RESOLUCIÓN 5246 DE 2016
(noviembre 1o)
Diario Oficial No. 50.044 de 1 de noviembre de 2016
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019>
Por la cual se establecen los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales y se definen los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información.
EL MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL,
en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas en el artículo 173 numeral 7 de la Ley 100 de 1993, artículos 42.3 y 42.6 de la Ley 715 de 2001, artículos 2o numeral 23 y 6 numeral 12 del Decreto 4107 de 2011, el artículo 2.1.5.2., del Decreto 780 de 2016 y,
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 2.1.5.2 del Decreto 780 de 2016 Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social, las entidades responsables deberán reportar los listados censales de las poblaciones especiales establecidas en el artículo 2.1.5.1, de acuerdo con el procedimiento y las condiciones que señale el Ministerio de Salud y Protección Social.
Que en el Capítulo 5, Título 2, Parte 9 del Libro 2 del mencionado decreto, se establecieron las condiciones para garantizar el aseguramiento en salud de los migrantes colombianos repatriados, que retornaron voluntariamente al país, que fueron deportados o expulsados de la República Bolivariana de Venezuela, mediante su definición como población especial y prioritaria y su consecuente afiliación al Régimen Subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud-SGSSS, a través de listados censales.
Que mediante el Decreto 1142 de 2016 el Gobierno nacional modificó el esquema de prestación de servicios de salud a la población privada de la libertad, estableciendo que esta conserva su afiliación al Régimen Contributivo o a regímenes exceptuados o especiales, siempre que cumplan con las condiciones establecidas para pertenecer a dichos regímenes en los términos definidos por la ley y sus reglamentos; además, respecto de las personas en prisión domiciliaria, dispuso que quienes no estén afiliadas al régimen contributivo o a regímenes especiales o de excepción, serán cubiertas por el régimen subsidiado del SGSSS.
Que teniendo en cuenta que los listados censales son un instrumento para la identificación de poblaciones especiales afiliadas al régimen subsidiado, es necesario establecer las condiciones para el reporte, consolidación y disposición de dichos listados a los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud que permitan el aseguramiento en salud de estas poblaciones.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> Establecer los responsables de la generación, consolidación y reporte de los listados censales de las poblaciones especiales, así como definir los términos, estructura de datos, flujo y validación de la información.
ARTÍCULO 2o. ÁMBITO DE APLICACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> La presente resolución aplica a las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales y al Administrador Fiduciario de los Recursos del Fosyga, o la entidad que haga sus veces.
ARTÍCULO 3o. GENERACIÓN DEL LISTADO CENSAL. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2339 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Generación del listado censal. Las entidades responsables de la generación de los listados censales, que se relacionan en el artículo 5o de la presente resolución, deben verificar la plena identidad de las personas incluidas en dichos listados, con los documentos que soporta la afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) según establece el artículo 2.1.3.5 del Decreto número 780 de 2016. Estas entidades deberán enviar dichos listados a la Entidad Territorial o al Ministerio de Salud y Protección Social, de acuerdo con lo previsto en el artículo 5o de la presente resolución, en los términos descritos en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. En los casos que no exista identificación de la población por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil, se dará aplicación a lo dispuesto en el numeral 5 -5. ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACIÓN EXCEPCIONAL Y TEMPORAL DE LOS AFILIADOS (AS Y MS)- del Anexo Técnico de la Resolución número 4622 de 2016 o la norma que la modifique o sustituya.
PARÁGRAFO 2o. La entidad responsable de la consolidación y reporte del listado censal al Ministerio de Salud y Protección Social, lo hará en la estructura de datos de que trata la presente resolución, a través de la Plataforma de Intercambio de Información (Pisis) del Sistema Integral de Información de la Protección Social (Sispro), sin que pueda delegar esta responsabilidad en quienes generan los listados censales.
