener aquellos equipos que son de alta relevancia para sus procesos de certificación y, en especial, para los juegos autorizados o por autorizar en Colombia.
6. Aportar la relación con la descripción, marca, cantidad de licencias, versión y tiempo de uso del software, programas de computador y sistemas de datos utilizados en los procesos de certificación. Esta relación debe contener aquellos equipos que son de alta relevancia para sus procesos de certificación y, en especial, para los juegos autorizados o por autorizar en Colombia.
7. Aportar los documentos que contengan la descripción de lo siguiente:
a) Procedimiento en donde se describan las pruebas por realizar a los sistemas de generación de números aleatorios (GNA), de tal forma que la muestra sea representativa;
b) Procedimiento para asegurar la trazabilidad de las mediciones y sus resultados;
c) Procedimiento con los métodos para realizar ensayos y/o las calibraciones de los elementos por certificar;
d) Procedimientos de control de calidad para realizar el seguimiento de la validez de las pruebas, ensayos y certificaciones llevadas a cabo;
e) Relación de los procesos y procedimientos de pruebas y ensayos que se aplicarán para evaluar y certificar los requerimientos descritos en los documentos técnicos expedidos por Coljuegos como parte de un reglamento de juego o como parte de un esquema de operación de los juegos de suerte y azar autorizados;
f) Especificaciones y condiciones técnicas y ambientales de las instalaciones para asegurar que no se invaliden los resultados ni comprometan la calidad requerida de las mediciones;
g) Procedimiento por medio del cual el ente regulador puede verificar la validez y veracidad de los informes de certificación o certificación presentados por los operadores o concesionarios interesados en operar un juego de suerte y azar autorizado en Colombia.
ARTÍCULO 8o. PROHIBICIONES. Los laboratorios acreditados por Coljuegos tendrán las siguientes prohibiciones:
a) Expedir certificaciones de juegos de suerte y azar que no cumplan la totalidad de los requisitos establecidos por Coljuegos para su operación o que puedan comprometer la transparencia hacia los jugadores o el recaudo de los recursos por derechos de explotación;
b) Expedir certificaciones de juegos de suerte y azar con base en certificaciones individuales de los componentes técnicos o tecnológicos de los juegos sin comprobar la integralidad del funcionamiento de todos los componentes como un sistema que garantice los resultados de su operación;
c) Consentir, permitir, facilitar o favorecer la participación, en las labores de certificación, de personal que no sea idóneo para efectuar las pruebas y ensayos establecidos;
d) Ceder a terceros la realización total o parcial de labores para desarrollar las pruebas y ensayos en virtud de la acreditación realizada por Coljuegos;
e) Expedir certificaciones cuando no tenga vigente alguna de las certificaciones ISO/IEC requeridas en el presente acto administrativo.
ARTÍCULO 9o. PRUEBAS TÉCNICAS Y DE FUNCIONALIDAD. Los laboratorios acreditados deberán realizar las pruebas técnicas y de funcionalidad para dar cumplimiento con lo requerido en los documentos técnicos expedidos por Coljuegos como parte de un reglamento de juego o como parte de un esquema de operación.
Con el fin de proteger la información técnica que constituye la propiedad intelectual del fabricante, el laboratorio mantendrá en sus instalaciones como información confidencial, el detalle de las pruebas realizadas y resultados, los cuales podrán ser revisados a petición de Coljuegos.
ARTÍCULO 10. INFORME DE CERTIFICACIÓN O CERTIFICADO. El informe de certificación o certificado del laboratorio acreditado debe estar y presentarse en idioma castellano. En caso de que el informe esté en un idioma diferente al exigido, se debe aportar la traducción oficial al castellano por un traductor oficial inscrito y certificado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o el que haga sus veces en Colombia. Los resultados de las pruebas, ensayos y certificaciones efectuadas por el laboratorio deben ser informados en forma exacta, clara, no ambigua y objetiva. El informe debe incluir como mínimo los siguientes aspectos:
a) Un título (por ejemplo “Informe de certificación”, “Informe de resultado de pruebas”, “certificado de...”);
b) Datos con el nombre y dirección del lugar donde se realizaron las pruebas, ensayos y certificaciones;
c) Código o número de identificación (tal como un número de serie) única del informe de certificación (pruebas, ensayos o del certificado) y en cada página una identificación para asegurar que la página es reconocida como parte del informe y una identificación clara del final del informe;
d) Datos de identificación del cliente como nombre, número de identificación tributaria y la dirección, correo electrónico y teléfonos de contacto;
e) Relación específica de los documentos técnicos expedidos por Coljuegos que fueron considerados para las pruebas y ensayos realizados;
f) Descripción, condición y una identificación no ambigua del o de los componentes del sistema de juego probados, ensayados y certificados;
g) Fecha de recepción y ejecución del o de los componentes del sistema de juego sometidos a pruebas y ensayos cuando esta sea esencial para la validez y la aplicación de los resultados;
h) Identificación del método o métodos de prueba o ensayo utilizados con la referencia al plan y a los procedimientos de muestreo utilizados por el laboratorio u otros organismos, cuando estos sean pertinentes para la validez o aplicación de los resultados;
i) Relación y resultados de ensayos, pruebas técnicas y funcionales aplicadas según el reglamento o esquema de juego objeto de estudio. Especificar unidades de medida si estas aplican;
j) Relación del o los nombres, funciones y firmas o una identificación equivalente de la o las personas que autorizan el informe de pruebas, ensayos y certificados;
k) Documentos o formatos que sustentan las pruebas técnicas y de funcionalidad realizadas.
Cuando se incluyan opiniones o interpretaciones, el laboratorio debe asentar por escrito las bases que respaldan dichas opiniones e interpretaciones. Las opiniones e interpretaciones deben estar claramente identificadas como tales en el informe.
Las modificaciones de fondo a un informe de pruebas, ensayos y certificación después de su emisión deben ser hechas solamente en la forma de un nuevo documento; este debe ser unívocamente identificado y debe tener una referencia al original al que reemplaza.
ARTÍCULO 11. VIGENCIA DE LA ACREDITACIÓN. La acreditación será otorgada por Coljuegos por un término de cuatro (4) años. El laboratorio deberá radicar, con tres meses de anticipación al vencimiento, una nueva solicitud de acreditación, en caso de que desee seguir siendo laboratorio certificador para la jurisdicción Colombia.
ARTÍCULO 12. DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD. De conformidad con el artículo 9o del Decreto 019 de 2012, si los documentos que por medio de este acto administrativo se requieren ya reposan en Coljuegos, así lo hará saber el solicitante indicando el número de radicado en el cual se encuentran.
ARTÍCULO 13. PÉRDIDA DE EJECUTORIEDAD DEL ACTO DE ACREDITACIÓN. De comprobarse que un laboratorio acreditado está incurso en alguna de las prohibiciones señaladas en el artículo 9o de la presente, Coljuegos declarará la pérdida de ejecutoriedad del acto de acreditación y el laboratorio no podrá certificar ningún esquema de operación o reglamento para la jurisdicción Colombia.
ARTÍCULO 14. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga el Referente Técnico - Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios que realizan pruebas, ensayos y certificaciones - RT-03 Coljuegos.
Dada en Bogotá, D. C., a 14 de junio de 2016.
Publíquese y cúmplase.
El Presidente,
JUAN B. PÉREZ HILDALGO.
