RESOLUCIÓN 5512 DE 2013
(diciembre 26)
Diario Oficial No. 49.016 de 27 de diciembre de 2013
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 4622 de 2016>
Por la cual se modifica la Resolución 1344 de 2012 respecto al reporte de información de afiliación de las entidades pertenecientes a los regímenes especial y de excepción y se dictan otras disposiciones.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas en el numeral 7 del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 5o del Decreto 1281 de 2002 y el numeral 23 del artículo 2o del Decreto 4107 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 5o del Decreto 1281 de 2002, estableció que quienes administren recursos del sector salud y quienes manejen información sobre la población incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del Sistema Integral de Información del Sector Salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del Ministerio de Salud.
Que el parágrafo 2o del artículo 32 de la Ley 1438 de 2011, contempló que las entidades administradoras de los regímenes de excepción deberán entregar la información periódica que solicite este Ministerio.
Que de conformidad con lo previsto en el literal d) de los artículos 13 y 19 del Decreto- Ley 1795 de 2000, corresponde a la Dirección General de Sanidad Militar y a la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional organizar un sistema de información, de conformidad con las disposiciones dictadas por este Ministerio, que contenga entre otros aspectos, el censo de afiliados y beneficiarios, sus características socioeconómicas, su estado de salud y registrar la afiliación del personal que pertenezca al Subsistema.
Que mediante el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002, el Gobierno Nacional determinó que para efecto de evitar el pago doble de cobertura y la desviación de recursos, las personas que se encuentren excepcionadas por ley para pertenecer al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de conformidad con lo establecido en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, no podrán utilizar simultáneamente los servicios del régimen de excepción y del Sistema General de Seguridad Social en Salud como cotizantes o beneficiarios, de hacerlo, existirá obligación de las entidades promotoras de salud e instituciones prestadoras de servicios de salud de solicitar el reembolso al régimen de excepción al cual pertenece el usuario, debiendo sufragar este último régimen todos los gastos en que se haya incurrido.
Que mediante la Resolución 1344 de 2012, se dictaron disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de obligatorio cumplimiento por parte de las Entidades Promotoras de Salud de los Regímenes Contributivo y Subsidiado, las Entidades Obligadas a Compensar (EOC), al Distrito Capital de Bogotá, D. C., a los municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especial y de excepción del sector salud, a las Entidades de Medicina Prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud.
Que en atención, a los mandatos legales referidos y teniendo en cuenta que los subsistemas de salud que administran las Fuerzas Militares y la Policía Nacional hacen parte de los regímenes de excepción considerados en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993 y debido a que la Resolución 1344 de 2012, no consideró la obligación de reportar información de los afiliados a estas instituciones, se hace necesario incluirlas, a efecto de que reporten los datos del personal afiliado y sus beneficiarios, en las condiciones y estructuras definidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Que por otra parte, el Ministerio de Salud y Protección Social requiere realizar cruces y verificaciones de la información de afiliación contenida en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) con la información de las afiliaciones de los regímenes especiales y de excepción, incluidas las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, determinando la necesidad de modificar las estructuras definidas en el anexo técnico de la Resolución 1344 de 2012, para el reporte de novedades de ingresos y novedades de actualización y/o corrección de la información de afiliaciones que administran estos regímenes.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 4622 de 2016> Adiciónese un parágrafo al artículo 3o de la Resolución 1344 de 2012, así:
“Parágrafo 2o. Ecopetrol, la Dirección General de Sanidad Militar, la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, el Fondo de Previsión Social del Magisterio y las universidades con servicios de salud, entidades que administran la afiliación de los regímenes especial y de excepción, reportarán dentro de los 30 días calendario siguientes a la publicación de la presente resolución, al Administrador Fiduciario del Fosyga, en la estructura definida en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, la información inicial de afiliación de las personas cuya atención en salud estuvo a su cargo en algún período comprendido entre el primero (1o) de febrero de 2005 y el treinta (30) de noviembre de 2013.
