RESOLUCIÓN 779 DE 2003
(febrero 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
Por medio de la cual se aprueba el Instructivo Interno del Archivo
EL GERENTE DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUÍA IDEA,
en uso de sus atribuciones legales y en especial de las consagrados en la resolución 090 del 11 de agosto de 2000, emanada de la H. Junta Directiva del IDEA, Y
CONSIDERANDO:
A. Que la Ley 80 de 1989, Crea el Archivo General de la Nación, y este es el organismo rector de Normas y políticas de los Archivos en Colombia.
B. Que por acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, el Archivo General de la nación; crea el Reglamento General de Archivos para los Archivos públicos del país.
C. Que la ley 594 del 14 de julio de 2000 por medio de la cual se crea la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones que deben ser de obligatorio cumplimiento para todos los archivos de Colombia.
D. Que el acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001 establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que realizan funciones públicas.
E. Que la Resolución N°. 533 del 05 de abril de 2002, por la cual se reestructura el Comité de Archivo del Instituto para el Desarrollo de Antioquía, en la parte Resolutiva, artículo segundo, numeral “e" señala que “El Comité Archivo tendrá como una de sus funciones: aprobar el reglamento interno de archivo, como las normas sobre conservación, traslado, conservación, selección y almacenamiento por medios ópticos o magnéticos de los documentos.
RESUELVE:
DE LAS NORMAS GENERALES.
ARTÍCULO 1o. Adoptar y expedir el siguiente instructivo interno, regulador de la función archivística del IDEA.
ARTÍCULO 2o. El archivo centralizará la responsabilidad por la recepción, clasificación, radicación, revisión, registro y conservación de cada uno de los documentos que se despachen o reciban en el Instituto, además velará por la utilización adecuada de los soportes documentales técnicos, electrónicos, informático óptico o telemático, para el debido cumplimiento de sus funciones y respuesta oportuna a sus usuarios
ARTÍCULO 3o. El archivo desarrollará procesos administrativos a partir de soportes de tecnología de punta, garantizando la conservación, operatividad, seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes (disco óptico, microfilmación, telefax, correo electrónico) así, como el funcionamiento razonable del sistema de información.
ARTÍCULO 4o. La información que se conserva en el archivo es de carácter público, por ser producida por un ente público y todos los usuarios tiene derecho a consultar los documentos salvo en los casos de reserva enunciados en el artículo 23 de la Constitución Nacional, el Decreto 01 de 1984, la ley 57 de 1985 y la ley 594 de 2000.
ARTÍCULO 5o. A todas las áreas productoras de documentos se les asigna un código de identificación, basado en el organigrama de la Institución, al cual se debe hacer referencia cuando se tramita un documento.
1. Gerencia General.
1.1 División Cuentas Especiales.
1.2 Coordinación Relaciones Públicas.
2 Subgerencia General de Control Interno
3 Subgerencia General de planeación.
4 Secretaria General.
1.2 División Recurso Humano Y Servicios
1.3 División Sistemas
1.4 División Recurso Humano
4.3.1 Coordinación Recurso Humano
4.3.2 Coordinación Servicios
4.3.3 Coordinación Archivo
5 Subgerencia General Técnica
5.1 Asesores de Desarrollo
6. Subgerencia General Financiera
6.1 División Contabilidad
6.2 División Cartera
6.3 División Tesorería.
7. Subgerencia General de Cooperación Internacional
PARAGRAFO: A las dependencias de otras entidades que se encuentran cumpliendo sus labores en la institución, se les asignará si es necesario, un código adicional que facilite el tramite de la información.
ARTÍCULO 6o. Por razones de seguridad, organización y prevención no está autorizado el ingreso al archivo de funcionarios que no estén adscritos a esta dependencia. En caso de ser requerido, debe ser autorizado por el Técnico de Archivo.
ARTÍCULO 7o. Se prohíbe el consumo de alimentos, fumar o el ingreso de todo tipo de elementos que puedan poner en peligro la integridad de las personas, los documentos y los equipos.
ARTÍCULO 8o. El servicio de atención al público será:
Mañana: 7.30 a.m. a 12 m.
Tarde: 1.15 p.m. a 5.35 p.m.
