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RESOLUCIÓN No 232 de 2016
(08 de julio)
GACETA OFICIAL. AÑO XXIII. N. 4386. 21, JULIO, 2016. PÁG. 98.
“Por medio de la cual se expide la versión 7 sobre la Rendición y Revisión de la Cuenta e Informes para el Municipio de Medellín y sus entidades descentralizadas sobre las cuales la Contraloría General de Medellín ejerce control fiscal”
EL CONTRALOR GENERAL DE MEDELLÍN,
en uso de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los Artículos 267, 268 y 272 de la Constitución Política, y las Leyes 42 de 1993, 610 de 2000, 136 de 1994, 1474 de 2011 y Acuerdo municipal 66 de 2012 y,
CONSIDERANDO:
1. Que el Artículo 267 de la Constitución Política prescribe en sus incisos 1 y 2 que “el control fiscal es una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación”, además “incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y la valoración de los costos ambientales”.
2. Que la Constitución Política en el numeral 1 del Artículo 268 en concordancia con el Artículo 272 expresa, que es atribución del Contralor General de la República “Prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas los responsables del manejo de fondos o bienes de la Nación e indicar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados que deberán seguirse”.
3. Que el numeral 2 del Artículo 268 de la Constitución Política señala como atribución del Contralor General de la República, “Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que hayan obrado”.
4. Que el numeral 4 del Artículo 268 de la Constitución Política establece como atribuciones del Contralor General de la República, “Exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación”.
5. Que la Ley 42 de 1993 en el Artículo 9 define los sistemas del control fiscal, así:
“Para el ejercicio del control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados, la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes”.
6. Que la misma Ley en el Artículo 15, define la cuenta como “el informe acompañado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario”.
7. Que el Artículo 16 de la Ley 42 de 1993, estableció que el Contralor General de la República determinará las personas obligadas a rendir cuentas y prescribirá los métodos, formas y plazos para ello. No obstante lo anterior, cada entidad conformará una sola cuenta que será remitida por el jefe del organismo respectivo a la Contraloría General de la República.
8. Que la Ley 136 de 1994 en su artículo 165, establece entre otras atribuciones de los contralores municipales y distritales las siguientes:
a) Revisar y fenecer las cuentas que deben llevar los responsables del erario y determinar el grado de eficacia y eficiencia con que hayan obrado éstos, conforme a la reglamentación que expida el Contralor General de la República.
b) Exigir informes sobre su gestión a los servidores públicos del orden municipal y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos y bienes de la respectiva entidad territorial.
c) Aprobar los planes de cuentas de las entidades sometidas a su control y vigilancia y conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno en las mismas.
9. Que de acuerdo con los Artículos 2 y 3 de la Ley 42 de 1993, son sujetos de control fiscal los organismos que integran la estructura de la administración municipal (sector central y descentralizado), así como los particulares, personas jurídicas y cualquier otro tipo de organización o sociedad que maneje recursos, fondos o bienes del Estado.
10. Que el Artículo 3 del Decreto 4791 de 2008 prescribe, que “El rector o director rural en coordinación con el consejo directivo del establecimiento educativo estatal administra el Fondo de Servicios Educativos de acuerdo con las funciones otorgadas por la Ley 715. de 2001 y el presente decreto”.
PARÁGRAFO. Se entiende por administrar el Fondo de Servicios Educativos “las acciones de presupuestación, recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto por el consejo directivo”.
11. Que conforme a la normativa interna de la Contraloría General de la República, los contralores departamentales, distritales y municipales deben remitir a dicha Entidad, un informe de deuda pública de las entidades y organismos que auditan, en el formato SEUD y en los formatos y nomenclatura que ésta prescriba para tal efecto. Esa información será conciliada con las operaciones de deuda remitida directamente por las entidades territoriales.
12. Que las Sentencias C-484 y C-661 de 2000, señalaron el alcance del denominado, por la Ley 42 de 1993, “Capítulo de Sanciones”, el cual faculta a las contralorías para imponer multas cuando no se rindan las cuentas en forma oportuna o se obstaculice la función fiscalizadora.
