Resolución 705 de 2014 ESU

RESOLUCIÓN 705 DE 2014

(diciembre 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU

Por la cual se expiden disposiciones relativas al Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Entidad.

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA – ESU.

en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el Decreto Municipal 178 de 2002 y el Acuerdo 044 de 2012 de la Junta Directiva y,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el Acuerdo 044 del 19 de octubre de 2012, la Junta Directiva expidió el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales, aprobó la reestructuración administrativa, la planta de cargos, y la asignación salarial de los cargos contemplados en la Planta Global de Personal de la Empresa para la Seguridad Urbana.

En atención a la importancia que debe dársele al trámite de las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones -PQRSF- y a la publicidad que requiere el mismo, se hace necesario actualizar algunos perfiles de cargos definidos en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales contemplados en la planta global de personal de la Empresa para la Seguridad Urbana -ESU-.

La modificación de las funciones en el perfil de los empleos es un medio para lograr una efectiva prestación del servicio y lograr el mejoramiento continuo.

La comunicadora como encargada de administrar los procesos de las comunicaciones internas y externas de la organización, debe asumir también todo lo relativo a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones -PQRSF-, que hasta el momento venía siendo tramitado por la Auxiliar Comercial, quien de aquí en adelante se dedicará de lleno al apoyo de la dirección a la cual pertenece.

Por lo anterior se hace necesario actualizar el perfil correspondiente a los cargos de Comunicadora y Auxiliar Comercial.

Con la expedición del Acuerdo 044 de 2012 se delegó en el Gerente la facultad de reglamentar los aspectos necesarios para mantener actualizado el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales.

Con fundamento en lo anterior,

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Actualizar el perfil correspondiente al cargo de Comunicador:

I. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo	Comunicador
Dependencia	Gerencia
Número de plazas	1
Jefe inmediato	Gerente

II. DESCRIPCIÓN DE CARGO

Propósito del Cargo: Administrar los procesos de las comunicaciones internas y externas de la organización, mediante la formulación y ejecución de planes, programas, estrategias, campañas y proyectos en materia de comunicación, asegurando el adecuado flujo de información en los distintos niveles de la Organización, el cumplimiento de la normatividad en materia de comunicación informativa y el adecuado uso de la imagen corporativa ante los diferentes medios y públicos.