Este horario será fijado en cartelera y lugar visible para conocimiento de todos los usuarios.
Dentro de este horario el área de Archivo realiza seis recorridos internos para la entrega y recibido de documentación en cada dependencia de la Institución, así:
Mañana: 8:00 a.m. 9.30 a.m. 10.45 a.m.
Tarde: 1.30 p.m. 3.30 p.m. 4.45 p.m.
PARAGRAFO: Cuando se modifique el horario en la entidad por algún evento o circunstancia se adaptará al mismo, con el fin de poder atender a los usuarios oportunamente en el horario establecido.
ARTÍCULO 9o. SERVICIO DE MENSAJERÍA: El área de archivo presta el servicio de mensajería estrictamente laboral; dos funcionarios se encargan de entregarlo de acuerdo a los requerimientos presentados por las áreas y el criterio de la Técnica de archivo y los documentos entregados en los primeros recorridos de cada jornada. Los documentos o correspondencia dirigida fuera del Valle de Aburra o del Departamento, sé envían por correo postal
ARTÍCULO 10. El fondo documental del archivo esta integrado de la siguiente manera: Se inicia con la organización de asuntos generales de la entidad y estos a su vez, lo integran asuntos específicos relacionados con el tema general, así:
1. Departamentos, municipios, distritos y territorios indígenas: organizados en orden alfabético
2. Entidades con Relación Financiera con el IDEA: organizados en orden alfabético
3. Entidades sin relación Financiera: organizadas en orden alfabético
4. Gobernación de Antioquía: Correspondencia del Departamento y éste por Secretarías
5. Administración del IDEA: Temas relacionados con la administración del Personal, en orden alfabético y por asuntos.
6. Contratos Generales, Convenios Interadministrativos, organizados alfabéticamente.
7. Series documentales: Resoluciones, Contratos de Empréstito, Pagares, Cartas u Oficios y Memorandos: organizados numérica y cronológicamente
ARTÍCULO 11. CONSULTAS: Toda información solicitada a través de consultas y la transferencia de documentación al archivo, se realiza conforme al proceso de “Correspondencia y Archivo”
En el archivo se lleva el control a los documentos que son enviados entre áreas y periódicamente el archivo motiva la devolución de la documentación que esté acumulada en las áreas de trabajo para aplicarles los procesos archivísticos y disponerla para la consulta.
DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA.
ARTÍCULO 12. Se entiende como tal, toda la correspondencia y documentos que lleguen dirigidos al IDEA por cualquier medio (personalmente, correo normal, fax, e-mail).
ARTÍCULO 13. Recibo y control de la correspondencia externa:
El recibo y control de la correspondencia y documentos dirigidos al IDEA, esta centralizado en el Archivo.
Está plenamente autorizado el archivo, a través del auxiliar que atiende la ventanilla, para abrir, leer, radicar clasificar y orientar el flujo o recorrido de la correspondencia que viene dirigida a la entidad.
Por lo anterior, queda totalmente prohibido a los servidores del IDEA, recibir y tramitar correspondencia directamente en sus dependencias, sin el previo control, radicado y digitalización de la información en el archivo.
ARTÍCULO 14: CLASIFICACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN:
En el Archivo se clasifica, radica, digitaliza y distribuye la correspondencia y
documentación que llega al IDEA, identificando los siguientes tipos:
A. correspondencia general empresarial:
Se entiende como tal, toda la correspondencia y documentos que lleguen dirigidos al IDEA por cualquier medio o a cualquiera de sus dependencias. Su trámite es el siguiente:
- El auxiliar recibe la correspondencia, la desempaca, la lee y analiza su contenido, verifica los anexos si los tiene o copias del documento para otra persona; si los enuncia y no los entrega se coloca una nota en la planilla de control especificando esta situación.
- Coloca el sello radicador y asigna el código del área a la cual se dirige esta información.
- Registra en el “Administrador de correspondencia” los datos básicos del documento: número del radicado, fecha del documento, remitente (cargo si es entidad o nombre si es persona natural), cargo del destinatario, número del documento si lo tiene y un resumen del asunto tratado.