El responsable de la generación de los listados censales, correspondiente a población indígena, en la medida en que se encuentre disponible, entregará la información al responsable de su consolidación y reporte, en los medios que tengan a su disposición, y corresponderá a estos últimos, adecuarlos a la estructura requerida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
ARTÍCULO 4o. CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DEL LISTADO CENSAL. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 2339 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades responsables de la consolidación y el reporte de los listados censales, que se relacionan en el artículo 5o de la presente resolución, efectuarán el envío del archivo maestro que incluya la totalidad de la población especial, y de novedades, en las fechas establecidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución. Así mismo, estas entidades son responsables de adelantar las gestiones para atender los requerimientos a los resultados de las validaciones que adelante el Ministerio de Salud y Protección Social
ARTÍCULO 5o. RESPONSABLES DE LA GENERACIÓN, CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DE LOS LISTADOS CENSALES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> Las entidades que intervienen en la generación, consolidación y reporte de los listados censales son:
| POBLACIONES ESPECIALES | RESPONSABLE DE LA GENERACIÓN DEL LISTADO CENSAL | RESPONSABLE DE LA CONSOLIDACIÓN Y REPORTE DEL LISTADO CENSAL |
| Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. | Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). | Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos. |
| Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF. | ||
| Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el Sistema de Responsabilidad Penal para Adolescentes. | ||
| Personas que dejen de ser madres comunitarias, y sean beneficiarias del subsidio de la subcuenta de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. | Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) | Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) |
| Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. | Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos | Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos |
| Adultos mayores en centros de protección. | ||
| Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal. | ||
| Población habitante de calle | ||
| Población desmovilizada. | Agencia Colombiana para la Reintegración, o la entidad que haga sus veces | Agencia Colombiana para la Reintegración, o la entidad que haga sus veces |
| Comunidades Indígenas - Ley 691 de 2001, incluida la población recluida en centros de armonización. | Autoridad indígena | Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos |
| Víctimas del conflicto armado. Ley 1448 de 2011. | Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas | Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas |
| Población Rrom. | Autoridad legítimamente constituida (SheroRom o portavoz de cada Kumpania), reconocida por el Ministerio del Interior | Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos |
| Personas incluidas en el programa de protección a testigos. | Fiscalía General de la Nación | Fiscalía General de la Nación |
| Miembros de los grupos armados al margen de la ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional. | Oficina del Alto Comisionado para la Paz o la entidad que el Gobierno nacional defina | Oficina del Alto Comisionado para la Paz o la entidad que el Gobierno nacional defina |
| Migrantes colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de territorio extranjero. | Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos | Alcaldía municipal o distrital y departamentos que tienen a cargo corregimientos |
| Personas en prisión domiciliaria a cargo del Inpec que no pertenecen al régimen contributivo o a un régimen especial o de excepción. | Inpec | Inpec |
PARÁGRAFO. Los tipos de identificación adulto y menor sin identificar (AS y MS) deberán cumplir con los criterios de la Resolución 2232 de 2015 o la norma que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 6o. ESTRUCTURA DE DATOS DEL LISTADO CENSAL. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 2339 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades responsables de la consolidación y reporte del listado censal al Ministerio de Salud y Protección Social, deberán cumplir las condiciones definidas en el Anexo Técnico que hace parte integral de la presente resolución, para el reporte de los archivos maestros y novedades.
ARTÍCULO 7o. VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN LOS LISTADOS CENSALES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> <Artículo modificado por el artículo 4 de la Resolución 2339 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> El Ministerio de Salud y Protección Social, efectuará las validaciones y cruces con las bases de datos disponibles y enviará a las entidades responsables de la consolidación y reporte del listado censal, los resultados y causales de glosa de registros, para su corrección o aclaración.
ARTÍCULO 8o. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y RESERVA EN EL MANEJO DE LOS DATOS. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> El Ministerio de Salud y Protección Social, el Fosyga, o la entidad que haga sus veces y las entidades responsables de la generación, consolidación y reporte de la información, serán responsables del cumplimiento del régimen de protección de datos y demás aspectos relacionados con el tratamiento de información, que le sea aplicable en el marco de las Leyes 1581 de 2012 y 1712 de 2014, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen, reglamenten o sustituyan, en virtud de lo cual se hacen responsables de la privacidad, seguridad, confidencialidad y veracidad de la información suministrada y sobre los datos a los cuales tienen acceso.
PARÁGRAFO 1o. La disposición de información sobre el estado y otras características de la afiliación para consulta individual o colectiva, se regirá por la normativa vigente para cada grupo de población especial o las reglas que defina el Ministerio de Salud y Protección Social.
PARÁGRAFO 2o. El Ministerio de Salud y Protección Social establecerá el protocolo para la recepción, procesamiento, validación y registros en las bases de datos de esta información, así como la anonimización de datos para los cruces de información que se requieran para la afiliación de la población que por sus condiciones lo justifiquen.
