CIRCULAR 17 DE 2008
(diciembre 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
| Para: | Servidores del IDEA |
| De: | Gerencia General |
| Asunto: | Políticas y Nuevo Horario del Área de Archivo. |
1. Antecedentes
Considerando que los archivos son importantes para la buena marcha de la administración, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basados en antecedentes, estos documentos se constituyen en la memoria de toda la institución, ellos institucionalizan las decisiones administrativas y se constituyen en una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado; son testimonio de los hechos y de las obras. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Ley 594 de 2000.
Se establece para la buena marcha del Archivo las siguientes políticas:
Únicamente se reciben documentos en los horarios establecidos de atención al público, los cuales serán informados en la ventanilla del Archivo.
Los documentos Institucionales, sólo se reciben en la ventanilla única de atención al público y serán distribuidos a las respectivas dependencias a través de los recorridos internos (Instructivo Interno de Archivo).
Las comunicaciones oficiales del IDEA, deben estar acorde a la norma Icontec (Según instructivo Interno de Archivo, Resolución de Gerencia 779 de 2003) y cumplir con el manual de autorización de firmas del Instituto.
- Los usuarios internos del área de archivo, deben mantener actualizada las diferentes bases de datos de los clientes y proveedores.
- Estricto cumplimiento al Acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de la Nación, así: “Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales» velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, Corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos”, igual Como lo establece el Acuerdo 060/2001.
- La correspondencia interna de los recorridos, debe relacionarse en los formatos de correspondencia interna FPR-ASG-51.
- En los procesos de digitalización de la información la indización se realizará de acuerdo al tesauro del área archivo, igualmente se debe verificar la calidad de las imágenes.
- La función archivística del IDEA, está liderada por la Dirección Administrativa, específicamente el área de archivo.
- En la organización de la información del Instituto, se deben respetar los principios archivísticos de procedencia y de orden original.
- Antes de disponer el documento se hace un análisis documental previo que integre, asuntos área y T.R.D.
- Todos los expedientes que se crean deben estar perfectamente identificados y con su afuera respectivo, tener en cuenta que cada carpeta o legajo no debe exceder los 180 documentos, se ordena el expediente asemejándose a la estructura de un libro.
- Los documentos físicos y su estructura, deben estar asemejados a los documentos electrónicos en el software DOCUMENT.
- Sólo se prestan documentos al personal vinculado al IDEA o a quien autoricen por escrito.
- Los usuarios que soliciten préstamo de documentos, deben devolverlos a los cinco días siguientes.
- Verificar si el expediente que se presta, corresponde al requerimiento del usuario.
- Diligenciar el Afuera con nombre, firma y fecha, igualmente descargar en la base de datos de consultas.
2. Horario
Consecuentes con lo anterior y atendiendo a la necesidad de agilizar y actualizar los procesos archivísticos, específicamente en el proceso de recepción de la información, a partir de la publicación de la presente, se implementará el siguiente horario:
Mañana: De 07:30 a.m. a 12:00 meridiano
Tarde: De 01:15 p.m. a 5:00 pm.
Los treinta minutos de diferencia con el horario habitual serán invertidos en radicar, numerar y registrar la documentación recibida para ser distribuida en el primer recorrido del día siguiente y se dejara actualizada toda la información recibida.
En los eventos de modificación del horario institucional, se mantendrá la misma diferencia.
ÁLVARO VÁSQUEZ OSORIO
Gerente General
HUGO ALEJANRO MORA TAMAYO
Secretario General