A partir de la información reportada, el administrador fiduciario del Fosyga realizará las validaciones correspondientes para establecer la consistencia de la información y los periodos simultáneos de afiliación respecto de los cuales se hayan reconocido recursos del sistema. Los resultados de las validaciones mencionadas serán remitidos a las entidades administradoras de los regímenes de excepción y especial dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes contados a partir de la entrega de la información inicial”.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 4622 de 2016> Modifíquense las tablas contenidas en los numerales 1 y 2 del artículo 4o de la Resolución 1344 de 2012 y adiciónese un parágrafo a dicho artículo así:
1. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades en los procesos de actualización de la BDUA.
2. Plazos para la entrega de los archivos al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.
PARÁGRAFO 3o. A partir del mes siguiente a la recepción de los resultados del cargue inicial, Ecopetrol, la Dirección General de Sanidad Militar, la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, el Fondo de Previsión Social del Magisterio y las universidades con servicios de salud, reportarán los maestros de ingresos /o novedades de corrección y actualización, conforme a los plazos establecidos en la anterior tabla.
ARTÍCULO 3o. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 4622 de 2016> Modifíquese el anexo técnico de que trata el artículo 11 de la Resolución 1344 de 2012 modificado por la Resolución 3879 de 2012 conforme a lo aquí previsto.
ARTÍCULO 4o. SANCIONES POR EL NO REPORTE DE INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 4622 de 2016> De conformidad con lo previsto en el numeral 12 del artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, efectuará el seguimiento respecto a la obligación del reporte de información de que trata la presente resolución e impondrá las sanciones pertinentes cuando a ello hubiere lugar.
ARTÍCULO 5o. VIGENCIA Y DEROGACIONES. <Resolución derogada por el artículo 15 de la Resolución 4622 de 2016> La presente resolución rige a la partir de su publicación y deroga la Resolución 3879 de 2012.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 26 de diciembre de 2013.
El Ministro de Salud y Protección Social,
ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.
<Anexo sustituido, según lo dispuesto en el artículo 1, por el Anexo incluido en la Resolución 2629 de 2014.
CONSULTAR DIRECTAMENTE EL ANEXO EN LA RESOLUCIÓN 2629 DE 2013>
El texto original es el siguiente:>
El presente anexo técnico está dividido en 5 partes:
1. Especificaciones para la identificación de los afiliados para la población especial del Régimen Subsidiado.
2. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades y/o actualización que de acuerdo con el régimen deben remitir al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga las entidades obligadas a su reporte.
3. Estructura y especificaciones de los archivos para el reporte de la novedad de traslado de EPS o movilidad entre regímenes.
4. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes.
5. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.
1. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS AFILIADOS
Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados de poblaciones especiales del régimen subsidiado BDUA, la siguiente tabla:
Tabla 1
Tipos y Número de Documentos para Población Especial del Régimen Subsidiado
Aplica para los afiliados de Población Especial del Régimen Subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).
Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada, ya sea: Registro Civil de Nacimiento, Tarjeta de Identidad o Cédula de Ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla “1. TIPOS Y NÚMEROS DE DOCUMENTOS PARA POBLACIÓN ESPECIAL DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO.”, para los extranjeros residentes en Colombia se utilizarán los documentos expedidos por la autoridad competente.
2. ESTRUCTURA Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE LOS ARCHIVOS MAESTROS
Y DE NOVEDADES
2.1. Datos que las Entidades Deben Suministrar al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga para la Actualización de la Base de Datos Única de Afiliados Las Entidades deberán enviar al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen:
Tabla 2
Siglas para Nombres de Archivos
Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:
Tabla 3
Nombres de Archivos de Datos
2.2. Diseño de los Archivos Maestros de Datos
A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada uno de los regímenes:
Contributivo, Subsidiado, de Excepción y Especial y para las entidades de Medicina Prepagada, Seguros de Salud y Planes Adicionales de Salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de Campos” de este Anexo Técnico.