13. Que la Ley 951 de 2005, que crea el acta de informe de gestión, atribuye a los organismos de control fiscal en el ámbito de su competencia la vigilancia y el cumplimiento de las disposiciones y procedimientos a que se refiere esta ley.
14. Que el Decreto Nacional 1469 de 2010, en el Artículo 75 estableció, que “El curador urbano es autónomo en el ejercicio de sus funciones y responsable disciplinaria, fiscal, civil y penalmente por los daños y perjuicios que causen a los usuarios, a terceros o a la administración pública en el ejercicio de su función pública”.
15. Que la Auditoría General de la República mediante Resolución 008 de 2015 reglamentó la rendición de cuentas e informes que deben rendir los sujetos vigilados por dicha entidad, a través de la plataforma SIREL, aplicativo SIA OBSERVA.
16. Que la Resolución 008 de 2015 en el artículo 7 parágrafo 4 establece: “ A partir de la entrada en vigencia de la presente resolución, la información que se rinde en los formatos F-13 (Contratación) y F-20.1 (Control a la contratación de Sujetos), deberá presentarse mes a mes, a más tardar dentro los cinco (5) días hábiles del mes siguiente, a través del link que se encuentra en el SIREL, denominado SIA OBSERVA, de acuerdo con el manual del usuario”.
17. Que es menester que los sujetos de control rindan a la Contraloría General de Medellín, la información correspondiente a los contratos, para dar cumplimiento a la anterior resolución.
18. Que para dar cumplimiento a la Ley 1474 de 2011, y lograr la finalidad de fortalecer el control fiscal territorial, se requiere revisar, ajustar y simplificar el proceso de rendición de cuentas e informes ante la Contraloría General de Medellín.
RESUELVE:
DE LA RENDICIÓN DE LA CUENTA E INFORMES.
GENERALIDADES DE LA RENDICIÓN.
ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> La presente resolución tiene por objeto prescribir los métodos y la forma de rendir cuentas e informes a la Contraloría General de Medellín por los responsables de la administración o manejo de fondos, recursos o bienes del Municipio de Medellín.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Ámbito de aplicación. Estas disposiciones aplican a todas las entidades públicas del orden municipal, a las entidades descentralizadas territorialmente y por servicios del mismo orden, y a los particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos, sometidos a la vigilancia de la Contraloría General de Medellín por disposición constitucional y legal.
PARÁGRAFO. El Contralor General de Medellín mediante resolución señalará el alcance o cobertura de vigilancia fiscal de los sujetos de control fiscal que corresponde a cada Contraloría Auxiliar, de conformidad con la estructura organizacional vigente.
DE LA CUENTA Y SU RENDICIÓN.
ARTÍCULO TERCERO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Cuenta. De conformidad con el Artículo 15 de la Ley 42 de 1993, se entiende por cuenta, la información acompañada de los respectivos soportes, que deben presentar a la Contraloría General de Medellín los responsables del erario, sobre las operaciones legales, técnicas, contables, financieras, gestión y resultados, que hayan realizado en la administración o manejo de los fondos, bienes o recursos públicos.
ARTÍCULO CUARTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Período. La información que integra la cuenta corresponderá al ejercicio fiscal, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de cada vigencia.
ARTÍCULO QUINTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Rendición de la cuenta. Deber legal y ético que tiene todo funcionario o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimientos de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.
PARÁGRAFO. Para efecto de la presente Resolución se entiende por responder, aquella obligación que tiene todo funcionario público y particular que administre y maneje fondos, bienes y recursos públicos, de asumir la responsabilidad que se derive de su Gestión Fiscal.
Asimismo, se entenderá por informar, la obligación de comunicar a la Contraloría General de Medellín sobre la Gestión Fiscal desarrollada con los fondos, bienes y recursos públicos y sus resultados.
DE LOS RESPONSABLES.
