Resolución 579 de 2016 ESU

RESOLUCIÓN 579 DE 2016

(octubre 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU

Por la cual el Comité Financiero reglamenta el proceso de cierre de Ingresos y Gastos de la vigencia 2016 y apertura vigencia 2017 en la Empresa para la Seguridad Urbana-ESU.

EL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA – ESU.

en uso de sus facultades legales, que le confiere la resolución 544 de septiembre de 2016 y

CONSIDERANDO:

a. Que el Decreto 111 de 1996 - Estatuto Orgánico de Presupuesto, el Decreto 006 de 1998 Estatuto Orgánico del Municipio de Medellín y el Decreto 115 de 1996 - Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, compilan todas las disposiciones en materia presupuestal.

b. Que en el Artículo 59 de la resolución 544 de 2016 Capítulo XI del Comité Financiero, se establece que "El Comité Financiero de la Empresa para la Seguridad Urbana - ESU, es el encargado de velar porque la información que involucra a las diferentes dependencias de la Dirección Administrativa y Financiera sea fluida, confiable, razonable y oportuna, optimizando la toma de decisiones y velando por la sostenibilidad del sistema financiero".

c. Que al finalizar cada vigencia fiscal, es necesario establecer el balance financiero de tesorería, presupuestal y fiscal con la finalidad de evaluar los logros alcanzados, las metas cumplidas y los resultados con relación a los objetivos propuestos al inicio de la vigencia en materia de Gestión Administrativa y Financiera.

d. Que con el propósito de realizar el proceso de cierre presupuestal y financiero de la Empresa para la Seguridad Urbana- ESU correspondiente a la vigencia 2016 y teniendo en cuenta que la apertura de las operaciones financieras y presupuestales para la vigencia 2017, se realizará el día 16 de enero de 2017, se requiere tener claridad respecto a las fechas y procedimientos dispuestos por la Dirección Administrativa y Financiera.

e. Que en reunión efectuada por el Comité Financiero el día 20 de octubre de 2016 mediante Acta número 02, se analizaron y aprobaron las directrices que reglamentarán el proceso de cierre para la vigencia 2016 en la Empresa para la Seguridad Urbana, a la luz de la normatividad presupuestal, contable y tributaria.

f. Que todas las áreas de la ESU planearán con suficiente anticipación las actividades que se realizarán para garantizar el cumplimiento de la presente Resolución, con el fin de identificar todos aquellos gastos posibles que requieran ejecutarse al final de la vigencia, lo que les permitirá solicitar con la suficiente antelación la expedición de los documentos presupuestales.

RESUELVE:

ARTÍCULO 1. El área de Presupuesto de la ESU, recibirá solicitudes de disponibilidad presupuestal con cargo a gastos de inversión y funcionamiento hasta el 15 de diciembre de 2016 y recibirá las solicitudes de Registro Presupuestal hasta el 15 de diciembre del mismo año. Hasta esta fecha se podrán solicitar correcciones y modificaciones de los documentos presupuestales, en caso de que los supervisores no realicen la solicitud de liberación de saldos, se cancelarán los documentos en trámite. Para los procesos que se encuentren amparados con CDP, y que tengan continuidad en la vigencia 2017, deberán ser informados por medio escrito a la líder de presupuesto para realizar el trámite correspondiente.

ARTÍCULO 2. Los plazos establecidos en el artículo 1, no se aplicarán a la expedición de las disponibilidades y registros Presupuestales correspondientes a los rubros de:

a) Pago de Nómina, cesantías, seguridad social y otras transferencias inherentes a la nómina.

b) Pago de servicios públicos.

c) Pago de Sentencias y tutelas.

d) Pago de recursos con destinación al cumplimiento de las contrataciones originadas en situaciones de urgencia manifiesta.

e) Pagos por la contratación relativa a las actividades navideñas y de cierre de año de la entidad.

f) Pago de contribuciones e impuestos

g) Pagos de combustible, se recibirán facturas del proveedor hasta el 23 de diciembre y los supervisores radicarán hasta el 26 de diciembre de 2016.