Se entiende por INGRESO la información del afiliado que por primera vez se ingresa en la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA) del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga, estos afiliados ingresan con estado ACTIVO.
Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.
Para los regímenes de excepción y especial, que formará parte de la BDUA como información de referencia, se deben reportar todas las nuevas afiliaciones en el archivo de maestro de ingresos definido para estos regímenes.
2.2.1. Régimen Contributivo
Aplica para las EPS y EOC.
Tabla 4. Estructura del Archivo Maestro de Afiliados del Régimen Contributivo
Si un afiliado tiene más de un Aportante, la Entidad debe reportar solo un registro por uno de los Aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).
Si un cotizante es independiente y él es su propio Aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de Identificación del Aportante” y “Número de Identificación del Aportante” en el archivo maestro de afiliados.
Tabla 5
Estructura del Archivo Maestro de Aportantes
Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.
2.2.2. Régimen Subsidiado
Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPSS).
Tabla 6
Estructura del Archivo Maestro de Afiliados al Régimen Subsidiado
2.2.3. Régimen de Excepción y Especial
Aplica para la Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, Ecopetrol, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio y Universidades con Servicio de Salud para nuevas afiliaciones y reingresos.
La primacía de los regímenes de excepción y especial se llevarán de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002 y las normas que lo adicionen o modifiquen.
Tabla 7
Estructura del Archivo Maestro de Afiliados para los Regímenes de Excepción y Especial:
Para el cargue inicial de que trata el artículo 1o de la presente resolución, las entidades deberán reportar la información de las personas cuya atención en salud estuvo a su cargo en algún periodo desde el primero de febrero de 2005 hasta el 30 de noviembre de 2013, independientemente de que la fecha inicial de afiliación sea anterior al primero de febrero de 2005.
Si el afiliado ha tenido afiliaciones no consecutivas, estas deben ser reportadas en registros independientes.
Tabla 8
Estructura del Archivo Maestro de Afiliados para los Regímenes de Excepción y Especial para el reporte inicial de que trata el artículo 1o de la presente resolución:
2.2.4. Medicina Prepagada, Seguros de Salud o Planes Adicionales de Salud.
Tabla 9 Estructura del Archivo Maestro de Afiliados a Medicina Prepagada, Seguros de Salud o Planes Adicionales de salud.
2.3. Estructura del Archivo de Novedades
Aplica para todos los Regímenes: Contributivo (EPS, EOC), Subsidiado (EPSS, Entidades Territoriales, Departamentos que tengan a cargo corregimientos y el INPEC), Regímenes de Excepción y Especiales, Medicina Prepagada y Seguros de Salud y Planes Adicionales de Salud.
Novedades de Actualización de Datos
Las Entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la Tabla 10. “Estructura del Archivo de Novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las Entidades que tienen el afiliado reportado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la tabla 11.
“Códigos de Novedades”).
Las Entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información.
Tabla 10
Estructura del Archivo de Novedades
Tabla 11.
Códigos de Novedades
Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA.
Cuando una Entidad presente en un mismo período más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la Entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “Consecutivo de la Novedad”.
2.4. Estructura del Archivo para la Novedad Retroactiva
2.4.1. Régimen Contributivo
Esta novedad la podrán presentar las EPS y EOC del Régimen Contributivo para afiliados respecto de los cuales se cuente con el recaudo de la cotización para el período de la novedad, los soportes de la afiliación y se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002.
Adicionalmente, para el período presentado las EPS y EOC deberán tener en cuenta que:
-- El afiliado se encuentre en el régimen especial o de excepción, en estado retirado.
-- El afiliado se encuentre en el Régimen Contributivo en estado retirado, desafiliado, activo o suspendido.
-- El afiliado se encuentre en el Régimen Subsidiado en estado activo o retirado.
A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS/EOC solicitante.
Se verificará con los períodos registrados en el Histórico de Afiliados Compensados (HAC) y en el Histórico de Afiliados Pagados en el Régimen Subsidiado (HAPS), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período (el período no puede corresponder a un periodo cerrado por decretos excepcionales). En todo caso, los días reconocidos no podrán ser superiores a treinta (30).
Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA.
Lo anterior sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de giro y compensación.
Tabla 12. Novedad Retroactiva Régimen Contributivo
Nota: Se debe enviar un registro por cada período sobre el cual se desea acceder a través de la novedad retroactiva, Ejemplo: Si se están presentando 2 períodos completos o parciales, se deben reportar 2 registros.
Se debe generar un registro para cada uno de los afiliados por los cuales se desea aplicar la novedad retroactiva.
2.4.2. Régimen Subsidiado Esta novedad la podrán presentar las entidades del Régimen Subsidiado para afiliados respecto de los cuales se cuente con los soportes de la afiliación y haya garantizado el acceso a los servicios de salud. Adicionalmente, la EPSS deberá tener en cuenta que esta novedad la podrán presentar siempre y cuando todo el período solicitado corresponda a una afiliación de cualquier régimen pero en estado retirado o desafiliado.
A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPSS solicitante.
Se verificará con los períodos registrados en el Histórico de Afiliados Compensados (HAC), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no compensados en dicho período.
Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA.
Lo anterior sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de Liquidación Mensual de Afiliados (LMA).
Tabla 13
Novedad retroactiva Régimen Subsidiado
3. Reporte de Novedades de Traslados entre Entidades o Movilidad entre Regímenes A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS y/o Movilidad entre Regímenes remitidas por las Entidades: EPS/EOC y EPSS.
Dichas novedades se encuentran previamente soportadas en solicitudes y autorizaciones ante las entidades, de acuerdo a las normas vigentes que aplican a cada régimen. Por lo tanto, en ningún momento se releva a las Entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación ni de proporcionar las aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la actualización en la BDUA.
3.1. Glosario de Términos del Módulo de Actualización de Traslados Entre EPS y/o Movilidad Entre Regímenes Solicitud de Traslado en BDUA: Es la solicitud que realiza la Entidad2 para trasladar uno o varios afiliados a la Entidad1 que es la que tiene los afiliados actualizados en la BDUA.
Entidad1: Entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta Entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud de traslado.
Entidad2: Entidad que remite la solicitud de traslado en BDUA a la Entidad1, a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga, en el archivo R1 o S1 según el régimen.
Archivos R1, S1: Son los archivos con los registros de los afiliados que la Entidad2 le desea realizar la solicitud de traslado en BDUA a la Entidad1 a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga.
En el caso en el cual el afiliado se encuentre en BDUA con estado de afiliación RETIRADO o DESAFILIADO, la Entidad2 de régimen subsidiado deberá reportar el archivo S1 y la actualización de esta novedad se realizará automáticamente sin surtir el resto del proceso del módulo de traslado sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información.
Archivos R2, S2: Son los archivos con los registros de los afiliados que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga, a la Entidad1 como solicitud del traslado en BDUA.
Archivos R3, S3: Son los archivos con los registros inconsistentes que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga a la Entidad2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.
Archivos R4, S4: Son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de la Entidad2, enviado por la Entidad1 al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga.
Archivos R5, S5: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, a la Entidad2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la Entidad1.
Archivos R6, S6: Son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, a la Entidad2, los cuales contienen los traslados aprobados por la Entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.
Fecha de afiliación a la Entidad. Es la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación o traslado ante la Entidad.
Semana de Proceso BDUA. Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes, y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.
3.2. Proceso de Actualización de Novedades de Traslado Entre EPS o Movilidad entre Regímenes de Afiliados en la BDUA.
Solicitud de Traslado en la BDUA de la Entidad 2 a la Entidad 1. En la “Semana de Proceso BDUA” las solicitudes de traslados que cada Entidad2 aprobó se remitirán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, en el archivo R1 o S1 según el régimen.
Actividades a Realizar por el Administrador Fiduciario del Fosyga con los Archivos R1 y S1.
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, remite a la Entidad2, el archivo R3 o S3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, enviará a la Entidad1 el archivo R2 o S2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la Entidad2.
