RESOLUCIÓN 4417 DE 2006
(noviembre 23)
Diario Oficial No. 46.465 de 27 de noviembre de 2006
MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL
Por la cual se adoptan el formato y los anexos técnicos para la presentación de la declaración de giro y compensación excepcional establecida en el Decreto 4047 de 2006.
EL MINISTRO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el Decreto 205 de 2003 y el artículo 2o del Decreto 4047 de 2006, y
CONSIDERANDO:
Que mediante el Decreto 4047 de 2006, el Gobierno Nacional estableció un procedimiento para la presentación de una (1) declaración de giro y compensación excepcional respecto de los recaudos por cotizaciones y afiliados que a enero de 2005 no hubieran podido compensar las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, incluidas las entidades en liquidación;
Que el numeral 7 del artículo 2o del Decreto 4047 de 2006, dispone que la declaración de giro y compensación excepcional deberá presentarse en el formato que para el efecto defina el Ministerio de la Protección Social, que deberá contener como mínimo la información necesaria para la verificación de las reglas y operaciones previstas para el procedimiento establecido y que garanticen la correcta aplicación de los recursos del Fosyga;
Que conforme a lo estipulado en el Decreto-ley 1281 de 2002, cuando el incumplimiento de los deberes de información no imposibilite el giro o pago de los recursos, se debe garantizar su flujo para la financiación de la prestación efectiva de los servicios de salud;
Que en el citado decreto-ley se estableció la obligación del hoy Ministerio de la Protección Social, del Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y del Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga, de establecer los mecanismos que sean indispensables para proteger debidamente los recursos del Fosyga, con el fin de evitar fraudes y pagos indebidos;
Que para garantizar el correcto, adecuado y oportuno procesamiento de las declaraciones de giro y compensación que presenten las entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a compensar en aplicación del Decreto 4047 de 2006 y las directrices relacionadas con la actualización y depuración de la Base de Datos Unica de Afiliados y de los históricos de afiliados compensados y no compensados, se requiere ejecutar un cronograma de secuencias de cada proceso previstos en las normas y reglamentos vigentes,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Adoptar el formato para la presentación de la declaración de giro y compensación excepcional de que trata el Decreto número 4047 de 2006 y los anexos técnicos para la presentación en medios magnéticos o electrónicos de la información indispensable para el procesamiento y validación de la declaración, el cual se identifica como “Formato Proceso Unico-Cierre de Períodos Decreto 4047 de 2006” y sus Anexos Técnicos, que hacen parte de la presente resolución.
El formato y los anexos técnicos, que se adoptan por la presente resolución, deberán diligenciarse íntegramente, en caso contrario se entenderá como no presentada la declaración de giro y compensación excepcional.
ARTÍCULO 2o. Los medios magnéticos o electrónicos que soportan la declaración de giro y compensación excepcional deberán presentarse conforme se define en los anexos técnicos.
Las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, deberán validar la información y la estructura de los archivos, antes de su presentación ante el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga. La validación de estructura podrá efectuarse con el acompañamiento del Ministerio de la Protección Social, caso en el cual la EPS o EOC deberá entregar al Ministerio el medio magnético a validar, por lo menos dos (2) días hábiles antes de la fecha establecida para la presentación de la declaración de giro y compensación excepcional.
ARTÍCULO 3o. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga estará obligado a validar, revisar, comparar y realizar los cruces que sean necesarios para proteger debidamente los recursos del Fosyga y evitar fraudes y pagos indebidos. En la validación se verificarán todos los aspectos y se realizarán los cruces necesarios para establecer el cumplimiento de todas las reglas previstas en el Decreto 4047 de 2006 y de las disposiciones referentes al Sistema General de Seguridad Social en Salud que sean pertinentes, para lo cual se efectuarán, entre otras, las siguientes validaciones:
a) Cruces entre la información reportada a cada EPS o EOC por el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga, prevista en el numeral 5 del artículo 2o del Decreto 4047 de 2006, y la declarada por la entidad;
b) Verificación de la calidad de cotizante de las personas respecto de las cuales se cobran licencias de maternidad, para la fecha por la cual se cobra;
c) Verificación de la compensación (períodos, IBC, días compensados) respecto de las personas sobre las cuales se cobran licencias de maternidad, para la fecha por la cual se cobra;
d) Verificación de los días a pagar de las licencias de maternidad, que en ningún caso podrá ser superior a 84 días;
e) Verificación de que la licencia de maternidad no haya sido pagada, cruzando el registro contra el histórico disponible de licencias de maternidad pagadas por el Fosyga;
f) Verificación de que la fecha de inicio de la licencia de maternidad sea anterior o corresponda al mes de enero de 2005;
g) Validación de la fecha de nacimiento de las personas respecto de las cuales se cobran licencias de maternidad, en la fecha por la cual se cobra, cuya edad en ningún caso, puede ser inferior a doce (12) años.