ARTÍCULO 9o. TRANSITORIEDAD. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 2339 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución los responsables de la generación, la consolidación y reporte de los listados censales, adelantarán los procesos necesarios para entregar la información al Ministerio de Salud y Protección Social.
Los responsables de la consolidación y reporte de los listados censales, deberán remitir la información de conformidad con los requerimientos establecidos en el Anexo Técnico de la presente resolución, a partir del 1o de marzo de 2018, salvo la correspondiente a los archivos de novedades, la cual será exigible a partir del 1o de junio de 2018.
ARTÍCULO 10. OTRAS POBLACIONES ESPECIALES. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> Cuando se definan otras poblaciones especiales, las entidades que intervengan en la generación, consolidación y reporte de los listados censales, deberán cumplir lo establecido en la presente resolución.
ARTÍCULO 11. INCUMPLIMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 1838 de 2019> <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 2339 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con lo previsto en los artículos 114 y 116 de la Ley 1438 de 2011, los obligados a reportar información que no cumplan con el suministro oportuno, confiable, suficiente y con la calidad mínima aceptable de la información, serán reportados por el Ministerio de Salud y Protección Social, ante las autoridades competentes para que impongan las sanciones a que haya lugar.
La Superintendencia Nacional de Salud, en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, efectuará el seguimiento respecto a la obligación del reporte de información de que trata la presente resolución e impondrá las sanciones pertinentes cuando a ello hubiere lugar.
ARTÍCULO 12. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Artículo modificado por el artículo 7 de la Resolución 2339 de 2017. El nuevo texto es el siguiente:> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución número 1535 de 2015 a partir del 1o de junio de 2018.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 1o de noviembre de 2016
El Ministro de Salud y Protección Social,
ALEJANDRO GAVIRIA URIBE.
REPORTE DE INFORMACIÓN DE POBLACIONES ESPECIALES.
Las entidades responsables de la consolidación y reporte de los listados censales deben enviar al Fosyga, o la entidad que haga sus veces, los archivos planos con la información del grupo de población especial que le compete, de acuerdo con las reglas que a continuación se establecen:
El presente anexo técnico está dividido en 4 partes:
1. Especificación y estructura de datos de los archivos maestros.
2. Reporte de novedades.
3. Características de los archivos planos.
4. Periodicidad.
1. ESPECIFICACIÓN Y ESTRUCTURA DE DATOS, DE LOS ARCHIVOS MAESTROS
El nombre de los archivos de la información básica de las personas que hacen parte del listado censal a reportar, debe cumplir con el siguiente estándar:
El archivo maestro se reportará con la totalidad de los registros que conforman el listado censal y cuyo corte será al 30 de diciembre de 2016. El envío de esta información se efectuará por una única vez en las fechas establecidas en el artículo 10 de la presente resolución.
1.1 Especificación de los archivos
Los archivos que las entidades deben reportar al Administrador Fiduciario de los recursos del Fosyga o la entidad que haga sus veces, para el cargue inicial y la actualización de la Base de Datos de los Listados Censales, se identificarán con las siguientes siglas:
| Sigla | Descripción | Longitud |
Archivo Maestro de Ingresos: personas incluidas en el listado censal a reportar por primera vez
| MS | Maestro de ingresos | 2 |
Archivo de Novedades de actualización y/o corrección de datos
| NS | Novedades | 2 |
Complementos para el nombre de los archivos
| CODENTIDAD | Código de la entidad que reporta la información | 6 |
| DDMMAAAA | Fecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador | 8 |
| DPTO | Código del departamento según codificación DANE | 2 |
| MPIO | Código del municipio según codificación DANE | 3 |
1.2 Estructura del archivo maestro de datos.
A continuación se define la estructura de datos con la cual las entidades responsables deben reportar los datos del listado censal. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el glosario de campos del presente anexo técnico.
Este tipo de archivo se utilizará para reportar:
i) Hijos de una persona inscrita en el listado censal y la norma general lo incluye como población especial.
ii) Personas nuevas que cumplen las condiciones de población especial y que no hayan sido reportadas.