El Envío de los archivos R3, S3 y R2, S2 se realizará en la fecha definida en el calendario establecido para la entrega de los resultados.
3.2.1. Actividades a Realizar por la Entidad1 con el Archivo R2 o S2:
El último día hábil de la “Semana de Proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de Proceso BDUA” del mes, la Entidad1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, el Archivo R4 o S4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la Entidad2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.
3.2.2. Actividades del Administrador Fiduciario con los Archivos R4 y S4.
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, el último día de la “Semana de Proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de Proceso BDUA” del mes, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la Entidad1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 según régimen, e informará a la Entidad2 en el archivo R5, S5 la respuesta a la solicitud dada por la Entidad1, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4.
Los registros aprobados por la Enitdad1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la Entidad2 en el archivo R6 o S6, según régimen. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.
3.3. Reglas Generales para la Aplicación de las Novedades de Traslados en BDUA Este proceso se utiliza para reportar novedades de Traslados y/o Movilidad realizados en las Entidades de acuerdo a las normas vigentes.
La actualización de las novedades de traslado y movilidad remitidas por las Entidades y que cumplan con las condiciones de validación se actualizará en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.
El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 según el régimen y que la Entidad1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la Entidad1 en el archivo R4 o S4 para los registros que resulten glosados.
Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el Administrador Fiduciario del Fosyga a los archivos R1, S1 serán bloqueados y las EPS contributivas no podrán compensar los afiliados que actualmente se encuentran en el módulo de traslados.
El reporte de novedades de traslado realizado para la actualización de la BDUA se puede aplicar entre las Entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en BDUA, con excepción del estado de afiliación Fallecido.
Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y no ingresarán al módulo de traslados. Así las cosas, el registro del afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la Entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el trámite en el siguiente proceso de BDUA.
Las novedades de traslado o movilidad no debe ser utilizada para activar periodos de afiliación no vigentes, para esto se debe utilizar la novedad retroactiva descrita en numeral 2.4 de esta resolución.
Estructura de los Archivos para el Proceso de Traslado.
3.4. Régimen Contributivo:
3.4.1. Régimen Subsidiado:
4. GLOSARIO DE CAMPOS
El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía – Fosyga, para la actualización de la Base de Datos Única de Afiliados (BDUA).
Definiciones para el uso apropiado de las variables:
CÓDIGO: se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable.
NOMBRE DEL CAMPO: la descripción de la variable.
LONGITUD DEL CAMPO: el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo.
VALORES PERMITIDOS: se registran los valores aceptados para cada variable.
RÉGIMEN: Indica al régimen que aplica la variable a utilizar: Contributivo –C-, Subsidiado –S-, Excepción y Especial –E-, Prepagadas o Pólizas de Salud –P-.
RNEC: Registraduría Nacional del Estado Civil.
TABLA 14.
Glosario de campos archivos maestros y de novedades
Tabla 15
Glosario de Campos Archivos de Traslado
Este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas con el reporte de información para la actualización de novedades de translados de afiliados ante la BDUA.
5. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS PARA LA REMISIÓN DE INFORMACIÓN
5.1. MEDIOS
La información debe presentarse en archivos planos. Los siguientes son los formatos técnicos de los medios de entrega aceptados:
a) Disco Compacto (CD) y/o DVD
b) Transferencia Electrónica.
5.2. CARACTERÍSTICAS DEL FORMATO
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión '.txt'.
b) Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras MAYÚSCULAS, SIN CARACTERES ESPECIALES y SIN TILDES (Excepto la Razón Social en el Maestro de Aportantes).
c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.
Se utiliza el ENTER como fin de registro.
d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).
e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“) ni ningún otro carácter especial.
f) Los campos tipo fecha deben tener el formato DIA/MES/AÑO (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.
g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.
h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento.
i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
j) Tener en cuenta que los datos que contengan CEROS, estos no pueden ser reemplazados por la vocal 'O' y viceversa.
k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.
