Resolución 173 de 2016 ESU

RESOLUCIÓN 173 DE 2016

(febrero 24)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU

Por la cual se adoptan las Tablas de Retención Documental actualizadas de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU.

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA – ESU.

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el decreto 178 de 2002, la resolución 298 de 2002 y la resolución 013 de 2005 y

CONSIDERANDO:

1. Que la ley 594 de 2000 o ley general de archivos, en su artículo 24 establece la obligatoriedad para las entidades de la administración pública, de elaboración y adopción de las Tablas de retención documental.

2. Que el Archivo General de la Nación, mediante Circular 001 de 2001 estableció el cronograma para la presentación de las Tablas de Retención Documental para los organismos del orden Municipal.

3. Que es deber de la administración pública organizar y conservar sus archivos en las diversas fases de formación, entiendo el proceso como archivo de gestión, archivo central y archivo histórico de la entidad.

4. Que el acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013 del Archivo General de la Nación, reglamentó los decretos 2578 y 2609 de 2012 y modificó el procedimiento para elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

5. Que mediante circular externa 03 de 2015. El Archivo General de la Nación impartió las directrices para elaboración de las Tablas de Retención Documental.

6. Que las Tablas de retención Documental de la Empresa fueron aprobadas mediante acuerdo 01 de 2008 del Consejo Municipal de Archivos.

7. Que el programa de gestión documental de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, aprobado en acta de fecha mayo 8 de 2012, por el Comité Interno de Archivo, establece la necesidad de actualizar las Tablas de retención documental cada dos años.

8. Que el Comité Interno de Archivo de la Empresa para la Seguridad Urbana-ESU, mediante acta 17 de diciembre 23 de 2014 avaló favorablemente el documento Actualización de las Tablas de Retención Documental versión 2014.

9. Que el Secretario General de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU presentó al Consejo Departamental de Archivos el documento actualizado de las tablas de retención documental con radicado externo 2015002495 fechado en julio 8 del mismo año y recibido en la Gobernación de Antioquia con el No. 201500335847.

10. Que el acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación, establece que transcurridos noventa días (90), desde la presentación de las TRD y TVD, a los Consejos Departamentales o Distritales de Archivos o al Archivo General de la Nación, sin que dichas instancias se hayan pronunciado, la entidad podrá proceder a su inmediata implementación.

11. Que el decreto 1080 de 2015, en su artículo 2.8.2.1.16 numerales 3 y 4, establece la responsabilidad del Comité interno de archivo sobre para la aprobación de las Tablas de Retención Documental y el respectivo envío al Consejo departamental de Archivos y la presentación al registro Único de series documentales del Archivo General de la Nación.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Aprobar y adoptar las Tablas de Retención Documental de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, las cuales fueron avaladas por el Comité Interno de Archivo a través de Acta 17 del 23 de diciembre de 2014.

ARTÍCULO 2. Aplicar lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental, en las diferentes fases del proceso de gestión documental.

ARTÍCULO 3. Responsabilizar de la conservación, transferencia, y consulta de las diferentes series documentales relacionadas en las Tablas de Retención Documental de todas las dependencias a los directores de área y líderes de cada proceso.

ARTÍCULO 4. Establecer que las modificaciones que sufran las Tablas de Retención Documental, se harán de acuerdo con los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación, siendo además aprobadas por el Comité Interno de Archivo y con posterior refrendación por parte del Secretario General de la Empresa�Convalidación del Consejo Departamental de Archivos y presentadas en el Registro Único de Series Documentales del Archivo General de la Nación.

ARTÍCULO 5. Derogar la resolución 168 de noviembre 26 de 2008.

ARTÍCULO 6. Esta disposición rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Medellín el día veinticuatro (24) del mes de febrero de dos mil dieciséis (2016).

DAVID VIEIRA MEJÍA

Gerente Empresa para la Seguridad Urbana - ESU