Responsabilidades	Actividades
Diseñar el Plan de Comunicación Organizacional que responda a los resultados de la encuesta de clima laboral (componente de comunicaciones), los resultados de la Evaluación del Sistema de Control Interno y un análisis DOFA del componente comunicacional de la entidad.
Estructurar el manual de estilo corporativo de la ESU y gestionar su socialización y divulgación con el personal de la ESU.
1. Diseñar e implementar el Plan de Comunicación Organizacional	Definir los canales de comunicación entré la dirección de la entidad y los demás servidores de la ESU.
Diseñar la estrategia comunicacional que garantice el flujo de información en la entidad tanto descendente, ascendente y transversal, de manera que se contribuya con el logro de los objetivos institucionales.
Administrar los medios y espacios de comunicación internos de la compañía, buscando comunicar a nivel interno los eventos, proyectos y demás información de interés.
Realizar seguimiento a la ejecución del Plan de Comunicación Interno y al funcionamiento de los canales de comunicación definidos.
Identificar la información institucional de obligatoria divulgación, y con base en ella elaborar el plan de Comunicación Informativa.
2. Diseñar e implementar el Plan de Comunicación Informativa (Ciudadanía, Partes Interesadas)	Velar por la publicación oportuna de la información institucional identificada en el plan, a través de los medios que sean requeridos (Boletín Institucional).
Garantizar el acceso de la ciudadanía a la información sobre los procedimientos de vinculación del recurso humano a la entidad.
Contribuir con el acceso de la ciudadanía a la información de la entidad en los términos que establece la ley 962 de 2005 (Antitrámites y gobierno en línea).
Construir estrategias publicitarias, seleccionar y coordinar el manejo de los medios de comunicación, que logren un posicionamiento de la marca, de acuerdo a las políticas establecidas.
Apoyar en la elaboración y promoción del portafolio de servicios.
3. Generar estrategias para posicionar la marca ESU en el público objetivo.	Coordinar eventos externos, incluyendo la logística requerida, así como el freeprees (Relaciones públicas, boletines etc.).
Coordinar con los proveedores el diseño, elaboración y producción de piezas gráficas, publicitarias, material promocional acordes a las políticas de comunicaciones internas.
Gestionar y supervisar la realización del programa de televisión institucional.
Administrar y actualizar los contenidos de la página web de la compañía.
Participar en la definición de los planes de acción para la vigencia garantizando su alineación con los objetivos estratégicos de la Entidad y con los objetivos propios del proceso.
Ejecutar de manera oportuna y eficaz las actividades asignadas en los planes de acción.
4. Participar en la formulación y ejecución de los planes de acción del Área	Calcular los indicadores de gestión a su cargo que den cuenta de la eficacia, eficiencia y efectividad del proceso. El cálculo de los indicadores incluye el análisis de los datos y el establecimiento de acciones de mejora de acuerdo a los procedimientos establecidos por el Sistema de Gestión Integral.
Elaborar el presupuesto general del área de comunicaciones.
Proponer acciones encaminadas al mejoramiento de los procesos del Área.
Recepcionar y registrar en la Página Web de la ESU, las PQRSF de los clientes, proveedores y comunidad en general.
Recibir las PQRSF que las diferentes áreas hayan registrado por la Página Web ESU, para dar trámite.
Direccionar las PQRSF al proceso encargado de gestionar (tramitar) la Respuesta.
Realizar seguimiento a las PQRSF verificando que los términos de respuesta se encuentren en los tiempos estipulados por la ley y que cumpla con las especificaciones de lo solicitado por el cliente.
5. Gestionar y solucionar las inquietudes de los clientes. (PQRSF).	Verificar que la respuesta a la PQRSF enviada al cliente, cuente en el Mercurio con los soportes correspondientes y finalizar el trámite como se evidencia en el procedimiento de seguimiento y respuesta a las PQRSF.
Recibir de las diferentes áreas las demás dificultades relacionadas con clientes o proveedores, para hacer un tratamiento igual.
Entregar informes de las PQRSF al área de control interno para crear acciones de mejora al interior de la organización y programar las respectivas actividades de mejoramiento.

6. Realizar seguimiento y supervisión integral a los contratos delegados.

7. Mantener la estricta reserva y confidencialidad sobre las operaciones, negocios, actuaciones, datos, información o asuntos que conozca por razón de las funciones que desempeñe o que sean de su conocimiento, de conformidad con el Decreto 2127 de 1945 y las leyes 190 de 1995 y 734 de 2002. Por tal motivo no podrá darla a conocer salvo que esté expresamente autorizado para hacerlo.

8. Cumplir con todas las demás responsabilidades que siendo de la naturaleza del cargo sean asignadas por su superior inmediato.

9. Acatar y ejecutar los requerimientos que demanden la implementación y el sostenimiento del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad.

Resultados esperados en el desempeño del cargo:

1	Nivel de cumplimiento de los planes de comunicación. (% de actividades ejecutadas Vs programadas).
2	Posicionamiento de la marca ESU. (% de cumplimiento de estrategias para posicionamiento de Marca) (Nivel de top of mind)
3	Fomento de la Cultura Organizacional en función de las variables relacionadas con el estilo corporativo. (Nivel de Cultura Organizacional - solamente variables relacionadas con el estilo corporativo - escala 1-5).
4	Funcionalidad y efectividad de los canales de comunicación internos y externos
5	Nivel de cumplimiento sobre lo establecido en la ley 962 de 2005 y sus normas reglamentarias con respecto a los componentes de gobierno en línea y antitrámites.
6	Cumplimiento de los cronogramas e indicadores establecidos en los planes de acción bajo su responsabilidad.

III. COMPETENCIAS TÉCNICAS Y COMPORTAMENTALES

Educación	Especificaciones
Bachiller
Técnico
Tecnológico
Profesional	X	Título Profesional en Comunicación social preferiblemente con los siguientes énfasis: Organizacional, Publicitaria, relaciones corporativas.
Postgrado	X	Especialización en Comunicación Organizacional, publicidad o relaciones corporativas.