Si como resultado de las validaciones, cruces, revisiones y comparaciones se presenta error en la estructura del archivo enviado por las EPS y EOC, la declaración de giro y compensación excepcional se tendrá como no presentada.
Si la inconsistencia se refiere a un valor de saldos no conciliados o no compensados o glosados pendientes de legalizar mayor que el informado por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, se realizará el ajuste correspondiente liquidando la declaración conforme a los parámetros definidos en el Decreto 4047 de 2006. De igual manera se procederá cuando las inconsistencias se refieran a la no coincidencia entre la información reportada por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga conforme al numeral 5 del artículo 2o del Decreto 4047 de 2006 y lo declarado por la entidad.
Si las licencias de maternidad presentan inconsistencias e n las validaciones previstas en los literales e), f) y g) del presente artículo, el registro de la licencia será glosado y se excluirá del proceso, en consecuencia, no será reconocido.
Si se presentan periodos no reportados en la guía enviada por el administrador fiduciario del Fosyga a las EPS y EOC, se glosará el registro del periodo y se excluirá del proceso, en consecuencia, no será reconocido.
PARÁGRAFO 1o. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga deberá comunicar el resultado de los registros aprobados a las EPS y EOC, dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes a la presentación de la declaración de giro y compensación excepcional por parte de las EPS y EOC.
La comunicación escrita que contenga el resultado del proceso de compensación deberá indicar el número de registros aprobados, los valores a reconocer a la EPS y EOC, y aquellos que se deben girar a cada subcuenta del Fosyga; adicionalmente, la comunicación debe indicar los registros glosados. A esta comunicación se anexará un medio magnético que contenga el detalle de los registros glosados, indicando las causas de glosa conforme al anexo técnico adoptado con la presente resolución.
El representante legal de las Entidades Promotoras de Salud, EPS, y demás Entidades Obligadas a Compensar, EOC, en caso de aceptar el resultado del proceso informado por el Fosyga, suscribirá la comunicación y la presentará al Administrador Fiduciario del Fosyga dentro de las 24 horas siguientes. Los recursos a favor de las EPS y EOC, resultantes del proceso de compensación, se girarán a través de su Administrador Fiduciario, el mismo día en que reciba la aceptación por parte de la EPS o EOC del resultado del proceso de giro y compensación excepcional, para lo cual, si fuere necesario, efectuará el ajuste entre las subcuentas pertinentes y efectuará el traslado de recursos entre las subcuentas que sean procedentes.
En el evento de que el resultado del proceso no sea aceptado por la EPS o EOC, la declaración de giro y compensación excepcional se tendrá como no presentada.
PARÁGRAFO 2o. Para efectos de producir la información requerida en el Decreto 4047 de 2006 y con el propósito de no paralizar los procesos de giro y compensación previstos en el Decreto 2280 de 2004, para el mes de noviembre de 2006 el Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga recibirá las declaraciones de corrección que se presenten el 16 día hábil pero su procesamiento se llevará a cabo dentro de los siguientes ocho (8) días hábiles y comunicará dentro de este mismo plazo el resultado de las verificaciones por escrito.
ARTÍCULO 4o. La presente resolución rige a partir de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 23 de noviembre de 2006.
El Ministro de la Protección Social,
DIEGO PALACIO BETANCOURT.
En virtud de lo establecido en el artículo 2o del Decreto 4047 de 2006, se define el siguiente formato como el Formato de Presentación y Guía del proceso único de cierre de periodos decreto 4047 de 2006
Instrucciones para diligenciar el Formato Proceso Unico-Cierre de períodos Decreto 4047 de 2006
Este formato aplica para la presentación del proceso de giro y compensación excepcional por las EPS o EOC ante el administrador fiduciario del Fosyga, para el resultado de la validación del proceso por parte del administrador fiduciario y para la aceptación de la declaración de giro y compensación excepcional por parte de las EPS o EOC.
Presentación. En el caso de que el formato se identifique como pre sentación de proceso, corresponderá a la entrega de los medios magnéticos para el proceso de giro y compensación ante el administrador fiduciario. En este caso el representante legal deberá firmar como respaldo del documento de presentación.