Los destinatarios se enteran y gestionan el documento lo transfieren al archivo y éste aplica los procesos de codificación, clasificación, ordenación y archivo
B. Facturas y cuentas de cobro:
En el archivo se reciben facturas y cuentas de cobro de compras o suministros que hace la institución, estos llegan con sus respectivos anexos. Con estos se sigue el mismo proceso descrito en el capítulo II, articulo 10, numeral 10.1 “Recibo y control de la correspondencia externa”
Nota. En la división de tesorería el auxiliar encargado de digitalizar la información relacionada con los pagos, indexa en la carpeta denominada contabilidad (del software de correspondencia) los pagos efectuados cada día con sus respectivos anexos. Los datos que se anotan son. número de la orden de pago, la entidad o persona a la que se paga, el valor y la fecha.
Luego se procede a la digitalización del documento.
C. Revistas y publicaciones:
A su llegada se registran en la planilla “Control de correspondencia interna'' y en el recorrido se envía al destinatario.
D. Contratos de Empréstito y Contratos Generales:
El archivo los recibe una vez se ha legalizado su trámite para iniciar el proceso de registro, digitalización, ordenación y custodia.
E. Licitaciones, Concursos Públicos e Invitaciones:
El área encargada del proceso de licitación, concurso e invitación comunica al archivo mediante un memorando el tipo de contratación y las fechas de apertura y cierre del recibo de propuestas.
Éstas deben ser presentadas en el archivo del Instituto de acuerdo con el procedimiento del servicio de correspondencia y archivo, antes del vencimiento de la hora y fecha señalada en los términos de referencia, y depositadas en la urna triclave previamente dispuesta.
Durante la ejecución de los procesos, se envían al archivo los documentos que ya han sido tramitados para que se les apliquen los procedimientos de archivo y sean incluidos en el expediente del respectivo contrato.
ARTÍCULO 15: RADICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
Toda documentación que ingrese a la entidad y que sea objeto de radicación se convierte en comunicación oficial o institucional y debe cumplir el siguiente procedimiento:
- Todo documento recibido deberá pasar por el reloj radicador automático donde se le consignará un número consecutivo o radicado, la fecha, hora y e nombre del IDEA.
- Los documentos no radicables como facturas, folletos y libros se les colocará el sello manual con la fecha y el logo del IDEA como constancia de recibido en la entidad.
DE LA ELABORACION Y DESPACHO DE LA CORRESPONDENCIA.
ARTÍCULO 16. CORRESPONDENCIA EXTERNA POR ENVIAR:
Es toda la comunicación escrita que se envía a personas naturales o jurídicas o entre el Instituto y sus servidores públicos, asesores externos y contratistas en general.
ARTÍCULO 17. ELABORACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA:
Se elabora en el IDEA de acuerdo a las normas dadas por el Icontec en este asunto y se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
- Para la elaboración de la carta comercial u oficio el IDEA adopta el uso del formato carta bloque extremo o bloque (definición Icontec) ósea, que toda la información se iniciará alineada hacia la parte izquierda del documento.
- Para todos los efectos se adopta para el IDEA el formato de letra Arial tamaño N.12 ( como el tipo de letra más común y reconocido)
- El control y despacho de la correspondencia generada en las dependencias y procesos de la entidad, esta centralizado en el archivo o “Centro Administración de Documentos” (CAD).
- La correspondencia Institucional solo podrá ser enviada previa radicación y control del área de archivo y sólo el personal permitido en el manual de autorizaciones podrá firmar las comunicaciones, que para este caso son: el Gerente General, los Subgerentes, la Secretaria General, los Jefes de División y la Coordinadora de Relaciones Públicas. Excepcionalmente lo podrán hacer profesionales universitarios cuando actúen en representación del Instituto o como secretario técnico del Comité de Conciliación.
- Queda prohibido a los servidores del IDEA, cualquiera sea su cargo, despachar directamente y sin control, la correspondencia oficial o institucional.
- Cuando una comunicación es enviada de un remitente a un destinatario, con razón social diferente a la del IDEA y con asuntos relacionados con las actividades de la empresa se habla de una carta comercial.
- Cuando la comunicación es enviada de un remitente para varios destinatarios con igual asunto se habla de carta circular. La diferencia entre estos dos tipos documentales radica en el trámite que se hace en el archivo y no en el formato o diagramación del documento.
