Circular 100_009 de 2026 DAFP

CIRCULAR EXTERNA No. 100-009 DE 2026

(mayo 14)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA

La Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública, en el marco de las competencias asignadas a través del Decreto 430 de 2016^[1], modificado por el Decreto 1603 de 2023^[2], y en especial a lo dispuesto en el Decreto 1083 de 2015^[3], en relación con la administración del Sistema de lnformación y Gestión del Empleo Público - SIGEP II; recuerda a los destinatarios de la presente circular la obligación que tienen de garantizar el registro, actualización y gestión completa, oportuna y veraz de la información institucional y del talento humano en dicho sistema, de acuerdo con el siguiente marco legal:

Decreto Ley 019 de 2012^[4], que dispone:

"ARTICULO 227. Reportes al Sistema de lnformación y Gestión del Empleo Público (SIGEP). Quien sea nombrado en un cargo o empleo público deberá, al momento de su posesión, registrar su hoja de vida, su declaración de bienes y rentas y los soportes en el Sistema de lnformación y Gestión del Empleo Público (SIGEP), previa habilitación por parte de la unidad de personal de la correspondiente entidad, o ante la dependencia que haga sus veces. Al retiro del servicio la hoja de vida y la declaración de bienes y rentas y los soportes deberán desvincularse del empleo en el SIGEP, sin perjuicio del deber de conservar las hojas de vida por la respectiva entidad, acorde con las normas vigentes.

Quien vaya a vincularse a las entidades del Estado y su hoja de vida se encuentre registrada en el citado Sistema, únicamente deberá actualizar los datos de la hoja de vida o de la declaración de bienes y rentas. (...)"

Decreto 1083 de 2015^[5], que establece:

"ARTICULO 2.2.16.4 ACTUALIZACIÓN DE LA DECLARACIÓN DE BIENES Y RENTAS Y DE LA ACTIVIDAD ECONÓMICA. La actualización de la declaración de bienes y rentas y de la actividad económica será efectuada a través del Sistema de lnformación y Gestión de Empleo Público (SlGEP) y presentada par las servidores públicos para cada anualidad en el siguiente orden:

a) Servidores públicos de las entidades y organismos públicos de orden nacional entre el 1 de abril y el 31 de mayo de cada vigencia;

b) Servidores públicos de las entidades y organismos públicos de orden territorial entre el 1 de junio y el 31 de julio de cada vigencia.

En el evento en que el organismo o entidad no esté vinculado al Sistema de lnformación y Gestión de Empleo Público (SIGEP), el servidor deberá presentar de forma física la declaración de bienes y rentas a la unidad de personal o a la que haga sus veces.

Una vez las entidades y organismos públicos se vinculen al Sistema de lnformación y Gestión de Empleo Público (SIGEP) la actualización de la información de la declaración de bienes y rentas se efectuará a través de este Sistema.

(...)

ARTÍCULO 2.2.17.7. RESPONSABILIDADES DE LOS REPRESENTANTES LEGALES DE LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS QUE SE INTEGREN AL SIGEP Y DE LOS JEFES DE CONTROL INTERNO. Las entidades y organismos a quienes se aplica el presente título son responsables de la operación, registro, actualización y gestión de la información de cada institución y del recurso humano a su servicio.

Es responsabilidad de las representantes legales de las entidades y organismos del Estado velar porque la información que se incorpore en el SIGEP se opere, registre, actualice y gestione de manera oportuna y que esta sea veraz y confiable.

Los jefes de control inferno o quienes hagan sus veces, coma responsables en el acompañamiento en la gestión institucional, deben realizar un seguimiento permanente para que la respectiva entidad cumpla con las obligaciones derivadas del presente título, en los términos y las condiciones en el establecidos y de acuerdo con las instrucciones que imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública.

(...)