Guía. En el caso de que el formato se identifique como guía, corresponderá al resultado del proceso de giro y compensación excepcional de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4047 de 2006, caso en el cual deberá ser diligenciado y remitido por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga a las EPS o EOC para su aceptación.
Aceptación. El representante legal de la EPS o EOC firmará el formato y lo presentará al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga de acuerdo con el plazo definido.
Fecha de presentación o radicación. Fecha en la cual la EPS o EOC radicó el proceso ante el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4047 de 2006.
Número de radicación. Corresponde al número asignado por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga cuando la EPS y EOC radicó el proceso de giro y compensación excepcional.
Fecha guía resultado. Fecha en la que el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga remite el formato a las EPS y EOC como resultado del proceso.
Número interno de la EPS O EOC. Corresponde al número interno asignado por la EPS o EOC al formato del Proceso de Giro y Compensación Excepcional presentado al administrador fiduciario de los recursos del Fosyga.
1. DATOS DE LA ENTIDAD
1.1 Código: Escriba el código correspondiente a la EPS o EOC asignado por la Superintendencia Nacional de Salud.
1.2 Razón social. Escriba el nombre o Razón Social de la EPS o EOC, conforme a la autorización de la Superintendencia Nacional de Salud.
2. DATOS DEL PROCESO
2.1 Número de registros presentados por la EPS o EOC. En este espacio la EPS o EOC debe consignar el número de registros por los períodos a declarar y cerrar (un registro por mes) y por las licencias de maternidad presentados en el proceso (un registro por persona).
2.2 Número de registros aprobados. En este espacio el administrador fiduciario de l os recursos del Fosyga debe registrar los datos correspondientes a los registros por los períodos declarados y por las licencias de maternidad cobradas, válidos con resultado “aprobado”.
2.3 Número de registros rechazados. En este espacio el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga debe registrar los datos correspondientes a los registros por los períodos declarados y por las licencias de maternidad cobradas, no válidos o con resultado “rechazado”.
2.4 Número de períodos a cerrar. En este espacio la EPS o EOC debe consignar el número de períodos a cerrar que debe ser igual al número de registros presentados.
2.4.1. Identificación de los períodos a cerrar. En este espacio la EPS o EOC debe marcar con una “X” la casilla de cada uno de los períodos a cerrar.
2.5 Medios magnéticos entregados por las EPS o EOC.
CD número. La EPS o EOC debe numerar cada CD que va a remitir al proceso.
Nombre del archivo. Teniendo en cuenta el número de CD que contiene el archivo registre el nombre del archivo conforme el anexo técnico.
Serial de CD. Registre el serial del CD.
2.6. Medios magnéticos entregados por el administrador fiduciario.
CD número. El administrador fiduciario debe numerar cada CD que va a remitir como resultado del proceso.
Nombre de archivos. Teniendo en cuenta el número de CD que contiene el archivo registre el nombre de cada archivo.
Serial de CD. Registre el serial del CD.
2.7. Recursos declarados en el proceso de giro y compensación excepcional.
2.7.1. Saldos no conciliados: En esta casilla se anota el valor neto de los recursos (cotizaciones) correspondientes a los señalados en el parágrafo 1o del artículo 15 del Decreto 1013 de 1998 incluidos en el proceso de giro y compensación excepcional. Se entiende por valor neto, el valor reportado por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga menos el valor de los excedentes de aportes patronales financiados con situado fiscal o con el sistema general de participaciones que la EPS o EOC declare como pendiente de conciliar.
2.7.2. Saldos no compensados: En esta casilla se anota el valor neto de los recursos (cotizaciones) correspondientes a los señalados en el artículo 7o del Decreto 2280 de 2004 incluidos en el proceso de giro y compensación excepcional. Se entiende por valor neto, el valor reportado por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga menos el valor de los excedentes de aportes patronales financiados con situado fiscal o con el sistema general de participaciones que la EPS o EOC declare como pendiente de conciliar.
2.7.3. Registros Glosados: En esta casilla se anota el valor de los recursos (cotizaciones) correspondientes a los señalados en el inciso 5o del artículo 9o del Decreto 2280 de 2004 incluidos en el proceso de giro y compensación excepcional.
2.7.4. Reintegro multiafiliados: En esta casilla se anota el valor de los recursos (cotizaciones) correspondientes a los señalados en la Circular 055 de 2003 incluidos en el proceso de giro y compensación excepcional.
2.7.5. Declaraciones no aprobadas: En esta casilla se anota el valor de los recursos (cotizaciones) correspondientes a lo señalado en el Decreto 1013 de 1998 sobre las declaraciones de giro y compensación no aprobadas y sobre los cuales las EPS y EOC no realizaron apropiación alguna de UPC, incluidos en el proceso de giro y compensación excepcional.
2.7.6. Otros recursos pendientes de legalizar: En esta casilla se anota el valor neto de los recursos (cotizaciones) que no corresponden a lo señalado en los numerales anteriores y que fueron girados a las cuentas de recaudo del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga. Se entiende por valor neto, el valor reportado por el administrador fiduciario de los recursos del Fosyga menos el valor de los excedentes de aportes patronales financiados con situado fiscal o con el sistema general de participaciones que la EPS o EOC declare como pendiente de conciliar.
VALOR DEL PROCESO
El módulo “valor de proceso” es de uso exclusivo del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga.
3. LIQUIDACION DE LA COMPENSACION
3.1. Ingresos y/o salarios base de cotización. En esta casilla se registra el valor total del Ingreso Base de Cotización que resulta de multiplicar el literal f) por el literal g) del numeral 6 del artículo 2o del Decreto 4047 de 2006.
3.2. Valor total de cotizaciones. En esta casilla se registra el valor total de las cotizaciones recaudadas de afiliados objeto de compensación de acuerdo con lo establecido en el Decreto 4047 de 2006 y debe ser igual a la sumatoria de los valores reportados en los campos 2.7.1; 2.7.2; 2.7.3; 2.7.4; 2.7.5 y 2.7.6.
El recaudo declarado en las declaraciones de giro y compensación no aprobadas solo se incluye cuando el resultado de la validación (no Aprobado) haya sido girado en su totalidad al Fosyga y por lo tanto no se registró apropiación de recursos por parte de las EPS y EOC.
El recaudo correspondiente a ajustes de IBC o por sentencias judiciales correspondientes a períodos compensados o a período s en los cuales no existiera afiliación, girados como saldos no conciliados no son objeto de compensación.
3.3. Valor de solidaridad. En esta casilla se anota el monto que resulta de aplicar al valor registrado en el numeral 3.1., el porcentaje correspondiente a la Subcuenta de Solidaridad de acuerdo con lo establecido en la Ley 100 de 1993, equivalencia del punto de Solidaridad calculado sobre el IBC.
3.4. Valor de promoción y prevención. En esta casilla se anota el monto que resulta de aplicar a los valores recaudados por concepto de cotizaciones el porcentaje correspondiente a la Subcuenta de Promoción y Prevención de acuerdo con lo establecido por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, equivalencia del porcentaje de Promoción calculado sobre el IBC.
3.5. Valor provisión para incapacidades. En esta casilla se anota el monto que resulta de aplicar a los valores recaudados por concepto de cotizaciones el porcentaje correspondiente al autorizado por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud para el pago de incapacidades por enfermedad general, equivalencia del porcentaje de Provisión calculado sobre el IBC.
3.6. Valor de las licencias por maternidad: Se anota el valor que corresponde a la sumatoria de las licencias de maternidad reconocidas y deducidas directamente por el aportante en la autoliquidación de aportes y las licencias pagadas por el aportante y cobradas a la EPS o EOC.
3.7. Valor total a reconocer por UPC. Corresponde al resultado de la diferencia o sumatoria, según el caso, entre 3.7.a. menos 3.7.b.
3.7.a. Valor a reconocer por UPC. Corresponde a la sumatoria del valor resultado del campo 12 del archivo CPE, previsto en el presente Anexo Técnico denominado “Valor UPC a Reconocer”.
3.7.b. Valor destinado a cubrir los gastos de alto costo de la patología IRC. Corresponde al valor calculado sobre la UPC a reconocer por el mes de enero de 2005, conforme los Acuerdos 295 y 296 de 2005.
3.8. Valor proceso de compensación. En esta casilla se registra el resultado de deducir del valor total de las cotizaciones recaudadas declaradas en el proceso de compensación excepcional (casilla 3.2.), los valores de las casillas 3.3; 3.4; 3.5; 3.6 y 3.7.
4. LIQUIDACION DE PROMOCION Y PREVENCION
4.1. Valor de promoción y prevención. En esta casilla se anota el valor de la casilla 3.4.
4.2. Valor a reconocer por promoción y prevención. Corresponde a la sumatoria del valor resultado del campo 14 del archivo CPE, denominado “Valor de PyP”.
4.3. Valor saldo por promoción y prevención. Es el resultado de efectuar la siguiente operación: al valor registrado en la casilla 4.1., se le resta el valor registrado en la casilla 4.2.