ARTÍCULO SEXTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Responsables de la rendición de la cuenta e informes. Los responsables de presentar la información a la Contraloría General de Medellín, a través de los medios electrónicos, digitales y físicos, establecidos para cada materia, son el Alcalde de Medellín, el Presidente o Secretario General del Concejo de Medellín, el Personero de Medellín, presidentes, gerentes o directores de las entidades descentralizadas en todas sus formas, grados y niveles, así mismo, los directores o rectores de las instituciones educativas que manejen Fondos de Servicios Educativos, los liquidadores de entidades en proceso de liquidación hasta su terminación, curadores urbanos y los particulares (persona natural o representante de la persona jurídica) que manejen, administren, recauden o inviertan recursos públicos municipales.
DEL MEDIO, LA FORMA Y EL TÉRMINO DE PRESENTACIÓN DE LA CUENTA E INFORMES.
ARTÍCULO SÉPTIMO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Medio para la rendición de información. La cuenta e informes se rendirán en el Sistema de Información, Modulo Rendición de Cuentas e Informes link “Gestión Transparente”, sitio web: http:// www.cgm.gov.co, teniendo en cuenta los procedimientos establecidos en el Manual del Usuario publicado en el mismo sitio.
ARTÍCULO OCTAVO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Forma y términos de la rendición. La rendición de la cuenta e informes, deberá hacerse en las fechas y forma establecidas por la Contraloría General de Medellín en la presente resolución, directamente en el aplicativo “Gestión Transparente”.
PARÁGRAFO. El Contralor o su Delegado, Subcontralor y los contralores auxiliares de auditoría fiscal, en virtud de lo dispuesto en el Artículo 268 numeral 4 de la Constitución Política, en concordancia con el Artículo 165 numeral 3 de la Ley 136 de 1994, podrán solicitar información adicional o informes que se requieran de las entidades auditadas, servidores públicos, y a los particulares o entidades que manejen fondos o bienes del orden municipal para el ejercicio del control fiscal, la cual deberá remitirse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir de la recepción de la solicitud de la Contraloría General de Medellín por la entidad auditada.
ARTÍCULO NOVENO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Prórrogas. El representante legal de la respectiva entidad o quien haga sus veces podrá solicitar prórroga por escrito, debidamente motivada, ante el Contralor, con anterioridad no inferior a tres (3) días hábiles al vencimiento.
El Contralor, podrá otorgar la prórroga de los plazos establecidos, por un máximo de 5 (cinco) días hábiles, y tendrá un plazo de 3 (tres) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud de prórroga para resolverla, fecha después de la cual si no existe pronunciamiento, se entenderá otorgada.
ARTÍCULO DÉCIMO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> De la rendición de cuenta al culminar una gestión. Los servidores públicos y los particulares que administren fondos o recursos del Estado, están obligados, en los términos de la Ley 951 de 2005, a entregar al servidor público entrante un informe mediante acta de informe de gestión sobre todos los asuntos de su competencia, gestión contable y estado de los recursos financieros, humanos y administrativos por el período que estuvieron al frente del mismo, o cuando se ratifica en el cargo al vencimiento del período, según sea el caso, desagregado por vigencias fiscales.
PARÁGRAFO 1. El término para rendir el informe de que trata la Ley 951 de 2005, es de quince (15) días hábiles.
PARÁGRAFO 2. El responsable de rendir cuentas deberá solicitar la inactivación del usuario del sistema de rendición de cuentas “Gestión Transparente” asignado por la Contraloría General de Medellín, al momento de retirarse.
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> De Entidades en Liquidación. Las entidades en proceso de liquidación, deberán rendir los informes que se soliciten con ocasión de la auditoría a realizar.
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> De La Deuda Pública (Nuevos Créditos). En todo caso los registros de deuda pública, originados en nuevos créditos se someterán a la reglamentación vigente.
DE LA RENDICIÓN EN LÍNEA.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> El Municipio de Medellín y sus entidades descentralizadas, deberán rendir la cuenta e informes mediante el aplicativo “Gestión Transparente”, según lo dispuesto en el Artículo 7 de la presente resolución.