ARTÍCULO 3. RECEPCIÓN DE FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO: Las facturas y cuentas de cobro solo se recibirán en el Centro de Información Documental para su causación contable hasta el 13 de diciembre de 2016 y el plazo máximo para los Supervisores y su radicación es el 15 de diciembre del mismo año.

PARÁGRAFO 1. Es de estricto cumplimiento el reconocimiento contable de todas las obligaciones adquiridas y respaldadas en los compromisos suscritos en la presente vigencia.

PARÁGRAFO 2: Las facturas y cuentas de cobro de las excepciones del artículo 2 de la presente Resolución solo se recibirán en el Centro de Información Documental para su causación contable hasta el 27 de diciembre de 2016.

PARÁGRAFO 3: Los supervisores internos remitirán oportunamente los documentos de su competencia para garantizar la causación y el pago oportuno a contratistas y proveedores.

PARÁGRAFO 4: De requerirse una excepción deberá ser analizado y autorizado por la Directora Financiera y Administrativa.

ARTÍCULO 4. FACTURAS PRESENTADAS EXTEMPORÁNEAMENTE: Las áreas tramitarán ante presupuesto el pago de las facturas expedidas por los proveedores en la vigencia 2016, y que no fueron causadas al cierre de la vigencia, de conformidad con las disposiciones presupuestales, con todas las implicaciones legales que este hecho conlleve.

ARTÍCULO 5. CUENTAS POR COBRAR RENDIMIENTOS Y/O RECURSOS NO EJECUTADOS: Las cuentas por cobrar originadas por rendimientos financieros y/o recursos no ejecutados de los clientes, deberán ser radicadas hasta el 15 de diciembre en el Centro de Información Documental, para garantizar su revisión, causación y pago dentro del mismo período.

ARTÍCULO 6. CAJA MENOR: La caja menor se legalizará hasta el 26 de diciembre de 2016. La legalización es por el valor total de la caja menor asignada. En caso de no haber sido gastada la totalidad del mismo, el dinero sobrante deberá ser reintegrado a la cuenta asignada por la Tesorería. En este último caso, el recibo de caja hará parte de los documentos que soportan la legalización de la caja menor.

ARTÍCULO 7. AVANCES Y VIÁTICOS: los anticipos podrán solicitarse a más tardar hasta el 19 de diciembre y el plazo máximo de legalización de los mismos ante la Dirección Administrativa y Financiera será hasta el 23 de diciembre de 2016.

ARTÍCULO 8. La Tesorería efectuará pagos a proveedores y contratistas hasta el 27 de diciembre de 2016, con el fin de garantizar los pagos a través de la gerencia electrónica en la vigencia actual. Excepcionalmente se podrá efectuar pagos con cheque si se requiere.

ARTÍCULO 9. NOVEDADES DE NÓMINAS Y LIQUIDACIÓN NÓMINA: Las Novedades a la nómina se recibirán hasta el día 23 de diciembre y la nómina y los aportes a la seguridad social deberán ser liquidados y pagados el 27 de diciembre de 2016.

ARTÍCULO 10. El inventario físico de cuentas por pagar realizado por Tesorería, se debe iniciar el 2 de enero de 2017, como soporte para la Resolución de cuentas por pagar, y confrontarse con la información de Contabilidad y Presupuesto. Por normatividad legal la Resolución de cuentas por pagar deberá tener fecha límite 31 de enero 2017.

ARTÍCULO 11. RESPONSABLES DE INFORMAR A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS: Los supervisores internos de los convenios o contratos serán responsables de informar a los proveedores y contratistas el contenido de esta Resolución.

ARTÍCULO 12. Será responsabilidad de cada Director el cumplimiento de la presente Resolución.

ARTÍCULO 13. VIGENCIA: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Medellín, a los 20 días del mes de octubre de 2016.

DAVID VIEIRA MEJÍA

Gerente Empresa para la Seguridad Urbana - ESU