Experiencia:

Mínima de 2 años desempeñando cargos relacionados con la comunicación social

Conocimientos específicos del cargo:

Direccionamiento Estratégico

Estilo Corporativo

Ley 962 de 2005 y sus normas reglamentarias

Herramientas ofimáticas básicas. Software de presentaciones nivel intermedio

Competencias corporativas	Grado
Actitud de servicio	4
Adaptación al cambio	4
Conciencia organizacional	4
Orientación al logro	4
Planeación y organización	4
Competencias del cargo	Grado
Atención al detalle y análisis numérico	4
Creatividad e innovación	4
Dinamismo	4
Liderazgo	4
Orientación al cliente	4
Trabajo en equipo	4

IV. RESPONDE POR:

Materiales: Equipo de cómputo, equipo de comunicaciones.

Decisiones: No

Dinero: No

Información Confidencial: Si.

ARTÍCULO 2. Actualizar el perfil correspondiente al cargo de Auxiliar Comercial:

I. IDENTIFICACIÓN Y UBICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo	Auxiliar Comercial
Dependencia	Dirección Comercial
Número de plazas	1
Jefe inmediato	Director Comercial
Cargos que le reportan	Ninguno

II. DESCRIPCIÓN DE CARGO

Propósito del Cargo: Contribuir al mejoramiento de los niveles de satisfacción del cliente, a través de la oportuna respuesta a las necesidades de servicio y a la gestión en la legalización de los contratos interadministrativos, y demás documentos que se requieran.

Responsabilidades	Actividades
Recibir la minuta pre-elaborada por el cliente y gestionar su revisión por parte de Un (1) abogado especialista de la Secretaria General, Un (1) profesional comercial y el Líder de Línea que corresponda para cada caso particular, para su revisión y modificación.
Recopilar documentos ESU (RUT, Registro Mercantil, Certificado Parafiscales Contraloría, Procuraduría, Hoja de Vida de la Función Pública, Acta Posesión Gerente, Cedula Ciudadanía Gerente, y demás documentos legales de la entidad que requiera el cliente), y enviar al cliente previa suscripción del contrato interadministrativo.
1. Gestionar la legalización de los contratos interadministrativos.	Enviar la minuta del contrato al cliente una vez haya sido revisada y modificada por las áreas involucradas, en caso de que el cliente manifieste observaciones gestionar su revisión hasta lograr la aceptación y consenso entre las partes.
Entregar a los Líderes de Línea y a los Líderes de las áreas de apoyo (financiera) el contrato con el fin de recibir su visto bueno y tramitar su suscripción. Para las actas de inicio, adiciones, ampliaciones y otrosí a contratos interadministrativos celebrados por la Entidad, opera el mismo proceso.
Tramitar la expedición de pólizas cuando el contrato lo requiere.
Gestionar con la Secretaria General la verificación y firma de pólizas.
Diligenciar registros de control en el formato aprobado por el Sistema Integral de Calidad (FO-GCS-26 Control a Convenios) que permitan identificar la trazabilidad y estado de la documentación requerida para la legalización de los contratos interadministrativos.
Enviar copia de contrato interadministrativo y acta de inicio en formato digital a los líderes de procesos (Personal definido por la Dirección Financiera y Líderes de Líneas de Negocio que corresponda en cada caso particular), para proceder con la ejecución del objeto contractual. Para las adiciones, ampliaciones y otro si a contratos interadministrativos celebrados por la Entidad, opera el mismo proceso.
Enviar carpeta contractual para archivo al centro de información documental, garantizando que contenga los siguientes documentos: Estudios previos firmados, Registro presupuestal, Propuesta Comercial, Pólizas (cuando sean requeridas), Acta de inicio y Copia del Contrato interadministrativo.
2. Gestionar la legalización de documentos	Tramitar las firmas de aprobación de las actas de terminación y liquidación (parcial y final).
Elaborar las cartas de aceptación de adiciones, ampliaciones y otro si a los contratos interadministrativos y tramitar sus firmas.
Tramitar las firmas de cartas de solicitud de ampliación.
Enviar cada mes correo de alerta, informando los contratos interadministrativos próximos a vencer.
Atender las llamadas de los clientes y brindar soluciones a posibles dificultades que se puedan presentar.
3. Apoyar la Gestión Comercial	Apoyar en la actualización de la base de datos de clientes.
Apoyar en la elaboración de propuestas comerciales cuando sea requerido.
Apoyar al Director comercial en las demás tareas administrativas (solicitud de viáticos, solicitud de requerimientos, entre otras), que le sean asignadas
4. Tramitar el proceso de evaluación de satisfacción del cliente.	Actualizar la base de datos de los clientes.
Proponer, y participar en la elaboración de los formularios de preguntas (encuestas).
Aplicar las diferentes encuestas buscando información sobre la satisfacción del cliente.
Tabular y analizar la información de la encuesta de Satisfacción del Cliente, la cual se reportará en informe que será socializado por el Director Comercial ante las diferentes partes interesadas.
Realizar el seguimiento a las acciones de mejora propuestas por las partes, y que estarán enfocadas a buscar la satisfacción del cliente.
Contribuir en la definición de los objetivos específicos de la vigencia que la Dirección Comercial debe establecer para garantizar el cumplimiento de los Objetivos Estratégicos Comerciales a largo plazo.
5. Participar en la formulación y ejecución del plan de acción de la dirección	Participar en la definición de los planes de acción para la vigencia que permita alcanzar los objetivos específicos establecidos.
Contribuir con el cumplimiento de los objetivos de la dirección mediante la ejecución de manera oportuna y eficaz de las actividades asignadas en los planes de acción.
Proponer acciones encaminadas al mejoramiento de los procesos de la dirección.

6. Ejercer funciones de supervisión e interventoría según su idoneidad y dependiendo del objeto contractual.

7. Mantener la estricta reserva y confidencialidad sobre las operaciones, negocios, actuaciones, datos, información o asuntos que conozca por razón de las funciones que desempeñó o que sean de su conocimiento, de conformidad con el Decreto 2127 de 1945 y las leyes 190 de 1995 y 734 de 2002. Por tal motivo no podrá darla a conocer salvo que esté expresamente autorizado para hacerlo.

8. Cumplir con todas las demás responsabilidades que siendo de la naturaleza del cargo sean asignadas por su superior inmediato.

9. Acatar y ejecutar los requerimientos que demanden la implementación y el sostenimiento del Sistema de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad.

Resultados esperados en el desempeño del cargo

1	Oportunidad en el trámite de la encuesta de satisfacción (diligenciada y tabulada) y elaboración del informe correspondiente.
2	Garantizar el cumplimiento de la documentación soporte de los contratos interadministrativos, y gestionar las firmas de los diferentes contratos interadministrativos suscritos por la organización en los tiempos establecidos.
3	Garantizar que las propuestas comerciales elaboradas por el auxiliar cumplan con los requisitos jurídicos, técnicos, financieros, tributarios y económicos de acuerdo a la normatividad aplicable y a las políticas internas establecidas.

III. COMPETENCIAS TÉCNICAS Y COMPORTAMENTALES

Educación	Especificaciones
Bachiller	X	En sistemas, administración, atención al cliente y/o áreas afines.
Técnico
Tecnológico
Profesional
Postgrado

Experiencia:

1 año en empleos relacionados con las responsabilidades y funciones señaladas para el cargo.

Conocimientos específicos del cargo:

Atención al cliente

Word intermedio e Excel intermedio, internet.

Protocolo empresarial

Competencias corporativas	Grado
Actitud de servicio	4
Adaptación al cambio	4
Conciencia organizacional	4
Orientación al logro	4
Planeación y organización	4
Competencias del cargo	Grado
Orientación al cliente	4
Colaboración	4
Comunicación efectiva	3
Atención al detalle	4

IV. RESPONDE POR:

Materiales: Equipo de cómputo.

Decisiones: No

Dinero: No

Información Confidencial: Si.

ARTÍCULO 3. Será responsabilidad de la Dirección Administrativa y Financiera adelantar el proceso de divulgación y socialización del contenido del presente acto administrativo.

ARTÍCULO 4. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Medellín, a los veinticinco (10) días del mes de diciembre de 2014.

MAURICIO RICARDO SALGADO PINZÓN

Gerente