RESOLUCIÓN 406 DE 2023
(marzo 21)
Diario Oficial No. 52.343 de 21 de marzo de 2023
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
Por medio de la cual se establecen parámetros para la depuración de los documentos temporales de Adulto y Menor sin identificar (AS y MS) que se encuentran en la Base Única de Afiliados (BDUA).
LA MINISTRA DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el artículo 173 numeral 7 de la Ley 100 de 1993, artículos 42.3 y 42.6 de la Ley 715 de 2001, artículos 2o numeral 23 y 6o numeral 12 del Decreto 4107 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 2.1.10.6.5 del Decreto 780 de 2016, Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, de manera excepcional, las personas incluidas en los listados censales se podrán identificar con los tipos y números de documento correspondientes a adulto y menor sin identificar.
Que los tipos de documento adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS) se han establecido para garantizar el derecho a la salud de algunas poblaciones especiales, mientras efectúan los trámites para la obtención de un documento de identidad válido en los términos del artículo 2.1.3.5 del Decreto 780 de 2016; sin embargo, la regla general es que las entidades responsables de la generación de los listados censales de que trata la Resolución 1838 de 2019, deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, con los documentos de identidad válidos.
Que el Ministerio de Salud y Protección Social mediante Resoluciones 1344 de 2012, 5512 de 2013, 2629 de 2014, 2232 de 2015, 4622 de 2016 y 1133 de 2021, estableció las estructuras de datos para el reporte de la información de los afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud y la forma en que los distintos actores reportan la información a la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), entre las cuales se encuentran las especificaciones técnicas para algunas poblaciones especiales que no cuentan con un documento válido de la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).
Que se hace necesario establecer los parámetros para la generación y depuración de los registros que en la actualidad cuentan con documento temporal, así como las poblaciones a quienes les aplica, los plazos en los que de manera excepcional se podrán utilizar los tipos y números de documento temporal correspondiente a adulto y menor sin identificar para afiliarse al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Establecer los parámetros para la depuración de los registros que se encuentran en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA), correspondientes a los tipos de documento adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS), y las reglas para la disposición de estos tipos de documentos, cuando proceda.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución aplica a las entidades territoriales y al Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (INPEC), encargados de generar los tipos de documento adulto sin identificar (AS) y menor sin identificar (MS), a los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales según establece la Resolución 1838 de 2019 o la norma que la modifique o sustituya, a las entidades promotoras de salud y a la Administradora de los Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud (ADRES).
ARTÍCULO 3o. POBLACIONES ESPECIALES CON DOCUMENTO TEMPORAL DE IDENTIDAD AS Y MS. Las entidades responsables de la generación de los listados censales deberán verificar la plena identidad de las personas, y de manera excepcional, podrán utilizar los tipos y números de documento temporal, para la afiliación y reporte de novedades, por un plazo de cuatro (4) meses desde la fecha de afiliación, según las siguientes especificaciones:
| Población especial | Tipo de documento temporal | Responsable de asignar el número de documento temporal |
| Adultos mayores en centros de protección | (AS) | Entidad territorial |
| Población indígena | (AS y MS) | Entidad territorial |
| Habitantes de la calle | (AS y MS) | Entidad territorial |
| Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF | (MS) | Entidad territorial |
| Población a cargo del ICBF | (AS y MS) | Entidad territorial |
| Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales | (AS) | Entidad territorial |
| Población menor de tres (3) años que convivan con sus madres recluidas en los establecimientos a cargo de INPEC | (MS) | INPEC |
Finalizado el plazo de que trata el presente artículo sin que la persona a la que se asignó el tipo y numero de documento temporal cuente con un documento de identidad expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, la ADRES no podrá incluir estos registros en los procesos de liquidación, reconocimiento y pago de la Unidad de Pago por Capitación (UPC). El Ministerio de Salud y Protección Social efectuará la actualización de estos registros en la base de listado censal.
A partir de la expedición de la presente resolución, todo documento temporal deberá registrarse en el reporte del listado censal, según establece la Resolución 1838 de 2019 o la norma que la modifique o sustituya.
PARÁGRAFO 1o. Hasta tanto se desarrolle la funcionalidad en el Sistema de Afiliación Transaccional (SAT), para asignar el número de documento temporal, la asignación de estos se efectuará con las reglas establecidas por la ADRES en la Resolución 2153 de 2021, o la norma que la modifique o sustituya.