| Código | Nombre del campo | Longitud permitida | Valor permitido | Cabeza de familia | Miembro de la familia |
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la entidad | X | X |
| 1 | Tipo de documento del integrante del listado censal (Vacío cuando el usuario es cabeza de familia) | 2 | CN, CC, RC, TI, CE, SC, PA, MS, AS | Vacío | X |
| 2 | Número de identificación del integrante del listado censal (Vacío cuando el usuario es cabeza de familia) | 3-16 | Vacío | X | |
| 1 | Tipo de documento del integrante del listado censal. | 2 | CN, CC, RC, TI, CE, SC, PA, MS, AS | X | X |
| 2 | Número de identificación del integrante del listado censal | 3-16 | X | X | |
| 3 | Primer apellido del integrante del listado censal | 20 | X | X | |
| 4 | Segundo apellido del integrante del listado censal | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 5 | Primer nombre del integrante del listado censal | 20 | X | X | |
| 6 | Segundo nombre del integrante del listado censal | 30 | X Vacío | X Vacío | |
| 7 | Fecha de nacimiento del integrante del listado censal | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 8 | Sexo del integrante del listado censal | 1 | M, F | X | X |
| 9 | Código departamento de residencia | 2 | Codificación DANE | X | X |
| 10 | Código municipio de residencia | 3 | Codificación DANE | X | X |
| 11 | Tipo de población especial | 2 | 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14 | X | X |
| 13 | Fecha de inscripción y/o novedad. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | X | X |
| 14 | Tipo de Inscripción | 1 | F, B | X | X |
| 15 | Parentesco | 1 | 1,2, 3, 4, 5 Vacío cuando en el campo 18 es F | X | X |
| 16 | Etnia | 2 | 01,02, 03, 04, 05 | X | X |
2. REPORTE DE NOVEDADES.
Las entidades deben mantener actualizada la información de los integrantes del listado censal mediante el envío de novedades. Para el reporte de novedades se debe utilizar la “Estructura del archivo de novedades”.
Las novedades correspondientes a actualización de datos de identificación (modificación, corrección o evolución del documento), solo se pueden reportar cuando la persona se encuentra activa en la base de datos de listado censal.
2.1. Estructura del archivo de novedades
| Código | Nombre del Campo | Longitud | Valor permitido |
| Consecutivo de la novedad | 8 | Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1) | |
| 12 | Código de Entidad | 6 | Código asignado por el Ministerio de Salud y Protección Social para el reporte del listado censal. |
| 11 | Tipo de documento | 2 | CN, CC, RC, TI, CE, SC, PA, MS, AS |
| 2 | Número de identificación | 3-16 | |
| 3 | Primer apellido | 20 | |
| 4 | Segundo apellido | 30 | |
| 5 | Primer nombre | 20 | |
| 6 | Segundo nombre | 30 | |
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA |
| 9 | Código departamento de residencia | 2 | Codificación del DANE |
| 10 | Código municipio de residencia | 3 | Codificación del DANE |
| Código de la novedad | 3 | Tabla “Código de Novedad” | |
| 13 | Fecha inicio de novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA |
| Nuevo valor 1 | Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla “CÓDIGOS DE NOVEDADES”. | ||
| Nuevo valor 2 | |||
| Nuevo valor 3 | |||
| Nuevo valor 4 | |||
| Nuevo valor 5 | |||
| Nuevo valor 6 | |||
| Nuevo valor 7 | |||
2.2. Tabla códigos de novedades
Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido en la siguiente tabla, estas novedades aplican para usuarios registrados.