ARTÍCULO 18. EDICIÓN DE LA CORRESPONDENCIA EXTERNA:
Se elabora el original en papel membreteado y dos copias en papel bond, en tinta negra y cumpliendo las normas dadas por el Icontec así:
Número de copias
| Copias | Destino | Observación |
| Original | Destinatario | |
| Primera Copia | Área Archivo | Archivar en el consecutivo |
| Segunda Copia | Área Archivo | Archivar en el asunto |
NOTA: El original debe ir con la rúbrica del remitente y las copias con la firma abreviada, (desaparece el facsímil según decreto 2150/95), no se permite que la primera y segunda copia se remplacé por fotocopias.
Márgenes:
| Posición | Long. (cm) | Observaciones |
| Superior | 3 ó 4 | del borde del papel (membrete) |
| Lateral izquierda | 3 ó 4 | del borde del papel |
| Inferior | 2 3 | cuando es la primera página (a partir de la razón social y dirección). Para cartas de más de una página (a partir de la segunda página). |
| Lateral derecha | 2 ó 3 | Puede ser modificada según el tamaño del texto. |
Presentación.
| Elementos | Observaciones |
| Número consecutivo de la comunicación | A 2 ó 3 interlíneas de la razón social, el archivo pone el número que corresponde al consecutivo, por lo tanto quien edita la carta debe respetar este espacio. |
| Lugar | A 6 interlíneas del logo del IDEA se pone con mayúscula inicial el nombre de la ciudad en la que se edita la carta seguida de una coma (,). Ejemplo: Medellín, |
| Fecha (día, mes, año) | Esta información la asigna el de archivo. |
| Destinatario | A partir de la ciudad y fecha se dejan 4 ó 6 interlíneas, según la extensión de la carta. Los datos se escriben a renglón seguido, se dirigen en forma personalizada y se escriben en mayúscula inicial. No se utiliza negrita en los datos del destinatario. - Tratamiento de cortesía o titulo académico: En renglón separado y con mayúscula inicial. Ejemplo: Señor, Señora, Doctor, Ingeniara, Abogado. - Nombre del Destinatario: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula inicial, de preferencia colocando los dos apellidos. - Cargo: Con mayúscula inicial debajo del nombre. - Empresa: Se coloca en la siguiente línea con la denominación más ampliamente conocida, es decir nombre completo y sigla, sin extender la línea a más de la mitad de la hoja. - Dirección: Se escribe exactamente la que se colocará en el sobre, no se abrevian las palabras “calle”, “carrera”, “avenida” y demás. Antes del número de la puerta se dejan dos espacios y se colocan los números separados por un guión |
| Asunto | Es opcional. Al utilizarlo debe ir a 2 ó 3 interlíneas después de las líneas del destinatario, consta de máximo cuatro palabras, se escribe con mayúscula inicial. Se pueden suprimir artículos y preposiciones, que no afecten el sentido de lo que se enuncia. |
| Saludo | Es opcional que en una carta comercial (oficio) se utilice un saludo como línea separada o al iniciar el texto, incluyendo el saludo (se utiliza una de las dos formas). Al utilizarlo debe ir a 2 ó 3 interlíneas después de la línea de asunto ó del destinatario. A las damas se acostumbra saludar por el nombre y a los caballeros por el apellido. |
| Texto | Se inicia dejando tres interlíneas del asunto o del saludo, si éste se utiliza. Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros), porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante. En las cartas comerciales se utiliza el tratamiento de “usted”. |
| Despedida | Expresión de cortesía, se debe escribir a 2 interlíneas del texto. Presenta dos alternativas: Despedidas breves seguidas de coma (,) ejemplo: Cordialmente, Atentamente,... Despedidas con frases de cortesía terminadas en punto (.) ejemplo: Agradecemos su gentil colaboración. Para nosotros es un gusto servirle Se usa sólo una de las dos expresiones en la carta. |
| Remitente | Debajo de la despedida dejando 4 ó 6 interlíneas se escribe con mayúscula inicial (con el mismo formato que se uso para el nombre del destinatario) el nombre y los apellidos de la persona que envía la carta, se escriben sin negrita. |
| Cargo | A una interlinea del remitente y con mayúscula inicial se escribe el cargo alineado a la izquierda. |
| Copia | A dos interlíneas de la línea del cargo, se coloca la palabra copia con mayúscula inicial y seguida de dos puntos, se relacionan los destinatarios así: Tratamiento, nombre, cargo, y empresa. Ejemplos cuando los destinatarios de copia son externos se enuncia el nombre de la empresa: Ejemplo: Copia: Dr. Aristides Giraldo J., Delegado Sectorial, Contraloría General de Antioquía. Cuando los destinatarios de copia son internos se hace: Ejemplo: Copia: Roberto Collante, Jefe División Recurso Humano y Servicios. Las copias que van para el archivo no se enuncian |
| Anexos | A un espacio de la línea de copias se pone con mayúscula inicial la palabra Anexos seguida de dos puntos, luego se enuncia el tipo de anexos y la cantidad (folios) Si no tiene la línea de copias ésta se coloca a 2 ó 3 interlíneas del nombre del remitente. Es imprescindible una copia adicional de los anexos para el Área de Archivo. Ejemplo: Anexo: uno (12 folios), Anexos: dos (85 hojas y un disquete). |
| Transcriptor | El responsable de copiar el documento, sea dama ó caballero, escribe el nombre y la inicial del apellido en tipo de letra más pequeña, (6 ó 8) Ejemplo: Margarita T. Si la persona que firma el documento es la misma que lo digita, no tiene necesidad de identificarse como Transcriptor. Si hay anexos o copia, la identificación del Transcriptor se coloca a tres espacios de éstas. Caso contrario, a 5 ó 6 interlíneas después de la firma. |
Cartas con más de una página | La segunda hoja se encabeza así: al extremo superior izquierdo a 4 interlíneas del borde superior se pone el titulo y nombre del destinatario (opcional el cargo), y al extremo derecho se coloca la palabra “hoja” y el número correspondiente. Ejemplo: Doctor Aristides Giraldo J. |
NOTA: Consultar norma técnica colombiana 3393
Ejemplo carta comercial
Medellín, (fecha que asigna el Área de Archivo)
Señora
Cecilia Rodríguez Orozco Gerente
Comercializadora Paquita
Carrera 63AA 42 - 87 Edificio Alcázar II Medellín
Asunto: Normalización documentos comerciales.
Con gusto le saludamos y tal como acordamos telefónicamente le anexo la primera parte del manual de correspondencia preparado por el Área de Archivo; esto con el propósito de que usted lo conozca y haga las observaciones que considere pertinentes.
Tal como se lo comente pretendemos normalizar el uso de estos modelos en el Instituto y el personal de esta área se encargue de dar a conocer la reglamentación y velará por el cumplimiento de la misma.
Agradecemos su apoyo y colaboración en esta labor.
Roberto Collante Vargas
Jefe División Recurso Humano
Copia: Abogada Patricia Hernández U., Secretaria General, IDEA.
Anexos: Uno (12 folios)
ARTÍCULO 19. ELABORACIÓN DEL SOBRE:
el archivo asume como verificada la dirección que trae impresa el sobre, en caso de éste llegar en blanco será devuelto a la dependencia origen para que coloquen la dirección correspondiente.
Para la elaboración del sobre, se visualiza éste dividido en tres partes iguales de izquierda a derecha, y cada división se usa de la siguiente forma:
| Tercio izquierdo | Se emplea para anotaciones tales como: CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, CONTIENE CINTA MAGNETICA, CONTIENE MUESTRA, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del tercio. |
| El tercio central | Se utiliza para ubicar los datos del destinatario, sin sobrepasar este espacio, su distribución debe ser en forma armónica. Se dirige en forma personalizada; si es imposible obtener el nombre, se envía al cargo del directivo responsable del área. - Tratamiento o título académico: con mayúscula inicial. - Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla. Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica. - Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo. - Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos; la dirección consta de una de las siguientes palabras: calle, carrera, avenida, transversal, diagonal o circular entre otras, sin abreviar y con su respectivo IDEA, a continuación el número de la puerta, se dejan dos espacios entre el número de la calle y el de la puerta. - En la línea de dirección, cuando sea necesario, se especifican claramente número o letras de oficina, piso, bloque, local, entre otros. Si hay letras dentro de la nomenclatura, éstas se escriben en mayúscula, unidas al número, puesto que forman un solo componente. - Si la nomenclatura incluye Norte, Sur, Este, Oeste, Bis o nombres, es indispensable escribirla en forma completa. - El apartado se anota como un solo número, en este caso no se escribe la dirección. - Destino: puede ser: local cuando el destino es la misma ciudad de origen se escribe el nombre de la ciudad, en mayúscula inicial. Nacional cuando el destino es una ciudad diferente, pero dentro del mismo país, los nombres de la ciudad y del departamento se escriben separados por coma (,) y de preferencia en mayúscula sostenida. - Internacional Se tiene en cuenta: La escritura de los datos, en el idioma oficial del país de destino o en inglés, a interlineación sencilla. |
El sobre debe ir con los datos completos y actualizados. El tamaño del sobre oficio, cuadrado y el de media carta, se escriben a interlineación sencilla, sugiriendo que el nombre de la ciudad, departamento (y país cuando se requiere) se anoten en mayúscula fija. En los sobres de manila tamaño carta, oficio y extra oficio, todos los datos del destinatario se escriben en mayúscula fija y se amplía la interlineación a uno y medio o dos.
Los sobres que se envían por servicio de aeromensajería o correos especiales, requieren número telefónico tanto del remitente como del destinatario.
Norma técnica colombiana No.3369
ARTÍCULO 20. CORRESPONDENCIA INTERNA - MEMORANDOS:
- Es la comunicación escrita de carácter interno, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas entre las diferentes dependencias ó áreas del Instituto sobre el que hacer de la entidad.
- Se envía a través de los recorridos internos para su radicación en el archivo y el respectivo trámite entre las áreas.
- La Correspondencia Interna ( Memorandos) utilizada para la comunicación que se da entre las dependencias y públicos internos de la Institución, pueden ser:
- Memorandos
- Memorandos informativos (correo electrónico)
- Circulares
- Para todos los efectos se adopta para el IDEA el formato de letra Arial tamaño N. 12
El control y despacho de la correspondencia Interna generada en las dependencias y procesos de la entidad, esta centralizado en el “Centro Administración de Documentos “CAD”
ARTÍCULO 21. EDICIÓN DE LA CORRESPONDENCIA INTERNA.
Se elabora el original en papel membreteado y una copia en papel bond, si esta dirigido a más de dos personas se agregaran las copias respectivas en el mismo tipo de papel, igualmente se hará con los anexos si los tiene.
Se elabora en tinta negra y cumpliendo las normas dadas por el Icontec así:
NUMERO DE COPIAS.
| COPIAS | DESTINO | OBSERVACION |
| Original | Destinatario | papelería con membrete |
| Copia | Consecutivo Área Archivo | Papel bond |
MARGENES
| POSICIÓN | LONG. (cm) | OBSERVACIONES |
| Superior | 3 0 4 | Del borde del papel (membrete) |
| Lateral izquierda | 3 ó 4 | Del borde del papel |
| Inferior | 2 ó 3 | |
| Lateral derecho | 2 ó 3 | Puede ser modificado según el tamaño del texto |
PRESENTACION
| OBSERVACIONES | |
| Memorando | Esta palabra se escribe a 2 ó 3 interlíneas de la razón social, tamaño de la letra Arial 14 según la extensión del documento, en mayúscula sostenida y centrado. |
| Número consecutivo | Se dejan 2 ó 3 interlíneas después de la palabra memorando. Este es asignado por el Archivo en lado superior izquierdo. |
| Lugar | Se escribe a 2 ó 3 interlineas del número consecutivo, en nuestro caso siempre será la ciudad de Medellín, seguida de coma (,). |
| Destinatario | Dejando 3 interlineas, escribimos la palabra PARA:, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, el espacio se debe tabular con referencia a la palabra más larga, que en este caso es el asunto. En ésta línea van los datos del destinatario, se escribe el tratamiento que se le dará a la persona, seguido del nombre, en la línea siguiente el cargo, los datos van en mayúscula inicial únicamente |
| Remitente | Dejando 2 interlíneas, escribimos la preposición DE:, en mayúscula sostenida y seguido por dos puntos, se tabula el espacio con referencia a la palabra asunto; se escribe el cargo de la persona que remite el documento con mayúscula inicial. |
| Asunto | Dejando 2 interlineas, se escribe el vocablo ASUNTO: en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos, se tabula el espacio con referencia a la palabra asunto y se escribe en mayúscula inicial y máximo en cuatro palabras el tema que se va a tratar. |
| Texto: | Dejando 3 ó 4 interlíneas después del asunto, si el texto es muy corto se puede hacer a espacio y medio o a doble espacio, si el texto es normal se hace a interlineación sencilla entre renglones y doble entre los párrafos. Se expresa en primera persona del singular (yo) del plural (nosotros), se utiliza tratamiento de usted. |
| Despedida | Se debe escribir a 2 interlineas del texto, presenta dos alternativas: Despedidas breves seguidas de coma (,) ejemplo: Cordialmente, Atentamente,... Despedidas con frases de cortesía terminadas en punto (.) ejemplo: Agradecemos su gentil colaboración. Para nosotros es un gusto servirle. |
| Remitente | Debajo de la despedida dejando 4, 5 ó 6 interlineas se escribe con mayúscula inicial el nombre de la persona que lo firma. Si firman varias personas se escribe una en frente de la otra haciendo dos columnas si es numero impar la última se centra con respecto a las dos columnas. |
| Copia. | Si la hay se escribe a 2 espacios de la firma, la palabra copia con mayúscula inicial seguida de dos puntos y se enuncia el destinatario tal como se hace en la carta (oficio). Las copias para archivo no se enuncian. |
| Anexo | Si lo hay se escribe a 2 ó 4 interlineas de la firma o de la palabra copia y se enuncia tal como se hace en el oficio. Tener en cuenta una copia adicional de los anexos para el área de archivo. |
| Transcriptor | El responsable de copiar el documento, sea dama o caballero, escribe el nombre y la inicial del apellido en tipo de letra más pequeño (tamaño 8). Si la persona que firma el documento es la misma que lo dígita, no tiene necesidad de identificarse como transcriptor. |
MEMORANDO
(Número consecutivo que asigna el de archivo)
Medellín, (Fecha que asigna el archivo)
| PARA: | Abogado Roberto Collante Vargas Jefe División Recurso Humano y Servicios |
| DE: | Técnica Archivo |
| ASUNTO: | Normalización documentos comerciales. |
Como resultado de la capacitación "Actualización de Normas ICONTEC", esta dependencia ha elaborado un documento donde se normaliza la carta, el sobre y el memorando, esto con el propósito de unificar criterios en el Instituto el sobre uso de la carta comercial estilo bloque extremo y la utilización de un estilo de memorando de los tres permitidos por el ICONTEC.
Pretendemos que los estilos sugeridos en este documento sean reglamentados en el IDEA a través de un acto administrativo; esta dependencia se encargaría de capacitar a todos los funcionarios del Instituto y de velar por su estricto cumplimiento.
Agradecemos sus comentarios y su colaboración para la realización de nuestros objetivos.
Alba Lucía Velez Restrepo
Copia: Abogada Patricia Hernández U, Secretaria General.
Anexo: Uno (12 hojas)
21.1 Memorandos Informativos (correo electrónico)
- Son todos los mensajes de carácter general e institucional enviados a través del correo electrónico de la entidad con el ánimo de agilizar el trámite de la información.
- Guardar información: Una vez los funcionarios se enteran del asunto y de acuerdo con el tema los podrá guardar en una carpeta creada en archivo de Work para posteriores consultas.
- Borrar información: El funcionario que recibe información por el computador asignado a su puesto de trabajo, procede a borrar la información una vez la traslada de carpeta o considere que no la requiere para otro asunto.
21.2 Circulares Normativas
- Es la información de carácter interno emitida por la gerencia general o la secretaria general del IDEA. Se refieren a directrices, normatividad o reglamentación de actividades, tareas u otros asuntos que tienen que ver con el funcionamiento institucional.
- Enumeración circular: Una vez elaborado, aprobado, firmado y emitido el texto de la circular, se remite al archivo para que se le asigne el número correspondiente y la fecha de emisión.