PARÁGRAFO 2o. Las entidades responsables de la generación de los listados censales de que trata la Resolución 1838 de 2019 o la norma que la modifique o sustituya, las entidades promotoras de salud y la ADRES, en el marco de sus competencias, no deberán incluir, reportar ni mantener en los listados censales y en la BDUA, documentos temporales de personas que cuentan con un documento válido de acuerdo con la Registraduría Nacional del Estado Civil y la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, así no corresponda con su edad.
De manera excepcional, este documento será permitido en la BDUA, por un plazo de cuatro (4) meses, concluido ese plazo sin que la entidad responsable haga la respectiva evolución al documento acorde con la edad de la persona, la ADRES procederá con su depuración en la BDUA.
ARTÍCULO 4o.. GESTIÓN PARA LA EXPEDICIÓN DE DOCUMENTOS VÁLIDOS. Corresponde a las entidades territoriales del orden municipal, distrital y los departamentos que tienen a cargo corregimientos con zonas no municipalizadas, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y el INPEC implementarán acciones para:
1. Identificar con documento válido a la población a su cargo, a la que se le haya asignado documento temporal o no tenga el documento de identificación válido para su edad.
2. Gestionar con las entidades que expiden los documentos válidos de identificación, la información, los soportes, campañas de identificación, para que esta población pueda obtener el documento válido.
ARTÍCULO 5o. DEPURACIÓN DE LOS AS Y MS EN LA BASE DE DATOS ÚNICA DE AFILIADOS (BDUA). A partir de la información que se encuentra registrada en la BDUA, a la fecha de expedición de la presente resolución, la ADRES con la información suministrada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, la Unidad Administrativa Especial por Migración Colombia y el reporte de los listados censales, adelantará el siguiente procedimiento:
1. La ADRES, entregará a las entidades promotoras de salud y a las alcaldías municipales, distritales y a los departamentos que tienen a cargo corregimientos, la información de los registros presuntamente inconsistentes.
2. Las entidades promotoras de salud y las entidades territoriales, con el propósito de lograr la plena identificación de las personas, dentro de los seis (6) meses siguientes, contados a partir de la fecha de recibo de la información, revisarán los registros allegados con la información disponible, verificando si existe error en el documento de identidad registrado en la BDUA o a qué documento válido corresponde, asimismo, deberán reportar las novedades que subsanen la inconsistencia, respetando las fechas y procedimientos establecidos en la Resolución 2153 de 2021 o la norma que la modifique o sustituya.
3. Cuando no se realice el reporte de las novedades de que trata el numeral anterior, en los términos allí establecidos, la ADRES depurará de la Base de Datos Única de Afiliados los registros inconsistentes.
PARÁGRAFO. Mientras se adelanta el proceso de depuración de los registros presuntamente inconsistentes en la BDUA, y hasta tanto el mismo concluya, la entidad promotora de salud deberá garantizar el acceso a los servicios de salud de estos afiliados y la ADRES reconocerá los valores de la UPC correspondiente.
ARTÍCULO 6o. PROCESO DE REINTEGRO DE RECURSOS. En el evento en que la ADRES, identifique una presunta apropiación de recursos sin justa causa, adelantará el proceso de reintegro de recursos contenido en la Resolución 1716 de 2019, o la norma que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 7o. ACTUALIZACIÓN Y REPORTE DE NOVEDADES DE POBLACIONES ESPECIALES. Las entidades territoriales deberán adelantar cruces de datos y análisis de información que garanticen el correcto registro de las poblaciones especiales en el listado censal y en la Base Única de Afiliados (BDUA), utilizando las novedades y procedimientos dispuestos en la Resolución 1838 de 2019, Resoluciones 1133 y 2153 de 2021, o las normas que las modifiquen o sustituyan.
Estas entidades son responsables de la calidad, oportunidad y veracidad de la información reportada y en tal sentido, responderán ante los organismos de control respecto de las omisiones, inexactitudes o incumplimientos en el reporte de la información, que induzca a la liquidación o reconocimiento sin justa causa de recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud, sin perjuicio de los procedimientos de reintegro de recursos a que haya lugar.
PARÁGRAFO. Las entidades a las que se refiere este artículo, en caso de realizar tratamiento de datos personales, deberán dar cumplimiento a la Ley Estatuaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias, así como adoptar medidas de responsabilidad demostrada que sean útiles, apropiadas, comprobables y efectivas para garantizar un debido tratamiento de esa información.
ARTÍCULO 8o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 21 de marzo de 2023.
La Ministra de Salud y Protección Social,
Diana Carolina Corcho.