| Código de novedad | Descripción de la novedad | Orden de variables | Observaciones |
| N01 | Actualización de datos de identificación correspondientes al tipo y número documento de identificación y/o de la fecha de nacimiento. | 1,2,7 | La actualización incluye: evolución del documento, modificación o corrección del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del integrante del listado censal. Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos. 1 = Tipo de documento del afiliado 2 = Número del documento de identificación del afiliado 7 = Fecha de nacimiento del afiliado 33 = Tipo de actualización del documento. |
| N02 | Actualización de nombres del inscrito en el listado censal. | 5,6 | Incluye modificación de nombres o corrección por mal registro. 5 = Primer nombre 6 = Segundo nombre |
| N03 | Actualización de apellidos del inscrito en el listado censal. | 3,4 | Incluye modificación de nombres o corrección por mal registro. 3 = Primer apellido 4 = Segundo apellido |
| N04 | Cambio de municipio y departamento de residencia. | 9,10 | 9 = Departamento de residencia 10 = Municipio de residencia |
| N09 | Exclusión del listado censal. | Aplica cuando el retiro del listado censal se produce por: -- Pierde la condición de población especial -- Pertenece al régimen contributivo, especial o de excepción. -- Por fallecimiento -- Debe registrar la fecha de Inicio de novedad | |
| N17 | Actualización de sexo del afiliado | 8 | 8 = Sexo del afiliado. |
2.3. Glosario de entidades
| NOMBRE DE LA ENTIDAD | CÓDIGO ENTIDAD |
| Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF). | ICBF01 |
| Alcaldías municipales, distritales o gobernaciones. | Código Dpto, código del municipio, 1 |
| Unidad Administrativa Especial para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas. | UNARIV |
| Agencia Colombiana para la Reintegración o quien haga sus veces | ACR001 |
| Fiscalía General de la Nación. | FGN001 |
| INPEC | INP001 |
| Oficina del Alto Comisionado para la Paz | OACP01 |
2.4. Glosario de campos para los archivos maestros y de novedades
| Código | Nombre del campo | Longitudes | Valores permitidos | |||
| 1 | Tipo de documento | 2 | CN | Certificado de Nacido Vivo -DANE | ||
| MS | Menor sin documento de Identificación | |||||
| RC | Registro civil de nacimiento expedido por RNEC | |||||
| TI | Tarjeta de identidad expedida por RNEC | |||||
| CC | Cédula de ciudadanía expedida por RNEC | |||||
| CE | Cédula de extranjería | |||||
| SC | Salvoconducto de permanencia. | |||||
| PA | Pasaporte expedido por el país de origen solo para extranjeros. | |||||
| AS | Adulto sin documento de identificación. | |||||
| MS | 10 o 12 | Alfanumérico | Solo para población especial, menor de 18 años, no identificados y mientras obtienen el documento de identidad válido, de acuerdo con los plazos establecidos en el artículo 2.1.3.15 del Decreto 780 de 2016 | |||
| 2 | Número del documento de identidad. | 3-16 | CN | 9 | Numérico | Longitud permitida para Certificado Nacido vivo. |
| RC 11 | 10 | Numérico | Longitud y tipo de dato permitido para Registro Civil asignado por la RNEC. | |||
| Alfanumérico o numérico | ||||||
| TI | 11 | Numérico | Longitud y tipo de dato permitido para Registro Civil asignado por la RNEC. | |||
| 10 | Alfanumérico o Numérico | |||||
| CC | 3-8 o 10 | Numérico | Longitud y tipo de dato permitido para cédula de ciudadanía asignada por la RNEC. SI | |||
| CE | 3-6 | Alfanumérico | Longitud y tipo de documento permitido para extranjeros mayores de 7 años residentes en Colombia con Cédula de Extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces. | |||
| SC | 9 | Numérico | Salvoconducto Migración Colombia | |||
| PA | 3-16 | Alfanumérico | Longitud y tipo de dato permitido | |||
| AS | 10 | Alfanumérico | Solo admitido hasta la última fecha de cargue el maestro de registrados en el listado censal. | |||
| 3 | Primer apellido | 20 | En mayúsculas | |||
| 4 | Segundo apellido | 30 | En mayúsculas | |||
| 5 | Primer nombre | 20 | En mayúsculas | |||
| 6 | Segundo nombre | 30 | En mayúsculas | |||
| 7 | Fecha de nacimiento | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |||
| 8 | Sexo | 1 | M | Masculino | ||
| F | Femenino | |||||
| 9 | Código del departamento de residencia | 2 | Codificación DANE | |||
| 10 | Código del municipio de residencia | 3 | Codificación DANE | |||
| 11 | Tipo Población Especial | 2 | 1. Población infantil abandonada a cargo del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. 2. Menores desvinculados del conflicto armado bajo la protección del ICBF. 3. Adolescentes y jóvenes a cargo del ICBF en el sistema de responsabilidad penal para adolescentes. 4. Personas que dejen de ser madres comunitarias o madres sustitutas y sean beneficiarias del subsidio de la subcuenta de subsistencia del Fondo de Solidaridad Pensional. 5. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. 6. Adultos mayores en centros de protección. 7. Población privada de la libertad a cargo de las entidades territoriales del orden departamental, distrital o municipal. 8. Población habitante de calle 9. Población desmovilizada 10. Comunidades Indígenas - Ley 691 de 2001, incluida la población recluida en centros de armonización 11. Víctimas del conflicto armado. Ley 1448 de 2011 12. Población Rrom. 13. Personas incluidas en el programa de protección a testigos 14. Miembros de los grupos armados al margen de la ley que celebren acuerdos de paz con el Gobierno nacional. 15. Migrantes colombianos repatriados, que han retornado voluntariamente al país, o han sido deportados o expulsados de territorio extranjero. 16. Personas en prisión domiciliaria y detención en lugar de residencia a cargo del Inpec que no pertenecen al régimen contributivo o a un régimen especial o de excepción. | |||