- Enviar circular: Según el tema y el área que corresponda al asunto de la circular en emisión, se enviará por vía correo electrónico a los funcionarios copia de la misma por parte de la secretaria general. En el archivo se sacarán las copias para entregar directamente a los servidores que no tiene acceso a este medio y adicionalmente enviará dos copias por dependencia para dejar constancia del conocimiento del asunto.
DE LA PRESTACION DE OTROS SERVICIOS.
ARTÍCULO 22 SERVICIOS COMPLEMENTARIOS A LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA.
Se prestarán los siguientes servicios:
- Fotocopiado
- Encuadernación
- Fax
- Mensajería
- Correo postal
22.1 Fotocopiado:
Se prestará este servicio como un complemento en el desarrollo de las actividades institucionales. El procedimiento para utilizar el servicio es el siguiente.
1. Elaborar formato: Todo funcionario debe llenar el formato solicitud de fotocopias, especificando el número de copias, el tipo de documento al que le sacaran las copias, y si tiene alguna anotación especial la hace en el espacio “observaciones”, por último debe llevar la firma del jefe inmediato del área.
2. Solicitar la atención al archivo: Las fotocopias deben ser solicitadas directamente en el archivo con el formato debidamente diligenciado y será atendido a través de la ventanilla por el auxiliar encargado de esta tarea.
3. Informe fotocopias por áreas: Mensualmente el archivo realiza la evaluación y tabulación del numero de copias por mes sacadas por cada área, con el fin de tener estimativos e indicadores del número y costos de las copias por dependencia.
4. Fotocopias de libros: o de documentos extensos relacionados con la actividad laboral, deben estar autorizados por el jefe de la División de Recurso Humano. En el caso de los planos o documentos especializados la Coordinación de Servicios prestará el servicio a través de una entidad externa.
22.2 Encuademación:
- Este servicio se presta a todas las áreas de la institución en desarrollo de actividades, asuntos o trabajos que sean afines con las funciones que se desarrollan en la entidad, con el fin de realizar una presentación adecuada de los trabajos, los informes o cualquier otro tipo de tareas que por su volumen o importancia requieren ese tipo de presentación.
- Todo funcionario debe solicitar directamente el servicio de encuadernación al auxiliar de archivo anexando las pastas del trabajo a realizar. El auxiliar procederá a llenar registro del trabajo realizado.
22.3. Fax
- El uso del fax es exclusivamente institucional y el propósito es agilizar las comunicaciones enviadas y recibidas en la entidad a través de este medio.
- Faxes recibidos: En el archivo se reciben los faxes que llegan de diferentes usuarios, una vez ingresan se clasifican los que deben cumplir el proceso como documento recibido o de radicación, por ser una información institucional o los que son personales o no radicables, se reenvían por el correo electrónico a su destinatario. El auxiliar de archivo registra los datos del fax recibido en la plantilla “Faxes recibidos”.
- Faxes enviados: Para proceder al envío de un documento por vía fax se debe diligenciar el formato “fax enviado” establecido en el archivo para ello, con la información solicitada:
- número telefónico
- nombre y cargo del destinatario
- entidad
- Nombre y cargo del remitente
- fecha
- número de hojas a enviar
- especificar documento a enviar.
- El formato de faxes enviados se guarda como registro y análisis de faxes enviados por períodos y para consultas posteriores.
22.4 Mensajería
- Con el fin de diligenciar y agilizar trámites institucionales en el área urbana, se tiene el servicio de mensajería institucional y es coordinado directamente por el Centro de documentación del IDEA "CAD”.
- Correo Postal. Se utiliza este medio para remitir información a todos los clientes y usuarios de la entidad, principalmente hacia todos los municipios y entidades fuera del área metropolitana, los que se encuentran fuera del perímetro urbano y a otros departamentos o ciudades.
En el caso de necesitarse un envío en forma especial ya sea por el tiempo o el lugar, se utilizará un servicio especial contratado o autorizado por la entidad y el cual será coordinado por el archivo.
ARTÍCULO 23. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Dado en Medellín a los
OSCAR DE JESÚS MARÍN
Gerente General
PATRICIA HERNANDEZ
SECRETARIA GENERAL
