Resolución 332 de 2016 ESU

RESOLUCIÓN 332 DE 2016

(mayo 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU

Por medio de la cual se fijan las escalas y se reglamentan los gastos reembolsables para los contratistas de la ESU en las comisiones nacionales e internacionales.

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA – ESU.

en uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por el Decreto 178 de 2002,

CONSIDERANDO:

Que en cumplimiento de la misión y visión de la Empresa, y con el ánimo de apoyar las diferentes estrategias enmarcadas en el Plan Estratégico ESU 2016-2019, los contratistas de la entidad por la necesidad del servicio y en cumplimiento de su objeto contractual, podrán ser requeridos para realizar comisiones que contribuyan a la materialización de dichos proyectos tanto a nivel nacional como internacional.

Que es de utilidad y conveniencia para la Empresa procurar la racionalidad y control de los gastos reembolsables correspondientes a tiquetes (terrestres, aéreos, o marítimos), alimentación y manutención; de acuerdo con las necesidades reales de la Entidad.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. Se entenderán por gastos reembolsables los reconocimientos económicos por concepto de transporte, alimentación y manutención, que sean generados por los contratistas de la Entidad, quienes en cumplimiento de su objeto contractual sean asignados en comisiones que impliquen desplazamiento a nivel nacional o internacional, relativas al Plan Estratégico ESU 2016 - 2019.

PARÁGRAFO. Cuando el desplazamiento se realice en vehículos de la empresa o de proveedores de la misma, se reconocerán los peajes y la gasolina.

ARTÍCULO 2. El reconocimiento de estos gastos reembolsables se realizará con la presentación del formato "Legalización de Gastos Reembolsables", el cual deberá estar debidamente autorizado por el supervisor del contrato de prestación de servicios suscrito entre la ESU y el contratista encargado en comisión.

PARÁGRAFO. De la misma forma el Gerente podrá autorizar gastos reembolsables de desplazamiento y manutención para los terceros (clientes actuales y potenciales, o proveedores), en aquellos eventos que resulte necesario y conveniente el acompañamiento a personal de la entidad para investigaciones o negocios de interés para la ESU. El reconocimiento de esta gestión se realizará con los respectivos soportes que para este caso será el oficio de aprobación de la Gerencia y cuenta de cobro del tercero.

ARTÍCULO 3. Las comisiones que requieran el desplazamiento al exterior tanto para contratistas como para terceros (clientes actuales y potenciales, o proveedores), serán autorizadas por el Gerente de la Entidad mediante resolución.

ARTÍCULO 4. Para el caso en que los gastos de transporte y manutención de contratistas o terceros, sean sufragados por un organismo o entidad ajena a la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, estos no serán objeto de reembolso.

ARTÍCULO 5. El contratista asignado en comisión en territorio nacional o en el extranjero, deberá informar al área de presupuesto, como mínimo con dos (2) días hábiles de anticipación al viaje. Lo anterior, con el fin de dar disposición a los recursos.

ARTÍCULO 6. Se reconocerá el 100% de los gastos reembolsables por alimentación y manutención, cuando el comisionado deba permanecer un día completo en el lugar de comisión. Para los casos en que el contratista o tercero no requiera pernoctar en el lugar de comisión, se reconocerá el 50% del valor fijado en esta resolución. Cuando la comisión se cumpla por varios días, el día de regreso se reconocerá por el porcentaje anteriormente establecido (50%).

ARTÍCULO 7. Es necesario legalizar los gastos reembolsables dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al cumplimiento de la comisión; debiendo reintegrar el excedente si la comisión fue por menor tiempo al inicialmente aprobado por gerencia, o si por el contrario el tiempo fue mayor y previamente autorizado se deberá solicitar pago de los días faltantes.

ARTÍCULO 8. La escala de gastos reembolsables en territorio nacional para los contratistas de la ESU que por asignación de la Gerencia deban cumplir comisión de servicios, se fija de la siguiente manera:

ARTÍCULO 9. La escala de gastos reembolsables en el exterior para los contratistas de la ESU que por asignación de la Gerencia deban cumplir comisión de servicios, se fija en dólares estadounidenses de la siguiente manera:

PARÁGRAFO 1. Cuando los gastos reembolsables se concedan en dólares, deberá expresarse en el momento de la liquidación la tasa de cambio.

PARÁGRAFO 2. Excepcionalmente se podrá incurrir en gastos adicionales por alimentación y demás gastos inherentes en razón de la comisión, por protocolos y/o relaciones nacionales e internacionales, presentando las respectivas facturas o cuentas de cobro y/o documentos equivalentes las cuales se manejarán como reembolso de gastos.

ARTÍCULO 10. La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y deroga las normas que le sean contrarias.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Medellín, a los veintiséis (26) días del mes de mayo de dos mil dieciséis (2016).

DAVID VIEIRA MEJÍA

Gerente Empresa para la Seguridad Urbana - ESU