5. VALORES PROCESO DE COMPENSACION
5.1. Valores proceso compensación. En esta casilla se registran los siguientes valores:
Valor a pagar EPS o EOC: valor correspondiente a la sumatoria de las casillas 3.5, 3.6, y 3.7
Valor proceso de compensación: valor correspondiente a la casilla 3.8
5.2. Valor proceso de compensación en promoción y prevención. En esta casilla se registran los siguientes valores:
Valor A pagar EPS o EOC: valor correspondiente a la casilla 4.2.
Valor proceso de compensación: valor correspondiente a la casilla 4.3
6. TRASLADO DE RECURSOS CONSIGNADOS POR LAS EPS O EOC
6.1. Compensación. En esta casilla se registra el valor que de acuerdo con el resultado del proceso de giro y compensación excepcional y de los recursos consignados por las EPS y EOC en las cuentas de recaudo del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, se deban trasladar de la Subcuenta de Compensación a las Subcuentas de Solidaridad y Promoción y Prevención.
6.2. Solidaridad. En esta casilla se registra el valor que de acuerdo con el resultado del proceso de giro y compensación excepcional y de los recursos consignados por las EPS y EOC en las cuentas de recaudo del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, se deban trasladar de la Subcuenta de Solidaridad a las Subcuentas de Compensación y Promoción y Prevención.
6.3. Promoción y prevención. En esta casilla se registra el valor que de acuerdo con el resultado del proceso de giro y compensación excepcional y de los recursos consignados por las EPS y EOC en las cuentas de recaudo del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga, se deban trasladar de la Subcuenta de Promoción y Prevención a las Subcuentas de Compensación y Solidaridad.
PRESENTACION Y ACEPTACION DE LA ENTIDAD
Para uso exclusivo de la EPS o EOC. Marque presentación o aceptación de acuerdo con la utilización del formato. En ambos casos deberá estar firmado por el Representante Legal Principal.
Nombre y firma representante legal. En este espacio se escribe en forma legible el nombre del Representante Legal Principal de la EPS o EOC, se registra la firma y se consigna el tipo y número de identificación de quien firma.
Definición de Especificaciones Técnicas, para el Envío de la Información de la Declaración de Giro y Compensación Decreto 4047 de 2006 y sus Anexos en Medio Magnético
En virtud de lo establecido en el artículo 2o del Decreto 4047 de 2006, se definen las especificaciones técnicas para el envío en medio magnético de la información relacionada con el formato de Declaración de Giro y Compensación y sus respectivos anexos, conforme a los formatos adoptados por el Ministerio de la Protección Social.
Estas especificaciones técnicas deberán ser adoptadas por las EPS y EOC para la única presentación de la declaración de giro y compensación establecida en el Decreto 4047 de 2006, la información deberá ser presentada en CD al administrador fiduciario, con sus respectivos anexos, y bajo los siguientes parámetros:
La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:
1. MEDIO PARA ENVIAR LOS DATOS.
CD ROM.
Medios electrónicos, en el evento en que las EPS o EOC se encuentren fuera de Bogotá.
2. CARACTERISTICAS DE LOS ARCHIVOS
Archivos en formato ASCII delimitados por comas.
Los campos de tipo fecha deben tener el formato (dd/mm/aaaa) por ejemplo, el 15 de diciembre de 2006 quedará 15/12/2006. Para el caso de los nombres de los archivos que contienen fechas no debe contener slash (/).
Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara. (sin separación de miles y no deben contener decimales)
Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.
Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).
Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comi llas (“”), ni ningún otro caracter especial.
Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico, se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.
Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
3. NOMBRE DEL ARCHIVO A ENVIAR.
El nombre del archivo consta de dieciséis (17) caracteres con Extensión.TXT (Por ejemplo. EPS001CPE15122006.TXT), correspondientes a:
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
4. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO FORMATO PARA CIERRE DE PERIODOS PROCESO EXCEPCIONAL (Archivo CPE).
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
5. ESTRUCTURA DEL ARCHIVO FORMATO PARA COBRO DE LICENCIAS DE MATERNIDAD-CIERRE DE PERIODOS PROCESO EXCEPCIONAL (Archivo LCP).
Para el reporte de las licencias de maternidad, se deberá registrar en el anexo siguiente un solo registro por cada una de las licencias que se pretenden cobrar, teniendo en cuenta que el máximo de días a pagar es de 84 días.
< TABLA NO INCLUIDA. VER ORIGINAL EN LA CARPETA “ANEXOS” O EN LA PÁGINA WEB www.imprenta.gov.co >