| 12 | Código de la entidad | 6 | Código de la entidad | |||
| 13 | Fecha de inscripción y/o novedad. | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |||
| 14 | Tipo de Inscripción Las personas incluidas en el Listado Censal, que se encuentran en instituciones de protección, se registran como “cabeza de familia”. | 1 | F | Cabeza de Familia. | ||
| B | Familiar | |||||
| 15 | Parentesco con el cabeza de familia | 1 | 1 | Cónyuge o compañero (a) permanente | ||
| 2 | Hijo | |||||
| 3 | Padre-madre | |||||
| 4 | Nieto | |||||
| 5 | Otros parientes | |||||
| 16 | Fecha de inicio de novedad | 10 | Formato DD/MM/AAAA | |||
| 17 | Tipo de actualización del documento de identidad | 1 | 0 | Evolución del tipo del documento | ||
| 1 | Corrección y modificación del documento de identidad: cuando hay un error en el registro del documento o por cambio ante la entidad que expide el documento | |||||
| 18 | Etnia | 2 | 01 | indígenas | ||
| 02 | Rrom (Gitanos) | |||||
| 03 | Raizal de San Andrés y Providencia | |||||
| 04 | Palenquero de San Basilio de Palenque | |||||
| 05 | Negro(a) o afrocolombiano(a). | |||||
| 33 | Tipo de actualización del documento de identidad | 1 | 0 | Evolución del tipo del documento | ||
| 1 | Corrección del documento de identidad | |||||
| 2 | Corrección del documento de identidad cuando tipo y número de documento se encuentra fallecido en RNEC. | |||||
3. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS PLANOS
Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:
a) En el anexo técnico de los archivos, el tipo de dato, debe ser alguno de los siguientes tipos:
A-Alfanumérico N-Numérico D-decimal F-Fecha
b) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos de formato ANSI, con extensión .txt
c) Los nombres de archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes.
d) El separador de campos debe ser pipe (|) y debe ser usado exclusivamente para este fin. Los campos que corresponden a descripciones no deben incluir el carácter especial coma (,).
e) Cuando dentro de alguno de los archivos de datos se definan campos que no son obligatorios para ese registro, este campo no llevará ningún valor, es decir debe ir vacío y reportarse en el archivo entre dos pipes, por ejemplo si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío se reportará así: dato1||dato3.
f) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“”) ni ningún otro carácter especial.
g) Los campos de tipo fecha deben venir en formato AAAA-MM-DD incluido el caracter guion, a excepción de las fechas que hacen parte del nombre de los archivos.
h) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios.
i) Tener en cuenta que cuando los códigos traen CEROS, estos no pueden ser remplazados por la vocal 'O' la cual es un carácter diferente a cero.
j) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro. Se utiliza el ENTER como fin de registro.
k) Los archivos deben estar firmados digitalmente.
4. PERIODICIDAD
4.1. Archivo maestro
La información con la totalidad de los registros de la población especial vigente a la expedición de la presente resolución, debe ser enviada por parte de la entidad que genera los listados censales a la entidad responsable de la consolidación y reporte de los listados censales.
Durante este tiempo las entidades deberán verificar la calidad de los registros, tanto en lo relativo al cumplimiento de las condiciones técnicas como de la verificación de los datos para la plena identificación de las personas y la condición de supervivencia.
En todo caso antes del 31 de marzo de 2017 todas las entidades responsables de la generación del listado censal deben tener en firme la población especial a su cargo.
El archivo maestro de cargue inicial se reportará el Fosyga, o la entidad que haga sus veces, durante el mes de julio de 2017, a partir del mes de agosto de 2017 solo podrán reportar los ingresos mediante el maestro de ingresos y las exclusiones mediante novedades.
4.2. Reporte de novedades
Las novedades serán reportadas en los últimos cinco (5) días hábiles de cada mes a través de la carpeta SFTP Listado Censal, que será dispuesta por el Fosyga o la entidad que haga sus veces para este fin. De las inconsistencias de los datos, encontradas en los procesos de validación serán retroalimentadas las entidades responsables de la generación, consolidación y reporte en la segunda semana de cada mes.