ARTÍCULO 2.2.17.10 FORMATO DE HOJA DE VIDA. EI formato único de hoja de vida es el instrumento para la obtención estandarizada de datos sobre el personal que presta sus servicios a las entidades y a los organismos del sector público, de acuerdo con la reglamentación que para el efecto establezca el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Están obligados a diligenciar el formato {mica de hoja de vida, con excepción de quienes ostenten la calidad de miembros de las Corporaciones Públicas:

1 Los empleados públicos que ocupen cargos de elección popular y que no pertenezcan a Corporaciones Públicas, de período fijo, de carrera y de libre nombramiento y remoción, previamente a la posesión.

2 Los trabajadores oficiales.

3 Los contratistas de prestación de servicios, previamente a la celebración del contrato. (...)"

Como se advierte de la anterior regulación, la operación, el registro, la actualización y la gestión de la información en el SIGEP II es responsabilidad del representante legal de la entidad pública y, del jefe de control interno, realizar el seguimiento permanente al cumplimiento de esta obligación.

Así mismo, es deber de cada servidor público y contratista, realizar el registro y la actualización de su hoja de vida y de las correspondientes anexos completos y correctos. Así como, de los servidores públicos, realizar su declaración de bienes y rentas y de la actividad económica dentro de las términos establecidos en la normativa vigente.

De conformidad con las normas citadas, y en aras de dar cumplimiento estricto al 100% del reporte de la información en el SIGEP II, respetuosamente exhortamos a las autoridades responsables en cada entidad, estos son: representante legal, secretario general, jefe de control interno y jefe de talento humano o quien haga sus veces; que deben asegurar el cumplimiento normativo en materia del SIGEP II; así como, completar las actualizaciones y las vinculaciones pendientes en el sistema de manera que los registros reflejen con total exactitud la realidad actual de la entidad, garantizando los mecanismos de calidad, integridad y confiabilidad de la información registrada.

En consecuencia, la información a cargo de las entidades y organismos, deberán contener los siguientes temas registrados y actualizados de manera permanente en el SIGEP II:

- Total, de empleos creados según su norma, relacionados con la estructura y planta de la entidad, sistema de nomenclatura y clasificación de empleos y su régimen salarial y prestacional.

- Total, de servidores públicos vinculados en la entidad.

- Total, de usuarios activos coma servidores públicos.

- Total, de contratistas activos en su entidad.

- Total, de hojas de vida de servidores y contratistas validadas, verificadas y vinculadas en el SIGEP II por el jefe de talento humano o jefe de contratos, según corresponda.

- Total, de declaraciones de bienes y rentas registradas en SIGEP II par parte de las servidores públicos vinculados en el sistema.

- Total, de declaraciones de bienes y rentas y conflicto de interés en el aplicativo par la integridad pública para los servidores públicos de altos cargos del Estado, contratistas y demás sujetos obligados, de conformidad con la Ley 2013 de 2019.

Es importante señalar que, la Procuraduría General de la Nación, en ejercicio de su función preventiva prevista en la Constitución Política y demás normativa jurídica vigente, adelanta la actuación preventiva radicada bajo el No. E-2025-271603, relacionada con aspectos asociados al seguimiento institucional al Sistema de lnformación y Gestión del Empleo Público - SIGEP II.

En consecuencia, se insta a los organismos y entidades de las ramas del poder público, tanto del orden nacional y territorial, de la Organización Electoral, de los Organismos de Control, de los organos Autónomos e independientes y las entidades del Sistema Integral de Verdad, Justicia, Reparación y No Repetición; así como personas naturales que presten función pública o servicios públicos, administren, celebren contratos y ejecuten bienes o recursos públicos a fortalecer sus procesos internos de la gestión de la información y del talento humano, y al cumplimiento riguroso de la normativa vigente, respecto de la obligación que tienen de garantizar el registro, actualización y gestión completa, oportuna y veraz de la información en el SIGEP II.

Cordialmente,

MARIELA BARRAGÁN BELTRÁN

Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública

<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>.

1. «Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública»

2. «Por el cual se modifica la estructura del Departamento Administrativo de la Función Pública»

3. «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública.»

4. "«Por el cual se dieran normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y tramites innecesarios existentes en la Administración Pública, modificado por el Decreto 2106 de 2019.»

5. «Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública"