CIRCULAR 12 DE 2022
(mayo 12)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO DE DESARROLLO PARA ANTIOQUIA
| De: | Secretaria General |
| Para: | Subgerentes, Jefes de Oficina, Directivos y Funcionarios |
| Asunto: | Implementación del contrato electrónico a través de la plataforma SECOP II. |
El Artículo 1 del Decreto 3485 de 2011 establece que el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, es un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las Entidades Estatales, que permite la interacción efectiva de las entidades contratantes, los proponentes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control, materializando particularmente los principios de transparencia y publicidad.
En desarrollo de sus funciones asignadas, Colombia Compra Eficiente dispuso de una plataforma transaccional por medio de la cual las Entidades Estatales pueden hacer todo el Proceso de Contratación en línea “SECOP II”, la cual la constituye en una herramienta en línea del Sistema de Compra Pública.
Es por lo anterior, que el IDEA, inicio su proceso de migración a partir de enero de 2021 logrando estar preparados para atender la contratación transaccional en abril de 2021, fecha en la que el Instituto inició la publicación de sus procesos contractuales en el SECOP II teniendo en cuenta la obligatoriedad dispuesta en la Circular Externa No 001 de 2021 expedida por la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente.
De conformidad con la Directiva Presidencia No. 04 del 03 de abril de 2012, el Gobierno Nacional estableció los lineamientos generales para que las entidades públicas avanzaran en la política de eficiencia administrativa y cero papel.
Así mismo, a través de Resolución de Junta Directiva 003 (0500-12) del 28 de agosto de 2012, el IDEA creó el Comité de Gobierno en Línea e implementó la cultura de cero papel con el fin de garantizar una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, con el fin de contribuir con un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación. Respecto a lo anterior, se ha realizado pedagogía a través de la Intranet del Instituto, con el fin de recordar a los servidores públicos la importancia de la reducción de impresión de documentos.
Conforme a lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos.
En este mismo sentido, se recuerda que la Plataforma Transaccional SECOP II se rige por las normas del Sistema de Compra Pública y por aquellas que rigen el comercio electrónico, de esta manera dentro de la plataforma quien se inscribe obtiene una firma electrónica con su usuario y contraseña, el cual es personal e intransferible; así pues, los contratos se entienden firmados de manera electrónica al ser aceptados por las partes en plataforma y obliga por medio de esta firma a quien suscriba el contrato, o a la persona la que el firmante representa.
Es por esto que Colombia Compra Eficiente ha informado que los contratos deben ser suscritos en plataforma de manera electrónica, lo anterior, en virtud de la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se regula el comercio electrónico. Los contratos en el SECOP II están compuestos por formularios electrónicos, anexos, lo cual se constituye como un mensaje de datos que la Entidad envía al proveedor como "contrato" y el mensaje de datos de aceptación por parte del proveedor, estos mensajes acompañados de la firma electrónica y el sello de tiempo que provee la plataforma integran el contrato electrónico el cual tiene plena validez y fuerza obligatoria.
Es de precisar que la firma electrónica que manejan los usuarios del SECOP II cumple con los requisitos de confiabilidad de las firmas electrónicas exigidos en el artículo 4 del Decreto 2364 de 2012.
En virtud de lo anterior, el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA, planea iniciar la implementación del contrato electrónico a partir del 1 de junio de 2022, para lo cual se iniciarán las capacitaciones requeridas a todos los gestores contractuales de la Entidad con antelación a dicha fecha.
En tal sentido, y en el marco de la implementación del contrato electrónico, se recuerda el deber, en cabeza de los respectivos ordenadores de gasto, de conservar los documentos precontractuales y contractuales generados, con el fin de hacer un control riguroso al proceso contractual y, así mismo, garantizar la debida conformación del expediente administrativo, con los documentos físicos y electrónicos según corresponda, en tanto es insumo determinante en el contexto de la defensa judicial, extrajudicial y administrativa de la entidad, en observancia de lo dispuesto por el parágrafo 1 del artículo 175 de la Ley 1437 de 2011.
IVÁN BARÍO-ESCOBAR RENDÓN
Secretario General