PARÁGRAFO. A las entidades sujetas de control que tengan o llegaren a tener filiales o inversiones en el exterior, se les hará control a través de la casa matriz.
| INFORMACIÓN QUE SE DEBE RENDIR | FECHA DE CORTE | FECHA DE RENDICIÓN |
| MÓDULO PLAN DE ACCIÓN Y DESARROLLO | ||
| * Registro de Información asociada al proyecto en la plataforma GT | Sin | Permanente |
| * Documentos Soportes: | ||
| Plan de Desarrollo (Exclusivo para el Municipio de Medellín). | Sin | Cinco días hábiles luego de ser sancionado por el Alcalde u organismo competente cuando se formule o modifique |
| Plan estratégico, Planes de Negocios, Planes de Inversión, Planes Soportes (Todas las entidades excepto Municipio de Medellín). | ||
| Autoevaluación: Plan de Desarrollo, Plan indicativo y planes de Acción(Exclusivo para el Municipio de Medellín). | dic-31 | mar-15 |
| Autoevaluación: Plan estratégico, Planes de Negocios, Planes Soportes, planes de Acción e Indicadores de resultados (Todas las entidades excepto Municipio de Medellín). (Todas las entidades excepto Municipio de Medellín). | feb-15 | |
| MÓDULO DE PROCESOS JUDICIALES | ||
| * Registro de Información asociada a procesos judiciales en la plataforma GT | Sin | Permanente |
| MÓDULO DE CONTRATACIÓN | ||
| * Registro de Información asociada al contrato en la plataforma GT | Sin | Permanentedentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la actuación dentro del proceso contractual |
| MÓDULO DEUDA PÚBLICA Y PROYECTOS FINANCIADOS | ||
| * Registro de Información asociada a la deuda pública en la plataforma GT | Sin | Permanente |
| MÓDULO ANEXOS ADICIONALES | ||
| Plan de mejoramiento único: Informe de seguimiento. | dic-31 | feb-15 |
| Plan de mejoramiento único: Formulación de acciones. | Cada que se genere | 10 días hábiles, contados a partir de la recepción del informe final deauditoría |
| Mapa de Procesos (rendiciones posteriores a la vigencia fiscal 2016, se harán solo si se presentan modificaciones). | dic-31 | feb-15 |
| Mapa de Riesgos. | ||
| Informe de gestión de cartera por edades. | dic-31 | feb-15 |
| Estado de situación financiera de apertura (ESFA) | feb-15 | |
| Políticas contables establecidas bajo el nuevo marco regulatorio | feb-15 | |
| Relación de los bancos y números de las cuentas y el saldo con su respectivo fondo; especificando el tipo de recursos que se mueven en ellas | feb-15 | |
| Autoevaluación del Sistema de Control Interno. | Feb- 28(Sujeta a la fecha de rendición del DAFP) | |
| Acta de informe de gestión al concluir un período o retiro del cargo (según ley 951 de 2005). | Fecha de retiro o conclusión del período | 15 días hábiles luego de haber salido del cargo |
| Sistema general de participaciones - Alumbrado público(Exclusivo para el Municipio de Medellín). | dic-31 | feb-15 |
| Patrimonio cultural (Exclusivo para el Municipio de Medellín). | ||
| Plan plurianual de inversiones, por cada Dimensión, Reto, programa y macroproyecto, debe contener como mínimo: | jun-30 | ago-31 |
| recursos programados año a año (Exclusivo para el Municipio de Medellín). | dic-31 | mar-30 |
| Puntos de Control - Establecimientos Educativos (Exclusivo para el Municipio de Medellín). | dic-31 | feb-15 |
| MÓDULO AMBIENTAL | ||
| * Documentos Soportes: | ||
| Informe sobre cuantificación del impacto por el uso o deteriorode los recursos naturales y el medio ambiente: | dic-31 | feb-15 |
| Gestión Ambiental | ||
| MÓDULO GESTIÓN FINANCIERA | ||
| * Documentos Soportes: | ||
| Los estados contables básicos deberán rendirse a nivelde cuenta cuatro (4) dígitos (formato pdf) y subcuenta seis (6) dígitos (formato en excel): | ||
| Estado de Situación Financiera | feb-15(Sujeta a la fecha de rendición dela CGN) | |
| Estado del Resultado Integral | ||
| Estado de Cambios en el Patrimonio | dic-31 | |
| Estado de Flujo de Efectivo | ||
| Notas a los Estados Financieros en formato word o pdf | ||
| Informe de Control interno contable | feb-15 | |
| Información sobre participación patrimonial - composición accionaria - (Entidades que les aplique) | ||
| Acta de aprobación de estados contables por la junta directiva o el máximo organismo colegiado de dirección(Entidades que les aplique) | dic-31 | 5 días hábiles después de la aceptación de la junta directiva o elmáximo organismo decisorio |
| Dictamen de razonabilidad sobre los estados financieros,expedido al cierre de cada ejercicio contable (Entidades que les aplique) | mar-30 | |
| Informe de Litigios y Demandas | dic-31 | feb-15 |
| Fiducias | dic - 31 | feb-15 |
| MÓDULO PRESUPUESTO | ||
| * Documentos Soportes: | ||
| Marco fiscal de mediano plazo (Exclusivo para el Municipio de Medellín). | dic-31 | feb-15 |
| Relación resolución de reservas de apropiación (Exclusivopara el Municipio de Medellín y Establecimientos Públicos). | ||
| Ejecución presupuestal de ingresos (desagregado a 10 dígitos), debe contener como mínimo: presupuesto inicial, adiciones, reducciones, presupuesto definitivo, recaudos acumulados, reconocimiento (en caso que lo aplique) y porcentaje de ejecución. | Mensual | 5 primeros días hábiles del mesde corte |
| Ejecución presupuestal de gastos (desagregado a 10 dígitos), debe contener como mínimo: presupuesto inicial, adiciones, reducciones, traslados (créditos y contracréditos) presupuesto definitivo, compromisos, obligaciones, pagos, ejecución total y porcentaje de ejecución. | ||
| Vigencias futuras vigentes (Entidades que les aplique). | dic-31 | feb-15 |
| Acto administrativo de aprobación del presupuesto | Sin | 5 días hábiles después de la fecha de expedición |
| Acto administrativo de liquidación del presupuesto (desagregación) | Sin | 5 días hábiles después de la fecha de expedición |
| Resolución COMFIS delegación aprobación de presupuesto | Sin | 5 días hábiles después de la fecha de expedición |
| Decreto o Resolución reservas presupuestales | Sin | 5 días hábiles después de la fecha de expedición |
| Reservas de caja (C x P causadas en la vigencia anterior) | Sin | feb-15 |
| Acto Administrativo que aprueba modificaciones del Presupuesto(adición, reducción, Traslado agregados presupuestales) | Sin | Permanente |
| Relación de traslados (créditos y contracréditos) en cada uno de los agregados presupuestales. Debe contener mínimo: acto administrativo, tipo de traslado, cuenta y valor | dic-31 | feb-15 |
DE LOS CURADORES URBANOS.
La presente resolución aplica a los curadores urbanos con jurisdicción en el municipio de Medellín, por cuanto son particulares que cumplen funciones públicas y gestión fiscal, frente al estudio, trámite y expedición de licencias urbanísticas, así como el desarrollo de otras actuaciones relacionadas con el otorgamiento de éstas, y el reconocimiento de la existencia de edificaciones.
Los curadores, deberán rendir la cuenta o informes en los formatos y fechas señalados a continuación:
| INFORMACIÓN QUE SE DEBE RENDIR | FECHA DECORTE | FECHA DE RENDICIÓN |
| MÓDULO ANEXOS ADICIONALES | ||
| Plan De mejoramiento único: Informe De Seguimiento. | Dic-31 | feb.-15 |
| Plan De mejoramiento único: Formulación De Acciones. | Cada que se Generen | 10 días hábiles, contados a partir De la recepción Del informe final De auditoria |
| Relación de Licencias Aprobadas, Desistidas, Negadas y Causadas por Silencio Administrativo. Deben contener: No do Radicado, Fecha do Radicación, No de Resolución, Nombre Del Solicitante, Dirección, Tipo De Trámite (Licencia), Área Del Lote, Modalidad De Licencia (Área Aprobada), Uso, Constructor, y Obligaciones Urbanísticas, y/o Compensaciones con la Discriminación por Áreas y Observaciones. | Dic-31 | feb.-15 |
| Acta De informe De Gestión al concluir un periodo o retiro del cargo (según ley 951 De 2005). | Fecha De retiro o conclusión Del periodo | 15 Días hábiles luego De Haber salido Del cargo |
DE LA REVISIÓN DE LA CUENTA E INFORMES.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> De la revisión de la cuenta e informes. La Contraloría General de Medellín, mediante los procesos de auditoría adelantará un estudio especializado de todos los documentos que soportan las operaciones realizadas por los responsables del erario público, con el fin de emitir los correspondientes pronunciamientos, dictámenes, conceptos y el fenecimiento de la cuenta de acuerdo con los resultados de las evaluaciones.
En la revisión de cuentas e informes se verificará la oportunidad y suficiencias de la información requerida, asimismo se analizará la calidad de la misma.
PARÁGRAFO 1. La oportunidad y suficiencia de la cuenta e informes, se refiere al cumplimiento de los términos establecidos en la presente resolución.
PARÁGRAFO 2. La calidad de la cuenta e informes, se determina dentro del proceso auditor mediante la aplicación de los diferentes sistemas de control fiscal a las operaciones, procesos, proyectos, programas y planes de los sujetos de control; el resultado de esta revisión consiste en un dictamen integral de la gestión fiscal que comprende:
1. Concepto sobre la gestión.
2 Concepto sobre los resultados.
3. Concepto sobre la gestión financiera y presupuestal (Dictamen Estados Contables).
Los conceptos anteriores son base para determinar si se fenece o no la cuenta rendida por la entidad.
En todo caso, de conformidad con el Artículo 19 de la Ley 42 de 1993, los sistemas de control fiscal podrán aplicarse de forma individual, combinada o total a través de las modalidades de auditoría definidas en la “Guía de Auditoría Territorial”.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Del fenecimiento de la cuenta. Es el pronunciamiento que pone fin a la revisión de la cuenta fiscal rendida por un sujeto de control, mediante el cual se califica la gestión fiscal realizada en el manejo de los recursos puestos a su disposición en cumplimiento de la eficacia, eficiencia, economía, equidad y valoración de costos ambientales.
El fenecimiento que expida la Contraloría se hará aplicando criterios técnicos expresados en la matriz de evaluación de la gestión fiscal establecidos en la Guía de Auditoría Territorial-GAT.
Conforme al Artículo 17 de la Ley 42 de 1993, si con posterioridad a la revisión de cuentas de los responsables del erario aparecen pruebas de operaciones fraudulentas o irregularidades relacionadas con ellas, se levantará el fenecimiento y se iniciara el proceso de responsabilidad fiscal.
La decisión será comunicada a los eventuales responsables y a la entidad respectiva, y contra la misma no procederá recurso alguno.
La Contraloría General de Medellín, establecerá un seguimiento especial sobre los planes de mejoramiento que correspondan a entidades cuya cuenta no fue fenecida.
La solicitud de levantamiento de fenecimiento se hará por parte del Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal, la cual debe ir acompañada de los respectivos soportes, y del proyecto de resolución para la aprobación y firma del Contralor, y una vez comunicado dicho acto, se procede a dar traslado de los hallazgos fiscales a la Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva para lo de su competencia.
PARÁGRAFO 1. Salvedad sobre el fenecimiento: si como resultado de la aplicación de la metodología para la evaluación de gestión fiscal se fenece la cuenta existiendo hallazgos con alcance fiscal se podrán realizar las salvedades correspondientes sobre los mismos.
PARÁGRAFO 2. Fenecimiento expreso: es el acto mediante el cual la Contraloría declara la conformidad de las operaciones, en cuanto al manejo legal, financiero, contable y técnico, y el cumplimiento de los principios de la gestión fiscal en un período determinado.
Este acto será expedido por escrito por el Contralor General de Medellín y/o Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal con fundamento en la decisión previa contenida en el informe de auditoría realizada con base al proceso auditor modalidad regular.
PARÁGRAFO 3. Fenecimiento Presunto (Ficto): opera si al cabo de dos años contados desde el momento de la rendición de la cuenta, la Contraloría General de Medellín no emite ningún pronunciamiento sobre la misma. Lo anterior sin perjuicio de lo dispuesto en los incisos anteriores.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Determinación de los hallazgos. El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada - SER] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos.
Todos los hallazgos determinados por la Contraloría General de Medellín, son administrativos, sin perjuicio de sus incidencias fiscales, penales, disciplinarias o de otra índole, y corresponden a todas aquellas situaciones que hagan ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del auditado, o que viole la normatividad legal y reglamentaria o impacte la gestión y el resultado del auditado (efecto).
La Contraloría General de Medellín, al referirse a los hechos constitutivos de posibles hallazgos, utilizará el término observaciones de auditoría encontradas que inicialmente se presentan como tal y se configuran como hallazgo una vez evaluadas, valoradas y validadas en mesa de trabajo la respuesta o descargos presentados por el Ente auditado.
Del informe preliminar contentivo de las observaciones se correrá traslado a la respectiva entidad para que en un término de cinco (5) días hábiles se pronuncie sobre las mismas, si transcurrido este tiempo no se pronuncia, las observaciones pasan a ser hallazgos de auditoría, caso en el cual se harán los traslados a las autoridades respectivas.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Planes de Mejoramiento. Todo sujeto de control fiscal deberá presentar a la Contraloría General de Medellín, un plan de mejoramiento para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos determinados en el informe de auditoría, producto de la aplicación de los diferentes sistemas de control.
Se entiende por plan de mejoramiento, el conjunto de las acciones correctivas y/o preventivas que debe adelantar un sujeto de control fiscal en un período determinado, para dar cumplimiento a la obligación de subsanar y corregir las causas que dieron origen a los identificados por la Contraloría General de Medellín, como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de adecuar la gestión fiscal a las normas y principios que le son exigibles, o mitigar el impacto ambiental.
PARÁGRAFO 1. Cada sujeto de control fiscal realizará un plan de mejoramiento único, que se actualizará con ocasión de nuevos informes de auditoría. El representante legal de las entidades auditadas, es el responsable de suscribir y presentar el plan de mejoramiento consolidado por entidad, incluyendo todas las acciones de mejoramiento pertinentes.
En los planes de mejoramiento deberá indicarse el servidor público responsable de dar cumplimiento a lo definido en ellos.
Los planes de mejoramiento que se encuentren en desarrollo en una entidad que haya sido absorbida o fusionada por otra, deberán ser asumidos por la nueva entidad, siempre y cuando aplique al negocio y estructura de ésta.
PARÁGRAFO 2. El representante legal del plan tendrá un plazo máximo de diez (10) días hábiles, para la elaboración y presentación del plan de mejoramiento ante la Contraloría General de Medellín, contados a partir de la recepción del informe final de auditoría. El incumplimiento de las acciones propuestas tendientes a subsanar las deficiencias señaladas por la Contraloría, traerá como consecuencia las sanciones a las que se refieren los Artículos 100 y 101 la Ley 42 de 1993.
DE LAS MEDIDAS SANCIONATORIAS.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Causales que dan origen a la imposición de las medidas sancionatorias. De conformidad con la Ley 42 de 1993, son causales para efecto de la imposición de sanciones, las previstas en los artículos 99 y siguientes de la mencionada ley en materia de la rendición de cuenta e informes, además del incumplimiento de los términos y requerimientos establecidos en esta Resolución.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Tipos de sanciones. En el proceso de rendición de cuentas e informes, la Contraloría General de Medellín, según el caso, podrá imponer las medidas correccionales o sanciones a los responsables que trata la Ley 42 de 1993 en su artículo 100 y 101, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás disposiciones de carácter legal que lo modifiquen o adicionen.
DISPOSICIONES FINALES.
ARTÍCULO VIGÉSIMO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> El contenido de la presente resolución debe darse a conocer a todas las entidades auditadas, lo mismo que a los particulares que administren fondos o bienes municipales.
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 170 de 2017 de la Contraloría General de Medellín> Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las Resoluciones 149 de 2013, 013 y 107 de 2014, y 004 de 2016.
PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Medellín, el 8 de julio de 2016
PATRICIA BONILLA SANDOVAL
Contralora General de Medellín
